物业针对外包单位管理分析报告.docx

物业公司对外包单位管理分析报告
【摘要】
1、保洁出勤情况
（1)管理方法：指纹打卡机+摄像资料+文字资料（签到、工作记录等）
（2）涉及部门：行政人事部、保安部、客服部、特服部、保洁部
2、保洁服务质量
（1）管理方法：巡更设备+摄像资料+文字资料（签到、工作记录等）.加强保洁人员工作技能培训，礼仪礼貌培训，文字及照片记录。
(2）涉及部门：行政人事部、保安部、客服部、特服部、保洁部
3、费用结算
(1）管理方法:合法发票、详细附属材料作为付款条件(附件），逐级审核。
(2）涉及部门：财务部、行政人事部、保安部、客服部、特服部、保洁部
一、劳动纪律à多方位监管【设备管理+人员管理】
针对外包公司工作人员流动性大,物业公司对其实际出勤情况全面了解和监管。进行“指纹打卡机”打卡记录+ 大厦公共区域全覆盖“摄像头” 记录+ 人员管理文字记录，三方面进行综合监管。如有必要可根据三方面数据资料对证。
1、在“中心”工作人员统一使用指定“指纹打卡机”，严格按公司考勤制度执行。
B3车场两台打卡机,用不同颜色显著标识区分:“物业员工打卡”和“外单位打卡”.两台打卡机记录提取棒由行政人事部保管使用。
（1）使用范畴
“中心”外包公司所有工作人员（保洁公司人员、绿植养护人员等）凡工作日需按相关规定进行打卡。
(2)“指纹打卡机”超级管理员权限明确
A、每位员工录入2个指纹记录备用(左、右手各一个指纹）
B、指纹录入失败,选择密码录入。所有使用密码录入的员工必须在“考勤记录"中备注项内明确注明!
C、所有“入室保洁人员”必须为：指纹录入!à 对“甲方"负责!
D、超级管理员（外包公司主场负责人à及时办理员工入职、行政人事部à监管)
E、如未成功打卡，必要时核对摄像记录
【注意: 权限中涉及“任意更改打卡记录”一项】
F、外包单位人员流动性大，根据指纹打卡机内存量！超级管理员需及时删除无效记录。
2、外包单位将考勤班次表如实上报相关部门
外包单位将员工上下班时间段、班次、吃饭时间等，以文字形式如实上报，注意及时变更。(上报需外包公司主场负责人签字、物业公司对口负责人签字)
【周一至周五】早班时间段、中班时间段、晚班时间段、夜班时间段
【周六、周日】早班时间段、中班时间段、晚班时间段、夜班时间段
行政人事部、客服部、特服部、保安部、工程部等
3、“指纹打卡机"为我“中心"指定品牌、型号及安装位置。（B3更衣室门口，摄像头范围内！）
物业打卡

卡机
外包单位打卡机

B3员工更衣室
大门
摄像范围

4、行政人事部(唯一提取记录方）à提取考勤记录，如实保存并转发
（1）外包人员考勤记录保存形式：A+B，方便日后核查，注意数据保存！
A:电子版保存 B:纸质资料保存，按考勤月如实打印存档à原始凭证
（2）打卡记录由行政人事部指定人员定期提取、保存，以邮件形式，按需转发给：
①保洁公司总部：有利于保洁公司监管驻场代表的职业道德和行为(保洁员请假,找他人带班，驻场代表未做任何处理,照发其全额工资。）
②客服部保洁主管：核查保洁人员出勤情况,保存电子版打卡记录，打印每月保洁打卡记录，整理存档。（本项目保洁部无网络,将打卡记录电子版转交保洁公司驻场负责人）
③各特服主管、保安部、工程部等相关对口部门负责人。
5、外包人员月度考勤上报à核对
（1）外包单位主场负责人提交考勤记录，最终报表需签字.
（2)每月由物业监管部门指定人员（文员、考勤员等）从电子记录中筛选本部门工作人员，核对打卡记录，并以文字形式如实统计上报，需相关人员签字.
（3）物业监管方（特服主管、客服保洁主管、保安部、工程部等）
入室保洁考勤统计上报举例：
① 初审制作报表:根据“外包公司提供内、外保考勤记录"+“各特服部提供入室保洁人员考勤记录”客服部保洁主管进行核查、统计，制表。
② 客服部负责人审核
③ 保洁公司驻场代表确认签字
④ 相关人员签字,如实上报 “中心”行政人事部，报表整理存档，以便查阅。
涉及：保洁公司驻场负责人、客服部保洁主管、特服主管、客服部经理、行政人事部等
二、特服管理
1、 员工入职
上岗条件:
(1）物业人员：简历、有效身份证、有效健康证（简历上交甲方一份，注明入职时间）
（2)入室保洁人员：简历、有效身份证、有效健康证。（有效健康证上交甲方一份，按规定时间年检。复印件及时上交。注明入职时间)
2、 入室保洁人员管理à重点楼层、普通楼层
RSJT特服举例：
(1）入室保洁人员需相对稳定，按规定打卡上下班
（2）（重点楼层)入室保洁请假、休息,只能由RSJT入室保洁人员中一位替班！第一次到新环境替班时，由保洁主管或领班现场陪同！不得使用其他特服公司入室保洁或临时机动人员入室清洁!
禁止非“中心"保洁员为RSJT公司特服进行入室保洁清洁工作！(即：禁止XYJ保洁公司其他项目保洁员替班、带班!)
（3）非工作时间禁止入室保洁人员在RSJT公司楼层内逗留，未经允许禁止去非本人工作区域
(4）入室保洁人员入职必须具备一定工作技能及保洁工作经验。入职第一天(一至三天）由保洁主管现场指导，明确清洁范畴、注意事项等。
(5）保洁主管统计入室保洁人员联系电话，上报特服主管,如有变更及时更新。
(6)内、外保清洁工具严格分开，按规定存放。
（7）未经允许，禁止外包单位人员使用RSJT公司外拨电话（周末无人看管）。
（8）如“XYJ保洁公司其他项目保洁员"需进入大厦工作（清洗地毯、石材、开荒、外墙、消杀等），全程由保洁公司驻场负责人+客服部保洁主管或代表监管.
(9)入室保洁人员所在服务楼层每日签到
方案一：“离开楼层吃饭时间" 至 “回到楼层工作时间”。 如:11:00—12:00 乔荣华
方案二：固定每日14：00（+ - 10分钟）到前台签到，此时各前台为2名助理。
签到表由物业指定格式(保洁公司制定成装订册，每月或每年 各楼层一册，整本不得缺损页），《保洁签到册》由保洁公司供应，放到各楼层前台处.
内、外保员工作日签到，保洁公司驻场负责人每周5签字,客服部保洁主管每月20日签字。相关负责人员签字。月末客服部整理存档。
（10）保洁公司驻场负责人或客服部保洁主管，未经特服主管同意,不得擅自调用RSJT入室保洁去它处工作.
经同意去它处工作（仅限“中心”内部)的入室保洁人员，需在本层签到表上明确注明时间及相关人员姓名！
（11）禁止楼层入室保洁做外保范畴的清洁工作。
（12）入室保洁人员工装保持清洁、整齐，工作时语气平和，严禁大声喧哗。
（13）来RSJT特服替班的入室保洁人员需在工作楼层如实签到
三、外包公司人员管理à多方位监管【设备监管+人员管理】
1、 外包保洁公司驻场负责人配备巡更棒1个，姓名扣3个（主管、领班、夜班各1个)
2、 设备由保洁公司购买！外观作明显标记与物业区分,不得混用!
保洁主管、领班每日巡更,如请假或休息，主管、领班互相代为巡更。
3、每日巡更后,到保安部提交记录。遵守物业公司巡更各项规章制度！
4、每日做好巡更文字记录，整理存档。
5、巡更记录+摄像头记录+文字记录，可判断分析巡视真实情况.
6、保洁巡更数字记录由保安部保存，或可每月打印存档1份。（资料保存同物业其他巡更资料）
四、外包公司结账
外包公司结账流程由财务部、行政人事部制定.
附件要求：需相关人员签字
1、 外包单位发票
2、 外包单位人员考勤记录(统计报表和考勤表）
3、 外包单位工作记录（有偿服务、无偿服务分类记录,均需接受服务方代表确认签字！)
4、 “中心"客服部工作情况验收报告或结算前工作评价。
5、 处罚单、整改通知单（双方签字）等
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