浅谈江苏扬子江船业集团公司.doc

浅谈江苏扬子江船业集团公司(新加坡上市公司)内部审计的体系建设
汪瑞敏
江苏扬子江船业集团公司
【摘要】笔者作为江苏扬子江船业集团公司内部审计部门负责人亲历了该集团公司（上市公司）的内部审计的体系建设的全过程，并有计划、有步骤地组织开展了:（1）建章立制，规范内审工作;（2）招聘、培训合格内审人员；（3）坚持目标(计划)管理；（4）开展内部业绩考核；（5)编制《审计手册》；（6）积极拓展内审工作范围等方面的工作，使得该集团公司内审工作得到较大的发展，得到了上市公司审计委员会的认可和集团公司董事会的确认.
【关键词】
集团公司（上市企业）
内部审计体系建设
探讨
我是江苏扬子江船业集团公司（以下简称集团公司)投资审计部负责人,我们集团公司拥有多家专业公司，其中以扬子江船业（控股）有限公司(新加坡交易所上市公司，海峡指数成分股）的两家全资子公司（江苏扬子江船厂(以下简称老厂)和江苏新扬子造船有限公司(以下简称新厂）)为核心企业。集团公司的主业是：新造船及船舶设计与船舶进、出口贸易。同时，参与拆船、钢铁铸造、房地产、制药和金融业的投资与经营。为了符合新交所对上市公司的法定要求和适应集团公司发展的需要，我们集团公司于2007年7月份正式设立了审计部，同时为上市公司及集团公司提供内审服务。近二年来，审计部从无到有，从组建初一个人到现在的五名内审人员，逐步发展。我们努力工作与实践，内审业务范围也从单纯的物资采购审价核票,发展到了对上市公司新老厂的内控检查、集团公司对外投资企业的财务收支及财务内控审计、对外借款项目的财务调查及报表审阅、绩效审计以及有关集团公司及被投资企业的财务、税收咨询等，内审工作得到较大的发展，得到了上市公司审计委员会的认可,也得到了集团公司董事会的确认。本文我们针对集团公司内部审计体系建设中的所做的工作情况进行介绍如下，旨在抛砖引玉，为其它类似集团公司（上市公司)提供内部审计体系建设的借鉴，从而不断提高内审工作水平。
（一)建章立制，规范内审工作
为了规范内部审计行为，使内审工作能顺利开展，在审计部组建之初，我们根据《中华人民共和国审计法》、《审计署关于内部审计工作的规定》，并结合集团公司、上市公司的实际情况,制定了作为集团公司内审工作基石的纲领性文件：《集团公司审计工作规定(试行）》，其主要内容包括:（1）内部审计工作的基本职责;（2）内部审计工作地位;（3）与国家审计机关的关系;(4）内部审计部门与人员的基本要求；（5）内部审计部门的职责及主要任务；(6）内审部门的权限；(7）内审工作的主要程序；(8)奖惩及法律责任等。该规定经集团公司董事会审批通过后作为文件下发、实施。
为加强集团公司审计工作管理，促进内审工作规范化、制度化、科学化，保证内审工作质量，提高内审工作效率，充分发挥内审工作的职能与作用，我们依照《集团公司审计工作规定（试行）》,并在结合集团公司内审工作的实际状况，制定了《内部审计作业规程》.该规程主要对：（1）审计准备阶段的工作要求；（2）审计实施阶段的工作要求；（3）审计终结阶段工作要求；(4）后续阶段工作要求等方面作出较为具体、详细的规定。另外,据此规程分别对财务收支审计、绩效审计、离任审计及内控项目审计等具体内审项目作出了更详细的操作规定和要求。
为了符合新交所对上市公司的规定要求，我们在上市公司审计委员的指导下,建立了上市公司举报制度，对（1）举报政策目标；（2）举报事项范围要求；（3）举报方式；(4）举报调查流程；（5）举报调查结果报告等方面作出了详细的规定，使上市公司的举报、投诉成为企业内控信息的重要途径,为改善上市公司的内控环境、确保有关的信息质量打下了基础。
为促使集团公司内审章程制度的进一步完善，我们对审计部长、审计组长、主审人员、一般审计人员等各审计岗位职责、思想素质、专业知识、工作能力等方面作出了明确的规定，对集团公司内审工作开展的人力资源的作出了制度性规定.
(二)招聘、培训合格内审人员，适应内部审计要求
为了按规定岗位规定要求招聘合格的内审人员，我们从网上发布招聘信息，对网上报名的十几名对象进行了严格筛选，最后挑选了的两名主审人员是有从事社会独立审计经历的注册会计师和具体十多年从事财会工作的会计师；另外我们还从下属子公司采购供应人员中挑选了审价人员,一共选定了四位内审人员。
人员招聘了，但由于知识结构、专业及素质、学历等不同，要立即按要求进行内部审计十分困难，有的以前还不知道什么叫内部审计，内部审计究竟做什么具体工作的？为此，我们下大力气进行了培训，培训的方法是：不懂就问,走出去,能者为师。首先,我们到本地内审工作做得出色的友好单位去，向先进学习,我们多次到中船集团公司的澄西船厂审计监察部、江苏法尔胜集团公司的审计部学习、取经.其次，依照自己多年的审计事务所从业经验，根据国家审计署的有关规定及独立审计的经验，我编制了教材讲座，审计手册等，对内审人员开展了内审理论、实务操作等方面进行了多次培训。
通过以上的培训及实地学习先进，使内审人员初步掌握内审工作的基本理论与一般实务操作步骤、方法，为实际的内审工作顺利展开打下了结实的基础。
（三）坚持目标(计划）管理，有步骤地推进内审工作
为使内审工作符合集团公司、上市公司的需要和要求，每年初我们都要根据集团公司的全年经营目标与计划，制定自己内审部门的工作目标与打算，并在此基础上，制订内审部门全年的审计工作计划,并报集团公司董事长及上市公司审计委员会审批通过后执行。
每月底，我们要根据内审部门的全年目标和内审工作计划,编制部门下一个月的月度计划,上报集团公司，并入集团公司月度计划，统一发文下达执行。
每月、每季、年度，我们集团公司企管部都会按照集团公司绩效考核办法的规定要求,对照内审部门的全年、月度目标（计划），检查完成进度，对内审部门进行考核.
另外，在每一个重大的内审项目结束后，都要进行内审小结，总结经验、教训，以希望我们的内审人员不断地提高自身的内审工作水平.
在目标、打算、全年计划、月度计划和月度、季度、年度业绩检查、考核及内审项目小结的良性循环及有效控制下,我们集团公司的内审工作二年来是有目标、有计划、有步骤地顺利展开。
（四)开展内部业绩考核,提升内审工作效率
刚开始,内审部门只是接受集团公司的企管部对目标（计划)考核，自身部门内部未进行目标(计划）分解与业绩考核，结果出现了不合理及难管理的现象。例如：2008年末,在评比2008年度优秀员工工作中，出现有个别内审人员攀比，互不服气，我们思想工作做不通,也说不服；另一方面领导安排事项他们不服从，总是拖拉,工作也不配合。针对这种管理不到位的情况，我们在今年进行了部门内部管理的改进和完善，我们参照集集团公司对各部门的考核办法，结合审计部的实际情况，开展内部业绩考核，以此作为个人业绩的依据，作为年度评比，奖罚的依据。也给我们审计部提升内审工作效率，完成集团公司给部门下达的各项目标、任务提供了强大动力。
我们的内部审计人员的业绩考核的做法要点是:（1）将内审部门的全年目标（计划)任务进一步分解、落实到每一个岗位的内审人员身上；（2）根据每一个内审人员的工作岗位,设计相应的业绩考核表，对有关的目标指标进行赋权重、给分数，并将该考核表分别发给各相关的被考核内审人员;(3）每月初，先由内审部员工对自己上一个月的工作进行小结，比照考核要求对业绩考核表自己先行打分，并在下个月月初5日前上报内审部领导;（4）由内审部部长根据各员工当月的表现及各自的打分情况，再进行一次部门级的核实打分，最终员工的业绩考核分数以内审部长打分为准；(5)月初6——8号，由内审部长召集部门会议，对上月部门工作进行小结，对当月部门工作进行布置安排，对需要协调的事项在部门内、外进行协调，发还已签发的考核表给每一个内审人员，以示激励。
经过作实践证明:这项内部业绩考核的措施，对激励员工，调动员工的工作积极性起到较大的作用——使员工由原来认为自己是在为领导、企业做工作，现在认为在为自己的业绩而工作，因此工作态度有较大的改观。我们认为这一举措对迅速提升内审部门的工作质量和工作效率有着十分重要的意义。
（五）着重编制《审计手册》，建立内审实务操作通道
一般情况下，内审部门的人员原先均来自不同单位或部门，知识结构、专业及素质不同，原有的工作方式、方法也不同。虽然经过了不少的培训，但是真正有了内审项目，叫他们去实际操作、做的时候，还是不能胜任。为了解决这个问题，我们采用了我们认为比较好的办法,那就是：根据审计署发布的内审准则（特别是工作底稿准则)规定要求及集团公司内审工作方面的规章制度,结合集团公司内审的工作实际，我们编制一套《审计手册》，让每一个审计人员都有一个具体操作的模式和样本。为此,花了很多时间与精力，前后近1年时间，边实践、边修改、边完善,最终我们编制了自己集团公司的《审计手册》，作为我们内审工作实用的工具与手册。
我们编制的《审计手册》主要内容包括这些方面：(1)审计项目管理规范（包括审计报告编制规范、审计通知书规范、审计计划规范、审计重要性规范）；（2）财务报表审计指南（对财务报表各项目的审计目标、程序要求作出明确具体规定)；（3）财务内控审计指南（对销售与收款、采购与付款、生产与仓储、资金管理、人员与工资、投资、筹资、长期资产、控制环境等循环的审计目标、程序的规定）；(4)交易业务错弊的审计指引；（5)详细的审计工作底稿（附件）。总之，我们给我们内审人员提供了一条从内审法规、规章制度的要求到内审实务工作操作之间的通道，这使得我们内审工作服务质量有了一定的保障基础.
（六)积极拓展内审工作范围、不断适应集团发展需要
二年来，随着集团公司的不断发展,我们内审项目的业务范围不断扩大：从物资采购审价核票到财务、税收法规咨询不断地拓展，目前我们内审工作的项目范围主要有：
1、上市公司的内控检查。具体有：（1）财务会计系统循环检查(主要包括:财务会计制度、会计核算流程、定期财产清查核对方面的检查）；（2）资金管理循环检查（主要包括：对外投资的审批、代理公司资金往来审批、保函管理、收款管理、资金计划管理、对外理财产品的管理、远期结汇管理、保险箱管理、银行开户与印件管理、票据管理等方面的检查）；（3)物资供应与仓库循环检查(主要包括：供应商的评价、供货合同的管理、物资采购的招投标管理、物资采购与库存的计算机管理(录入、审核、维护）、材料仓库半年盘点计划及盘点表、供应商的审价比价情况等方面的检查）；(4）固定资产与设备管理循环（主要包括：固定资产投资审批、固定资产修理计划审批、固定资产的计算机管理(录入、审核、维护）、定期盘点计划及盘点表、固定资产报废处理等方面的检查）；(5）营销循环（主要包括：船东的信用调查及评价、销售合同管理、进口设备合同管理、预收账款及保函、船舶报价等方面的检查）;(6)劳动工资循环(主要包括：人员招聘管理、职工劳动工资制度、人员培训、人员合格录用、人员考核、人员劳保、人员工资、奖金、津贴发放;人员内部变动管理；人员辞退管理等方面的检查)；(7）IT管理系统（主要包括：规章制度、硬件情况、检查情况、存盘安全情况、突发灾难事件的信息恢复、信息的备份等方面的检查）.
2、物资采购的审价、核票。我们还对新、老厂的大量采购物资进行审价、核票，例如：08年度内审部门完成降低采购物资成本约280万元,完成了集团公司下达的全年审价、核票目标任务.
3、对外投资企业的内审.具体有：(1）对控股子公司的财务报表（财务收支）及财务内控的审计；（2）对外参股投资企业的财务调查与报表审阅。
4、对外投资经营绩效审计。具体有：（1）年初对应考核经营目标业绩的被投资企业进行经营考核目标指标的审核(事前审计）;（2）每月对考核经营目标的被投资企业进行报表分析、审阅。如有异常，当月撰写异常情况核查报告，向主管领导或者直接向集团公司董事长报告（事中审计)；（3）年末对考核经营目标的被投资企业年度进行经营业绩为主的审计(事后审计)。另外，我们每年还对集团公司及上市公司闲置资金对外投资的绩效进行审计，并出具内审报告。
5、对外投资企业的管理咨询.具体有：（1）被投资企业的财务会计制度设计与咨询（主要为新建企业制订相应的财务管理与会计核算方面的规定、制度)；（2)被投资企业股权重组方面的咨询、参与及配合工作。
6、对外借款企业的财务调查及报表审阅.我们集团公司领导要求我们内审部门：在集团公司对外借出大额的资金时，必须要对借款企业单位进行财务调查及报表审阅,出具财务调查及报表审阅书面报告，对借款企业单位的优劣和集团公司对外借款风险及应如何归避风险等方面作出调查说明。
二年来，我们内审部门在集团公司董事会的领导、关心下，在集团公司各部门的大力配合下，从无到有，完成了集团公司的各项任务，在集团公司内审体系建设方面做了以上方面的工作，也取得了一点成绩。但二年来，我们同时感到：集团公司内审工作仍存在着许多不足及有待改进的方面，比如：（1）内审工作宣传力度不够，集团公司内部的部分部门领导了解不够，造成集团内部有些部门与我们内审部门之间工作配合不协调、经常出现矛盾，给集团公司领导协调、调解增添了不少的麻烦；（2）由于集团公司对内审工作需要及要求的日益增多,我们内审人员的素质急待提高。但是我们有信心:通过不断学习、不断改进工作方法、提高工作效率，我们一定能适应不断发展的集团公司（包括上市公司）要求与需要。