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公司财务制度及流程

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公司财务制度及流程
第一章 总则
第一条 为进一步强化公司财务管理，完善财务管理制度，合理控制费用支出，规范公司的会计核算工作和财务报销行为，使公司财务管理制度化，规范化和可控性，发挥财务在公司生产经营管理中的作用，以保障提高公司的经济效益，特制定本制度。
第二条 凡涉及公司日常物资（包括零星材料，设备配件，固定资产，低值易耗品，办公用具，工具等）采购，及经营物资采购，税费支出，招待费用，差旅费用，车辆维修保养，加油加气，水电，电话费缴纳等支出项目的报销均按此制度执行。
第三条 本制度适用公司全体员工
第二章 基本制度及流程
借款是指公司员工因公务需要的临时性借款；预付款是指因公司业务需要，需预先支付的购买材料、货物及各项需要预先支付的款项。
（一）借款管理规定
1．出差借款：出差人员经相关负责人同意后，按借款审批流程即报总经理批准后，批复到财务，由财务转账支付或出纳现金支付。出差返回后及时办理报销及还款手续。
2．日常物资采购借款：凡涉及公司日常物资采购借款，业务经办人员经部门负责人同意后，按借款审批流程即报部门经理及总经理批复后，财务转账或出纳现金支付，公司日常采购单次业务超过1000元以上的支出原则上需以银行转账支付，不得用现金支付，采购完成后及时用发票（特殊情况用收据）报账并及时还款。
3．其他临时性借款：凡涉及公司费用性其他支出项目（如日常办公费用，招待费用，车辆费用等），业务经办人员经部门负责人同意后报总经理批准后办理借款，业务人员在业务办理完毕后及时用发票报账（特殊情况用收据报账）。
（二）预付款管理规定
1． 固定资产采购预付款：凡涉及固定资产采购（房屋建筑物，机器设备，工具，两千元以上办公用具等）需支付预付款的，由业务经办人员依据合同规定的付款方式及金额，按审批程序报总经理批准后，方可办理付款手续。
2． 货物采购预付款：凡涉及公司经营货物采购需要提前支付货款的，由采购人员报总经理批准后，方可办理。
（三）借款及预付款的其他规定
1． 公司所有借款及预付款，原则上必须在前帐结清之后方可再借付，确因业务需要来不及结清前帐，需和财务沟通并约定好之后方可再借付。
2． 公司业务经办人员必须在单项借款业务或预付业务办理完毕后五个工作日内凭有效票据报销并结清借款及预付款，凡超过一个月不结帐者（特殊情况除外），一律不予报销，财务有权从其本人工资中扣除借款或预付款。
第三章 公司费用报销规定及流程
（一） 费用报销的控制原则
实行计划管理，分级负责，层层把关的原则。由各部门负责人负责本部门人员费用报销的实质性，合理性的一级审查；由财务部门对报销票据和合法性，可行性进行审查，由总经理进行最后的审核批准。
（二） 公司费用报销规定
1．公司一切费用支出必须按先申请，后办理的原则进行，对未进行申请审批的一切费用开支不予报销，特殊情况必须经总经理批准。
2．报销人员所报销的费用支出必须真实，合规，严禁和杜绝弄虚作假行为。报销人员必须凭真实，合规，有效的原始凭证报销，所持票据必须是国家税务机关统一印制的票据（特殊情况用收据，须经总经理同意后），要填写完整，数字清楚，严禁支出项目与所附票据不符及其他违规行为。
3．报销人员所报销费用的票据必须按时间顺序分类整理，粘贴，并按规定要求填写费用报销凭证，待逐级审批后，方可报销。
4．费用发生完毕后，当事人应及时收集费用单据加以整理归类，采用公司统一规定的报销单，粘贴过程中应区别费用性质，分类粘贴（如交通费，住宿费，餐饮费，招待费，办公用品，车辆保险费，加油费，过路过桥费，停车费等）。
（三） 费用报销流程
1．公司所有资金支出报销按报销人员整理单据填写完整后，报部门经理审核签字，再报财务复核并报总经理审批后，由出纳给付现金或财务转账。
第四章 公司货物采购流程
（一）货物采购管理规定
1．公司货物采购原则上采取公司财务直接对采购对象的直接转账付款，但由于羊肉和鸡蛋的供应者很多时候因为个人原因不能接受转账支付，在这种情况下，由业务人员向出纳提出借款要求，报财务及主管经理批准后，业务人员向出纳打借条后，财务转账到业务人员手中 ，本次业务结束后，业务人员以供应商的收条报销，并结清借款。
2．如业务人员在采购前报主管经理批准后，以个人资金预付货款，在该笔业务完成后，以供应商的收条到出纳处报销，财务核准后以转账或现金支付业务人员。
第五章 出纳与财务的对接
（一）公司的基本户资金及现金均存放于财务手中，出纳手中存放五千元以下现金用于日常开支。在报销中存在资金不足，向财务及总经理递交备用金申请，由财务给付出纳备用金。
（二）出纳每周以表格形式向财务上报本周收支情况，以便财务及时了解公司的销售及结款情况。
（三）公司对外帐目将委托会计公司做帐，并报税，由出纳与会计公司对接，将本月开具的发票及进货发票、报销凭证等及时报送会计公司。
（四）出纳应对公司的开入及开出发票及时进行核算，如进项不足，及时与采购人员协调，及时的开具发票，以免出现进项少，出项多的情况。
（五）出纳负责与商务对接，对每笔销售货物金额进行登记，计入应收账款。财务对每笔收到或支付的账款告知出纳，出纳核减每日应收、应付。并每周以邮件形式将公司应收、应付帐款报与财务。并催促销售及时结款或催促财务及时付款。
第六章 销售与财务的对接
（一）公司销售的货物在公司对公司并开具发票的情况下，原则上要求对方在结帐款时给付到我方基本户，如有特殊情况，可给付到财务的现金账户。
（二）公司销售到个人的货物，在对方结付现金后，原则上由业务人员当天交回
出纳处，并由出纳记账；特殊情况不能交回的（如出差等），需向财务说明情况，销售人员不允许存放现金。
第七章 员工差旅费及招待费管理。
（一）员工应工外出需开车，吃饭，住宿等有差旅费支出的，外出前需报主管及财务备案，待本次出差回来后及时填报报销单，并经主管审核后去财务报销，报销单据需真实有效。
（二）员工有客户来访需要安排客饭的，需经主管批准后才可安排接待客饭。本次接待结束后凭开具的发票报销，并说明客户几人，客陪几人。（原则上一个客人客陪不能超过2人，每人不超过100元。）
第八章 车辆费用管理。
（一）油费报销：车辆油费报销需开具加油站发票并开具公司名称。报销时填注里程及开车办理路经地。
（二）保养报销：需该车修理明细及换件明细并开具发票，填写公司名称。
（三）保险报销：保险到期前，需报主管同意后，在保险到期前投保，可以在主管同意后先预支保险费，等保险公司开具发票后报销还借款。
以上财务流程在经公司管理层批准后，于2016年10月10日起执行
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