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浅析企业资金活动内部控制存在问题与控制措施

［摘要］ 企业生产经营活动从价值上最终都体现为资金活动，资金活动贯穿于生产经营的全过程，而资金活动内部控制通常是企业内部管理的关键薄弱环节，资金活动的风险管控事关企业的生死存亡。因此，加强资金活动风险管控,改进资金活动内部控制,既是企业经营管理的重要部分,也是企业生存和发展的内在需要.本文以企业集团的资金流程管控为背景，针对内控实务中所关注到的资金活动内部控制常见问题进行分析，并提出相应的控制措施，对如何进一步完善资金活动内部控制提出一些粗浅的看法，旨在为集团及权属企业资金活动内部控制提供借鉴或警示,不妥之处恳请批评指正.
[关键词］ 资金活动 内部控制 常见问题 控制措施
一、从投资失败案例看尽职调查内部控制失效
对外投资是资金活动的重要组成部分，对于矿业企业来说，投资过程隐含着重要的风险，是企业内部控制必须重点关注和管控的领域。
某企业完成某个收购项目之后，在开发过程中发现：实际资源量与尽职调查报告的资源量差异较大；自然环境条件和安全环保风险评估不足,主要矿点处在项目所在地饮用水源头；对当地投资环境缺乏全面系统的评估，对其环境复杂性和应对能力过于乐观,项目进展因为地方关系难以处理而受阻。项目收购后，几年以来不能正常开展经营活动，导致企业恶性循环，人才流失、资源勘探乏力、管理难度加大、资金难以维继等，最终只能选择风险回避而艰难退出。
导致投资失败的关键原因在于此项目收购环节内部控制的失效:例如，尽职调查时对于资源量、自然环境条件、环保风险、投资环境等均没有获取准确、充分的信息，尽职调查的不全面、不充分蕴育了极大的投资风险，可行性论证报告也偏离实际情况较大；而收购合同条款表述不明确，投资项目退出机制的缺乏，给生产经营增加了困难,致使投资项目进退两难。
由此可见，企业资金活动内部控制的缺失或者失效，轻则使企业面临困境，重则使企业资金链断裂而走向破产。以下针对内控实务中关注到的资金活动内部控制常见问题进行分析,并提出相应的控制措施,就如何进一步完善企业内部控制进行探讨。
二、企业资金活动内部控制常见问题及其影响
在资金流程的内控实务中，发现以下可能危及资金安全性、影响资金使用效率的情况：
1、筹资效率风险
企业未结合年度经营计划和预算安排，拟定书面的筹资方案,并在实施前得到分析论证和适当的审批，也未定期针对筹资活动进行评价分析.筹资方案的缺失及未定期进行筹资活动评价分析不利于更有效地控制筹资成本和潜在风险，影响日后筹资活动的长期有效开展.
2、资金活动安全性风险
(1）不相容岗位职责未分离。如出纳岗位与记帐岗位职责没有完全分离，由出纳编制《银行存款余额调节表》，尽职调查人员参与投资决策等.不相容岗位职责未分离，不能发挥岗位牵制作用，可能导致舞弊行为的发生，严重影响资金的安全性。
（2）库存现金余额未经核定，资金帐外循环的现象存在
第一,在网络条件日趋成熟的条件下，为了提高资金使用效率及资金的安全性，资金支付一般通过网上银行进行转帐，库存现金主要用于小额零星支付,库存现金余额完全可以控制在一定范围内。但不少企业库存现金余额未经明确核定，按照习惯保持在较高水平，日库存现金余额较大，对资金的安全性及使用效率均存在不利影响.
第二，个别企业小金库的存在，导致部分资金帐外循环，严重违反财经法规，也扰乱了资金管理的规范体系，影响公司资金活动的规范运作和风险防范，诱发和滋生各种腐败现象。同时，小金库会给企业增加涉税风险，可能带来经济和纳税信誉的损失。
第三，在市场价格不稳定的情况下,企业通过期货市场的套期保值交易来规避价格波动带来的风险。但如果套期保值交易过程中的会计系统控制不当,可能影响资金安全和财务报告的准确性.
(3）票据管理存在漏洞，资金风险大。支票、收款收据等虽然通过专人管理,但普遍存在着未对票据购买、票据作废、票据核销、票据结余情况进行专门登记，也没有对票据进行定期或不定期地盘点、检查,容易导致因空白票据丢失、票据使用不合理或者舞弊行为而影响企业的资金安全。
3、资金使用效率或者资金投放效益风险
（1)投资项目多方管理,管理职责不明确
在企业集团分级管控体系框架下,存在各管理层级之间管理关系不够明确,信息传递不规范，对权属公司或项目公司的管理可能因多方管理、管理交叉或管理缺位、信息不对称或沟通不畅等问题而导致资源浪费及管控效率低下,不利于投资人采取合法有效的方式履行职责，从而影响资金投放效益，影响公司的整体发展。
（2）往来款未定期清理或未保留清理记录。未建立明确的应收帐款及预付帐款后续处理的制度规范和工作机制，或未执行往来帐款定期清理的制度程序，及业务部门、财务部门对往来款管理的责任落实和考核不到位，均造成往来款长期挂帐、未彻底核对清楚或者未及时处理的现象，降低资金流转速度，严重影响资金使用效率,同时可能隐藏舞弊行为或其他管理性问题。
（3）闲置银行帐户没有及时销户处理.一些企业集团虽实行资金集中管理，对成员单位原有帐户进行清理.但在内控工作中，发现有些公司依然多头开户，长期未使用帐户未采取销户等清理措施，致使资金分散、沉淀在各帐户中，不能充分发挥资金的使用效益。
（4）非货币资金占用量大，周转速度慢,资金的使用效率低。
三、资金活动内部控制存在问题的原因分析
1、制度不健全或者制度缺乏定期审阅与更新
在实际的资金活动管理过程中，缺乏对已有制度的定期审阅与更新。资金管理相关制度、职责与工作流程没有根据法律法规要求及公司业务的发展变化及时更新、修订，不适宜的制度在很多方面已经失去财务指导作用.有些企业资金活动虽然按既定规则或操作惯例进行，但没有形成书面的政策程序和操作规范,削弱了对实际业务的指导作用，尤其是在人员变动时，不能加快新到岗人员融入工作的速度，提高工作效率。
2、缺乏资金风险管理意识
上述资金活动内部控制缺陷的存在,相当一部分属于制度程序有明确的规定,但实际运作过程缺乏有效执行的情况。如前述未使用帐户没有及时销户、往来款长期挂帐、票据管理存在漏洞、不相容岗位职责未分离等等现象,均是制度明确规定，而管理人员对于资金风险意识淡薄、对于资金使用效率没有足够重视而引起。殊不知,千里之堤，溃于蚁穴。对资金活动中这些积久未改的老问题，如果抱着无所谓的态度，是有可能成为引发资金损失的大问题的。
3、资金关键风险控制点的缺失
资金活动中，关键风险控制点的缺失，使资金活动风险得不到有效控制.如筹资方案缺失或未经审批；未建立支票登记簿以登记支票的收支备查记录；货币资金保管与记录岗位未分离；出纳编制银行存款余额调节表；未建立与供应商或者客户的定期对帐机制；银行间资金划转未保留审核记录等等。
4、责权利没有完全结合
资金活动中,责权利没有完全结合.比如多级管控体系框架下，投资项目多方管理，管理职责不明确。因为责权利关系不清楚，责权利不统一，导致管理交叉或管理缺位、信息不对称或沟通不畅等问题，从而导致资源浪费及投资项目管控效率低下。
5、资金活动缺陷整改跟踪不到位
资金活动内部控制缺陷大都是一些老问题，在历次的财务监督及审计监督中多次提出并要求整改，但大都是不了了之。一方面是责任单位淡漠这些问题，未落实责任，实施有效整改；另一方面是缺陷整改未建立跟踪核查机制,对整改有效性未进行验证确认，未严格执行责任追究制度。
四、改善资金活动内部控制薄弱环节的措施
针对资金活动内部控制中的薄弱环节，需要企业从以下方面积极采取措施，使企业资金活动内部控制有效开展并持续改进，从而规范企业经营活动，促进企业合理使用资金,提高资金使用效率，防范资金活动风险，维护资金安全，推动企业健康、可持续发展。
1、创造良好的资金活动内控环境。
(1）建立规范的法人治理结构,设置合理的组织结构，在筹资、投资和大额资金使用等重大资金决策方面,明确地建立授权与分配责任的政策和程序，做到授权有度、有效制衡。
（2)建立良好的人力资源管理机制,加强职业道德和职业能力教育培训，使资金活动相关人员具备职业道德与专业胜任能力，增强资金活动风险控制意识.
（3）建立相应的激励约束机制，将资金的安全性、流动性、使用效率等纳入绩效考核范围。
（4）强化内部审计的职能作用。通过企业内部与外部监管部门的监督,防范与控制资金风险。
2、加强资金活动制度建设，明确职责流程
（1）进一步健全制度体系
在遵循法律法规的基础上,根据企业面临的内外部环境的需要,结合企业自身的业务特点，建立、健全资金活动相关制度，为资金筹资、资金投放、营运资金的风险管控提供操作依据和制度保障。针对资本性支出,以及非生产性支出、个人借款等大额资金支付建立集体决策或联签制度，针对资金管理制定文件化的业务操作指引，并对财务审核批准的权限范围和额度进行明确的授权.
（2）制定明确的资金活动职责流程
针对资金活动流程中的环节，明确关键人员和关键岗位，确定关键的风险控制点,针对关键风险控制点制定有效的控制措施,形成资金活动岗位职责和业务流程，加强工作接口的管理。从而明确筹资、投资、资金授权审批、货币资金管理、往来款定期清理、不相容职务分离、票据管理、银行帐户管理、资金档案管理、储备资金及生产资金管理等业务的职责、程序、方法和管理要求，用以指导具体的资金活动业务。
（3)定期审阅与更新制度程序
定期对资金管理制度程序的适宜性、充分性、可操作性进行定期或不定期评估,并及时维护、修订、完善,做好公司受控文件的管理，提高资金管理制度程序对具体业务指导的有效性.在实务中可以通过以下渠道对制度程序进行经常性的评审和更新:
a)法律法规的要求及归口职能部门的动态评估;
b）内控体系建设的牵头部门根据集团管控需求及领导层授意下达制度修订计划；
c)内外部内控测试发现的设计缺陷整改。
3、规划资金活动，做好资金预算
根据企业自身业务活动特点，结合企业发展的战略规划，考虑外部环境,合理确定投、融资目标和规划，并编制具体的资金预算。资金的筹集与投放、日常运营均按计划有序进行，达到通过控制资金活动来规范企业生产经营活动目标的实现。
4、集中管控资金，降低资金成本，提高资金使用效率，防范资金风险
企业集团可以通过财务公司或资金结算中心等模式实现资金集中管控，充分利用集团沉淀资金，统一调剂资金，实现资金合理配置。以集团战略目标为导向,掌握资金流向、流量，实现集团内部资金数据的全面监控、统计、分析，有效预防资金体外循环,从整体上有效防范资金风险.通过集中管控资金,使资金计划、资金运营、资金资源发挥协同效应,最大限度提高资金的整体效益和价值链的增值.
5、加强资金活动的会计控制和审计监督
建立良好的资金活动财务控制体系，实行资金活动事前审批,以及大额资金支付集体决策或联签制度，有效进行事中监视，强化事后检查监督的监控机制。
强化内审机构的职能，加强资金活动制度程序、重大经营决策的执行情况的过程性审计和监督，关口前移，强化事前预防和事中控制，促使企业各项资金活动合法合规.
6、建立资金后评估与责任追究机制
及时了解筹资、投资的进展情况，做好筹资、投资跟踪分析工作，将分析和评价的结果及时反馈给决策层，以利于决策层及时调整筹资、投资策略或制定投资退出策略.
建立资金活动后评估机制，及时总结经验、整改缺陷，促使资金活动的安全性与有效性不断提高；同时建立并落实责任追究机制，从而提高资金活动内部控制的有效性.