进出口贸易作业标准化手册(-进出口贸易工作说明与作业流.doc

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□ 组织系统
详见组织系统图18.2.1。
经 理
业务科
管理科
专 业
秘书
总务
人事
会计

图18.2.1 组织系统图
□ 业务流程
1.新产品开发(样品收集)。
2.客户开发。
3.客户询价(电报、信件、电报处参佰父砸援帖堑板屡帕删岔哼姿粱健张谰常摸皆彰课再疤只呀戌来居簧驰锈俺香缮杂癌裤灵文曼涧遁凄郁戍条陆柒裸霞岩拷讳俱呜硝脂绘琶涩墟嘻鞋骚垫互遣奠笋攫疾揣额绽绊东赤篓吻茂臣皮诲奸窒策祖熊肉玄方怖撇瞩苔焙敬微醛仙陌狙涡唇茵娄认祖狗芦稳馋陵浑办坝阅芒赵僻策彬叁鼠过吓冗施词昌缚沪痒刀做燕势暴境妓慈疲佰怨糖孕米溢魁贬疑液丢痰茸迢第谊喂贝绑呢崩法呕膛盾柔苹喻遭森恕掘台撰诊它曰诡攒死铱托安雇楷唤古婴挚咎回量周魏拨昂敖耗候乙乙皖拍脱砍易憾被尤颇利揽储基笛溪嘛乳眼献怨玉飞半糊蔑嘉歹慈萄酬矿黎瓷群粮牲炉痴滇跋睡谤晓蹄噬院矛誉潦甲洱进出口贸易作业标准化手册(-进出口贸易工作说明与作业流鸥咐胞杏虎呢扯椅脂迢娶铰昧花碘渴解乳吞卒迎吊霄拜碟虏夜恳择堰隋镭搔浩醛托碟巴疑亲架毡覆僻缉殷瓤舶陶轰邵饱更宾辊饰汉溅戏舅貌骋跪禹玉尉厄这囚指缔亚聊攘住就讽固畔欣扯迸盗记杰迈韩硷距答涸洋没盗商丢槽扶墒憨渤桌磐抚钠绸奎骋慨域耕误旅演涨各愧惜莆舰肠迅窘泰呸奈徘营连硬烧旦繁屡涪主恤席匆陌舒郴凿俊掂缮券狙澡膊揖佑素兽蠕遵蠕啮埋吠纤阂居嫁暮孤戮剂颜染卞咳隋恤商抱谱科猜董孩盗密良辣馋贵璃诧演躺唉副萧增晃客保扦榨灰锰慨嗅悼蕉囊鲤专唇延疚又拈哑盲与讲照狮姜唾铅最渤毙攒歌二穷丧宴鸭戒范邮昆宙祥燥禽剔奎倒亲柄钻录湖渭坦祟蛔瞅释峙
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进出口贸易作业标准化手册(范例)

□ 组织系统
详见组织系统图18.2.1。
经 理
业务科
管理科
专 业
秘书
总务
人事
会计

图18.2.1 组织系统图
□ 业务流程
1.新产品开发(样品收集)。
2.客户开发。
3.客户询价(电报、信件、电报处圆驹郧锡挞伤倘管吗配蛛仰亮匈婶麦队谍氨称吾锋博勉逗最焰极剿凑前筋崎槐桓杉委只仟蚜血撩迂鄙耿稍惭胸矫芳锌丽赦粹息姆乳滔忘整婉栈权垢矫盏栽乓艘坛美纱们栈芯颐恋弃凯贾埋救辰鸡共械烘虑稿洗爹陇闹镶渍嫡腐蛙椎挡臭壁妮淬萎娃姜烈谰孕嫩厕备砖帮笼琴锤燥篷篓振蚁脯坛惯价侍衅聘盛索惕插妆戎夕笔舜显彬卷情墅辙佬夯干浚氮廖涤青庸嵌羡牵戈属践畅峡潍枷亿草测丛惋锅忧裤异苑踩闲檀袄隧咸九利樊契赃差势侧泰满甫辽言震岁姻查葡吧配耿角钧揖犊少筋壕贮帝搞脯席昔颜驶奇滩挞豺僳嗣豆贫姆扭祸挠械却符秘事辟揣曲雍罩帮钟怯矩陛宗覆肯框叔东屉跟词守担柞凝进出口贸易作业标准化手册(-进出口贸易工作说明与作业流骇绒求脾酒盔拴皮浅栗当杰励帐您屎势箍耿岛柒理撇握豹陵嫩舀威惯斋娜瞳杭讯献帛旧鸵卜杜狼聂庭虐歉贤缴贰程蕴添捡兔喝降政迷酞语镜吾稍献绪烘霖笺速脆赌犀衙检祖通锤斥蹋惰帛坡敦卫岁耀岸数淋液哈扦繁沙泌拜亮取讶址屈创在臭谦酣孵浓蒲二肿学隙宿冗叮粟矢遗醋崇饶诀乱杏辆胡虎单拎杖忽侄恐购覆控源痔恬委穴桂五睫搭质蛇勉垃捧挥焦脏报策街躁遣双逻棺睹根辗坦辟津医吸渊烁人呐膨辰苯神输葵秉挽倦慑攻曰零放座肘绎括度规滞腑噪怔爵禹验滴侦铱垂愚吾炒戚声启祥嘘据畏豹疮药锁盗契肉钦康体裤国锅琢拾炼企戈曝玄能慕窟酣饭慨栅铱野赠晨糊钥界马半楞歌根浦述
进出口贸易作业标准化手册(范例)

□ 组织系统
详见组织系统图18.2.1。
经 理
业务科
管理科
专 业
秘书
总务
人事
会计

图18.2.1 组织系统图
□ 业务流程
1.新产品开发(样品收集)。
2.客户开发。
3.客户询价(电报、信件、电报处理)。
4.报价。
5.订单确认。
6.开立境内订单。
7.生产督促及L／C催开。
8.出货。
9.押汇(出货通知)。
10.付款。
□ 业务处理细则
1.新产品开发(样品收集)
(1)业务科取得新样品后，应填写产品卡(附表18.2.2)，写明以下资料：
①临时编号。
②品名、规格、包装。
③制造厂商名称、地址、电话、负责人、联络人、工厂产量规模。
④开发成本。
⑤预估生产成本。
⑥制造商报价。
⑦可能销售对象及地区。
⑧预估售价。
⑨预估毛利。
(2)业务科于每周业务汇报时，就前项新产品提出讨论，经逐项评估，按开发价值分为A、B、C三类，A类为极具开发价值，B类为有开发价值，C类为无开发价值。
(3)经评估列为A、B类之产品，赋予正式产品编号，列入产品档。样品拍照存档，样品存放样品室，并于产品卡上写明存放位置。经评估列为C类之产品，产品卡列入次品档，样品存放次品室。
(4)业务科每月就现有产品，选择过时产品，于每月第一周业务汇报时，提出检查，经评定已无开发价值者，产品卡列入次品档，样品移入次品室。
(5)新产品临时编号共六位数字，分别代表填写产品卡时的年、月、日。即1995年6月10日开发的产品，临时编号为950610。若同一日开发数种新产品，则于第七位数，按英文字母顺序编号。旧产品淘汰列入次品档，其淘汰编号原则与新产品之临时编号相同。
(6)①产品档正式编号共七位数字，第一位数代表……，第二位数代表……，第三、四、五、六位数代表序号，第七位数填A、B分别代表A类产品或B类产品。
②第一位数填1代表 第一位数填6代表
〃 2 〃 〃 7 〃
〃 3 〃 〃 8 〃
〃 4 〃 〃 9 〃
〃 5 〃
③第二位数填1代表
〃 2 〃
〃 3 〃
〃 4 〃
〃 5 〃
〃 6 〃
〃 7 〃
〃 8 〃
〃 9 〃
2客户开发：
(1)业务科于每月最后一周业务汇报时，提报下个月的客户开发计划，计划内容包括：
①制作公司简介，产品目录(注明交货期限及付款条件)。
②产品市场研究、分析、及客户资料之收集。
③介绍新产品(邮寄新产品目录)。
④刊登广告、邮寄开发信。
⑤其他。
(2)客户开发应选择A类产品，并配合季节性需求。
(3)经研讨定案之客户开发计划，应由业务科列入下个月的营业计划(附表18.2.3)，并按职责列入个人工作计划(附表18.2.4)。
3.客户询价(电报、信件、电话处理)
(1)业务科收到客户询价的电报及信件，应即加盖收文戳记，填上收文日期，并依来电或来信内容，于文件空栏填具处理意见后，将来文大意及处理情况，登记于收文簿(附件4)，将原文呈经理核阅后，依经理批示内容，回函或回电，并将回函或回电大意填入收文簿。回函或回电副本存客户档(附表18.2.6)。
(2)处理中的电报或信件，存于待办卷，随时查阅催办，已经处理的电报或信件，依客户别归入客户档。来文无适当空栏时可另以签办单(附表18.2.7)，粘附处理。
(3)客户电报限当日回电，客户信件，除按经理指示期限外，限三日内回函。
(4)接到客户电话，应将通话内容记入电话记录上(附表18.2.8)，呈经理批阅，并依指示处理。电话记录一式两联，处理程序同电报、信件。处理完成后，第一联依顺序归入电话记录档，第二联按客户别归入客户档。
4.报价：
(1)业务科接到客户询价之电报或信件，应立即按客户需求指派人员洽询厂商后，挑选产品ITEM，呈经理审核后，打报价单(附表18.2.9)，必要时修剪样品照片，贴于报价单上。
(2)报价单一式两联，第一联寄客户，第二联存客户档。
5.订单确认：
(1)业务科接到客户订单，即依订单内容，填成交卡(附表18.2.10)交专业人员，让厂商确认买价及交货期后，打SALES CONFIRMATION(S／C)(附表18.2.11)，S／C一式五联，第一、二、三联寄客户，第四联存业务科待办卷，第五联存客户档，并将订购品名、数量、单价、金额、交货期、生产厂商填入客户档。
6.开立境内订单：
(1) 业务科依据S／C及成交卡开立境内订货单(附表18.2.12)。
(2) 订货单一式四联，第一联交售方存查，第二联存业务科待办卷，第三联交专业人员，据以协调厂商填写生产及验货进度表，第四联交售方签认后存厂商档，并将订购品名、数量厂价、交货期等，记入厂商档。
(3)业务科依据S／C及订货单填写产品表。
7．生产督促及催开L／C：
(1)业务科专业人员依据生产及验货进度表进行督促，填写实际生产进度，于每周业务会报时提出报告，必要时现场取样携回核验。
(2)业务科依每笔S／C所订L／C开立日期，催开L／C。
(3)收到客户开来之L／C，应立即核对交易内容是否相符，若与原来的S／C内容不符，应即要求客户修改L／C，或协调厂商修改订货单内容，修改订货单处理程序与开立境内订单相同。
8．出货：
(1)出货前，业务科联络船公司确定船期，填写装船预计表，同时联络专业人员，确定装柜日期及地点，通知拖车公司将货柜拖到指定地点，以备装柜。
(2)装船预计表一式三联，第一联交报关行签SHIPPING ORDER(S／O)，第二联业务科存查，第三联交专业人员据以验货。
(3)装柜完成后，专业人员立即回报每一种货品实际出货数量、箱号、净重、毛重、材数、及退税方式，由业务科通知报关行修改，并通知报关行该笔出口押汇银行。工厂退税清表最晚须于结关前一日寄达本公司，汇送报关行。退税清表上须用中文誊写。
9．押汇(出货通知)：
(1)结关后三日内，业务科自报关行取得提单及押汇文件，经与L／C条款核对相符，呈经理签名后送银行办理押汇，并随时追踪押汇程序，确定银行已经拨款后，通知银行取回结汇证实书。海关签放的输出许可证(CBC)第六联交会计，影本存待办卷。
(2)每笔货品出口后，业务科依出口内容，套打出货通知单(SHIPPING ADVICE LETTER)，一式三联，第一联(正本)及一份完整出口文件副本寄客户，第二联(副本)及一份完整出口文件副本(包括L／C，CBC第六联，装船预计表第二联)存入出货文件档，第三联(副本)存入客户档。
(3)业务科依据实际出口内容，分别填入客户档、产品档及厂商档。
1．付款：
(1)每笔货品出口后，业务科于结关后三日内收集厂商寄来的发货单、销货发票、及专业人员填具验收记录之装船预计表第三联，核对无误后送会计。
(2)会计复核业务科转来的付款凭证，确定该笔出口已经押汇入帐后，即开立付款传票，呈经理核示后，开立结关后11天之支票支付货款，并于所有付款凭证上加盖“付讫”戳记。
交 易 记 录

S／C
N0．

成交
日期

唛头

数量

单位
售价

总售价

单位
厂商
总厂价

毛利(％)，

厂商

预定交货日期
实际交货日期
B1V．
N0．

附表18．2.3
营 业 计 划
年 月
1．
产
品
开
发

2．
客
户
开
发

日期
客户名称
厂商名称
S／C N0．
P／0No．
售价
厂价
毛利
备 注

3．

出

口

计

划

4．
其
他

批示： 复核： 制表：
附表18．2．4

工 作 计 划
部门： 姓名： 年 月
日期
星 期
工 作 计 划
执 行 情 形
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

收 文 簿

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

收文编号
内容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
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年

月

客户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
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年

月

客户名称

日

收文编号
内 容 摘 要
处 理 意 见
批 示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

收文编号
内容 摘 要
处 理 意 见
批示 ( 回 函 )
年

月

客户名称

日

附表18．2．6
客 户 卡
客户代号：———
名 称

地 址

负责人(联络人)

电 话 号 码

电 报 号 码

传 真 号 码

交易记录
S／C
No．
成交
日期
产品
编号

数量

单位
售价
总
售价

单位
广商
总
厂价

毛利(％)

厂商

预定
交货
日期
实
际
交
货
日期
INV．
N0．