DB44_T 2356-2022智慧中药房管理与服务规范.pdf
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1、 ICS 11.020 CCS C 01 44 广东省地方标准 DB44/T 23562022 智慧中药房管理与服务规范 Management and service specification of intelligent traditional Chinese medicine pharmacy 2022-02-15 发布 2022-05-15 实施 广东省市场监督管理局 发 布 目次 前言.II 引言.III 1 范围.1 2 规范性引用文件.1 3 术语和定义.1 4 质量体系与管理.1 质量管理体系架构.1 质量管理方针和目标.2 质量管理体系指标.2 质量控制.4 质量报告.4 5
2、 程序文件.4 流程模块.4 处方流转.5 审方.5 调剂.6 煎煮.7 包装与配送.8 用户签收.9 用户服务.9 6 作业指导书.10 技术类岗位作业指导书.10 服务类岗位作业指导书.14 7 环境设施.16 场所与设施设备要求.16 信息管理系统.17 附录 A(资料性)发药、配送时间时效标准.19 附录 B(资料性)医疗机构-智慧中药房接口信息要求.20 参考文献.22 前言 本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则 第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由广东省中医药局提出并组织实施。
3、本文件由广东省中医标准化技术委员会提出并归口。本文件起草单位:广东省中医院(广州中医药大学第二附属医院,广东省中医标准化工程技术研究中心)、康美药业股份有限公司。本文件主要起草人:陈达灿、李慧、刘国伟、李建华、胡延滨、林华、陈启鋆、欧阳百发、罗艾军、施宏彬、谢润生。引言 中医药是中华民族的宝贵财富,为中华民族的繁衍昌盛做出了巨大贡献。随着国家先后出台多项有关中医药发展政策,均提出推动中医药振兴发展,体现了国家对中医药作为国家战略的高度重视,以及推动中医药振兴发展的决心。医疗健康服务、药事服务的智能化发展,为中医药事业发展提供了解决问题的良好路径。智慧中药房利用互联网、物联网技术,运用标准化理论
4、与方法,改造传统诊疗流程,对传统就医取药模式进行创新,实现全流程信息化管理,服务全过程可追溯。通过与各医疗机构信息系统对接获取电子处方,进行专业的处方审核,为广大用户提供药品调剂、饮片煎煮、送药上门、用药咨询等一站式综合药事服务。智慧中药房最先在广东地区规模性推广,推广以来,帮助了广大老百姓解决“候药难”、“煎煮难”、“煎药品质保障难”等三难问题,满足了人们日益增长的传统中医药用药需求,广东地方特色的智慧中药房模式也逐步向全国展开,具有一定创新性和先进性。2018年12月,国务院办公厅关于促进“互联网+医疗健康”发展的意见明确提出,推广“智慧中药房”,提高中药饮片、成方制剂等药事服务水平,充分
5、肯定了智慧中药房模式的应用价值和推广前景。本标准对智慧中药房各模块进行了质量指标限度规定,建立流程化管理,标准化作业指导书,环境与设施要求等,提高智慧中药房标准化规范,确保产品准确、高效、及时送到用户手里。目前,以标准化行业规范的智慧中药房工作在国内外尚无系统性研究,本标准具备中医药产业智慧化发展所需的管理、技术、服务等多方面的创新性,先进性,能提升广东省地区中药药事服务的质量与水平,使中药药事服务进入一个新的阶段,更具市场竞争力,对智慧中药房的规范化发展具有标杆意义。智慧中药房管理与服务规范 1 范围 本文件规定了智慧中药房开展药事服务的术语和定义、质量体系与管理、程序文件、作业指导书、环境
6、设施等。本文件适用于智慧中药房,用于规范智慧中药房开展药事服务的管理与服务工作。涉及到的中西成药配送,定制膏方、打粉、切片、泛丸等便民服务可参照执行。2 规范性引用文件 下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB 4806.5 食品安全国家标准 玻璃制品 GB 14930.1 食品安全国家标准 洗涤剂 GB 14930.2 食品安全国家标准 消毒剂 GB 19298 食品安全国家标准 包装饮用水 GB/T 30219 中药煎药机 JB/T 20116
7、 中药汤剂包装机 JB/T 20199 中药自动化煎制系统 YBB00102002 口服液体药用聚酯瓶 YBB00132002 药用复合膜、袋通则 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本文件。智慧中药房 intelligent traditional Chinese medicine pharmacy 综合利用互联网、物联网、云计算和大数据等技术,结合自动控制技术,通过与医疗机构对接获取电子处方,提供包括专业审方、药品调剂、饮片煎煮、配送、用药咨询及售后服务等一站式综合药事服务的机构。药事服务 pharmacy service 专业审方、药品调剂、饮片煎煮、配送、用药咨询及售后等服务,不包括临
8、床药学服务。4 质量体系与管理 质量管理体系架构 智慧中药房管理与服务规范应包括质量体系与管理、程序文件、作业指导书和环境设施等共四部分文件。通过建立完善标准体系进行药事服务的质量管理,定义质量方针与质量目标进行质量控制。质量管理方针和目标 以用户为中心,提供优质药事服务。以安全准确、品质保障、便捷高效、用户满意为目标。质量管理体系指标 4.3.1 处方流转 处方在系统流转过程中不应出现处方丢失、信息丢失、错误传送、数据乱码等情况。处方流转质量指标包括:处方流转差错率:统计处方在流转过程中出现传送错误、出现数据乱码、局部信息丢失、其他信息不完整等情况,以发生的差错处方数占处方总数的比例来反映;
9、处方流转遗失率:统计处方在流转过程中出现处方丢失的情况,以发生遗失处方数占处方总数的比例来反映;处方数据安全系数:统计处方在数据库中存储时的安全情况,以发生数据安全问题的处方数占处方总数的比例来反映。其中,处方流转差错率、处方流转遗失率均应=0%,处方数据安全系数应=100%。4.3.2 审方 审方质量指标为处方误审率,以按照审方规则审核错误的处方数占总审核处方数的比例来反映,处方误审率应=0%。4.3.3 调剂 4.3.3.1 处方调剂年出门差错率 以调剂年出门差错率作为调剂的质量指标,处方调剂年出门差错率是指调剂过程中发生过失或错误,并已给用户发出,经调剂员、复核药师、用户发现并追回的差错
10、,以出门差错处方数占总处方数的比例。处方调剂年出门差错率应0.01%。4.3.3.2 调剂处方复核率 以调剂处方复核率作为调剂的质量指标,根据已复核的处方数占总处方的比例。调剂处方复核率应=100%。4.3.3.3 中药饮片称量误差 以每剂中药饮片称量误差作为调剂的质量指标,根据理论与实际饮片的重量差占理论饮片重量的比例。每剂中药饮片总称量误差应在5%以内。以中药饮片称量误差作为调剂的质量指标,根据理论与实际饮片的重量差占理论饮片重量的比例。中药饮片总称量误差应在5%以内。4.3.4 煎煮 以药渣煎透度、药液装量、包装质量作为煎煮质量指标(见表1)。煎煮药材应符合中华人民共和国药典要求、未在药
11、典收载药材应符合部颁标准要求。包装材料应符合YBB00132002、GB 4806.5、YBB00102002等要求。表1 煎煮、包装质量标准 质量指标 质量要求 质量标准 药渣煎透度 应无糊状块、无白心、无硬心。=100%药液装量 每袋应分装均匀,装量差异符合规定。50ml100ml:5ml;100ml:5%包装质量 药液包装袋封口平整完好,无渗漏,无药汁污染。98%4.3.5 包装与配送 以发药时效作为发药质量指标。发药时效是指从接收订单至复核完成等规定时间内完成的处方数占总处方数的比例。发药时效应95%。发药时间见附录A。以配送时效作为配送质量指标。配送时效是指在配送规定时间内成功投递处
12、方数占所需投递处方总数的比例。配送时效应95%。配送时间见附录A。4.3.6 用户签收 以用户对配送的满意度作为智慧中药房配送满意度的质量指标,配送满意度是通过智慧中药房客服接到的用户投诉量来获得数据,以未有用户投诉处方数占总处方数的比例。配送满意度应95%。4.3.7 用户服务 用户服务调查以智慧中药房整体服务的评价作为质量指标,智慧中药房整体服务的评价是通过抽样回访获得的数据。售后服务整体满意度应95%。4.3.8 质量指标表 智慧中药房服务规范是对处方流转、审方、调剂、煎煮、包装与配送、用户签收、用户服务等各模块进行质量指标的控制,其控制目标是提高各模块的安全准确、品质保障、效率和服务效
13、果,从而对智慧中药房服务规范体系进行综合质量控制。智慧中药房服务规范质量指标表见表2。表2 智慧中药房服务规范质量指标表 控制目标 质量流程 质量指标及标准 安全准确 处方流转 流转处方差错率=0%流转处方遗失率=0%处方数据安全系数=100%审方 处方误审率=0%调剂 处方调剂年出门差错率0.01%调剂处方复核率=100%中药饮片称量误差5%品质保障 煎煮 药渣煎透度=100%药液装量5%包装质量98%表2 智慧中药房服务规范质量指标表(续)控制目标 质量流程 质量指标及标准 提高效率 包装与配送 发药时效95%配送时效95%服务效果 用户签收 配送满意度95%用户服务 智慧中药房整体服务的
14、评价95%质量控制 应建立、实施、保持和持续改进服务质量,完善质量管理体系。应确定质量管理体系所需的过程及其在整个组织中的应用,且应包含以下职能:调剂职能:确保处方调配时不出差错,且及时高效;煎药职能:确保中药品质质量,煎煮过程不出差错,且及时高效;质量职能:确保产品检验合格,定期巡查抽检,确保产品符合质量要求,协助客服高效解答用户问题,提供用药咨询;包装与配送职能:确保产品能及时、高效送到用户手里,让用户满意。质量报告 医疗机构定期主持召开智慧中药房服务管理评审会议,以确保质量管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。管理评审应包括评价质量方针和质量目标及质量指标的内容。智慧中药房应每年定期在各
15、流程关键节点依照质量目标监测药事服务质量控制情况,形成质量报告递交所服务的医疗机构审核,并根据质量报告缺陷项进行改善。5 程序文件 流程模块 智慧中药房程序流程模块共分为7个程序流程模块,分别为处方流转、审方、调剂、煎煮、包装与配送、用户签收,用户服务等。各流程模块如图1。图1 流程模块 处方流转 5.2.1 流程范围 从处方生成至医疗机构药师审方完毕的过程。5.2.2 基本流程 医生在医疗机构开具处方后,处方信息随即上传至医疗机构信息系统后台数据库,系统根据用户缴费环节选择执行代煎和(或)配送作业:a)无需代煎、需要配送到用户指定地址的药品订单,经过医疗机构审方后,通过医疗机构信息系统流转至
16、智慧中药房,智慧中药房接收处方后,依次审方、调剂、复核,并配送给用户;b)需要代煎、需要配送到医疗机构药房窗口或用户指定地址的药品订单,经过医疗机构审方后,通过医疗机构信息系统流转至智慧中药房,智慧中药房接收处方后,依次审方、调剂、复核、煎煮、分装、复核、包装等作业,配送至医疗机构药房或用户指定地址。审方 5.3.1 流程范围 从智慧中药房审方药师至调剂、复核药师对处方的审核相关工作流程。5.3.2 基本流程 审方应按照处方管理办法有关规定执行,审方流程如下(图2):a)通过处方流转接收处方;b)中药师(药师)按照处方管理办法进行审方;c)对审核合格处方批准并流转至下一工序。调剂 5.4.1
17、流程范围 从处方调配开始至复核完成的过程。5.4.2 基本流程 调剂应按照处方管理办法有关规定执行,调剂、复核流程如下(图2):a)调剂流程:1)调剂人员打印处方及标签,仔细检查处方单配药信息(“四查十对”);2)检查无误后,按照处方的先后顺序进行配药。b)复核流程:1)将已完成调配药品给到复核药师进行复核;2)复核人员如发现错配、漏配、多配、重配、总量不符等调配错误现象,应发还调配人员处理,已调配的不符合质量要求的药品不得使用;3)复核药师复核无误后将药品与处方绑定流转至下一工序。图2 审方、调剂、复核流程 煎煮 5.5.1 流程范围 从煎煮至分装复核完成的过程。5.5.2 基本流程 中药煎
18、煮、分装与复核按照医疗机构中药煎药室管理规范有关规定执行,煎煮、分装、复核流程如下(图3):a)煎煮流程:1)核对:领药时,煎药人员要认真核对处方或煎药证、处方剂数和调配的剂数,服药日期等,并在处方上签名确认。对未煎煮的药物分门别类放置储存,做好药品的储存工作;2)加水浸泡:煎药加水量一般以浸过药面 2 cm5 cm 为宜,或根据饮片吸水量、煎煮过程中的蒸发量及煎煮前后的所需药液量的总和计算得出。浸泡时间一般为不少于 30 min;3)先煎:根据药材的性质不同,对于质地坚硬的药物需煎煮时间长些,一般情况下,先煎药材应煮沸 10 min15 min,再投入其他药料同煎;4)煎煮:分为一煎煮和二煎
19、煮(如需要)。一煎煮根据药材性质煎 15 min60 min,二煎煮煎 10 min45 min(如需要);煎煮后将两次药液合并(如需要)。根据药材性质的不同,煎煮时还应根据先煎、后下、另煎、烊化的要求进行煎煮;5)后下:后下药应当在第一煎药料即将至预定量时,投入同煎 5 min10 min;6)过滤:完成合并的药液需进行过滤;7)分装:煎煮好的药液应当趁热分装入小袋包装,或装入已清洗、消毒并符合要求的容器内,严防污染。内服、外用煎煮器具及服药瓶要严格分开使用。分装的药液应置于阴凉通风处储存,必要时需冷藏。儿童每剂一般煎出药液量 100 ml300 ml,成人每剂一般煎出药液量 300 ml4
20、00 ml,每剂按两份等量分装,或遵医嘱;注:分装时,内服药与外用药应使用明显标识加以区分。8)记录:填写煎煮收、发药记录、煎药各工序生产记录及差错记录。记录应按要求存档备查;9)质量检验:质量部门对煎煮过程及药液质量进行抽查检验,填写检验记录、报告等,确保煎煮质量符合规定。定期发布质量报告,预防和改善质量问题。b)复核流程:1)煎药前应双人复核及煎药处方或煎药证全程跟踪;2)复核时,煎药处方或煎药证作为标签放在该药物的醒目位置。煎药操作人员在浸泡、煎煮、分装、发药时应认真核对药物与煎药处方或煎药证是否相符,及时在操作记录有关栏目中做好记录并签名。原始记录应做到真实完整、准确有效、可追溯;3)
21、分装按要求及时贴上标签,煎药人员和复核人员应认真逐一核对药液、处方与标签内容是否相符。检查药液有无渗漏。图3 煎煮流程 包装与配送 5.6.1 流程范围 从中药饮片调剂、煎煮等完成后,至包装、发药、配送作业完成的过程。5.6.2 基本流程 待包装药品到达包装区后,物流包装部门根据不同类型药品进行包装或合并包装,生成物流订单,按配送区域、发药时效要求进行配送(附录A),配送流程如下(图4):a)包装、发药:1)根据不同类型药品进行包装或合并包装,包装时应核对处方单、物流面单与实物标签是否一致,做到三单合一;2)完成包装的药品按配送区域、发药时效要求整理待发。b)配送:1)根据规定的配送时效进行配
22、送;2)配送应做好信息对接,服务要求,确保药品安全、完整、在时效内配送至用户手中。在发货后支持物流跟踪查询。图4 包装与配送流程 用户签收 5.7.1 流程范围 从用户接收到取药信息至收到药品的过程。5.7.2 基本流程 通知用户药品取药、签收,约定好取药的时间和地点。a)窗口取药,用户凭单证到窗口取药。对于中药饮片,煎煮汤剂发药依照发药制度规范和药师工作职责(“四查十对”等)执行发药作业;b)配送签收,按要求准时按地址送货、准确配送药品到用户登记地址。用户服务 5.8.1 流程范围 从用户收到药品至用户使用的过程。5.8.2 基本流程 提供用户及时的药品需求咨询服务,定期对用户进行售后问卷调
23、查,沟通形式不限于移动通讯、互联网、现场等方式。及时反馈用户基本用药需求,及时解决用户问题:a)客服部门接到用户咨询需求后,应做好信息登记并及时查明原因,采取有效措施及时处理和反馈,并做好记录。必要时,应当联系调剂、煎煮、物流配送部门协助配合跟进;b)日常用户满意度调查,可采用线上和线下方式进行。满意度调查内容应包含服务办理人员、配送人员工作态度、配送时效、中药质量等整体服务评价满意度。6 作业指导书 技术类岗位作业指导书 6.1.1 处方流转作业指导书 6.1.1.1 岗位职责 处方流转岗位需要完成和负责下列工作内容:a)为医疗机构提供计算机专业管理与服务,支持信息系统工作的展开;b)进行信
24、息系统维护、推广、培训,负责对各医疗机构信息系统技术支持;c)负责排查常见计算机网络、外设、数据库故障;d)开发新的信息系统需求,改善医疗机构及智慧中药房系统对接。6.1.1.2 岗位操作及要求 处方流转岗位需要完成下列操作内容:a)电子处方流转系统对接管理:1)医疗机构与智慧中药房平台进行电子处方流转需要进行医疗机构信息系统对接。对接前应成立项目协调工作小组,召开系统对接技术沟通会,确定需求;2)智慧中药房应提供系统对接需求说明书给医疗机构信息系统开发商,需求说明书的内容包括但不限于功能描述、注意事项、特殊要求,确保接口开发符合要求;3)智慧中药房提供加密的数据接口对接方式、智能录单系统对接
25、、数据视图对接、文件传输协议(FTP)等对接方式提供给医疗机构进行选择。医疗机构选择对应的对接方式将医生的处方信息通过约定的接口格式推送至智慧中药房平台。智慧中药房平台接收到处方信息后,应当明确返回成功还是失败,只有明确返回成功才表示订单接口成功;4)医疗机构信息系统开发商需要在医疗机构信息系统中提供给操作人员的录入界面。录入界面包括收货人、收货电话、收货地址以及默认地址等选项,供用户再次办理时选用。b)处方流程的准确性:1)电子处方开具操作应当符合授权范围和管理制度的要求,保证处方安全性和准确性;2)电子处方流转应当进行定期或不定期的通过原始处方图片与电子处方进行核对,核对记录存档备查,确保
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