金和软件实现企业费用科学管理.docx

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金和OA实现企业费用科学管理
面临的问题
随着经济的发展，中小企业所面临的竞争比以往更加激烈，产品价格不断降低，企业的利润也随之不断缩水。企业要想提高利润，获得更好的发展，就必须“开源节流”，开源是根本，节流是必须。然而在激烈的竞争环境下，想要开源绝非一朝一夕之功，而与此同时，企业的费用仍然在大把大把的往外花，我们见过每天都不赚钱的企业，但没有见过每天不花钱的企业。
当前的趋势就是，70%的企业成本在上升，并且在未来一到两年，会有更多的企业加入到成本上升的行列。很显然，企业已经意识到成本管理在企业运营管理中的重要性，并且随着企业不断发展成熟，管理越来越规范，越来越完善，已经有很多企业开始通过费用预算的方式在对企业的费用进行管理，期望能够藉此有效的降低企业费用。
然而，企业在对费用预算的管理实践中，却面临着诸多挑战。
预算失衡，资金流向不明，管理者不了解钱究竟花在何处；各地广告投放和市场推广活动不尽相同，推广组合形式复杂且变化多样，变动费用难以监管；固定办公费用中存在大量浪费，如何杜绝浪费成为困扰管理人员的难题。
手工管理的操作方式效率低下，费用报销的审批周期冗长，存在大量重复劳动。员工报销需多个部门审批以及主管签字核准，一旦相关人员出差在外，流程常常被迫中断；纸质单据审批完成后，财务还需要将单据逐一输入财务系统，整个报销过程充斥大量重复劳动；遇突发状况需要紧急追加预算，手工操作不能及时响应。
很多企业对财务管控不正规，对要发生的费用不清楚，业务部门要钱，老板拍脑门决定；主管进行费用审批时，由于无法及时得到有效的数据支持而无从判断费用开支的合理性；资金流向不明，管理者很难清楚了解钱究竟花在何处；当费用发生了，员工来要钱报销的时候，财务人员发现这些费用与企业财务制度并不相符，从财务岗位职责来说并不应该给员工报销，但费用已经发生，于是有些时候面对这些违反制度的费用支出只能睁一只眼闭一只眼，财务在整个费用管理的过程中只是做了出纳的工作，但出问题后，财务却要担大部分责任。从而财务部总是处在上下为难的困境中，上级认为财务部没管好，业务部门认为财务部管不好，公司内部的争执在所难免。
如何才能够切实有效地控制企业的费用支出？为什么公司每个月各部门的费用开支依然很多？公司员工的每笔报销费用是否合理，每分钱是否都用到了实处？信息化的手段是一个必经之路。有的企业已经认识到这个问题，并开始尝试着通过信息化的手段，来对费用预算进行管理。
而在软件的选择上，当前市面上有两个概念的产品，一种是全面预算管理软件，一种是以金和费用管理系统为代表的专门针对费用预算管理而研发的管理系统。
全面预算管理软件主要服务于大型集团企业，中小企业在全面预算管理信息化方面面临的种种困境，让中小企业不得不将全面预算管理软件视为“鸡肋”。对于规模较小，业务类型比较单一的中小型企业来说，在管理理念方面与大型集团企业相比，往往存在较大的差距。所以，中小企业客户希望软件供应商首先能够协助其在管理理念上取得提高，为自己日后发展壮大打下坚实的基础。调查中不少中小企业强烈渴望能够得到以企业战略为基础的预算管理实施咨询，全面预算只有站在企业发展战略的角度才能适应企业不断发展的实际需要；为企业提供能够面向市场的预算编制，使其预算方案能够经得起市场的考验；根据企业所属的具体行业提供真正适合企业的预算管理方法。
解决之道
为了对费用预算进行有效管理、保证费用预算的良好执行，必须有一套行之有效的、适合中小企业实际情况的、方便易用的费用预算管理系统作为支撑。
通过合理的编制预算，并由系统实现对预算执行的实时控制，从而规范企业的日常开支，并将费用的管理方式由事后控制向事前的合理性审核转移。灵活的工作流配置，可以支持多级审批、交叉审批，预算内审批、超预算审批、无预算审批等多种审批流程，既能帮助企业根据战略部署，严格规范各项费用的审核流程，又能满足企业复杂的审核要求，同时也明确了各个环节的费用控制责任。
员工可以在线填写费用申请和报销的单据，并提交审批，系统按照预先设置好的流程和标准实现在线自动流转；领导可以在线快速对单据进行审批，并最终到达财务；财务人员可以直接支付给员工现金，也可以根据单据中提交的银行信息，迅捷的将款项转账至员工的银行卡中，这样，即使员工不在公司，也能快速收到款项，从而消除了管理的时间和空间限制。
同时，系统可以在业务申报、审批以及支付等不同阶段及时提供预算数据、控制标准以和实际数据的对比差异，并支持在线查询相关表单和数据，实现费用、资金支出的事前事中控制，从源头避免费用超支，有效监控费用支出，提高报销效率。
通过费用预算管理系统的使用，能够有效提高费用管理工作的效率。报销时，员工不再需要拿着单据在各审批人、财务部门之间来回折返，系统会自动将单据流转至下一个审批人，并通过系统信息、短息等多种方式提醒审批人及时进行办理，直至财务部门通知员工领款，或按照预先设定的银行信息，直接将报销款转账至员工的银行卡中。这样，既能减少报销员工无谓的时间消耗，而且即使审批者出差在外，只要可以上网，也能及时处理待审批单据，而不会影响报销流程的运转，从而让整个报销工作的效率明显提升。
同时，系统能够准确翔实的记录费用的整个管理过程中的数据，并且通过一定的权限控制，以达到让不同的人看不同的数据的目的，各得其所。普通员工可以查看自己填写的单据当前的流程处理情况，并适时提醒办理人及时进行处理，也可以查看自己之前所有的费用报销纪录详情；部门领导通过系统能够查询到自己需要办理的单据，并按照优先级别进行办理，同时可以查看自己权限范围之内的部门、项目的所有的费用发生记录，及预算执行情况，能够准确的费用的花费是否达到了预期的效果；公司高层可查看公司费用预算的整体执行情况，也能够详细的了解每一笔支出的用途；通过借款和费用的综合分析报表以及费用预算执行分析，分析全年的预算执行情况，能够为部门领导、财务部门、公司高层制定来年的费用预算提供参考依据，从而使得预算的编制更加准确，切实达到控制企业总体运营成本的效果。

金和作为国内领先的协同协同管理软件厂商，其费用管理系统以协同管理平台为技术支持，以信息共享为基础，以“协同控制”为核心，从费用的申请开始，到每一步费用的审批，有效区分超支费用、预算外费用，并且重点把控并尽量减少超支和杜绝预算外费用的发生。在费用报销时，秉承要报销必须先有申请，严格控制报销金额超申请的现象，从而从整体上有效把控费用的开销，帮助企业对费用的管控方式由“粗放式管理”转变为“精确管理”。
系统提供灵活的功能，可同时满足“先申请后报销”和“直接报销”两种模式，实现费用申请、报销的超支、预算外预警控制，解决预算审批难、控制难的问题，并且解决了部分特殊费用或公共费用分摊问题。领导通过管理驾驶舱所呈现的生动翔实的数据，可谁是掌握费用现状。系统的实现方式基于领先的B/S架构，灵活易用，实现成本低，且可通过手机、平板电脑等移动终端进行审批，让出差中的领导轻松办公。
通过使用金和费用管理系统，可实现真正将企业全员纳入费用管控的过程中，帮助企业建立以过程控制为主的费用控制机制，使企业能够集中控制分支机构的费用支出，将每笔费用的管控过程记录在案，有据可查，领导可实时查询费用执行状况。
比如优衣派服饰控股有限公司，其创立于2009年7月，是整合国内外众多龙头企业优势资源，“强强联合”建立的大型品牌营销企业，产品融合服装、鞋类、皮具、眼镜等配饰于一体。2009年8月23日，中共中央政治局常委、国务院总理温家宝亲临优衣派服饰控股有限公司视察，对优衣派各方面发展情况给予充分肯定，对优衣派高层做出了“一定要把优衣派这个项目做好”的重要指示。
优衣派是典型的制造行业企业，成本控制可以说是企业的生命线，作为成本领先战略的践行者，基于预算体系严格管控费用是企业的关键协同需求。金和费用管理从最难以落地的环节出发，在执行环节对于费用进行严格管控，助力优衣派实现了费用管理的“精准执行”和“精确控制”。 3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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