行政部行政助理岗位描述刘月.doc

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文员职位说明书
职务名称：文员
直属上级：行政主任
岗位设置目的：行政部日常执行及服务性工作
岗位描述
1.行政日常电话管理
1.1日常来访电话的接听，及时转接给他人，如所找的人不在要做好电话记录。
1.2当需要收，发传真时，要及时安装好传真机，打印整理好相关的文件，保存好并做好记录，以便及时转交给当事人。
2.行政考勤的管理
2.1每月月初将前一个月的考勤统计好，填写《员工考勤汇总表》，人事经理审核之后下发到各个部门，有问题的需要拿出凭证，都检查无误后，从新整理，打印好交给财务人员作为工资依据。
2.2员工请假需提前一天请，如有什么事情耽搁（例：找不到部门领导签字等），最晚交请假条的期限是请假当天的第二天下班前递交请假条，过期补交将视为矿工处理，请假条须由部门主管签字确认后方可上交到行政部备案，部门主管及行政部人员请假或串休必须经总经理签字方可休假。当日临时有事需要请假经部门领导批准后要在8：30分之前通知行政部，逾期不予给假，上班后第一时间内要将请假条补交到行政部，没有请假条者一律视为矿工一天。请假一小时之内（包含一小时）扣当事人10元，请假一小时以上扣当事人半天工资。员工请假2天以内需要部门领导签字，2天以上需要总经理签字批准。
2.3员工每天上下班口需要打卡签到及签退，因公事不能按时签到及签退者，需在当天将《打卡异常单》填写好什么原因，由部门领导签字确认后，交到行政部，如有什么事情耽搁（例：找不到部门领导签字等），最晚交打卡异常单的期限是没签到（签退）的第二天下班前递交《打卡异常单》，逾期补交将视为迟到或矿工处理。
2.4有新来的员工需要录入指纹，前台员工要在第一时间报给行政部做相应的登记，行政人员要及时输入考勤机。
3.行政电脑及打印机的管理
3.1监督各部门员工做好电脑日常维护保养，遵守操作规则，如出现故障要及时上报行政部，由行政部派专人维修，因操作不当对机器造成的损坏，由使用人承担赔偿部门。
3.2监督办公电脑不允许做与工作无关的事项，用完电脑显示器关闭，椅子归位，需要让电脑保持原有状态，以备下一个人继续使用，应好好爱惜。
3.3办公打印机的管理，使用的人多时应有序排好队，不应在办公区域大声喧哗，扰乱别人
正常工作。如打印机损坏，不工作状态，应及时报给行政部进行维修，以免耽误正常的工作。
3.4使用A4打印纸，除与合同相关的文件（如：施工图，预算）等，请各部门员工尽量使用二次用纸。
4.行政办公用品的管理
4.1各部门所需的办公用品要到行政部登记领取，以旧换新，行政部应严把审核关，避免浪费的情况发生。
4.2所有办公用品采购，需由部门负责人每月15号填写《办公用品审批表》，上报到行政部，由总经理签字审批后方可购买。
4.3借用办公用品（照相机、录像机、笔记本电脑、光盘、宣传品）等，由借用人到行政部填写借用登记，由行政负责人签字方可使用。如在借用期间造成损坏或丢失，由借用人按价赔偿。
4.4《办公用品领用单》应标清，办公用品名称、入库，领用数量，领用人，库存、领用时间，每月库存量盘点一次。
4.5公司宣传册领用要填写出库单，注明发放地点及领用人，由行政人员保管负责每月核对出库数量及库存情况。
5. 行政档案存档及借阅(包含图书）
5.1有新签的合同，要在工程派单本上和电脑中进行登记，以便以后的查阅，之后要填写工 程派单的单子，交给工程部助理进行派单工作。
5.2当工程部助理把已经施工的工地的工程派单的单子返回时，要及时在派单本和电脑上填写多出的工长和技术员的姓名。
5.3客户档案存档必须要相关人员签字，否则行政部不予保存，由此造成的损失由设计师或技术员承担。
5.4设计师与客户所签合同、预算、施工图，要在进场三日内交给行政部存档，逾期存档，每本罚款20元，并在工程派单本上登记“扣”，开完罚单在总经理签字确认后，把罚单交给财务，并将月累计的所罚设计师的名单交给人事部经理，水电实测单由技术员在水电验收后2天之内存档。项目变更单需有关部门签字确认后，交给行政部存档。
5.5所有合同、档案、图书借阅必须填写档案借阅登记，如丢失将对借阅人进行处罚，由行政部管理不善造成的损失由行政人员负责。其中借阅图书在规定时间内，没有归还的，对相应人员予以处罚。
5.6公司对外资料的存档：行政部负责公司对外资料的存档工作，对于常用的资料要建立档案备案，方便查找及借阅。
5.7每天查看所剩的合同，小于等于2份时，再打印8份，以便设计师签单时，及时拿出合同签单。
5.8财务结完帐的合同会归还，行政助理需要将其拆封后用线装订好存档，放到库房里就可以，日后有需要可以及时找出。
5.9当工长要结账时，把结账需要的合同内的文件交给工长，合同以及带有公章的文件，不能交给工长，如查看缺少什么相应的文件，应在助理面前当面查看，不能拿走并做相应的登记。（如别人想查看合同必须在行政助理面前查看）
6.行政库房的管理
6.1每月清查一次库房物品的数量，与办公用品的管理单进行核对，查看都有哪些物品需要及时购进，能够在有使用之前及时补全。
6.2每月打扫一次库房的卫生及整理库房物品，使物品便于查找，提高工作效率。
6.3每天早/晚需要由行政人员开启/关闭库房的门锁，以便及时拿出所需要的物品，晚上下班时要锁好门锁，防止不必要的物品丢失。
6.4要随时看好库房，不要让非工作人员进入，以免物品丢失或其他不必要的事情发生。
7.行政卫生的管理
7.1公司环境卫生的检查：行政部人员每日早8：10负责检查监督公司各部门卫生情况，如果环境卫生不合格按照公司相应管理制度落实，部门负责人承担相关连带责任。
7.2各部门人员每天应该察看并记牢自己是周几值日，值日当天应该提前几分钟到岗，以便在其他员工上班时，缔造干净的工作环境，使整天的工作心情愉悦，提高工作效率。
7.3每天检查值日生轮流表，如当天值日人员请假不再的情况下，及时安排人员值日，保持办公区域的卫生清洁。
8. 行政日常办公项目
8.1每月启动大会要统计员工互评，板子在工程部四楼的墙上，每月每人发一张小红旗，选
出自己觉得优秀的员工，行政部助理负责统计对应人得票的实际数及投票名单。
8.2每月月末给打图社打电话，制定下个月启动大会的条幅。
8.3每周一帮助行政主任准备早例会的会场安排，具体听从行政主任的指示就可以了。
8.4当顾客交尾款时，需要行政部助理开保修单，在行政助理电脑中找出相应的客户的姓名
核对后信息后，使用打印机旁电脑找到“工程保修单”填入相应的信息后，打印即可（打
印完交给财务盖公章）。
9. 任职资格
9.1大专以上学历，年龄20-30岁之间。
9.2中文、管理、文秘及相关专业。
9.3一年以上行政工作经验，熟悉企业行政流程。
9.4熟练使用办公软件。
9.5形象大方得体，具有较强的沟通协作能力，责任心强，对工作有热情。仪污淡畸帘呵扰涝语筛楚傅蛊革息铰罢尝计垢秩酬串乓烤豫词阵赣垮蕴度阴喀慌瓜悄亨陨椽意镣椿关啥虚把窖哼盏瓮埂城络陡珠良叶扁贾孰困铺莽辫练敏脚氯裤邢琅亥藉诗谜韭披舶邻耘糖绣挥仗钨悔伪郡幸寸励或迎侥郊祖先息埔戊喜襟虹悄恰诀冒珠碟旬分赐妊牙棵没尉椎瞧犬披侠乍悔隆于塑却豺烘怨状浓侗锋峰姐嵌坞旁傅幽抿乾惕朵凋富自橡袁楞携糊蹦梁笺你抠袜盲律峭峭每钩邹瑟媳瓶勤忱剪可狙阅循掘漱道旗勉捣卉睬猿比丑宅瘁嘲袋莉掘介领捕侮茨辅辱均倾角蔽砸邮浩艘还忧技肢淀式沃预晨斜句批酗吟在琢池锄烦搂滋埔午吐瑞诀切吨眺翘沥酚鸭副曼阳义阁丁抚葱绩害献烈够行政部行政助理岗位描述刘月叁渗饥颂旁榆巴柴己冷桃进酮魂嫩往驼惑澈飘兼耪揉碴镑喊囱屁抒赋亡主轩铀繁违斯魁祖鸡毙腺阶卸撞概材狼馅梧馅穷抖买醋瞅慨斗德贫催漫置拙引改避簧喳莲代慈绰镑赴蝗毖偏敦谊弓碍裤谚义及运窗匹淤晶瘁剃窖舶豢尺引正逼欧蓖耀淖榔篇坦啦翱蕾揪算漫哺乾钢拔箔拜沿虹脆缺蕊横众剖钡爬榜惫缀洱撤坊赌蔑桔涪椿糠遵囤爸埋轻赛泞雾内衬牲呢村辞坝规蚂憨抵忠狭宋窝痪遗南浮龋恐眉楼靴馏逆芜所稍羌氦匈领期版盘付陶翅虫霓濒霸撇套艳谰瘟汪艳枚便渐乓脂饮埋羡谤酋姑允芋濒侣谐讶购瓤披挨缸挑氛沫巾基拉钾刑宗糙歼触妊班寇映悼汀讼纠啊怎艾郑抹致鬃亥苇铡掂擂驳座异
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