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****空调企业

费用报销管理要求

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二零零三年十二月

目 录

1、 费用报销管理制度――――――――――――Ｐ３
2、 分企业费用管理制度―――――――――――Ｐ７
3、 差旅费开支．报销管理要求――――――――Ｐ１５

费用报销管理制度
一、目标：
为控管空调企业资金支出，规范费用报销作业特制订本措施。
二、范围：
凡需从空调企业财务科申领资金（现金及支票）均按本措施办理。
三、审批权限：
依据企业销售管理规范和空调企业财务科相关要求，结合空调企业实际情况，特作以下要求：
1、空调企业费用额度以内发生费用按费用项目经权责主管签批后报销。
2、超出空调企业费用额度费用由集团总裁签批后报销。
3、集团企业另有要求，以其要求。
四、报销额度：
为更合理地使用资金，对差旅费、招待费、通讯费、市内交通费等多个关键费用由相关部门制订开支额度，多种费用在额度内凭票据实报销，超出要求额度部份不予报销。
五、报销凭证：
1、外部凭证，凡需从财务科报销，不管金额大小，均须取得正当和经济活动相符外部凭证，若因故确实不能取得凭证，应说明未取得单据原因，多个关键费用原始凭证具体要求以下：
1）、 广告费
a、 发票
b、媒体报价单
c、广告协议
d、电视、电台播出证实，报纸整张样报
e、项目审批表
2）、专卖店、展台、灯箱、户外广告、条幅等制作费
a、 发票
b、 制作费用预算单
c、 制作协议
d、 照片
e、 项目审批表
3)软性新闻公布费
A、软性报道：
a)经手人、部门主管、市场部部长等三人以上签字证实支付证实
b)电视、电台播出证实，报纸整张样报
c)项目审批表
B、公关活动类： 参考广告费实施
C、软文硬操作
a)、发票
b)、媒体报价单
c)、广告协议
d)、电视、电台播出证实，报纸整张样报
e)、项目审批表
4）、仓租、房租
a）、发票
b)、租赁协议
5）、其它费用所需单据按国家及企业相关要求提供：
2、内部凭证，报销时，还需填制内部凭证，具体为：
1）、报销差旅费，须填制空调企业差旅费报销单，正确、完整填写出差事由等相关栏位，车资应注明起讫地点；并将外部凭证工整地粘贴于空调企业差旅费报销单后面。
2）、报销差旅费以外其它费用，须填制空调企业费用报销单，正确、完整填写摘要等相关栏位。
3、凭证粘贴要求：
1）、从外部取得原始单据除差旅费单据采取“差旅费报销单”粘贴外，其它各项费用采取“费用报销单”进行分类粘贴。
2）、费用单据应分类粘贴，不可将不一样种类费用单据汇合粘贴在同一张“费用报销单”上。
3）、费用单据粘贴时应折叠整齐，错落有序，便于单据审核和装订、保管。
六、报销程序：
1、报销人凭正当之报销凭证，呈部门主管审批后，送财务科费用审核主管审核。
各部门主管对报销事项审批时，须确定该事项事先已报备，且支出真实合理，并对支出真实合理性负责，若经部门主管审批后费用支出不真实或不合理，一经查实，将对经办人和部门主管分别处以不实金额两倍罚款。
2、财务科费用审核主管对单据是否齐全、正当及支出真实合理进行审核，对支出不真实、不合理、不正当各项费用，空调企业财务科费用审核主管含有否决权。如审核合格即转呈对应权责主管审批；如财务科费用审核主管认为单据不合规范或超出报支范围，有权要求报支人提供真实合理正当之凭证或拒绝付款。
3、权责主管签批后，转财务科科长审核，审核合格后转出纳付款（注：若需更高一级领导审批，尚需相关领导审批后，方可付款）。
4、出纳人员支付款项，均须凭已经对应权责主管核准和财务科科长审核凭证付款，不得擅付款项。
七、报帐时间：
已经发生费用务必立即报帐，在费用发生时立即搜集相关单据，当月发生费用务必在次月5日前报销完成，次月5以后不再接收任何报支。
八、本措施解释权归空调企业财务科，从公布之日起实施。

附：步骤图
费
经 粘贴工整之费用凭证 部 真实、合理性审核 用
手 门 审
人 主 核
管 主
管
付 审
款 核

出 财 集团总裁 权
付款审核 务 责
纳 科 核准（空调企业额度内） 主
长 管

分企业（办事处）费用管理制度
本着励行节省，明确权责费用管理标准，为了保障分企业/办事处（指直辖分企业、办事处，不含分企业在区域内设置二级办事处）销售业务开展正常费用开支，坚持对费用“定额管理、据实报销、先申请后实施再付款，做到单证齐全、手续完整、程序正当，确保各项费用发生真实、合理、高效”，对分企业（办事处）日常费用管理以下：
一、费用分类：
为了便于对分企业（办事处）发生费用实施定额、比率管理，依据各项费用起源，申报、审批方法和费用控制责任不一样将费用划分为：
1、空调企业总部主控费用：
空调企业总部主控费用，由分企业（办事处）依据空调企业相关要求和分企业（办事处）实际工作需要申报，经空调企业相关部门审批后，限额使用。限额内费用由空调企业负担，限额外费用由分企业（办事处）主控费用中扣回。
空调企业主控费用包含：创办费，分企业会计人职员资及资金，总部统一安排实施广告费、宣传费，空调企业统一安排广告宣传品制作费，空调企业统一制作促销礼品费，用户订货（展销）会会务费，安装维修费，仓租及长途运输费，装卸费，和空调企业同意负担其它费用。
2、分企业（办事处）主控费用：
分企业（办事处）主控费用，由空调企业依据销售政策要求下拨给分企业（办事处）使用，由分企业（办事处）经理依据空调企业相关要求在额度内负责关键控制费用，分企业（办事处）主控费用超支由分企业（办事处）经理自行负担，严禁坐支或挪用其它款项。
分企业（办事处）主控费用包含：分企业、办事处人员（会计除外）工资及奖金，办公费，邮电费，差旅费，招待费，交通费，水电费，办公、住宿房租，和除空调企业主控费用、分企业（办事处）协控费用以外其它费用。
3、分企业（办事处）协控费用：
分企业（办事处）协控费用，由空调企业依据销售政策要求下拨费用使用额度给分企业（办事处），在额度内由区域经理依据需要并经过对应审批程序，帮助空调企业控制使用，该项费用年底决算时不得超支，若有超支，空调企业有权给相关分企业（办事处）对应惩处，若有节余，在基础完成销售任务前提下，空调企业可给对应分企业（办事处）一定奖励，具体措施由空调企业另行制订。
分企业（办事处）协控费用暂定为：由分企业组织实施市场推广费，具体包含以下几项：
1）、广告宣传费：含媒体广告公布费、户外广告公布费、现场POP制作费、总部统一制作促销礼品费，新闻媒体公布新闻、报道、通讯、消息、专题直接费用，和其它广告宣传费用。
2）、终端建设费：含专柜展台制作费、场地费等包含终端建设费用。
3）、导购费用：含导购人职员资、分成、商场管理费等。
二、费用定义和实施标准：
1、 空调企业主控费用：
1）、创办费：分企业（办事处）新设之初用于购置必需办公设施和
资产一次性创办支出费用，关键包含传真机、有线电话、办公桌椅，床具及其它部分必需日常生活用具，该项费用按空调企业相关批文限额使用。
2）、分企业会计人职员资及奖金：空调企业派驻分企业会计人员工资，具体工资标准由空调企业办公室和财务科共同制订，分企业会计人员奖金按空调企业主管人员奖金标准，依据综合考评结果发放。
3）、空调企业统一安排实施广告费、宣传费：空调企业针对各分企业（办事处）销售市场实际情况，策划实施广告活动费用、宣传费用。
4）、安装维修费：安装费指按企业统一要求结算给特约单位安装费和企业自行安装发生安装费用；维修费指因质量原因发生空调维修费，标准按企业统一要求实施。
5）、仓租及长途运输费：指企业在外租赁中转仓仓储费、由企业成品仓发送到中转仓运输费，和按企业要求由企业负担为用户送货上门运输费用。仓租标准由空调企业依据分企业（办事处）整年销售任务，分企业（办事处）所在地城市消费水平等统一制订。
6）、空调企业同意负担其它费用：该项费用关键包含：①、企业总部统一组织开会、学习、培训、旅游等费用；②、突发事故处理费用；③、财务人员外出对帐差旅费；④、空调企业统一制作促销礼品等。
2、分企业（办事处）主控费用：
分企业（办事处）主控费用分为：
1）、销售步骤费：包含分企业人职员资及奖金（财务除外）、通讯费、业务人员差旅费、业务招待费、市内交通费、销售佣金等。
2）、销售管理费：办公、住宿用房房租、办公费、邮电费、水电费、财务费用（财务人员业务传真费、往返仓库对帐市内交通费）。
分企业（办事处）主控费用起源及标准：
①、分企业（办事处）营运最低保障金：按分企业/办事处保障金确定措施。
②、分企业/办事处包干费：按分企业（办事处）销售年度费用控制及薪资方案实施。
③、其它费用补充，如：空调企业总部依据市场情况临时制订面向分企业（办事处）费用补充政策。
三、分企业（办事处）协控费用：
分企业（办事处）组织实施市场推广费：分企业（办事处）组织实施市场推广费按销售净回款2%计提，由空调企业市场部关键控制，分企业（办事处）在辖区内按空调企业要求审批程序同意后，操作使用。费用包含：分企业（办事处）自行策划媒体广告公布费、户外广告公布费、现场POP制作费、新闻媒体公布新闻、报道、通讯、消息、专题直接费用，分企业自行制作广告礼品、宣传品制作费，和空调企业同意列入其它市场推广费。年底决算，该项费用不得超支，超支部分从分企业（办事处）主控费用起源或奖金中扣除；若有结余，在基础完成销售任务前提下，空调企业可给对应分企业（办事处）一定奖励。
四、费用项目标申报、审批、用款下拨及报帐：
1、 空调企业总部主控费用：
1）、创办费：按空调企业同意用款额度，发生创办费用时，由经办
人据实制单列出明细开支项目。分企业（办事处）会计审核、经理签字证实，依据费用原始单据填制费用报销单寄回空调企业，办理报帐冲帐手续。
2）、仓租：在空调企业核定仓租定额内，由分企业（办事处）经理、会计填写项目申请，采取空调企业统一制订租赁协议范本和出租单位签署协议后寄回空调企业立案。该项费用报销时，凭核定分企业（办事处）仓租定额、项目审批书、租赁协议和原始发票连同费用报销单定时寄回空调企业进行此项费用审核、报销（通常按月或季、六个月进行审核）。
3）、工资：分企业（办事处）人职员资审批权属空调企业办公室，每个月凭空调企业审核、传真工资表发放工资，并将职员签收之工资表回传空调企业办公室审查、立案。
4）、奖金：空调企业总部依据百分考评制度确定分企业（办事处）奖金发放总额，分企业（办事处）经理确定内部奖金分配方案报总部审核、立案，由财务部发放。
5）、空调企业统一安排实施广告费、宣传费：分企业（办事处）依据空调企业广告项目审批表、按要求填写，经同意并组织实施后，将相关原始单据连同费用报销单寄回空调企业报销。
附：空调企业主控费用使用通常步骤图

费 用 项 审 批 审 核 借支费
目 申 请 备 案 用（用款）

分企业（办事处） 空调企业 费用项目经手人

费用报帐
付 款 或 审 核 传输表 费用单据传输 单据转移 搜集费用单据、填
转 帐 跟踪表 制费用报销单

空调企业财务 相关部门 分企业（办事处）财务 费用项目经手人

2、分企业（办事处）主控费用：
费用发生后，由经办人据实制单，会计审核、经理审批。
分企业（办事处）主控费用原始单据由分企业（办事处）装订存档、立案，定时将单据转回总部存档。
附：分企业（办事处）主控费用使用通常步骤图

定时计算定额 款项划拨 办 事 处
汇款至分企业 帐 户
空调企业财务科 分企业（办事处）财务 支
付
费
报销记帐 审批 审核 费用发生 用
（经手人制单）
分企业财务 分企业经理 分企业财务 经手人（一般职员）

3、分企业（办事处）协控费用：
分企业（办事处）组织实施市场推广费用申报、审批、用款下拨、报帐程序和空调企业统一安排实施广告费、宣传费程序相同。
五、具体费用报销附件要求：
1、用户政策费用：含有项目审批表、用户出具收款收据。
2、广告费、宣传费：
①、媒体公布费：含有广告协议，对应电视、电台节目播出单、报纸、报刊、杂志样报和报价单和项目审批表。
②、路牌、灯箱制作费：含有制作协议，工程预（决）算表及广告制作物现场照片和项目审批表。
③、广告印刷品：含有广告协议，企业广告品管理人员签收入库单和项目审批表。
④、广告礼品：含有广告制作协议，企业广告礼品管理人员签收入库单和项目审批表。
⑤、专柜展台制作：含有广告制作协议、费用预（决）算表，宗申空调专柜展台设置申请表，专柜展台现场照片和项目审批表。
⑥、广告片制作费：含有广告制作协议、广告片实物和项目审批表。
3、维修费：（指分企业、办事处）
维修费用报帐时，按企业售后服务管理要求办理。
4、财务费用 ：分企业（办事处）财务人员差旅费报销应含有外出办公申请表或述职汇报。
六、费用报销原始单据要求：
1、标准上全部费用报销单据应符合《中国发票管理措施》之要求，不然，地税部门不给进入商品销售费用，不作为企业所得税计算扣除数。这么对应地加重了企业税收负担。现在，税务部门认可发票有以下多个：
①、增值税专用发票和运输专用发票（简称专用发票）该类发票均盖有国家税务总局椭圆形监制章。
②、行业销售发票（简称一般发票），产品销售发票和商品销售发票盖有国家税务总局椭圆形监制章，其它行业销售发票均盖有地方税务局椭圆形监制章。
③、国家行政、机关、财政部门印制收款收据（简称财政收据）这类发票均盖有国家行政、机关财政部门监制章。
2、依据企业各项费用发生频率和各项费用所占费用总额比重大小，以下费用必需含有正式发票，严禁用白条替换发票报销付款。
①、广告费：含有广告专用发票和商业销售发票。
②、运输费：含有运输专用发票或运输行业发票。
③、维修费：维修费中保修卡费用结算必需含有商业销售发票或财政收据。
④、租赁费：仓库租赁费必需含有租赁业发票。
⑤、招待费：餐饮业发票或商业销售发票。
⑥、小车费用：小车修理费须含有服务业发票。
3、全部费用报销原始单据抬头必需注明：“****空调企业”字样，并加盖提供发票单位财务专用章或发票专用章。
七、费用单据粘贴要求：
1、从外部取得原始单据除差旅费单据采取“差旅费报销单”粘贴外，其它各项费用采取“费用报销单”进行分类粘贴。
2、费用单据应分类粘贴，不可将不一样种类费用单据汇合粘贴在同一张“费用报销单”上。
3、费用单据粘贴时应折叠整齐，错落有序，便于单据审核和装订、保管。费用单据转移至空调企业时，必需填写《分企业（办事处）费用单据传输跟踪表》，并对各项费用进行分类统计。

差旅费开支、报销管理要求
一、目标：
为规范空调企业差旅费开支、报销步骤，做到差旅费开支合理、高效，特制订本要求。
二、适用范围：
本要求适适用于空调企业出差人员、企业统一安排会议参与人员及派遣到办事处职员。
三、职员出差，本人填写出差申请单，由主管部门经理以上审批，经总经理同意，方可出差；
受总经理直接委托外出办事职员可将出差申请单直接交派出领导审批，并知会部门经理。
部门经理以上人员出差，由总经理同意，方可出差。
四、出差人员费用报销：
1、 交通费：限定标准以内凭标实报销

职位 通常人员 主 管 部 门 经 理 副 总 经 理 总 经 理
项目 （含副经理）

长途交通工具 火 车 硬 卧 火 车 硬 卧 火 车 硬 卧 飞 机 飞 机
（经济舱） （经济舱）

注：本着节省费用标准，若出差旅程以乘坐火车（特快）时间不超出12小时以内视出差任务轻重对交通工具应首选火车硬卧。
A：审计人员、业务经理属主管级
B：超标准乘交通工具应由总经理事先审批（见附件）。
C：乘火车硬座，票价在50元以上者，除按要求报销外，另按票价50%给补助。
D：如发生订票费，其报销金额不得超出30元（凭票）。
E：由企业提供或自带交通工具，不给予报销交通费。
2、 住宿费：实施标准限额，凭发票限额报销。

职位 一 般 人 员 主 管 部 门 经 理 副 总 经 理 总经理
项目 （含副经理）

住 宿 标 准 70 100 120 250 实报

A：同性别职员出差，应同住一间房，如有经理级以上职员同行，可按其对应标准实施，住宿费应由一人填报，另一人不可再报住宿费，超出部分自理。
3、伙食补助：
A：按每人30元/天标准包干使用。
B：伙食补助一样适适用于旅途当中。
C：出差人员因工作需要发生业务招待费，应单独报销，不在差旅费中开支，但应对应降低伙食补助。
4、市内交通费：市内交通费按以下对应等级，凭票实报实销。
级 别 市 内 交 通 工 具 选 择
副总经理以上人员 实 报
部门经理级 出租汽车、公共汽车
主管级 公共汽车
通常工作人员 公共汽车

五、差旅费报销
1、出差人员应在回到企业后3日内报销完成。
2、报销前，应填写出差汇报交至部门经理或主派领导。
3、差旅费报销单据经部门经理签字，财务部门审核，上一级主管领导和财务科长签批后报销付款。
4、借备用金：
出差人员可在出差前借备用金，按出差实际发生费用估计额借款，填写备用金申请单由企业总经理审批。
职员出差返回报销时首先冲抵备用金。
六、其它事项：
1、 由企业统一安排住宿会议、培训及其它活动等，仅报长途交通费。
2、 各分企业、办事处可依据实际情况参考本要求制订本分企业、办事
处差旅费开支、报销措施，报空调企业立案。

附：
超标准乘坐交通工具申请单
费用项目 要求乘坐交通工具 要求乘坐交通工具 超标准原因

总经理： 部门经理： 申请人：