公司财务管理制度实施细则样本.doc

市场营销部驻外办事处财务管理实施细则及工作步骤（征求意见稿）

为规范驻外办事处财务管理工作步骤，保障各项业务工作正常开展，有效地发挥企业提供资源作用，依据中国财务会计法规，和企业财务管理制度要求，制订本实施细则及工作步骤。

一 总 则
1、办事处资金实施“收支两条线”管理标准；即收入上缴和预算费用下拨采取两个不一样帐户分别管理；
2、办事处费用在每个月预算范围内进行列支；
3、各办事处之间严禁发生资金往来，严禁发生资金调拨，省区管理中心主任可依据市场工作需要进行资金调拨；（填写付款申请单，经省区会计和省区主任签字）；
4、办事处责任人为办事处财务管理第一责任人，在权责范围内行使权利。办事处设咨询出纳员岗，办事处责任人标准上不能兼任咨询出纳员，归属办事处责任人管理（岗位职责见ISO9000相关要求），关键负责办事处日常财务收支业务（现金日志账、收支日报及办理报销手续）及向省区会计报送相关财务资料及报表，并在和财务相关业务上接收财务部指导。咨询出纳员及办事处责任人均应在总部和企业签署《经济担保书》。

二 收入管理
1、收入上缴
（1）由办事处责任人在各省区会计处领取“盖有公章培训费专用收据”，办事处责任人和咨询出纳员对所领取收据负有保管责任，办事处每日收取学员报名费须开具收据并按规范填写收据，收据中第一联是存根；第二联交企业；第三联交学员；在报名完成当日（旺季最迟不超出两天，淡季最迟不超出七天，以不影响开班为标准）收据第二联和对应银行存款回单要邮寄回至省区会计处；
（2）每日下班前办事处咨询出纳员必需将当日收入存入银行，若咨询出纳员因休假、培训等原因无法到岗可由办事处主任指定专员代办，做好交接工作并保留好收据及银行进账单，待咨询出纳员到岗后将收据及银行进账单交和咨询出纳员；
（3）若遇特殊情况当日收入无法存入银行，由咨询出纳员对资金安全负直接责任，办事处责任人负担连带责任，收到假币或发生短款，标准上由经办人负责赔偿；
（4）在任何情况下，办事处不得挪用学员报名费！一旦发觉，经省区会计报省区管理中心主任核实后，由财务部报相关上级管理部门给予处罚。

2、收入日报报送
咨询出纳员应依据每日实际收到报名费收入情况编制收入日报，报办事处责任人审阅后，于当日16：00以前发送至省区会计企业邮箱，16：00以后收到报名费收入由办事处妥善保管并记入次日收入日报。

3、收据管理
（1）收据顺号使用不得断号，如需“作废”必需一式三联保留，并具体注明作废原因、手书“作废”字样。如发觉收据不全，财务部将按全额追缴（350元），并视情节轻重，由财务部报相关上级管理部门给予处罚；
（2）收据第二联和银行存款回单没有同时（立即）送达，影响学员交接进班，经省区会计报省区管理中心主任核实后，由财务部报相关上级管理部门给予处罚；
（3）收据领用和核销：办事处咨询出纳员在各省区会计处领用收据；开完整本收据在当月内立即寄回各省区会计处进行核销；

三 预算费用支出
1、预算费用下拨
（1）办事处于成立或新办事处主任上任时，在当地中国农业银行开立以办事处责任人为户名个人银行卡，作为办事处日常开支“费用资金账户”，并将上述“费用资金账户”银行卡卡号和户名立即上报送市场营销部综合服务中心，再由市场营销部综合服务中心报备企业财务部以用来拨款；
（2）每个月最终1个工作日由省区会计统计办事处资金余额，财务部将不定时依据银行卡号和查询密码抽查各办事处银行卡余额，如发觉金额不一致可停止拨款，对办事处月底资金余额过大，财务部将冲抵下月拨款，甚至直接收回多出现金，同时由省区会计向省区管理中心主任报备；次月5日前（遇节假日顺延）由财务部依据市场营销部综合服务中心提供已同意费用预算及付款计划分次将费用划拨至各办事处“费用资金”银行卡上。注：咨询出纳员按实际收到拨款金额全额登记现金日志账（学员退费、代发工资不计入现金日志账）；
（3）省区管理中心主任会同省区会计于当年年末对办事处财务情况进行综合评价，对办事处进行评级，以确定办事处第二年每个月预留备用金金额。
（4）每个月实际下拨金额=当月预算金额 －（①各办事处当日实际现金余额 － ②当月预算内还未支付款项（注明付款时间、付款事项和付款金额）－ ③各办事处预留备用金），上述①、②、③项由各办事处提供。

2、预算费用资金管理
（1）咨询出纳员每日查对现金余额，做到“日清月结”。办事处现金和银行卡交由咨询出纳员或办事处主任指定专员保管；银行卡应设查询密码和取款密码，查询密码报财务部立案存档，取款密码由办事处主任保管，不得泄露给她人；备用金是由咨询出纳员保管，用于应付办事处日常开支现金；备用金余额依据各办事处实际情况控制在1000元以内；到银行取现由办事处主任亲自办理。
（2）新建办事处：办事处主任未转正之前，市场经费由省级市场管理中心主任分批拨付；咨询出纳员在转正之前，市场经费由办事处主任代管；
（3）咨询出纳员须在财务部和办事处责任人指导下，定时进行现金盘点，办事处责任人随时抽查现金流水账，查对费用资金账户和现金流水账，确保账款相符。咨询出纳员如发觉账簿统计和现金不符时，应立即查明原因，如不能查明原因，应立即向办事处责任人和上级部门汇报，并请求帮助查明原因，由财务部做出处理；
（4）咨询出纳员调动或离职，必需将办事处资金、文件及经办行政事务和承接人员办理交接手续，由办事处责任人监交，经省级市场管理中心主任及省区会计确定后，人事部门同意了离职人员所填写《职员离职记录表》后，方可离任及结算剩下工资；办事处责任人调动或离职，必需将办事处资金、资产、文件及行政事务和承接人员办理交接手续，由省级市场管理中心主任监交，并经省区会计对办事处资产和资金审计确定后，人事部门同意了《职员离职记录表》后，方可离任及结算剩下工资。具体交接事项见“办事处交接清单”；
附：办事处交接模板.doc
（5）办事处全部费用开支必需在“费用资金账户”上开支，不得从所收营业款中直接支取（坐支）；

3、报销单据传输和管理
（1）报销单据、原始资料必需真实、正确、完整，并符合企业财务制度要求；
（2）办事处费用报销须严格根据当月预算表列示项目报销支出，预算外（和未报预算）必需开支费用由办事处责任人将增补预算逐层上报呈企业总经理办公会同意后方可报销；
（3）全部费用开支均应取得有效发票，标准上白条不予报销，特殊情况下经省区管理中心主任同意可用其它正规税务发票替换，临时人员劳务费及职员外地租房租金及押金可为收据；
（4）办事处费用报销由办事处经办人填写报销单据，办事处责任人审核确定后签字，报销人持已审核签字单据在咨询出纳员处领取报销款，由咨询出纳员对报销单据进行编号并记载入现金流水账；
（5）咨询出纳员每个月5日前将上月全部附有完整编号报销单据连同《报销单据反馈跟踪表》（注明期间、单据号、金额）一并邮寄至各省区会计处，省区会计依据上月已审批预算和财务制度审核报销单据后报省区管理中心主任审批；
（6）办事处全部支出均为限额内实报实销，当月费用当月报销，特殊情况下也不得超出发票日期三个月报销，超期不予报销，一旦发觉经省区管理中心主任核准后，由财务部报市场部门给予处罚。报销步骤以下：
A、办事处单据：报销人→办事处责任人→省区会计→省区管理中心主任→副部长（副部长可授权委托省区管理中心主任审批）
B、省区单据：报销人→省区管理中心主任→省区会计→副部长→副总经理
C、片区单据：报销人→副部长→片区会计→副总经理

4、费用报销标准及报销细则
办事处主任要严格根据预算实施，节省使用各项资金，提升经费使用效率，对预算内专题资金做到专款专用，以保障本办事处各项工作正常运转。超出总体预算后开支，需将增补预算逐层上报呈企业总经理办公会同意后方可报销；
（１）交通差旅费：报销人须在差旅费报销单上注明出差事由（即出差、轮岗、实习、培训、述职、帮助工作），办事处主任审核后按摄影应类别计算差旅费补助。
出差补助时间计算标准：各省区可依据实际情况参考企业财务制度制订标准
a) 办事处人员到总部培训和述职，住宿标准上由总部统一安排（未安排按要求住宿标准进行报销），往返交通费填写差旅报销单报销，另外补助误餐费10元/天/人；（填写差旅报销单）
b) 各办事处间相互轮岗、实习、帮助工作，由派出地负责报销派出地到实习地往返路费，并由派出地计算出差补助，此补助只包含误餐费10元/天/人。人员抵达实习地后，公务开支由实习地办事处负责，派出人员在实习地如需因公出差，其费用、补助同当地职员一视同仁，包含误餐补助和交通补助共30元/天/人；（填写差旅报销单）
c）主任级及以下等级职员到各所辖地域内办事处驻地以外县、市因公出差（中心城区以外全部属出差）往返交通费用补助及住宿报销标准见企业差旅费报销标准；（填写差旅报销单）
d) 省区管理中心主任出差，发生招待费、市内交通费实报实销，不再领取误餐补助、交通补助；（填写差旅报销单）
e）使用自备交通工具出差,实报实销通行费、油料费、停车费。修理费不给予报销，报销时注明起始地点及行程，并标注和行程相对应公差里程数。（填写差旅报销单）
f）兼职人员出差费用，依据企业要求长途车费实报实销，误餐按10元/天/人补助、交通补助10元/天，住宿费按30元/天/人补助（误餐、交通和住宿补助无须提供发票）；
g）如需搬运宣传物资等而需要开支市内交通费，须得到办事处责任人同意，方可作为运输费用报销；（填写费用报销单）
h）驻外人员在新建办事处时，从抵达驻地起至办事处正式运作前期间（不超出7天）发生费用作为差旅费用，按企业差旅费报销要求享受各项差旅补助（误餐补助、交通补助、住宿费），当办事处开始正式运作后，驻外人员不再按企业差旅费报销要求享受各项差旅补助，而是按企业相关要求，在每个月工资中发放驻外人员异地工作津贴。（填写差旅费报销单）
i）出差报销时，报销人必需有一段车票是电脑机打车票，不然不予报销；对城镇公交一体化城市不做要求，但必需向省区会计提供具体全市乘车路线价格明细表。（填写差旅报销单）
（2）业务招待费：业务招待费不得超出当月单项预算，报销时填写“招待费汇报单”，超市所购烟、酒、礼品和副食，除需开具税务发票外还应附上购物小票，白条不给予报销，如有内部招待、特殊业务费用需附加情况说明，报省级市场管理中心主任同意方可报销。（填写招待费报销单）
附件：招待费汇报单新.doc
（3）办公费：日常办公用具采购由省级市场总部集中采购，个人办公用具按每人15元两月为限额；一次性水杯、饮用水、茶叶等由办事处责任人按实际开支报销，复印、打印费等由办事处主任按实际开支报销，报销单上注明品种、数量及单价。（填写费用报销单）
（4）资产购置费：在办事处采购，使用期限超出十二个月物品。办事处购置资产和报废损坏时须报省级市场管理中心主任同意，资产管理中心立案。（填写费用报销单）
（5）邮寄电汇费：快递(寄往总部)由办事处主任按实际开支报销；学员报名费汇往总部手续费按银行出具单据票面金额报销。大批量（50封/次以上）邮寄宣传资料需报省级市场管理中心主任审批。（填写费用报销单）
（6）业务宣传费：办事处制作易拉宝、KT宣传板，横幅要登记造册，妥善保管，重新申请制作需报经省级市场管理中心主任审批后方可实施。（填写费用报销单）
（7）房租水电费：房租包含办公场所房租和办事处职员住房房租，签署租赁协议时，必需 经过省级市场管理中心主任同意，并将相关租赁协议报企业秘书办公室立案，复印件随同报销单据一并报省区会计处，由省区会计统一编号管理。租赁费用支付方法为每三个月支付一次（租房标准由市场营销部考察市场后统一制订）。不报销办事处职员宿舍水电费、煤气费、有线电视费伙食费等杂费。（黄河以北城市采暖费按采暖企业收费单据报销）
（8）网络通讯费：电话、宽带接入费按向电信部门预存实际话费金额报销，购充值卡要取得正规发票。（填写费用报销单）（注：办事处提供当月电话明细单以供审查）
（9）临时人员劳务费：
　a) 兼职人职员资不超出30元/人/天（含餐费、市内车费等相关费用）。家政服务费100元/月也列入此项。（填写费用报销单）
　b) 电话营销人职员资、招生代表奖金由企业统一发放。
（10）生活用具：总部派出到各地办事处长久工作新职员用于添置日常生活用具，如棉被、床上用具等，限额150-200元/人。（依据地域市场差异性，由各大区灵活掌握）床上用具由实习地办事处统一购置，并进行编号登记，各办事处床上用具总数≤常驻人员人数+2套，且不准提前购置，当实习职员离开时，需要清洗洁净保留好待其它同事来时方便使用。（填写费用报销单）
附件：
（一）报销单据填写说明；
（二）办事处现金日志帐登记要求及管理。

本管理措施未包含之处按企业相关财务管理制度办理。

财 务 部
12月28日
附件（一）报销单据填写说明
1、 原始发票要求
原始票据真实性、正当性和正确性，直接关系到会计信息质量，各办事处主任受理本办事处各项经费支出报销时，应依据企业财务制度和财务管理要求，对原始票据进行初审。具体包含：
1) 原始票据内容真实性和正当性。审核原始票据内容是否符合预算管理要求和财务管理制度。严禁“白条”充抵发票，有特殊情况,须写具体说明。对不真实、不正当原始票据有权不予受理。并注明：经办人、时间、地点、事件（目标）、结论。
2) 原始票据完整性和正确性。办事处主任受理原始票据应须含有对应要素，即填制单位公章（或发票专用章）、经办人员签章、经济业务用途，定额发票除外。对记载不正确、不完整原始凭证，应要求其给予更正、补充。
3) 原始票据须是正式发票，如超市购物、办公用具除有发票外，还须附明细清单。

2、报销单据填写
报销人必需严格根据多种财务报销单据填写要求，真实、完整填写单据内容。
1) 报销时，报销人将报销发票（收据），按用途进行具体分类[见现金管理相关要求(四)费用划分]，贴在“费用报销单”单据后面或票据粘贴单正面，粘贴要平整，按票据大小、种类，从左到右、至上而下依次粘贴。
2) “费用报销单”应正确填写汇总金额（如报销金额和发票金额不符时，须在备注栏上填列：票面金额及实报金额）及所附原始凭证张数。
3) 差旅费报销，填写“差旅费报销单”，把发票（收据）金额汇总填写在“费用报销单”封面上。经办人在单据正面签字,办事处主任在票据正面逐张署名审核。
4) 填写在单据上阿拉伯数字，以元为单位，一律添到角分，无角分，角位和分位写“00”。
5) 汉字大写数字，一律用正楷（如：壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、亿、万、仟、佰、元、角、分、零）书写，易于识别、不得涂改。
6) 大写金额数字到元或角为止，在元或角后面要写整（或正）字，金额数字到分，分字后面无须写整（或正）字。阿拉伯金额数字之间有“0”，汉字大写金额要写“零”字。
7) 遇汇总后单据较多时，应将原始单据粘贴在空白单上，以平面粘贴为准。
8) 办事处咨询出纳员依据日期、发生内容，按票据种类对单据进行编号，格式为：办事处印章——月（2位数，不足2位前面加0）——流水号（3位数，不足位数前加0）。如：岳阳2月份第4号单据编号为：02-004在单据右上角填写编号。
9) 相同费用可先汇总、粘贴、填报，如快递费，银行汇款手续费等（每个月汇总填报一次）。招待费必需按次填报，并将“招待费汇报单”附后。数人为同一目标去同一地出差时，共同填写“差旅费报销单”一张即可，不需分开填写。
3、报销单据反馈
1）财务部将已审批核销单据直接冲抵各办事处拨款；
2）未获同意单据退回部门费用会计处，由财务部负责邮寄回办事处，咨询出纳员负责将不能报销单据落实到人，并负责追缴，同时将该款项红字冲账，不合乎规范及要求单据应重新填写；
3） 省区会计将财务部退回单据编号经过MSN直接公布给各办事处，方便地方办事处主任及咨询出纳员随时掌握最新财务报销情况，并立即对结存金额做出对应调整。

附件（二）办事处现金日志帐登记要求及管理
1. 现金日志账登记规范方法：
1) 依据单据编号，逐笔用钢笔（蓝黑、碳素）或水芯笔登记。
2) 数字填写不要占满格，上方要留出1/3空格。
3) 当日登录完成，要在余额栏结出当日余额。（借方登记收入，贷方登记支出）
4) 若发生登记错误，用红笔在错误金额上划一条红线和盖上私章，并在错误金额上方登记正确金额；不能报销单据，用红字冲账。
5) 每页登记结束，要在最终一行汇总计算出当月当页累计发生额及余额。（即摘要处填写‘过次页’，在新一页第一行摘要处填写‘承前页’并将前页过次页金额按序填列）
6) 每个月结束后要汇总计算出当月累计发生额及余额，和1月至当月累计发生额及余额；并划上月结符号（在本月累计栏下，通栏划单红线）。
7) 年度结束后要进行年结，并划上年结符号（在本年累计栏下通栏划双红线）。
8) 现金日志账要采取订本式账簿，不得随意撕、涂，不得使用涂改液修改。
2. 电子表格（明细账）登记：(每日统计和发出)
1) 依据单据编号，在电子表格上逐笔进行明细登记。
2) 每个月结束后要汇总计算出当月各项目标累计发生额及余额。
3. 会计档案保管：
1）办事处日志帐日常保管由咨询出纳员保管，十二个月完结后，账本移交省区会计保管。在账册未移交之前，办事处主任对账册安全负全责。咨询出纳员负连带责任。
2）办事处收据日常保管由办事处主任保管，使用后收据立即移交到省区会计处，领取新收据。办事处主任对收据安全负全责。
3）办事处日常报销票据管理由办事处咨询出纳员保管，并按要求立即邮寄单据到省区会计处。办事处主任对票据安全负全责，咨询出纳员负连带责任。（注：票据相当于现金），邮寄过程中发生单据遗失，责任按谁签收谁负责标准，追究当事人责任。
4）办事处账册不得随意携带到外地，账册查阅人仅为办事处（省区/片区）责任人、咨询出纳员、财务部和行政部有审计任务工作人员等，其它人员不得无故查阅。