(高清正版)DB32_T3912-2020江苏省城建档案馆业务工作规程.pdf
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1、ICS 03.220 R 07 DB32 江苏省地方标准 DB32/T 3912-2020 江苏省城建档案馆业务工作规程 Operational code of Jiangsu urban construction archives 2020-12-21 发布 2021-05-01 实施 江苏省市场监督管理局 江苏省住房和城乡建设厅 发 布 II 目 次 前言.V 引言.VII 1 范围.0 2 规范性引用文件.0 3 术语.0 4 基本规定.2 5 业务指导.2 5.1 原则与要求.2 5.2 内容.2 5.3 方法和形式.3 6 收集.4 6.1 范围与方法.4 6.2 接收.4 6.3
2、征集.4 7 整理.5 7.1 原则和内容.5 7.2 分类.5 7.3 组卷.5 7.4 案卷排列.6 8 编目.7 8.1 内容.7 8.2 著录.7 8.3 标引.7 8.4 目录编制与组织.8 9 统计.8 9.1 任务和要求.8 9.2 步骤和方.8 9.3 基本统计报表.9 10 鉴定.9 10.1 鉴定工作内容.9 10.2 鉴定工作原则.9 10.3 鉴定工作方法.9 10.4 鉴定工作组织.10 10.5 档案销毁.10 11 保管与保护.10 11.1 馆库建设.10 11.2 设备与装具配置.10 11.3 库房管理.11 11.4 设备与装具维护.11 III 11.5
3、 档案保护.12 12 声像档案.13 12.1 声像档案收集与归档.13 12.2 声像档案整理.14 12.3 声像档案保管.15 13 信息化建设.15 13.1 信息化建设原则与要求.15 13.2 基础设施建设.15 13.3 信息资源建设.16 13.4 城建档案信息管理系统与平台建设.17 13.5 城建档案信息安全.17 14 档案信息开发与利用.18 14.1 档案信息开发.18 14.2 档案利用.19 15 目标管理.19 15.1 目标管理的目的和任务.19 15.2 目标管理的等级及标准.20 15.3 目标管理的程序.20 附录 A(规范性附录)城建档案验收及移交用
4、表.21 附录 B(资料性附录)城建档案目录样式.26 附录 C(规范性附录)江苏省城建档案馆工作统计报表.30 附录 D(资料性附录)城建档案馆业务工作用表.36 附录 E 规范性附录)江苏省城建档案馆目标管理评估申请登记表.41 IV V 前 言 本标准按照 GB/T 1.1-2009 给出的规则起草。本标准由江苏省住房和城乡建设厅建设档案办公室提出。本标准由江苏省住房和城乡建设厅归口。本标准起草单位:南京市城建档案馆、徐州市城建档案馆、苏州市城建档案馆、扬州市城建档案馆、泰州市城建档案馆、镇江市城建档案馆、宿迁市城建档案馆 本标准主要起草人:周健民、袁玉恒、张娟、徐悦、程恺、邵野君、赵红
5、霞、吴兆亮、樊雨云、李春、李莉 VI VII 引 言 根据关于印发的通知(苏建科2016313号)的要求,编制组参考有关国家、行业标准和国内其他先进标准,并在广泛征求意见的基础上,修订本规程。本标准修订的主要技术内容是:1.按照城建档案馆工作管理的流程和要求,对各章节逻辑结构形式进行了调整;2.调整了目标管理等方面内容,细化了目标管理评估方法和程序;3.修改了档案整理、信息化建设、档案信息开发与利用方面不符合实际操作的要求内容;4.取消工程档案预验收,将工程档案验收纳入建设工程竣工联合验收环节。本标准由江苏省住房和城乡建设厅负责管理和解释。本规程在执行过程中,如发现需要修改和补充之处,请将意见
6、和建议反馈至江苏省工程建设标准站(地址:南京市江东北路 287 号银城广场 B 座 4 楼:邮编:210036),以便今后修订时参考。0 江苏省城建档案业务工作规程 1 范围 本标准规定了江苏省城建档案的术语、基本规定和城建档案业务指导、收集、整理、编目、统计、鉴定、保管与保护、信息化建设、开发与利用、目标管理等业务环节的工作规程。本标准适用于江苏省内各市、县(市、区)、镇(乡)城建档案馆(含城建档案室,下同)在全省各行政区域内开展的城建档案业务建设活动,有关城建档案形成单位的城建档案业务建设活动可以参照执行。2 规范性引用文件 下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注
7、日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T 2887 计算机场地通用规范 GB/T 3860 文献主题标引规则 GB/T 9361 计算机场地安全要求 GB/T 11822-2008 科学技术档案案卷构成一般要求 GB 17859 计算机信息系统安全保护等级划分准则 GB/T 21052 信息安全技术 信息系统物理安全技术要求 GB/T 50323 城市建设档案著录规范 GB/T 50328 建设工程文件归档规范 CJJ/T 117-2017 建设电子文件与电子档案管理规范 CJJ/T 158 城建档案业务管理规范 CJJ/T 187-
8、2012 建设电子档案元数据标准 DA/T 15 磁性载体档案管理与保护规范 JGJ 25 档案馆建筑设计规范 DGJ32/TJ 143 房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范 3 术语 GB/T 50328、CJJ/T 158 界定的下列术语适用于本标准。3.1 城乡建设档案 在城乡规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等不同形式的历史记录,简称城建档案。3.2 建设工程档案 在工程建设活动中直接形成的对国家和社会具有归档价值的文字、图纸、图表、声像、电子文件、实物等各种形式和载体的历史记录,简称工程档案。3.3 城乡建设业务档
9、案 城乡建设机构在其业务管理和业务技术活动中形成的业务管理及业务技术档案。3.4 城乡建设声像档案 1 记录反映城乡面貌和城乡规划、建设、管理活动,具有保存价值,用照片、影片、录音带、录像带、光盘、硬盘等记载的声音或影像档案。3.5 业务指导 城建档案管理机构依据有关城建档案工作的法律、法规、规章和技术规范,对下一级城建档案机构、城乡建设各行业、专业管理部门、建设工程档案形成单位的城建档案形成、积累、整理、归档、移交等业务,进行登记、告知、督促、检查、验收以及提供咨询、示范等服务的过程。3.6 接收 城建档案管理机构按照规定收存有关单位移交的城建档案和有价值的历史资料的过程。3.7 移交 城乡
10、建设各专业、行业管理部门和建设工程档案形成单位按规定向城建档案管理机构报送列入接收范围的城建档案并供其保存的过程。3.8 建设工程档案验收 建设单位在建设工程竣工验收时,提请工程所在地城建档案管理机构对建设工程档案进行验收;验收合格的,由城建档案管理机构出具建设工程档案验收意见。3.9 建设工程档案接收凭证 城建档案管理机构在接收到建设单位所移交的符合有关规定要求的建设工程档案后,向建设工程档案移交单位出具的档案交接文据。3.10 征集 城建档案馆向社会征收、收集散存、散失的城建档案和其他文献的活动。3.11 总目录 城建档案馆按档案接收时间的先后顺序进行登记而形成的目录。3.12 必备目录
11、为确保在脱离计算机状况下仍能进行档案管理、检索,城建档案馆必须具备的纸质档案目录。3.13 城建档案数字化 用计算机技术将传统的纸质文字、声音、图像等转换为数字信号的处理过程。3.14 信息开发 根据城乡规划、建设和管理工作的需要,按照一定专题,对保存的城建档案信息进行提取、加工、分析、汇总,形成一定的专题、数据库或实用信息等,并进行信息传递、提供利用的过程,2 以及通过各种方式提供城建档案信息为社会和利用者服务的活动。4 基本规定 4.1 城建档案馆业务工作应包括下列内容:a)负责本行政区域内城建档案及有关资料的收集和管理,维护档案的系统性、完整性和真实性;b)建立健全城建档案管理制度,采用
12、科学手段与方法进行档案保管与保护,确保档案的安全、有效、保密;c)积极开发城建档案信息,面向政府、面向社会、面向公众,积极对外提供利用,为经济社会发展服务;d)对本行政区域城建档案工作进行业务检查和指导;e)组织、指导本行政区域城建档案理论与科学技术研究工作,开展档案宣传,组织岗位技能和业务培训。4.2 城建档案馆应重点管理下列城建档案资料:a)各类城乡建设工程档案 1)工业、民用建筑工程 2)市政基础设施工程 3)公用基础设施工程 4)交通基础设施工程 5)园林建设、风景名胜建设工程 6)市容环境卫生设施建设工程 7)城乡防洪、抗震、人防工程 8)军事工程档案资料中,除军事禁区和军事管理区以
13、外的穿越城乡行政区域的地下管线走向和有关隐蔽工程的位置图;b)城乡建设各行业、专业管理部门形成的业务管理和业务技术档案;c)有关城乡规划、建设及其管理的政策、法规、计划方面的文件、科学研究成果和城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。4.3 城建档案馆在配备工作人员时,应注意专业结构搭配,合理配备档案管理、工程建设、计算机、声像制作等专业技术人才。4.4 城建档案馆的档案工作人员应定期接受岗位技能和业务培训。5 业务指导 5.1 原则与要求 5.1.1 业务指导应遵循统一指导和分级指导相结合的原则。5.1.2 业务指导应符合下列要求:a)严格执行国家的法律法规、贯彻有关标准规范;b)面向基层,面
14、向服务对象,进行指导与服务;c)应采用现代化手段,为社会提供高效优质的服务。5.2 内容 5.2.1 上级城建档案管理机构对下一级城建档案管理机构的业务指导应包括下列内容:a)指导、帮助下一级城建档案馆了解、掌握国家有关档案工作及城建档案工作的方针、政策,掌握业务监督、指导的基本方法;b)指导、帮助下一级城建档案馆理解和掌握各项行政法规和业务标准、技术规范,指导建立、健全和组织实施城建档案工作的各项规章制度与业务标准、技术规范和规程;c)对下一级城建档案管理机构的具体业务工作,进行监督、检查和指导;d)对下一级城建档案管理机构的工作开展情况进行综合评估,并对存在的问题提出整改意见和建议;e)对
15、城建档案事业其他各项工作的指导,包括对城建档案理论与科学技术研究的指导,对 3 城建档案培训和继续教育的指导,对城建档案宣传、出版工作的指导等。5.2.2 城建档案管理机构对城乡建设各行业和各专业管理单位的城建档案工作指导应包括下列内容:a)普及城建档案工作基本知识和业务标准、技术规范;b)指导城建文件材料形成单位制订城建文件材料管理工作的计划、制度、办法;c)指导、检查业务文件材料的形成、积累、整理和归档工作;d)参加重要活动文件材料的收集和验收;e)指导城建档案的移交工作。5.2.3 城建档案馆对建设工程档案形成单位的城建档案工作的指导应包括下列内容:a)宣贯工程建设和城建档案管理有关的法
16、律法规、标准规范,使各单位了解和掌握应承担的责任和要求;b)履行告知义务,要求建设单位提交建设工程档案验收报送承诺书(见附录 A 表 A.1),落实有关责任;c)指导建设单位按建设工程文件归档规范GB/T 50328、房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范DGJ32/TJ 143 的要求,收集、汇总勘察、设计、施工、监理等过程中所形成的建设工程文件材料;d)指导建设、勘察、设计、施工、监理等单位落实档案管理人员,设置档案保管场所,建立健全档案工作制度,做好工程文件材料的形成、积累、整理和归档工作;e)在工程项目竣工验收时,对建设工程档案进行验收,根据工程档案的具体情况,按照相关规范的要求,
17、对验收合格的,出具建设工程档案验收意见(见附录 A 表 A.2),作为建设工程竣工备案的依据之一,对不符合要求的提出限期整改意见;f)指导工程档案验收合格的建设单位办理档案移交手续;g)出具江苏省建设工程档案接收凭证(见附录 A 表 A.3)。5.3 方法和形式 5.3.1 业务指导可采取下列几种方法:a)组织本行政区域工程档案管理人员、城乡建设业务档案人员等进行业务培训;b)对本行政区域的城建档案工作开展综合管理评估;c)召开城建档案工作会议;d)组织交流城建档案工作经验;e)组织开展城建档案工作的研讨;f)树立典型,对城建档案工作实行示范指导;g)表彰先进集体和个人;h)开展城建档案专项指
18、导。5.3.2 业务指导可采取下列形式:a)现场业务指导;b)集中统一业务培训指导;c)运用计算机技术、互联网技术进行在线指导;d)运用电话、传真、视频等对有关问题和人员进行实时指导;e)运用影片、录音、录像制品等工具来进行声像业务指导。4 6 收集 6.1 范围与方法 6.1.1 各地城建档案馆收集范围应符合相关法律、法规、标准、规范的规定。具体范围和内容,由各设区市、县(市、区)、乡镇人民政府或城建档案行政主管部门结合本地实际确定。6.1.2 收集可采用接收和征集两种方式。接收包括城乡建设的业务管理与技术档案的定期接收和对工程建设单位移交的工程档案的不定期接收。6.2 接收 6.2.1 接
19、收应符合下列要求:a)对列入城建档案馆接收范围的建设工程档案应在工程竣工验收时接收进馆;b)城乡建设各专业、行业管理部门形成的需要永久和长期保存的各种业务管理和业务技术档案,应在形成单位档案室保管 15 年后接收进馆;c)档案质量应符合建设工程文件归档规范GB/T 50328、科学技术档案案卷构成的一般要求 GB/T 11822 和 关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定(82 建发施字 50 号)、房屋建筑和市政基础设施工程档案资料管理规范DGJ32/TJ 143 的规定。6.2.2 接收应按下列程序进行:a)城建档案馆对城乡建设各专业、行业管理部门业务档案的接收应符合下列程序 1)拟定年
20、度接收工作任务目标 2)确定接收工作的重点及对象 3)进行组织和人员分工 4)对拟接收档案的单位,开展接收前的业务指导和服务 5)审核准备移交的档案内容和质量 6)办理接收手续,核对城建档案移交书(见附录 A 表 A.4)和城建档案移交目录(见附录A 表 A.5),移交文据一式两份,一份由报送或移交单位保存,一份由城建档案馆保存;b)工程档案的接收应符合下列程序 1)审核档案内容和质量 2)出具审核意见 3)核对移交书和移交目录,办理接收手续,出具建设工程档案接收凭证。6.3 征集 6.3.1 城建档案馆对散存、散失的具有永久保存价值的档案应当予以征集,征集范围包括下列内容:a)中华人民共和国
21、成立以前,历代形成的能真实反映本地城乡自然面貌、城乡发展变迁,记录各项工程建设的档案史料,包括图纸、图表、图书、报刊、画册、文件、报表、照片、录像带、电影拷贝、模型等档案;b)中华人民共和国成立以后,对国家和社会具有保存价值或者应当保密的档案;c)城乡历史、自然、经济等方面的基础资料。6.3.2 征集对象包括社会各界、有关部门、单位和长期从事城乡规划、建设、管理的领导、专家、工程技术人员和相关大专院校、科研部门、图书馆、史志办等从业人员以及社会上热心收藏、保存相关档案、史料的人士。6.3.3 征集可以采用下列方法:a)接受捐赠;b)接受寄存或代为保管;c)征收与征购;d)复制副本;e)其他合法
22、方式。6.3.4 开展征集工作应符合下列规定:a)城建档案馆征集档案,应当有 2 名以上工作人员共同进行。征集档案时,档案征集人员应当主动出示表明身份和工作任务的证明文件;5 b)档案征集人员应当自征集完成之日起 10 日内将征集到的档案交城建档案馆,城建档案馆应当将征集的档案登记造册;c)在征集中,对档案的真伪或者价值有异议的,城建档案馆或者档案所有人可以提请档案鉴定委员会鉴定、评估;d)档案鉴定由当地城建档案管理机构聘请有相关知识的专家,鉴定、评估档案应当有 3 名以上相关专家共同进行。6.3.5 鼓励单位和个人向城建档案馆捐赠档案,可以采取下列激励方法:a)接受捐赠的城建档案馆,应当向捐
23、赠者颁发档案捐赠荣誉证书和收藏证书;b)向城建档案馆捐赠档案的单位和个人,对其捐赠的档案有优先和无偿利用的权利,并可以对所捐赠的档案中不宜向社会公开的部分提出限制他人利用的建议,城建档案馆应当维护捐赠者的合法权益。7 整理 7.1 原则和内容 7.1.1 城建档案整理应遵循城建文件材料的自然形成规律,保持城建文件材料之间的有机联系,便于档案的保管和利用的基本原则。7.1.2 整理工作应包括下列内容:a)分类;b)组卷;c)案卷排列。7.2 分类 7.2.1 分类应符合下列要求:a)符合城建文件材料形成单位及其专业活动的性质和特点;b)根据文件材料的内容,选择和运用适当的分类方法。7.2.2 建
24、设工程文件可采用下列分类方法:a)工程(项目)分类法;b)建设程序(阶段)分类法;c)专业分类法;d)部位(时序)分类法;e)载体分类法。7.2.3 城乡建设业务管理文件可采用下列分类方法:a)年度(时间)分类法;b)问题分类法;c)专业分类法;d)权属分类法;e)载体分类法。7.2.4 当文件材料较多时,应将多种分类方法结合运用,形成“工程(项目)-程序(阶段)-专业”、“年度-专业-工程”、“年度-工程”、“年度-问题”等分类法。7.3 组卷 7.3.1 组卷应符合下列要求:a)遵循城建文件材料的形成规律,最大限度地保持卷内文件材料的完整、准确、系统;b)根据文件材料的种类、内容、载体等,
25、选择和运用适当的方法按专业、分部、工序、问题、文件名称、地域、时间、单位名称等组卷;c)案卷内文件材料保存价值及密级大体相同;d)不同保存期限和密级的文件材料,在保持其固有的内在联系的前提下,宜分别组卷;e)适当考虑案卷厚度,文字材料不宜超过 20mm,图纸不宜超过 50mm;f)案卷内不应有重份文件,不同载体的文件一般应分别组卷。7.3.2 组卷工作包括下列内容:6 a)卷内文件的排列;b)案卷的编目;c)案卷的装订。7.3.3 卷内文件的排列可采用下列方法:a)按重要程度排列;b)按时间顺序或客观形成过程排列;c)按工程建设程序排列;d)按逻辑关系排列。7.3.4 卷内图纸的排列可采用下列
- 配套讲稿:
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