行政专员岗位说明(修改版13.02.20).doc

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人事行政部行政专员岗位说明书

一、岗位基本信息
岗位名称
行政专员
岗位编号

所属部门
人事行政部
直接上级岗位名称
人事行政主管
直接下属岗位名称
无
二、主要工作职责
序号
概述
内容描述
1
行政办公事务
1、 负责各部门出差车票、机票的预定、购买及票款结算；
2、 负责员工活动的组织和执行；
3、 负责公司电话费、网费的查询及缴纳；
4、 负责公司电话、网络、网站的相关管理、维护支持；
5、 接待公司来访客人接待、登记并及时通知相关部门及人员；
6、 负责公司传真、信件的收发、文件、资料的打印、复印的登记及复印机的使用指导；
7、 负责公司报刊杂志的订阅及报刊、信件的分发及桶装水的预定；
8、 负责办公区及宿舍区水电费的查询及缴纳；
9、 负责公司名片的印制和其他印刷品的印刷；
10、 负责部门间行文起床、编写、送达、归档和日常查询。
2
会议会务工作
1、负责公司全体会议会前的准备工作，通知与会人员；
3
服务保障
1、负责公司内部及外部来公司人员的餐饮、住宿安排；
4
物资采购
1、 负责公司办公用品及设备的采购；
2、 负责后勤物品的采购。
5
固定资产管理
1、 负责固定资产、低值易耗品、后勤物资的保管、发放、领用登记；
2、 负责办理办公用品及设备的入库、出库及报废审批手续；
3、 负责公司钥匙的保管及领用登记；
4、 负责公司办公设备保修卡及说明书的保管；
5、 协助财务定期对办公用品及实物资产进行盘点，并出具报表。
6
食堂管理
1、 负责食堂库存物品的管理，定期对炊具、用具、电器设备进行检查盘点；
2、 负责食堂食品安全及环境卫生的监督、检查；
3、 负责对每周菜谱进行审核，并对成本进行控制；
4、 定期进行月末盘点并出具食堂伙食费用核算报表及盘点表。
7
宿舍管理
1、 负责办理新入职员工住宿及离职退宿；
2、 负责宿舍区卫生的监督、检查。
8
安全卫生
1、 负责日常及节日放假前公司及宿舍区域的安全检查。
2、 负责办公及宿舍环境卫生的监督检查。
9
图书借阅
1、 负责图书的购买、保管、借阅登记工作。
10
维修维护
1、 负责办公区及宿舍房屋、电器设备的维修、维护；
2、 负责与房屋租赁单位进行物业方面的协调；
3、 负责办公设备的日常检查、维修及维护工作。
11
费用统计工作
1、 负责部门费用报销工资；
2、 负责部门备用金的日程管理；
3、 负责部门预算的汇总编制。
12
人事工作
1、 负责考勤数据的收集、整理、统计；
2、 协助办理入职、离职、社保手续；
3、 协助进行招聘接待、培训会议组织等。
13
月末报表
1、 部门费用统计表
2、 行政费用预算表
14
其他事项
1、完成上级临时交办的其他工作。

三、主要工作权限
业务类
执行行政专员的岗位职责
财务类

人事类

四、工作关系
公司内部
沟通方式
部门（单位）及岗位
形式与内容
汇报
人事行政主管
以口头或书面（含电子文档）的方式汇报工作情况
协调
各部门
以口头或书面（含电子文档）交流信息
公司外部
外联单位
以口头或书面（含电子文档）交流信息
五、任职资格
最低学历
大专以上
专业
管理类相关专业
工作经验
2年以上相关工作经验
资格证书

专业知识
文秘、行政管理等相关专业
专业技能
能熟练使用办公软件及办公自动化设备，具备网络知识，熟练掌握办公软件、公文写作技能
上岗培训要求

能力素质
具备公关特质，有很强的人际沟通能力； 较强的应变能力、理解能力及责任心
考核指标
工作计划完成率、具体事务的执行性、学习能力、工作态度
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