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物资采购与日常管理 总则

1 目的 有效监督物资采购、使用管理效果，体现实际规范操作运行中产生积极效应，取得实效，实现物资管理体系有效运行。
2 范围 本标准规定了后勤保障物资的采购范围、采购要求、物资领取、物资使用、报废物资和节约能源的具体要求。
3 职责 人力资源社会保障培训指导中心范围内所有设备设施、资产管理、设备安全、中心共性资源使用以及后勤保障人员责职要求。
3.1 贯彻执行《中华人民共和国采购法》等相关法律法规，研究制定后勤物资采购管理工作的规章制度。
3.2 制定本单位后勤物资采购基本范围。
3.3 制定后勤物资采购工作制度和后勤物资采购审批程序制度。
3.4 负责本单位后勤物资库房管理，实行分类、分区储存管理。
3.6 对后勤物资采购与使用情况按月统计、督查、考核。
3.7 保持库内环境干燥、货架卫生，定期清除、消毒，做好防火、防潮、防腐、防暑、防污染等工作。
3.8 发放物资时应认真填写领取登记单，并当清点确保准确。

物资采购管理办法（作业指导书）
1.采购范围
1.1 电工、电子设备、交通运输车辆、厨房设备、通风消防设备、计算机、电视机、空调、打印机、电风扇等。
1.2 家具、办公设备、柜子、桌、椅、沙发等。
1.3 维修、材料及配件、五金电料、水暖配件、桌椅板面、教学设施等。
1.4 办公、印刷用品、笔墨、纸张、计算机传真复印耗材。
1.5 卫生、劳保工具、扫帚、笤帚、拖把、灰斗、软管、水桶等和各类劳保用品。
1.6 培训、实训材料、米、面、油、盐、调料、肉鱼、茶叶、煤气等。
1.6 低值、易耗物品、洗衣粉、肥皂、消毒品、中心成批低耗用品。
2、采购基本要求
采购人员凭单所购物品物资，物品的规格、型号、品牌、数量采购清单改动无效。属固定资产的物资设备登记造册。采购、登记、保管专人负责，对所购物品连同采购清单、发票交由保管人员验收签字。保管人员对物品建档登记造册、帐目清楚、领取、登记专人发放。
3、采购程序
3.1 属于政府规定采购项目及金额范围内的严格按照政府采购的相关规定执行。
3.2 采购人员要按照中心的相关规定组织实施采购，在具体的实施过程中要做到货比三家，对于大数量的物资、物品的采购要多人议价。严禁采购人员直接或变相向供货单位索要或收受供货单位的回扣、请吃、礼品等。
3.3 对于教学、维修所需的教材、教辅材料、物资、器材等的采购，采购人员应根据各科室填写、有分管领导签字的请购单实施采购。所购物品的规格、型号、品牌、数量等应严格按照请购单的要求，采购人员不得任意改动。采购的物品连同采购清单一同交由请购科室验收保管，科室负责人在购货发票上签字。属固定资产的物资设备应登记造册。
3.4 日常办公用品由办公室负责采购，做到采购和登记保管各有专人负责。采购人员对所购物品连同采购清单、发票交由保管人员验收签字。保管人员对所保管物品建档登记造册，建立健全所购物品的规格、型号、品牌、单价、数量等明细帐。各科室领取办公用品按请领单发放并进行登记。保管人员要定期核对所购物资明细和领取物资登记，做到帐目清楚。
3.5 代办学员教材、生活用品等要货比三家，多人议价，禁止由一个人单独采办。所购物品要用明细清单告知委托方。
3.6 办公用品、教学、维修所需的器材由办公室或总务科统一专人采办、专人保管，按第3.3、3.4条实施。
3.7 所有采购物资的清单要一式二份（复印件），采购人员、保管人员各一份，并定期不定期进行核查。
　 3.8 采购物资的发票上要有请购科室验收人员、科室负责人、分管主任签字后连同采购清单（原件）一同送财务科审核报销
4、采购审批
4.1 采购审批权限。 
4.1.1 采购单件物品或一次性采购物品金额在壹仟元（含壹仟元）以上的由主任最终审批。
4.1.2 采购单件物品或一次性采购物品金额在壹仟元以下的由办公室最终审批。 
4.1.3 日常物品采购由办公室最终审批。
4.2部门采购核准
采购单位对拟实施部门采购的项目，在落实采购用款计划后，填写《采购申请表》（附采购实施方案），载明申请理由。申请表由采购单位专管员、主要负责人签字。
5、物品采购
5.1采购程序
5.1.1 成立采购小组。采购单位应指定部门采购，采购小组不少于3人。
5.1.2编制采购文件。经主任室、主管财政部门审核后政府采购根据采购需求编制采购文件，在网站发布采购信息，报办公室备案。
5.2采购组织
5.2.1谈判采购
1）成立谈判小组。由采购单位的代表和有关专业技术人员共三人以上的单数组成。
2）确定谈判事项。明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。邀请符合相应资格条件的供应商参加谈判，参加谈判的供应商不少于三家，进行资格审查。
3）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
4）确定成交供应商。谈判过程中，应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价。谈判小组根据谈判情况，载明采购项目、参加谈判供应商、谈判结果，并签字确认。
5.2.2 询价采购
1）成立询价小组。由采购人的代表和有关专业技术人员三人以上的单数组成。
2）确定询价事项。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。
3）确定成交供应商。采购小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。
5.2.3 单一来源采购
采取单一来源方式采购的，采购单位与供应商应当遵循《政府采购法》规定的原则，在保证采购项目质量和双方商定合理价格的基础上与供应商就采购需求、质量、价格等方面进行谈判。
5.3 合同的签订和备案
5.3.1 采购单位应按采购文件与中标单位签订采购合同，采购合同应符合《政府采购法》和《合同法》的相关规定。
5.3.2 采购合同签订后，须三日内报财政部门备案，未经财政部门备案的合同，将不予办理资金支付。采购合同一式五份，采购单位、主管部门纪检监察组织、供应商、财政窗口、政府采购管理科备案各一份。
5.3.3 验收付款
各单位应加强对采购项目的验收管理，在合同规定的时间内，组织有关技术人员验收并出具验收报告。在结算采购款项时，采购单位须提供经县市以上财政部门备案的采购合同。
6.采购监督
6.1部门职责
6.1.1 审核采购项目。对采购单位部门采购项目进行审核，在《采购申请表》签字确认；
6.1.2 审核采购文件。对采购单位的采购文件进行审核，经审核通过后方可对外发布；
6.1.3 采购过程监督。对采购单位的部门采购活动实施监督；
6.1.4 采购验收监督。采购单位必须对采购项目的实施情况组织验收，主任、主管负责人在项目验收报告上签署意见。
6.2 违规处理
6.2.1 实行“先预算后计划”、“先资金到位后采购”的原则，无预算、资金未落实的不得采购。
6.2.2未经财政部门批准，不得将应实行集中采购的项目通过化整为零、分解整体项目，增加采购批次等手段，规避集中采购。
6.2.3 对未按照政府采购法律法规和管理要求办理采购业务的，不予办理资金支付，按相关法律法规和制度处理。
8、验收入库
8.1 采购电工电子设备、家具，货到安装调试后，使用单位和有关人员进行验收。
8.2 填写验收报告单，无质量问题方可按财务规定报帐。
8.3 采购的物资验收进入中心仓库的，办公室办理入库和报销手续；
8.4 直接进入使用单位部门，使用单位部门当场办理出、入库手续。
8.5 采购的物资属于固定财产范围的，直接进入使用单位部门凭发票办理固定资产手续。固定财产指：一般设备单价500元、专用设备单价800元，同类大宗物品。
8.6 采购物资的发票使用单位部门验收人员、科室负责人、分管主任签字后连同采购清单（原件）一同核报。
不属政府集中采购的物资物品，因特殊情况（设备抢修、节假日、下班时间）急用物资，仓库没有库存者，特事特办原则采购办理。

办公室用品日常管理与使用（作业指导书）
1.物资领取
领用物资，根据金额大小，开具物资调拨领用单批权限办理签字手续，领取物资。领用物资属工具类应该办理领用工具手续并办理以旧换新手续，在特殊情况下，特事特办，先领取后补办手续。
2.物资使用
办公用品采用国家认证低能耗节能设备办公用品的管理《作业指导书》。电子文稿，网络传递资料，纸张消耗，无纸化办公。打印机、复印机的墨水、墨粉，灌装使用。控制文件印刷数量，复印纸再利用。办公用品由办公室统一管理、登记领取和发放，坚持日常维护。打印、复印避免浪费，提倡使用二手纸，所有教员工应当爱护公共办公用品，以节约、节能、环保为原则。教职员工在使用公共办公用品时，如发现机器故障应及时向办公室报修。 
3.办公用品的分类、领用及报废处理 　　
3.1用品分类
3.1.1 一般消耗品：铅笔、刀、胶水、胶带、大头针、图钉、复写纸、标签、便签、橡皮、签字笔、圆珠笔、修正液、笔记本、信封、白板笔、固体胶、印台等。
3.1.2 公共消耗品：打印机、复印机、传真等
3.1.3 耐用消耗品：夹子、剪刀、钉书器、直尺、笔筒、计算机、白板、文件夹、档案盒、档案袋、票夹、热水瓶等。
3.2 管理和发放
3.2.1 办公用品由办公室统一管理，指定保管人，按单位核定标准向使用人发放。
3.2.2 采购人员应将所采购的物品交保管人办理登记入库手续，保管人根据采购价格核定物品单价，计入领用科室(人)费用。
3.2.3、定时定期进行办公用品使用情况汇总统计。
3.3 报废处理
3.3.1 无法继续使用的废旧物品，管理部门（办公室）会同财务科共同处置。包括回收废旧物资的处理，询价、招标拍卖，电脑类按规定保密性处置，以及市场调研询价协商和报废处理等。
3.3.2 对决定报废的办公用品，要作好登记，在报废处理册上写清用品名称、价格、数量及报废处理的其他有关事项所得款交财务科，并保存好财务科开出的收据。 　
3.4 办公物品的保管
3.4.1 所有入库办公用品，都必须一一填写入库清单。
3.4.2 清楚地掌握办公用品库存情况，对库房经常整理与清扫，必要时要做好防虫等保全措施。
3.4.2 办公用品仓库应定期盘存清点。清点工作由办公室专人负责。清点要求做到账物一致，如有不一致须查找原因，核对无误设备设施
3.4.3 使用单位部门专人负责管理。使用单位部门设备编号帐目清楚。使用单位部门登记保管，定期检查、保养、汇总台账。

办公节能管理规范（作业指导书）
1.节约能源
1.1 建立健全节能降耗督导检查制度和公开通报制度，能源消费量和节约目标潜力分析制度，定期分析能源消耗状况，制定切实可行的能源节约目标和管理制度措施。
1.2 教室、办公室、走廊、过道、地角、洗手间、楼梯口等地段照明设备都要有人管理和张贴指南，防止“长明灯”现象发生，尽量选择安装节能灯泡，节约用电。
1.3车辆日常管理，公车检测、维修、报废、更新、能耗管理；在用车方面要合理安排，统筹调度，小排量车优先出行，非紧急性公务要尽量乘坐社会公交车，出市开会时间在半天以上的，乘坐社会交通工具前往；加强车辆保养，科学行车，节约燃油，减少消费。
1.4执行政府节能目录，采用优先产品、节能技术、节能材料。 
2.节约用电原则
采纳选择节能使用新能源产品、空调节能产品、新型材料产品、节水技术产品、绿色环保产品、节能燃气产品等等；
2.1 空调的使用
 2.1.1 夏季室外温度高于26℃，冬季室外温度低于10℃时，可开空调。
 2.1.2 夏季空调温度应设定在24℃～28℃，冬季应设定在18℃～24℃；
 2.1.3 下班时应提前二十分钟关闭空调，室内无人时不开空调，开空调时不开门窗。 
2.2其它办公设备
2.2.1 其他办公设备主要包括电脑、打印机、传真机、日光灯等
 2.2.2 建议短暂休息期间，设置使电脑自动关闭显示器；较长时间不用,使电脑自动启动“待机”模式；更长时间不用，尽量启用电脑的“休眠”模式
 2.2.3下班后必须关闭上述办公设备的电源。
2.3日常检查 
2.3.1 独立办公室由相应使用人负责使用管理
2.3.2 办公室大厅由后勤相关工作人员负责使用管理 
2.3.3 正常情况下，最后一位离开办公地点的人应做检查工作，确保安全用电、节约用电。
2.3.4楼梯、走廊、卫生间等公共区域使用节能型照明灯具设备。
2.3.5计算机、打印机、传真机、扫描机、碎纸机等办公设备在待机消耗时即用即开，用完关闭电源。
3.节约用水原则 3.1加强用水设备的日常维护管理，杜绝跑冒滴漏、长流水现象；推行使用节能型水阀和卫生洁具；节约绿化用水，提高水资源利用率，利用废水养护绿地，禁用自来水灌溉绿化。
3.2单位安装节水型龙头、洁具。洗手不要放大水，并随手拧紧水龙头；高压清洁水冲洗车辆。办公场所无电加热、汽加热、油的洗浴设备。

附件1：
大宗用品采购流程图

登记、库存
计划订单
下 单
合 同
立项、索样
验收数量、质量
合 格
不 合 格
预 付 款
货到付款
订单结算
采购收料
跟踪监督
基础资料
实际需求
物资需求计划
用款计划
信息汇总
议 价
比 价
评 估
询 价

附件2
一般办公用品的采购管理流程

各部门办公用品须填写《办公用品申购单》
部门负责人报批签字
采购人员完成采购并发放。

办公室审核签字
临时急需的办公用品由申请部门负责人申请，办公室主任确认。
领导审批
办公室内勤登记出入库
各部门需领取办公用品，经登记后，由办公室内勤发放。
办公用品，经登记后发放。

附件3 办公用品申购单
申购部门

申请人

申请日期

项目
数量
单位
规格（型号）
用途说明
备注

部门负责人
签字

注：申购时填写表格，并交给办公室相关负责人

附件4
采 购 单
No. 日期：

供货方

编号

地址

电话

订购内容
项次
物品名称
型号
单位
订购数量
单价
金额
交货日期
数量
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合 计
-----

----

合计金额（大写）
万 仟 佰 拾 元
交货地点

主任

后勤负责人

具体负责人

承
办
人

供
货
商

附件5
采 购 审 批 单
NO._________ 日期___________
序号
采购物品
规格

单位
数量
单价
金额

合计金额大写：
￥：

经办人 ： 部门负责人：

单位负责人：

附件6 收 货 单
No. 日期：
货品别
□成品 □包装材 □消耗材 □其他
订购单号

供货商

收货
日期

收货明细
项次
品名
规格
订购数量
单位
实收
单价
金额
备 注
件数
数量
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

合计

说

明

检验结果

检验员
收
货
部
门
负责人
经办

附件7
办公用品领用登记表
序号
日期
领用物品
数量
领用人签字
用品管理负责人签字
备注

附件8 办公用品报废单
项 目

型 号

数 量

单位

价 格

使用人

报废
原因

报废处理
方式

维修人

使用人
确认签字

部门负责人签字

领导
确认签字

附件9 用水、用电检查记录表
日 期
时 间
用 水
用 电
备 注
自来水
饮用水
电 灯
空 调
电 脑
其它电器
(违规部门及具体违规情况)

说明：
1、检查时间随机，主要集中在每天上午、中午、下午和下班后。

2、检查内容包括是否存在违规使用、超负荷使用、超量使用电器，是否存在浪费水、电情况。
3、检查项目合格打“√”，不合格打“×”，并在“备注”处注明产生问题的部门及情况。
4、“其它电器”指风扇、取暖器、电水壶等
检查员签名：

附件10 固定资产台账
单位：苏州市人力资源社会保障培训指导中心
类型：办公家具(或办公设备)
序号
资产名称
资产编号
规格型号
单位
金额(元)
购货时间
存放地点
使用部门
使用人签名
备注

合计

使用部门负责人：
单位复核人：
购买人：