薛家屯村会计档案管理办法.docx

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一、会计档案的定义和类别
（一）定义
会计档案是各机关、团体、国营企业、建设单位和企业单位、事业单位（以下简称各单位）在经济活动中形成的，是记录和反映经济业务的重要史料和证据。
（二）类别
1、会计凭证：是记录经济业务、明确经济责任的书面证明，是登记帐簿的重要依据。一切企业、事业和机关单位办理任何一项经济业务都要办理凭证手续。
会计凭证分为原始凭证、记帐凭证。
记帐凭证是会计部门根据原始凭证编制的，是登记帐簿的依据。
记帐凭证分为预算内凭证、预算外凭证；又可分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证。
2、会计帐簿：是以会计凭证为依据，全面、连续、科学地记录和反映各项经济业务的簿籍。
帐簿是保存记录的工具。有了帐簿，才能把机关内部的经济业务分类记录，编造报表。
帐簿设有总帐、日记帐和各种明细帐。
3、会计报表：是用统一的货币计量单位，总括地反映企业、事业、机关单位在一定时期内的经济活动的财务收支情况的报告文件。
会计报表是根据帐簿记录加以归类、整理和汇总而编制出来的一套完整的指标体系。它是会计工作的最后成果，表达了各种业务活动的实际情形。
会计报表的种类，按内容分为：资金平衡表、产品成本计算表、年终资金结余计算等；按编制的时期分为：月报、季报、年报；按编制单位分为：基层报表、汇总报表。
会计凭证、会计帐簿、会计报表三方面的有机结合，构成一套完整的会计档案，成为机关、企、事业单位内部经济活动的客观依据。
二、会计档案的管理原则
会计档案既是本单位档案的一部分，又是国家全部档案的重要组成部分，应由本单位的档案部门实行集中统一管理。
各单位形成的会计档案，由财务会计部门按照归档的要求整理立卷，档案部门负责监督指导。当年的会计档案，在会计年度终了后，可在本部门保管一年。期满之后，由会计部门编制案卷目录一式三份，本部门保存一份，其余两份随会计档案移交到本单位档案部门。移交时，财会部门要填制会计档案移交清册，一式两份，由财会部门移交人、档案部门接收人签字盖章，交接双方各存一份。
财会部门或经办人必须按期将应归档的会计档案全部移交给档案部门，确保会计档案的齐全完整。
三、会计档案的归档范围和保管期限
会计档案是指会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。
各单位的预算、计划、制度及建行对建设单位决算的批复等文件，不属于会计档案范围，应视为文书档案。
年度决算一律存入会计档案。
(一)      归档范围
会计档案包括预算会计、建行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、会计帐簿和会计报表等会计核算专业材料。
1、凭证类：原始凭证、记帐凭证、转帐凭证、现金凭证。
2、帐簿类：总帐、明细分类帐、日记帐、现金出纳帐、银行存款帐。
3、报表类：年报、季报、月报。
4、其它类：会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
（二）保管期限
会计档案的保管期限分为永久、定期两种，定期又分为25年、15年、10年、5年、3年。
会计档案保管期限表的类型共3种，分别是：预算会计档案保管期限表、建设银行会计档案保管期限表、企业和建设单位会计档案保管期限表。
我们要讲的是预算会计中的单位预算会计档案的保管期限。
1、会计凭证：一般为15年。
2、会计帐簿：现金出纳帐、银行存款帐为25年；总帐、明细分类帐、日记帐为15年。
3、会计报表：年度会计报表为永久；月、季报表为5年。
有的单位没有年报，可将月、季报表累计起来作为年报，保管期限定为永久。
4、其它类：会计档案移交清册为15年，会计档案保管清册为永久，会计档案销毁清册为永久，银行余额调节表5年，银行对帐单5年。
四、会计档案的分类
会计档案的分类，要遵循会计档案的形成规律和本身固有的特点，从实际出发，可选择以下分类方法：
1、年度——形式分类法。即：把一个年度的会计档案分为凭证、帐簿、报表三大类，然后分别组成若干案卷。这种方法适合只有一套会计档案的较小单位。
2、年度——机构分类法。即年度——机构——形式分类法。就是把一个年度内形成的会计档案先按机构分开，然后在每个机构内再按凭证、帐簿、报表分别组成若干案卷。这种分类方法适合具有两套以上会计档案的单位，如各乡镇及区直较大系统。
五、会计档案的整理立卷
会计档案原则上应当保持原卷册的封装，如需要重新整理，档案部门应会同财务部门和经办人共同整理，以分清责任。
立卷方法：会计材料专业性强，应由会计部门立卷，然后向档案部门移交，把立卷归档作为会计人员的职责之一，档案部门负责监督指导，有效地保证全部会计档案能够系统完整地按时归档。
会计档案一般按会计凭证、会计帐簿、会计报表三大类别整理立卷。
1、凭证：凭证数量大，每个月的凭证，可根据数量多少，并视其厚度订一卷或数卷，厚度为1.5cm，小单位也可以几个月装订一本，但这几个月必须是连续月份。卷内材料按时间顺序排列。编页数要用碳素笔，一律为三位数。编页位置在右上角，装订前要去掉金属物，装订方法为“三点一线”，装订线一律用纯棉蜡线。
2、帐簿：帐簿分活页帐和固定帐。活页帐整理时要去掉空白页，如厚度不够（厚度为1cm），保管期限相同的几本活页帐可适当合并，标题要填全。
3、报表：根据报表的数量立卷，小单位可订一本作为年报，大单位可分别订成月、季、年报。
凭证、报表、帐簿分别组成案卷后，应将封面和脊背上的项目逐一填写清楚，未填全的以及破损、缺页、装订不牢固的案卷，应由财务部门负责修补、装订，对于不符合要求的会计档案，档案部门应协同财会部门共同整理后接收。
会计凭证封面的填写：
①会计凭证封面的“立档单位”指构成全宗的会计单位名称；
②“凭证名称”指预算、建行、企业会计凭证的名称；
③“年度月份”指会计凭证形成的时间；
④“凭证汇总表张数”指原始会计凭证汇总表或记帐凭证汇总表的起止号和张数；
⑤“凭证张数”指会计凭证的起止号和总张数（即原始、记帐、汇总凭证及所有凭证附件的全部张数）；
⑥“案卷号”指该卷（册）会计凭证排列顺序的代号。
为使案卷规范、统一，应将凭证、帐簿、报表装盒存放。
六、会计档案的排列编号
1、选择年度——形式分类方法时，按着凭证、帐簿、报表三种形式分别依保管期限降级排列（如帐簿类25年、15年），保管期限相同则按形成的时间顺序排列，保管期限相同的两种帐簿的排列方法要和前一年度保持一致，达到先后统一，案卷排列完毕，要分别编制案卷目录。
2、选择年度——机构分类方法时，在年度内，先把案卷按机构分开，然后再分别将凭证、帐簿、报表按保管期限降级排列。
3、案卷编号：可依据凭证、帐簿、报表三大类分别从一号逐年流水编号，即一类编一个流水号。
会计档案皮、盒的填写：
档号：全宗号——目录号——卷号——件号（页号）
位数：　4　　　　 3　　　　4　　　 2     3
会计凭证的样式：
凭证皮封面例：
记  帐  凭  证  档  案
机关名称 唐山市丰润区档案局 凭证名称 会计凭证
启用日期        2011年 02月 01日至2011年 02月28日
本月共            02    册本册是第     01    册
凭证张数：          自     001 　  页至  256    页
会计主管  张军          经办人  李强
目录号  001          案卷号  0025        保管期限 15年
凭证皮脊背例：
年   月
2011.03
科   目
会计凭证
凭 证 号
01-25
目 录 号
001
案卷号
0025
保  管
期  限
15年
凭证盒脊背例：
单位名称
丰润区档案局
启用日期
2011.01.01
科

目
会  计
凭  证
总册数
09
目录号
001
案卷号
0001-0012
保管期限
15年
备注

会计帐簿的样式：
帐簿皮封面例：
机关名称
丰润区档案局
年度
2011
帐簿
银行存款日记帐
帐簿编号
02
本帐页数
036
会计主管
张三
记帐人
李四
全宗号 0056 目录号002  案卷号 0005 保管期限25年

帐簿皮脊背例：
全宗号
0056
年度
2011
科目
帐簿
目录号
002
案卷号
0005
保管
期限
25年
帐簿盒脊背例：

年度
2011
类别
会计
帐簿
科目
现金帐
全宗号
0056
目录号
002
案卷号
0005
│
0008
保管
期限
25
　　年
15

会计报表的样式：
报表皮封面例：
机关名称唐山市丰润区档案局
立卷部门
财务科
类别
年报
案
卷
题
名
丰润区档案局二〇一二年

会 计 报 表
起止
时间
自2012年01月31日起至2012年12月31日止
卷内
张数
026
本年共02册第01册
归档号

目录号
003
案卷号
0005
保管
期限
永久

会计报表卷内目录例：
顺
序
号
报表名称
编制
所在
张号
备注
单位
日期
01
2011年1月份会计报表
丰润区档案局
2011、01、31
001

06

008-025

报表皮脊背例：
全宗号
0056
年度
2011
科目
会计
报表
目录号
003
案卷号
0005
保管
期限
永久
报表盒脊背例：
年度
2011
类别
会计
报表
科目
年报
全宗号
0056
目录号
003
案卷号
0005
│
0006
保管
期限
永久
4、案卷目录：包括封面、说明、目次、目录、封底五部分。
目录名称：丰润区XX局会计档案案卷目录。
说明的内容：此案卷目录自　　年开始，至　　年止，目录号：　　　，案卷自　　卷至　　卷止，案卷立卷方法是按年度——形式（或机构）分类和排列。
案卷目录的填写：
会计凭证案卷目录的样式：
顺序号
案卷号
原凭
证号
案卷标题
起止年月日
张数
保管
期限
存放
位置
备注
01
0001

记帐凭证
2011.01.01-2011.01.31
258
15年

会计帐簿案卷目录的样式：
顺序号
案卷号
原凭证号
案卷标题
起止年月日
张数
保管期限
存放位置
备注
01
0001

丰润区档案局2012年现金帐
2012.01.01-2012.12.31
098
25年

会计报表案卷目录的样式：
顺序号
案卷号
原凭证号
案卷标题
起止年月日
张数
保管期限
存放位置
备注
01
0001

丰润区档案局2012年会计报表
2012.01.31-2012.12.31
056
永久

七、鉴定销毁
会计档案的保管期限，分为永久、定期两种。原则上按会计档案保管期限表的规定执行，特殊情况可适当延长保管年限。　
会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
1、会计档案保管期满需要销毁时，由本单位档案部门提出销毁意见，与财会部门共同鉴定，严格审查，编造销毁清册。机关、团体、事业单位报本单位领导批准后销毁；国营、集体企业经企业领导审查报上级主管部门批准后销毁。
2、在销毁会计档案时，对于其中未了结的债权债务原始凭证，应单独抽出，另行立卷，由档案部门保管到结清债权债务时为止；建设单位在建设期间的会计档案，不得销毁。
3、销毁会计档案时，应由档案部门和财会部门派人员监督销毁；各级主管部门销毁会计档案时，应有同级财政、审计部门派人监督；各级财政部门销毁时，由同级审计部门派人参加。
4、监销人员在销毁会计档案以前，应认真清点核对；销毁后，在销毁清册上签名盖章，注明“已销毁” 字样和销毁日期，以示负责。同时将监销情况写出书面报告一式两份，一份报本单位领导，一份归档保存，放入全宗卷内。
八、保管利用
1、各单位的会计档案必须管理科学、存放有序，并编制系统、完整的案卷目录和必要的检索工具，做到查找方便。
2、严格执行安全和保密制度，并定期检查，严防毁损、散失和泄密，发现问题及时上报主管领导。
3、积极提供服务，调阅档案应履行登记手续，一般在档案室查阅，原件不得借出。如特殊需要，须经上级主管部门批准，可在指定地点查阅，归还时要清点。查阅时，不许做任何记录、勾、划和涂改，更不能抽撤单据，违者要进行严肃处理。

3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
B比率分析法和比较分析法不能测算出各因素的影响程度。√
C采用约当产量比例法，分配原材料费用与分配加工费用所用的完工率都是一致的。Ｘ
C采用直接分配法分配辅助生产费用时，应考虑各辅助生产车间之间相互提供产品或劳务的情况。错
C产品的实际生产成本包括废品损失和停工损失。√
C成本报表是对外报告的会计报表。×
C成本分析的首要程序是发现问题、分析原因。×
C成本会计的对象是指成本核算。×
C成本计算的辅助方法一般应与基本方法结合使用而不单独使用。√
C成本计算方法中的最基本的方法是分步法。X
D当车间生产多种产品时，“废品损失”、“停工损失”的借方余额，月末均直接记入该产品的产品成本
中。×
D定额法是为了简化成本计算而采用的一种成本计算方法。×
F“废品损失”账户月末没有余额。√
F废品损失是指在生产过程中发现和入库后发现的不可修复废品的生产成本和可修复废品的修复费用。Ｘ
F分步法的一个重要特点是各步骤之间要进行成本结转。(√)
G各月末在产品数量变化不大的产品，可不计算月末在产品成本。错
G工资费用就是成本项目。(×)
G归集在基本生产车间的制造费用最后均应分配计入产品成本中。对
J计算计时工资费用，应以考勤记录中的工作时间记录为依据。(√)
J简化的分批法就是不计算在产品成本的分批法。(×)
J简化分批法是不分批计算在产品成本的方法。对
J加班加点工资既可能是直接计人费用，又可能是间接计人费用。√
J接生产工艺过程的特点，工业企业的生产可分为大量生产、成批生产和单件生产三种，X
K可修复废品是指技术上可以修复使用的废品。错
K可修复废品是指经过修理可以使用，而不管修复费用在经济上是否合算的废品。Ｘ
P品种法只适用于大量大批的单步骤生产的企业。×
Q企业的制造费用一定要通过“制造费用”科目核算。Ｘ
Q企业职工的医药费、医务部门、职工浴室等部门职工的工资，均应通过“应付工资”科目核算。Ｘ
S生产车间耗用的材料，全部计入“直接材料”成本项目。Ｘ
S适应生产特点和管理要求，采用适当的成本计算方法，是成本核算的基础工作。(×)
W完工产品费用等于月初在产品费用加本月生产费用减月末在产品费用。对
Y“预提费用”可能出现借方余额，其性质属于资产，实际上是待摊费用。对
Y引起资产和负债同时减少的支出是费用性支出。X
Y以应付票据去偿付购买材料的费用，是成本性支出。X
Y原材料分工序一次投入与原材料在每道工序陆续投入，其完工率的计算方法是完全一致的。Ｘ
Y运用连环替代法进行分析，即使随意改变各构成因素的替换顺序，各因素的影响结果加总后仍等于指标的总差异，因此更换各因索替换顺序，不会影响分析的结果。(×)
Z在产品品种规格繁多的情况下，应该采用分类法计算产品成本。对
Z直接生产费用就是直接计人费用。X
Z逐步结转分步法也称为计列半成品分步法。√

A按年度计划分配率分配制造费用，“制造费用”账户月末(可能有月末余额/可能有借方余额/可能有贷方余额/可能无月末余额)。
A按年度计划分配率分配制造费用的方法适用于(季节性生产企业)

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