云起科技新版GSP2013业务流程意见稿.doc

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实施需求报告

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云起科技关于新版GSP2013

业务流程讨论稿
目 录

目 录 2
第一部分 前言 3
第二部分 业务流程调研分解 5
首营品种 5
首营企业 8
采购流程 10
采购退出流程 13
采购退补价 15
采购结算流程 16
采购发票勾兑 18
销售流程 19
销售退回流程 22
销售退补价 24
销售结算流程 25
销售发票勾兑 26
移库单 26
盘点流程 27
养护流程 28
药品停售与恢复流程 29
不合格药品流程 30
财务一体化流程 31
电子商务需求 31
财务部需求 32

第一部分 前言

本GSP业务流程讨论稿报告力求做到：
（一） 简洁性。简洁是构建高效管理信息系统的关键。主要体现在简化流程、简单操作上，避免在操作过程中物质、资金、信息流通道的冗长。
（二） 高效性。做到票据在流通过程中的自然或必然链接。并提供多种减少中间环节的可选项，力求减少单据在流转过程中不必要的环节。
（三） 可控制性。管理系统的重点是在于强调管理，而管理的一个重要因素便是控制，此报告在编写流程中重点强调了流转过程中的严密控制，使得管理形成控制闭环，建立可导向的反馈机制。
（四） 可操作性。这是管理思想和计算机应用技术融合统一的基础，任何脱离实际，与企业的管理现状及人员素质、资源配置等不相称的设想都是不可取的。
（五） 可读性。方案里尽量避免使用专业术语，而采用管理语言对计算机管理系统的框架及未来企业的管理流程进行严密的论述，从而使其具备了通读性。
由于时间仓促及拟稿者的水平有限，文本中难免有疏漏和不正之处，敬请指正。
我方衷心地希望能与贵方在实施过程中愉快合作，共同提高，为公司的改革锦上添花。
第二部分 业务流程调研分解
首营品种
次序
名称
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据打印联次及传递流向
备注
1
首营品种审核表
是
采购部
采购员

采购经理
新版必须流程
2
首营品种业务审核
是
采购部
业务经理

质管部
业务管控添加流程
3
首营品种质管部审核
是
质管部
质管部职员

质管部经理
新版必须流程
4
首营品种质管经理审核
是
质管部
质管部经理

质量副总（质量负责人）
质量管控添加流程
5
首营品种质量负责人审核
是
高管
质量副总（质量负责人）

是
质管部打印留存
新版必须流程
流程图

文字描述首营品种审核流程
1、 由采购部门填写《首营品种审核表》，除了首营企业的审核资料外还应提供以下资料包括该品种企业生成批文（针对化学药原料药及其制剂每个规格一个批准文号）、注册商标批准文件、质量标准（药典、国标、局标、卫生部、生物制品规范）、第一次到货的质检报告（样品要求是第一次到货批号的质检报告（出厂的检验报告）、该品种的使用说明书、标签、最小包装盒、药品生产企业所在地省级物价部门批文或省物价局的价格登记表、进口药品应提供盖有企业质量管理机构原印章的《进口药品注册证》或《医药产品注册证》必须（在有效期内）和《口岸进口药品书》或《进口药品通关单》复印件。（盖有供货单位质量管理机构原印章）。
2、 采购部门经理提取业务部门填写首营企业审核表，对商品基本信息和价格进行审核，主要是业务管控方面的内容进行审核
3、 质管部对相关信息进行审核，确定无误后对所附资料建档管理
4、 经分管质量副总（质量负责人）审批签字后，方可允许该产品的采购。
重点项目
1. 此项工作既有纸质的传递，还要有微机的操作，审批的流程
2. 采购经理审核是业务管控方面增加的审批
3. 质管部经理是质量管控方面增加的审批
4. 新版的首营品种是指本企业首次采购的药品。不仅仅是从生产厂家首次采购的药品。

首营企业
次序
名称
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据打印联次及传递流向
备注
1
首营企业审核表
是
采购部
采购员

业务经理
新版必须流程
2
首营企业业务审核
是
业务
采购经理

质管部经理
业务管控添加流程
3
首营企业质管审核
是
质管
质管部经理

总经理/质量副总
新版必须流程
4
首营企业质量负责人审核
是
高管
质量副总（质量负责人）

是
打印《首营企业审核表》质管部留存
新版必须流程
流程图

文字描述首营企业审核流程
1、 首营企业的审核由经营部门初审填写《首营企业审批表》并附以下相关资料报质量管理部。首营企业的审核应提供的资料包括供货企业《生产（经营许可证）》复印件、《企业营业执照》复印件、《GSP》或《GMP》证书复印件（食品及消杀用品提供卫生许可证）、质量保证协议、法人委托书及期限、销售人员复印件、税务登记证复印件、组织机构代码证复印件、开户户名、开户银行和账号、印章印模、随货同行样式等，填写采购员意见，由采购部经理审批
2、 质量管理部对以上资料审核无误后，在“首营企业审批表”上签署意见并签字。
3、 经企业质量负责人审批签字后，方可从该企业进货
4、 审核的内容各种内容是否在有效期内，《药品生产许可证》、《药品经营许可证》、《营业执照》中的项目变更（如企业名称、资质效期等），应及时变更登记。
重点项目
1. 供应商、客商效期预警 包括许可证 营业执照 GMP/GSP证书 法人委托书 质量保证协议等效期字段 提前预警时间为3个月，到期则进行拦截
2. 目前软件设有对供应商、客户的经营范围的控制。会出现进了超范围供应商的货或者买给超范围客户药品的拦截
3. 企业多委托人员的管理:一个企业经常是多委托人的情况，系统应具备有多人委托书的管理功能
4. 针对首营企业中各类效期的变更、单位名称的变更等，以及变更前与变更后信息的存储
5. 授权书的内容是否符合要求，电话授权单位核实销售人员身份。
6. 授权书未标明授权日期，授权书未标明授权日期，授权书没有标明授权品种，经营企业的授权书没有标明“我公司经营的品种”
7. 需要的资质还应该有税务登记证复印件、组织机构代码证复印件、开户户名、开户银行和账号、印章印模、随货同行样式
8. 印章印模、随货同行样式建议扫描存储，便于收货时调取核对，该批次的质检报告应该扫描存储

采购流程
采购流程次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
特殊业务
1
采购订单（合同）
是
采购部
采购员

采购部经理

2
采购订单合同审核
是
采购部
采购部经理

收货员

3
采购收货单
是
物流部
收货员

否
验收员

4
采购验收单
是
质检部
验收

保管员

5
采购入库确认记账
是
物流部
保管员

是

打印单据按要求分发

文字描述购进入库业务流程：
1）采购员根据缺货计划生产采购订单，打印采购订单，进行采购审核，财务会计审核，财务主管审核。
2）采购经理进行采购订单（合同）审核。
3） 供应商根据采购合同送货至待验区，收货人员收货。
4） 收货人员将送货的商品与合同进行匹配。根据批号效期等信息填写《入库请验单》通知验收人员进行验收，并将无合同或送货数量大于合同数量的商品填写《无合同入库商品通知单》通知采购部确认。若采购部确认，则采购部可提取此通知单补做《采购合同》，否则拒收。
3） 验收人员对质量进行验收。若合格，则验收人员填写《验收入库通知单》通知仓库入库。对验收置疑的品种有验收人员填写《药品质量复查报告单》，通知质管部对质量情况进行复验，如果检验结果不合格生成拒收单，通知业务部联系进行退货或相关处理。
4） 业务员根据《验收入库通知单》与实物进行核对，确认批号、数量、外包装无误，提取《验收入库单》确认记账，增加库存，货入仓库。若批号、数量、外包装不符，则通知验收人员对不符部分重新验收，验收人员根据情况，修改或重新填写《验收入库通知单》。并最终交保管员生效、入库。
5） 相关人员提取打印并分发《验收入库单》。

重点项目（需求）
1. 希望在采购订单上输入货位
2. 采购入库时只选自己所在部门的货位
3. 采购可以近效期药品退货，可以根据需求以后调整
4. 采购冲红只做当天入库，只能处理没有销售的，没有调拨，和原单必须一致入库开票过账了，进行冲红，尽量限制红冲单子，加备注为啥红冲，加领导审核

采购退出流程
次序
标准流程
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
备注
1
采购退出通知单
是
采购部
采购员

是
采购部经理
采购员打印《采购退出通知单》
2
采购审核
是
采购部
采购部经理

质检部经理
采购部经理签字
3
质管审核
是
质管部
质检部经理

财务
质管部经理签字

4
财务审核
是
财务
财务

质量副总
财务经理签字
5
质量副总审核
是
高管
质量负责人

保管员
仓储部经理签字
6
采购退出确认记账
是
物流部
保管员

是

流程图

文字描述采购退回业务流程：
1） 相关部门向采购部申请或建议退货，在业务系统中填制《采购退出通知单》，同时打印出票据进行审核操作
2） 采购部收到申请或建议后，根据与供应商的采购协议中的退换货政策，以及付款情况为了防止出现将款已付清的商品退给供应商，而导致货款无法收回的损失，作初步审批。若不同意退货，则流程结束。根据品种情况对其进行促销、停销或损损。
3） 财务审核，根据与供应商的财务情况进行审核。审核同意后
4） 由仓库出库复核人员根据采购退回开票对商品进行出库复核。没有质量问题可以通知供应商提货或送货
5） 仓库将商品移至待退区。送货或自提后，财务将采购退回确认记账，减少库存，减少应付帐款。
重点项目
1、 在采购退出时希望看到现有供应商的应付余额、现有库存数，希望在采购退回开票的时候就能提示库存不足，防止最后出库时发现不足
2、 采购退回通知单114可以输入原单据号得到以前的采购数据
3、 采购退回的时候某药品退回成本价与现在这个药品库存成本金额不一致怎么处理
4、 采购退回的时候显示该采购经手人、业务员、操作员，提取以前的原单进行退货
5、 希望系统在做退货申请单时，能自动带出该批次药品的所有基础信息

采购退补价
次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据打印联次及传递流向
备注
1
采购退补价单
是
采购部
采购员

是
财务人员
采购部填写采购退补价单，并打印《采购退补价单》，并签字
2
采购退补价执行单
是
财务部
财务

否

财务人员提取《采购退补价单》审核并执行
文字描述采购退补业务流程：
1、 退补价：
1） 由于市场等原因，导致到货时的价格和发票中的价格不一致会造成的结算金额不一致：到货金额大于发票金额或到货金额小于发票金额。
2） 当到货金额大于发票金额时，直接做采购退补价，降低库存成本。
3） 当到货金额小于发票金额时，与厂家协商把发票中多余的部分做拒付。
在软件中采购部业务员先对变价药品开出采购退补单，实现退补价调整。

重点项目
保留，以备以后使用
采购结算流程
次序
ksoa标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
备注
1
采购付款（供应商结款单）
是
采购部
采购员

是
采购部
经理
采购员填写付款申请单并打印《付款申请》显示采购入库单明细
2
付款审批
是
采购部
采购部经理

财务人员
采购部经理在《付款申请》上签字不需要在签字
3
总经理
是
总经理

在付款申请上签字
4
财务经理
是

在付款申请上签字在软件审核
5
采购入库勾兑结算
是
财务部
会计

出纳或者会计人员凭签字《付款申请单》会计放款，系统操作会计收到银行回单或者现金收据，提取审核后的《付款申请》勾兑结算
文字描述采购结算流程
1、 采购员根据供应商要款情况，进行采购付款申请
2、 首先采购主管审核，审核后专递财务审核，财务审核，是否需要总经理审核
3、 财务会计根据审核同意后的付款申请单，进行按单据付款
重点项目
1. 采购付款审核，
2. 一个单位（供货商），一个部门只能做一个付款单申请
3. 在付款申请单没有审核或者删除之前不允许做这个单位的预付款申请单，目的用意怕短期内多付款给该单位的款，也怕重复
4. 做采购计划的时候能看到是否到票，销售情况
5. 采购结算显示到票金额，也可以加上限制

采购发票勾兑
次序
ksoa标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
备注
1
采购发票勾兑
是
采购部
采购员
采购员
否
财务人员
采购员在软件中登记供应商提供的发票，并打印《发票登记》
2
采购发票审核
是
财务部
财务
财务

财务人员根据采购人员所提供的《发票登记》和供应商的发票进行签字并在软件中审核
文字描述采购结算流程
1、按单据勾兑发票
重点项目
1) 发票勾兑查询可以显示操作人员，日期
2) 发票多开，希望显示未勾兑发票余额
3) 采购发票查询按部门，人员，日期查询

销售流程
次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
备注
1
业务把计划传给销售内勤
否
业务

否
销售内勤

2
销售开票（订单）
是
销售内勤
开票员

是
现金财务
销售开票员根据人员或客户所提供的采购计划进行销售开票，占用仓库可销库存，打印《销售开票汇总》单
超过信贷额信贷期拦截输入密码通过。
3
销售开票审核
是
财务部
现金财务

仓库出库
现金财务根据销售的付款方式的不同，进行选择不同的审核方式，现金的付款方式需要做《销售开票结算》，其它付款方式需要做《销售票单财务审核》，并在《销售开票汇总》签字
4
销售出库
是
仓储部
仓库出库

是
保管员
仓库人员根据业务员或者客户提供的财务签完字盖完章的《销售开票汇总》上所显示的开票单票号提取记账，打印《销售出库清单》
5
销售出库复核

6
装车运输

文字描述购进销售业务流程：
1） 客户或者业务员提供订单计划，可能是手工的，也可能是通过其他方式录入到业务系统中的。
2） 开票员根据业务员提供的客户的订货计划，判断所需商品的数量是否满足需要，开具销售单。如果不满足，根据整库与零库库存判断，由仓库及时进行移库或着通知进货员进货，并建议客户修改数量。
3） 如果客户将导致的欠款额度大于其信用额度，则不能开票，建议提出资信调整口头申请，销售主管进行审批。审批的结果有三种：a)不批准。则停销。b) 临时调整。仅允许本次在新作用额度范围内开票。以后再开票时信用额度仍旧按原来的执行。c) 长期调整。除非作出新的调整，否则该客户信用额度一直照本次调整后的新额度执行。
4） 开票员开票完成后，打印销售赊欠单，进行签字，转交财务审批
5）财务进行记账确认，保管员根据销售出单进行发货
重点项目
1) 低于成本价可以用权限来限制是否销售
2) 销售开票单212上增加销售类型（带票，不带票，普通票，增值税票）
3) 销售开票212显示利润、成本、含税金额，不需要审核，直接出库
4) 客户、业务员信用额度超期，不让开销售单
5) 拓展部的销售额不影响公司的信贷额度。
6) 销售信贷额分部门进行限制。可以分部门，分业务员设置，或不影响。分单位，分部门，分业务员进行设置。
7) 售价调整，最低售价限制，调价，（批发价、中标价）设置几个价格类型。
8) 销售开票抬头先选货位然后进行开票，明细出来的都是本货位的。
9) 销售客户的资质显示到期日期，到期进行限制

销售退回流程

次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
特殊业务
1
销售退回通知单
是
业务
业务员

业务
提取原单进行退货
2
销售退回审核
否
业务
业务主管

是
质管
在退回单上签字
3
销售退回质管审核
是
质管部
质管部经理

财务
在退回单上签字
4
销售退回财务审批
是
财务
财务经理

质量负责人
在退回单上签字
5
销售退回质量副总审批
是
质量负责人
质量副总

在退回单上签字
6
销售退回验收
是
验收
验收

系统上操作、同时在退回单上签字
7
销售退回货位入库
是
仓库
保管员

财务
把货物按原单情况放到以前货架，如果货架摆放不完或者不能摆放，通过系统的架位号维护进行调整。
8
销售退回确认记账
是
财务
财务

根据销售退回入库单入库，5联单据
（退货发票处理情况：1、如果还有未开发票销售的情况，可以和销售未开发票一块生成折扣，2、如果没有未开发票的销售，需要让退回客户提供红字发票）
流程图

文字描述购销售退回入库业务流程：
1、销售退回计划（医院代理提出退回计划，同时带回退货品种）
2、销售退回通知单（销售内勤手工先填品种明细，货位，单位，数量，规格，产地，退回原因，当时销售单据号，销售日期，是否已开税票，业务要签字，作为纸质审核）-------》
3、医院部部门经理审核-------》财务审核----------》财务经理在手写单上签字--------》仓库人员确认数量，数量，批号放到待验区--------》质管人员验收是否合格---------------》
4、财务人员打销售退回单子，销退入库------------》仓库把合格实货入库，系统上不合格调货---实物调货。

重点项目
1、 销售退回提取原单进行退货，知道当时的出库成本价，售价
2、 销售退回时能知道业务员欠款情况，客户是否已开税票
3、 销售退回的价格，成本按当时出库的成本，不是按售价
4、 能够办理销售退货批次销售单时能直接看到退货单位及其具体品种的信息，如药品的名称、规格、数量、生产单位等
5、 希望系统在做退货申请单时，能自动带出该批次药品的所有基础信息
6、 销售可以近效期药品退货，可以根据需求以后调整
7、 销售退回通知单要显示原单是否已经开具发票，发票票号，是否结算

销售退补价
次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据打印联次及传递流向
说明
1
销售退补单
是
销售业务
销售员
销售人员
是
财务部
申请打印销售退补价
2
财务经理签字
是

销售经理

财务经理签字
3
财务执行
是

财务人员
财务人员

根据经理签字执行销售退补价
文字描述销售退补业务流程：
退补价：在软件中先对变价药品开出销售退补开票单，实现退补价调整。

重点项目
销售退补价因为针对纯销模式下医院不收退补价单，销售退补价可以根据实际情况进行使用，保留使用
销售结算流程

次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
说明
1
销售回款登记
是
财务部
结算员
是
是
销售人员
现金打印现金收讫，银行单
2
销售回款核销销售

销售人员
销售

是

在收据单和填写核销销售单号
3
财务结算
是
财务
财务
财务会计
是

财务人员打印收款单，并在上面进行签字
文字描述销售结算流程：
1. 财务会计根据业务人员交来的款项，进行按单据进行结算
重点项目
1、 希望在结算的时候能具体到明细
销售发票勾兑
次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
特殊业务
1
销售发票勾兑申请
是
销售部/财务人员
销售/财务人员
销售财务
否
财务人员
销售人员申请发票
或者财务人员记录发票
2
增值税发票打印
是
财务人员
财务人员
财务
是
客户
财务开增值发票人员提取销售发票申请进行开增值税票。
移库单
次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
特殊业务
1
货位间商品移库单
是
仓库
开票

是
财务

文字描述货位间商品移库流程：
整库调货员：移库分主动配货和超市打电话要货，超市销售只能开具零库库存，零库无货的品种需要整库移库
移库时最好能看到零库的库存以便掌握移库数量。
重点项目
增加整库有货零库无货查询及时补充库存，保留以备 以后使用
盘点流程
次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
说明
1
仓库动态盘点报表
是
仓库
仓库经理
仓库
是
仓库盘点人员
由仓库人员进行盘点填制，打印盘点票据
2
商品库存汇总报表
是
仓库
仓库人员

否
财务
按盘点票据，进行填制
3
财务进行盘点差异
是

财务人员

是
打印仓库差异单
财务审核，记账产生库存盘点差异数据，有仓库人员签字
文字描述盘点流程：
a) 每日业务后仓库打印动态盘点报表，交仓库保管员进行盘点，对应库存，及时调整问题查找原因
b) 每月末仓库打印商品库存汇总报表，进行大库盘点
c) 打印盘点差异单，由仓库，质量管理人员，财务人员进行签字
重点项目
盘点表打印按照先按照货位后按编号进行打印，方便保管员盘点
养护流程
次序
CCERP标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
特殊业务
1
重点养护品种登记
是
质管部
养护员

2
库存质量养护登记
是
质管部
养护员

流程图

文字描述配送出库业务流程：
1. 重点养护品种范围一般包括：主营品种、首营品种、质量性状不稳定的品种、有特殊储存要求的品种、储存时间较长的品种、近期内发生过质量问题的品种及药监部门重点监控的品种。对重点养护品种进行登记，并形成重点养护品种确定表。
2. 库存质量养护登记首先是重点养护品种的养护，再者是普通品种的三三四养护，对需养护情况，进行登记。形成药品养护记录。
3. 针对重点养护品种形成的养护形成药品养护档案表。
重点项目
库存质量养护登记时，选择需要养护的品种

药品停售与恢复流程
次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
备注
1
药品停售通知
是
质管
养护、出库复核，质量管理

停售原因可能是因厂家质量问题，公司销售政策，有相关部分申请，有质量管理部操作
2
药品质量复检报告单
是
质管

3
解除停售通知
是
质管
质量管理员、质管部经理

文字描述停售与停售恢复流程：
1） 在养护过程中针对养护不合格的品种报质检部，下药品停售通知单，对药品进行停售，这样销售开票时就不会把停售的药品买出
2） 针对停售的药品报质量管理部，对起进行药品质量复检报告单，进行检验结果确定，确定不能发生经营，转到不合格药品进行相关处理
3） 确认药品质量无任何问题，应下发《解除停售通知单》，恢复销售与发货。
重点项目
针对批次的停售与恢复

不合格药品流程

次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
说明
1
不合格药品报损开票
是
仓库
仓库经理、采购
仓库

质管
打印报损单据，同时签字
2
不合格药品报损审批
是
质管

财务
质量管理部签字
3
不合格药品报损执行
是
财务

财务签字
流程图

文字描述配送出库业务流程：
1） 不合格药品的确定：药监药检公告发文规定、养护过程中不合格进行停售复核不合格的药品进行不合格药品登记
2） 不合格药品登记之后在不合格药品报损开票中提取
3） 由负责人进行审批。审批通过后进行报损执行。生成不合格药品的报损清单。
4） 不合格药品报损后需作销毁处理的，应在质量管理部监督下进行，填写《报损药品销毁记录》。销毁假劣药品应经药品监督管理部门批准后监销。

财务一体化流程
次序
KSOA标准单据
是否使用
填制部门
岗位
填制人员
是否打印
单据联次及传递流向
备注
1
时空财务接口
是
财务

需要财务提供凭证详细分录
文字描述财务接口流程：
每日将时空中业务数据导入到用友财务模块中，在财务软件中形成凭证
重点项目
应收应付账款按照客商和供应商在业务软件中打印凭证附件，具体导出凭证要求及会计分录详见附件

电子商务需求
文字描述电子商务流程
1、 备用
重点项目
电子商务需求

网站需求

财务部需求
文字描述财务部流程
汇总数据
重点项目
1、 结转成本：本期发出毛利、回款毛利、未回款毛利、汇款毛利的历史成本
2、 集团汇总：根据各种口径统计 供应商、生产厂家、进货渠道、销售渠道
3、 发票的管理分增值税发票和普通发票，对应开了普通发票的客户不能再开专用发票（发票不允许重开）
4、 成本计算方式：未定
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实施需求报告

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