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档案管理达标验收材料

康保县社会保险事业管理局

目 录

第一部分 组织管理
一、管理办法
（一）档案管理办法（）
（二）业务材料归档范围及保管期限（）
二、管理人员（）
三、管理措施
（一）明确分管领导和业务档案人员岗位职责（）
（二）建立了社会保险业务档案管理工作流程（）
（三）档案收集归档工作列入具体业务经办工作程序（）

第二部分 设施建设
一、 档案用房
二、 档案用具

第三部分 专业建设
一、建立档案相关管理制度
二、立卷
三、收集

四、整理
五、保管
六、鉴定销毁统计
七、移交

第四部分 服务利用
一、 检索
二、 利用
三、 查询

第一部分组织管理

一、管理办法

我局高度重视业务档案管理工作，2012年，局领导班子提出了认真落实《社会保险业务档案管理规定》，全面加强业务档案建设的决策部署。2012年5月，局领导班子决定成立档案管理室，负责我局档案管理工作，及业务档案建设和达标工作。局一把手陈祥局长亲自担任领导小组组长，分管局长吕凤霞和相关科室负责人为小组成员。形成主要领导亲自过问，分管领导靠前指挥，职能部门认真履行职责，相关部门积极参与配合，“心往一处想、劲往一处使、团结协作、齐抓共管”的良好工作局面。
（一）严格按照市局制定的社会保险业务档案管理办法
为进一步规范我县社会保险业务档案管理工作，按照国家和省社会保险业务档案管理相关规定，结合本县实际，我局结合2011年3月28日《张家口市社会保险业务档案管理办法（试行）》文件，同时转发了配套文件《河北省社会保险业务材料归档范围与保管期限>的通知》，从而构建起我县养老、工伤等保险业务档案管理工作的基本框架。

康保县社会保险事业管理局
康保县社会保险档案管理办法

第一条 为规范社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，发挥档案的服务作用，推进社会保险业务档案规范化、信息化、专业化进程，根据《档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等规定，结合我县实际，制订本办法。
第二条 本局所有业务科室在经办过程中形成的业务档案，适用本办法。
第三条 本办法所称的社会保险业务档案，是指各科室在办理社会保险业务过程中直接形成的、根据有关规定应该归档的、具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档等不同载体的历史记录和资料。
第四条 社会保险业务档案工作实行统一领导、分级管理、集中保管原则。社保机构负责社会保险业务档案行政管理部门的业务指导。社会保险业务档案由局档案室集中保存和管理。
第五条 社保局设档案室，由分管局长领导，配备2名工作人员。各业务科室确定1名工作人员为兼职档案管理人员。
第六条 配备相应的业务档案库房、设施和设备。档案室按照库房、阅览、办公区域分开的原则设置。档案库房面积不小于60m2∕万卷，办公室、阅览室面积不小于6m2。档案库房根据防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温等安全防护要求，按照“以防为主，防治结合”原则，建立健全必要的防护设备和措施。
第七条 严格执行档案管理的有关规定，建立健全档案管理各项工作制度，认真落实档案保管、保密、利用、移交、鉴定、销毁等管理要求，保证社会保险业务档案真是完整、有序存放、妥善保管，严防毁损、遗失和泄密。
第八条 按照上级业务部门要求，制定明确业务材料归档范围和保管期限，并按照业务材料归档范围与保管期限进行收集、整理、立卷、归档，确保归档材料的真实、完整、准确，不得伪造和篡改。
第九条 社会保险业务档案分类按照当地社会保险业务经办的规律和特点，以方便归档整理和检索利用为原则，采用“年度一业务环节”或“年度一险种一业务环节”方法，对社会保险业务材料进行分类整理，编制归档文件目录、卷内目录、案卷目录、备考表等。
第十条 社会保险业务档案的保管期限按照部颁规定分为永久和定期两类。业务档案的保管期限代码为：永久(Y)、100年(H)、50年(C)、30年(Z)、1 0年(D)。保管期限自业务档案形成之日的次年1月1日开始计算。
第十一条 社会保险业务档案的类别代码为：社会保险管理类(gl)、社会保险征缴类(zj)、养老保险待遇类(yl)、工伤保险待遇类(gs)、社会保险业务统计报表类(tj)、社会保险稽核类(jh)。
第十二条 档案室定期接收本单位各部门形成的业务档案。移交时，业务科室兼职档案管理人员填写“社会保险档案交接单”一式两份，档案室专职案管理人员按交接单逐卷严格审核案卷质量和目录数据（检验率为100%），验收合格后，双方办理移交手续，部门负责人复核监交，移交人和监交人分别签字或盖章后，进入档案室集中管理。交接单由档案室作为文书档案永久保存，业务部门作为工作资料保存满一年后销毁。
第十三条 集中保管的业务档案，按全宗号、归档年度、保管期限、档案类别排序，按照由左向右、自上而下的顺序放入密集架或五节柜定位保存。密集架或五节柜上标明柜架编号议及案卷所属全宗号、归档年度、保管期限、档案类别、案卷起止号等。
第十四条 不断加强档案管理制度化、信息化建设，提高档案管理标准化、专业化水平。高度重视档案数据信息安全，定期做好档案数据维护和备份。
第十五条 业务档案应面向社会提供利用服务。凡持有合法证件的单位或个人，在办理登记手续后可查询涉及本单位或本人的业务档案。业务档案利用服务方式包括阅览、外借、复制、制发证明和多媒体信息查询等。在档案服务工作中，应保护相关权利人的合法权益和个人隐私。
第十六条 利用业务档案需填写利用登记单，并登记利用效果。阅览档案应在阅览室内进行，因特殊情况需要外借的，须经保管单位分管领导批准，借出时间不超过十个工作日。归还时双方清点、核对档案内容和页数，确保档案齐全、完好。
第十七条 已到期的社会保险业务档案，由社保机构提请业务档案鉴定小组进行鉴定并提出处理意见。业务档案鉴定小组由区人力资源社会保障行政部门有关人员、社保局相关负责人、业务经办人员、档案管理人员共同组成。鉴定中如发现档案保管期限划分较短，有必要继续保存的，应重新确保管期限加以保存。
第十八条 社保局对经过档案鉴定小组鉴定可以销毁的档案，编制销毁清册，经社保局主要负责人批准，报县人力资源和社会保障局备案后，派两人以上监督销毁档案。销毁人员和监督人员要在销毁清册上签名，注明销毁的方式和时间。销毁清册永久保存。未经业务档案鉴定小组鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第十九条 对永久保存的档案，按照有关规定要求，定
朔向向上级档案管理机构申请移交。
第二十条 应定期开展业务档案统计工作，定期将室藏档案的数量、构成、档案管理人员基本信息以及档案专用设施设备等情况。
第二十一条 县社保局将业务档案归档整理管理。列入年终评先评优条件之一予以考核奖励。对有下列行为之一的，取消评优评先资格，情节严重的追究机关人员责任，构成犯罪的移交司法机关追究刑事责任：
（一）不按规定归档，拒绝归档或将档案据为已有的；（二）伪造、篡改或擅自销毁档案的；
（三）玩忽职守，造成档案遗失、毁损的；
（四）违反保密规定，擅自提供、抄录、公布或泄露用人单位或个人档案信息的；
（五）违反社会保险业务档案管理规定和国家档案法律、法规的其他行为。
第二十二条 社会保险业务档案中涉及会计、电子文档等档案材料的，按国家相关规定执行。
第二十三条 本办法由康保县社会保险事业管理局负责解释。
第二十四条 本办法自2013年8月起执行。

康保县社会保险业务材料归档范围及保管期限

一、社会保险管理类
（一）养老保险参保调查材料（保管期限为1 0年）
（二）参保单位登记材料（保管期限为永久）
（三）社会保险登记证管理材料（保管期限为10年）
（四）职工养老保险参保登记材料（保管期限为100）
（五）跨市跨统筹养老保险关系转移接续材料（保管期限为100年）
（六）单位养老保险个人账户管理材料（保管期限为100年）
（七）职工养老保险手册管理材料（保管期限为50年）
（八）城镇个人养老保险参保登记材料（保管期限为100年）
（九）城镇个人养老保险个人账户管理材料（保管期限为100年）
（十）城镇个人养老保险手册管理材料（保管期限为50年）
（十一）养老保险待遇领取资格验证材料（保管期限为10年）
（十二）退休人员社会化管理服务材料（保管期限为50年）
（十三）异地安置登记材料（保管期限为50年）
（十四）工伤保险参保人员登记材料（保管期限为100年）
（十五）服务协议管理材料（保管期限为10年）

二、社会保险费征缴类
（一）年度单位及职工缴费基数核定材料（保管期限为100年）
（二）当月单位及职工缴费数据核定材料（保管期限为100年）
（三）单位养老保险费申报核定明细和汇总表材料（保管期限为50年）
（四）单位养老保险费申报核定年度汇总表材料（保管期限为永久）
（五）城镇个人养老保险缴费基数核定材料（保管期限为100年）
（六）城镇个人养老保险费核定明细和汇总表材料（保管期限为50年）
（七）城镇个人养老保险费核定年度汇总表材料（保管期限为永久）
（八）工伤保险费征缴核定材料（保管期限为100年）
（九）工伤保险费征缴明细和汇总表材料（保管期限为50年）
（十）工伤保险费征缴核定年度汇总表材料（保管期限为永久）
（十一）催缴材料（保管期限为1 0年）
（十二）缴费证明材料（保管期限为10年）
（十三）欠费核销材料（保管期限为1 00年）
（十四）养老保险基金征缴明细和汇总表材料（保管期限为50年）
（十五）养老保险基金征缴年度汇总表材料（保管期限为永久）
（十六）工伤保险基金征缴明细和汇总表材料（保管期限为50年）
（十七）工伤保险基金征缴年度汇总表材料（保管期限为永久）

三、养老保险待遇类
（一）养老保险待遇核定材料（保管期限为50年）
（二）职工养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料（保管期限为50年）
（三）城镇个人养老保险个人账卢一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料（保管期限为50年）
（四）养老保险支付明细表和汇总表材料（保管期限为30年）
（五）养老保险支付年度汇总表材料（保管期限为永久）

四、工伤保险待遇类
（一）工伤备案材料（保管期限为1 0年）
（二）工伤人员登记变动材料（保管期限为50年）
（三）工伤保险伤残工亡待遇核定材料（保管期限为50年）
（四）工伤保险医疗待遇核定材料（保管期限为10年）
（五）工伤预防费核定材料（保管期限为10年）
（六）工伤保险支付明细表和汇总表材料（保管期限为30年）
（七）工伤保险基金支付年度汇总表材料（保管期限为永久）

五、社会保险统计报表类
（一）社会保险年度统计报表材料（保管期限为永久）
（二）社会保险数据和分析报告材料（保管期限为30年）
（三）社会保险业务月／季统计报表材料（保管期限为10年）
六、社会保险稽核监管类
（一）社会保险稽核材料（保管期限为30年）
（二）内部控制材料（保管期限为30年）
（三）社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料（保管期限为永久）

康保县社保局社会保险业务档案达标领导成员名单

各科室：
根据人力资源和社会保障部《社会保险业务档案管理规定》（试行）和《关于开展社会保险业务档案管理达标验收的通知》要求，结合我局实际，成立“康保县社会保险事业管理局业务档案管理领导小组”。

组 长: 陈 祥 社会保险事业管理局局长
副组长：吕凤霞 社会保险事业管理局副局长
赵 敏 社会保险事业管理局医保中心主任
梁红军 城乡社会养老保险管理中心主任
成 员：李 文
樊燕琴
刘东升
李晓媛
师振峰

社会保险业务档案室工作职责

一、负责全局业务档案室的集中统一管理工作。
二、负责贯彻落实社会保险档案管理相关法律、法规、政策和规定，指导各科室档案管理工作。
三、组织接收各科室移交档案，按照规定进行整理、保管、保密、统计、查阅利用等工作。
四、负责档案管理软硬件建设和库存档案的安全工作。
五、按规定将永久保存的档案材料向档案馆移交。
六、拟定库存档案的鉴定、销毁工作计划，并组织实施。

二、管理人员
建立一支高素质的管理队伍是档案管理工作的重要保障。为高标准完成档案达标任务，我局成立了由陈祥局长任组长，吕凤霞副局长任副组长、各科科长为成员的档案达标工作领导小组，负责业务档案达标组织领导工作。2013年8月，我局增设了业务档案室，由樊燕琴同志负责档案室的管理工作，并配备2名工作人员到档案工作岗位，专职从事档案管理工作。同时，在每个科室选定一名工作人员作为兼职档案管理员。档案管理工作人员先后多次参加省、市局组织的业务档案培训，为档案的管理工作打下了良好的基础。目前，我局共有专兼职档案人员3人，全部大专以上学历，具有较高的政治素质、业务素质和专业技能。
附:樊燕琴岗位培训证书、业务档案人员毕业证书

三、管理措施
以全面贯彻落实《社会保险业务档案管理规定（试行）》作为档案管理工作的主线，明确了档案工作分管领导、专兼职档案人员岗位职责，制订了业务档案管理工作流程，将业务档案的收集归档工作列入各项具体业务工作程序；实行目标责任制，各科室主要负责人为第一责任人，每个业务经办人员都是具体负责人；并且将业务档案管理工作纳入年度目标考核机制，进一步强化了社会保险业务档案管理职能，有力推进了档案管理工作。
（一）明确分管领导和业务档案人员岗位职责
为将档案管理各项工作任务落到实处，实现目标责任到人，便于工作人员对照职责，检查自身工作完成情况，制订了档案管理人员岗位职责。
1．社会保险业务档案科工作职责
(1)严格执行国家社会保险档案工作的方针、政策、法律、法规，落实档案工作制度，认真履行档案管理职责，协调指导各部门档案管理工作。
(2)负责组织接收各业务科室移交档案，按照规定对全局业务档案进行集中统一收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等一系列管理工作，以保证社保档案管理工作有序开展。
(3)负责库存档案的分类、编目、排序、上架、统计、编研、利用等日常管理工作，对库存档案定期检查和清点，及时消除潜在的各种隐患因素，保证社保档案的安全和完整。
(4)负责档案库房及档案设施设备的日常管理和维护工作。
(5)负责档案的借阅、查询等利用工作，对外借档案要按期跟踪和追回。
(6)按规定将永久保存的档案材料向档案局移交。对超过保管期限的档案，按规定及时提出鉴定销毁意见，编制鉴定销毁清册。
(7)完成领导交办的其它工作。
2．档案室收集整理岗位职责
(1)负责指导各业务科室的社保档案收集、鉴定、分类、整理和档案移交工作。
(2)认真检查各科室移交案卷的质量及完整情况，确保档案真实完整、整理规范。
(3)负责各业务科室兼职档案员的业务指导和培训工作。
(4)及时了解业务部门社保经办动态，为科学归档提供建设性意见。
(5)完成领导交办的各项工作。
3．档案室保管利用岗位职责
(1)负责本单位各类社保档案材料接收后的整理、编目、入库、保管、查询、利用、统计等各项工作。
(2)严格执行库房管理和安全管理规定，确保档案安全。并做好库房防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温等九防工作；做好卫生工作，保持库房清洁。
(3)树立“服务第一、用户至上”的观念，接待用户要主动、热情、耐心、服务周到，在不违反保密制度下，尽力满足用户的要求；严格履行借阅制度，做好档案借阅利用工作。
(4)做好室藏档案的统计和检查工作，熟悉室藏；定期对室藏档案进行全面统计清查、核对，做好账物相符。
(5)做好社保档案的编研工作。
(6)完成领导交办的其它工作。
4．分管档案领导岗位职责
(1)组织学习、宣传和贯彻实施社会保险档案管理的各项法律、法规和相关规定。
(2)将档案工作纳入全局整体发展规划，并列入议事日程，统筹档案管理，为社会保险经办工作提供全面、详实、快捷的档案信息服务。协调档案室与各科室的关系，促进档案工作与全局的各项工作协调发展。
(3)加强档案工作的领导，把握档案管理动向，定期研究、督促、检查档案工作，随时解决各种困难和问题。
(4)不断完善档案工作的环境和条件，在人力物力财力上给予必要的支持。
5．档案室负责人岗位职责
(1)负责档案室的日常管理工作。
(2)认真贯彻、执行党的有关档案工作的方针政策、法律、法规。
(3)负责制定社保档案工作计划，档案管理规章制度的制定并组织实施。
(4)组织协调各科室的业务档案管理及归档工作，依法依规解决档案工作的实际问题。
(5)建立健全社保档案工作的各项规章制度，将全局档案工作纳入制度化、规划化、规范化管理。
(6)规划并组织实施全局社保档案信息化及档案管理现代化建设。
(7)负责检查、监督档案的安全保卫、保密等各项工作，确保档案的完整与安全。
(8)组织全局专兼职档案管理人员的学习、交流和培训，提高档案管理队伍的综合素质和业务水平。
(9)完成领导交办的其它工作。
6．各科室兼职档案人员岗位职责
(1)负责本科室业务档案材料的收集、整理、立卷、移交等工作，确保归档业务文件材料齐全完整、案卷质量符合标准。
(2)当本科室承办业务发生变化时，及时通知档案室，并在下发经办操作意见向档案室提出业务文件材料归档意见。
(3)跟踪了解并及时向档案室反馈本科室业务档案管理利用情况。
(4)完成领导交办的其它工作。
（二）建立了社会保险业务档案管理工作流程

（三）将业务档案收集归档工作列入具体业务经办工作程序
一是根据市局关于业务环节经办流程及归档材料明细的通知，我局将业务档案收集归档工作列入各项具体经办程序，保证了业务材料的真实、完整和及时收集归档。二是依据业务档案管理工作流程规范科室经办人员工作，要求科室工作人员采用“随时收集法”收集业务档案材料。即：工作人员在办理完每笔业务的同时，一并将应归档的业务材料进行收集、排列和件数登记，以保证业务文件材料归档的及时性和完整性。三是将业务档案收集归档工作上升到制度层面。档案材料的收集按照档案收集制度第二条“谁经办、谁收集”的原则，由各科室兼职档案人员按照各类档案的归档范围，随时将分散在各岗位人员手中已办结的文件或业务、财务报表、凭证等各种内容、形式和载体的资料收集齐全，分类存放”。四是重视业务档案收集归档工作。

第二部分 设施建设

一、档案用房
2013年5月，我局档案室根据档案库建设标准改建成功并使用，实现了办公室、库房、查阅室三分开。
（一）业务档案专用库房
附档案室图片

（二）库房面积达到相应规范标准
目前，档案库实用面积44平方米，入库档案（其中：人事档案6275卷;业务档案43卷） 共计 6318卷，预计可满足县本级未来10年的社会保险档案材料集中存储要求。
（三）档案库房无安全隐患
档案库在建设过程中，请专业人士进行现场指导，因此在施工过程中基本消除了可能存在的安全隐患。库房有防盗门，灭火器和防光窗帘，档案库房无安全隐患。
（四）库房内无杂物
档案库房在投入使用前，已按档案管理要求进行了清理，并全面细致地进行了保洁；库房投入使用后，档案管理人员负责每日检查维护清洁。档案库房内无杂物。
（五）实现办公室、库房、阅档室三分开
二、档案用具
（一）摆放132个档案柜。
档案柜每列可存放业务档案约为 90 卷，22列可存放 1980卷。目前我局入库档案数量 6318余卷。
（二）档案装具的式样、规格及质量符合相关规定
企业、机关事业退休人员档案封面采用牛皮纸。档案装具式样、规格及质量均符合国家和省相关规定要求。
三、设施设备
库区全部达到“九防”标准，配置有温湿度一体机、空调、灭火器等设备，档案保管符合防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防霉变、防尘、防高温等“九防”要求。档案室配有计算机、打印机、复印机等现代化设备。电脑上装有档案管理专用办公软件，实现了业务档案办公自动化。

第三部分 专业建设

一、建立档案管理相关制度
根据市局下发《关于印发<档案管理工作制度>（试行）的通知》，建立了“档案收集、整理、移交、保管、保密、利用、统计、鉴定、销毁、设施设备维护使用、管理人员岗位责任”等1 1项制度，将相应制度上墙。实现档案制度化管理，有力推进了档案工作规范化、专业化、标准化进程。
一、档案收集制度
为确保归档文件资料内容准确、完整，规范社会保险档案收集工作，结合实际情况制定本制度。
1、本制度所指社会保险档案，是指在社会保险业务经办和日常行政管理中形成的具有保存价值的文字、图纸、图表、数据、声像等不同载体的原始文件材料。
2、档案收集按照谁经办、谁收集的原则，由各科经办人员按照各类社会保险档案规定的归档范围，随时将手中已办结的文件或业务、财务报表、凭证等各种内容、形成和载体的社会保险文件资料收集齐全，并分类存放。
3、在档案收集过程中，要保持文件资料相互联系、衔接有序、内容完整、真实有效。必须核对数量是否如数，报表、凭证不得缺少，字迹、印章清晰。文件资料的正文、附件、正本、副本应齐全。
4、各科档案管理人员负责检查指导本科业务材料的收集工作。
 （二）档案整理制度
为统一案卷质量，规范社会保险档案整理工作，结合实际情况制定本制度
1、在社会保险档案整理过程中必须坚持“分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”的原则，使每卷业务档案达到完全、真实、整洁、实用的要求。
2、在整理档案过程中，必须保持文件间的历史联系，分类科学，便于查找和提供利用，不得私自涂改、抽取或伪造档案资料，不得擅自处理或销毁档案资料。业务档案管理部门工作人员按月接收各业务部门移交的业务档案并进行整理分类，逐卷编写案卷号，填写案卷目录。
3、文件资料破损时应予以修复、复制，确保纸型规格一致；用褪变材料书写的应予以复制；按顺序打印三位数文件页码，不得出现重码、空码、过码。
4、建立计算机目录索引，按照格式标准打印各类业务档案的封皮、卷内目录、备考表等。备考表内说明卷内存在问题，由立卷人、检查人签名、盖章，标明立卷时间。
5、整理完毕的案卷要及时分类装入案卷盒，填写案卷盒的目录号、档案形成年度、起止卷号。
6、整理后的档案，应认真核查案卷质量，对于项目齐全、准确无误符合质量要求的文件资料，各科档案管理人员予以接收，并严格履行签字手续，确保帐物相符；对不符合质量要求的，退回文件资料形成人员限期整改。案卷按年度和类别排序后，严格执行业务档案入库步骤及程序，严禁错误发生，造成查询不便，影响正常查档工作。   
（三）档案移交制度
为加强社会保险档案的统一管理，做好社会保险档案移交工作，结合实际情况制定本制度
1、严格按照社会保险档案管理规定要求，对符合归档范围的档案，定期移交局档案室集中统一保管，任何部门和个人不得以各种理由留存或拒绝移交档案。
2、各科移交的档案，必须符合档案的归范要求，做到完整、准确，帐物相符。必备的检索工具应随同档案一并移交。
3、接收档案时应严格审核案卷质量，符合要求的办理移交手续；不符合要求的，退回移交科室限期整改。
4、在移交档案时，应严格履行手续，按照移交清册所列内容逐项交接，并由移交、接收双方负责人监交。交接完毕后，交接人、监交人应在移交清册上签名、盖章。移交清册长期保管。
5、在移交、接收档案过程中，因工作人员循私舞弊，玩忽职守，造成档案丢失，损坏的，应视情节给予行政处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（四）档案保管制度
为防止档案的自然损毁或人为破坏，最大限度的延长档案的寿命，做好社会保险档案保管工作，结合实际情况制定本制度。
  1、社会保险档案保管应贯彻“以防为主、防治结合”的原则，按照档案保管“九防”（防火、防盗、防潮、防光、防虫、防鼠、防尘、防霉变、防高温）的要求，健全档案管理工作的必要措施。
2、档案人员调阅、搬运业务档案资料要轻拿轻放，严防人为损坏。
3、档案人员应定期检查业务档案保管情况，对破损档案及时采取相应补救措施。
4、严格做好档案的收进、移出、利用等日常的登记、统计工作，做到账物相符，有据可查。
5、不断完善业务档案管理方法和保护技术，充分利用计算机技术实施管理，提高保管、服务质量和效率。
6、严格遵守《档案法》、《保密法》，做好业务档案的保卫、保密工作，杜绝泄密和散失事件发生。   
（五）档案保密制度
为确保档案安全，避免发生档案内容失密、泄密现象，做好社会保险档案保密工作，结合实际情况制定本制度。
1、档案人员和利用者均应树立保密观念，认真贯彻执行，《档案法》和《保密法》，共同保守档案机密。维护业务档案资料的真实、安全、完整。
 2、对各类档案均应按规定的范围进行查、借阅，并严格履行手续。查、借阅机密档案要经主管领导批准。
3、严格管理机密档案，不得将机密档案私自带出档案室或外传，对机密档案内容不得自行摘抄、拍照、翻印或复制。
4、凡涉及档案机密的人员一律不准在家庭、子女及无关人员面前谈论有关档案机密内容，不得在普通电话和私人通信中暴露档案机密。
5、利用者对所借档案资料必须妥善保管，及时归还，不得转借他人，不得携带公出、探亲访友、出入公共场所。
6、对保管期满、失去保存价值的档案资料要按规定销毁，不得以废纸出售。
7、发生档案失密、泄密和档案被盗事故时，要立即报告主管领导。对因违反保密规定而造成失、泄密的当事人，按事故性质及情节给予严肃处理。 

（六）档案利用制度
为有效利用社会保险档案，发挥其在社会保险经办及管理工作中的服务作用，结合实际情况制定本制度。
1、社会保险档案资料主要供本系统社会保险经办机构、上级主管部门和参保单位及其参保人员利用。
2、利用社会保险档案、资料必须严格履行手续，填写《档案借阅登记表》。利用者有义务将利用档案资料产生的效果反馈到档案室，档案室应详细登记档案利用效果。
3、档案原件一般不借出档案室；因特殊情况需要借出时，需经主管领导批准，填写《借阅档案登记簿》，借出时间不得超出两星期。
4、爱护档案资料，严禁在档案上涂改、抽页、折拆、划线、圈注、翻印和转借他人，借出的档案、资料要防止丢失、损坏，收回时要严格检查。
5、利用档案的人员，需要摘抄、照相、复制档案的，必须经业务档案管理部门同意。摘抄件、复制件经工作人员审核无误，加盖“经核实与原件相符”的业务档案证明专用印章，可与原业务档案同效。
6、阅览室内严禁吸烟，阅览桌上不准摆放茶杯、墨水等有可能污染档案的物品。
7、利用档案人员必须遵守《档案法》、《保密法》规定，未经局主管领导批准，不得擅自公布档案内容。
（七）档案统计制度
为提高社会保险档案管理水平，维护档案完整与安全，做好档案统计工作，结合实际情况制定本制度。
1、对现存档案应按年度、类别、保管期限进行检查和统计，并认真做好记录。
2、做好每年归档案卷、归档材料、照片及实物的数据统计工作，建立接收移交清册。
3、建立各种管理登记薄，做的帐物相符，准确无误。做好日常工作中的档案查、借阅情况统计。
4、在查、借阅过程中随时登记档案资料的利用情况和利用效果，做好档案利用实例的统计。
5、对档案库房装具、设备要定期进行检查统计。
6、进行档案鉴定和销毁时要及时做好登记统计工作。
7、电子档案的统计参照上级部门有关规定执行。
（八）档案鉴定制度
为确保社会保险档案的有效性，做好档案价值的鉴定工作，结合实际情况制定本制度。
1、严格按照社会保险档案管理规定要求，对照各类档案保管期限表定期鉴定档案价值，对超过保险期限、失去参考价值的档案及时进行处理。
2、社会保险档案鉴定由档案鉴定工作领导小组负责，小组由分管局长，科长、档案人员及档案形成有关科室人员组成。
3、现存档案已超过保管期限的，须由档案人员提出处理意见，确定鉴定时间，由鉴定工作领导小组对档案进行价值鉴定。
4、档案鉴定应从档案文件的内容、来源、产生时间、成分、效能和文件名称等方面综合分析判断档案的保存价值。
5、档案鉴定要本着科学、发展的观点，考虑档案的长远价值，随着时间发展档案价值发生改变的，要及时调整其保管期限。

（九）档案销毁制度
为确保社会保险档案的销毁工作，结合实际情况制定本制度。
1、社会保险档案的销毁，必须严格按照社会保险档案保管期限认真进行鉴定后执行。未经鉴定，任何人不得销毁档案。
2、现存档案中已超过保管期限的，需由档案人员提出处理意见，确定鉴定时间，由鉴定工作领导小组成员对档案进行价值鉴定。
3、经鉴定建议销毁的档案，需编制销毁清册和销毁报告，经主管领导批准后方可进行销毁。
4、销毁档案时要严格执行保密制度，在县档案局指定地点由两名以上人员进行销毁和监销，并在销毁清册上签名、盖章，注明销毁方式和时间。销毁清册和销毁报告长期保管。
  5、已销毁的档案，需在社会保险档案目录中注明“已销毁”。

（十）档案设施设备维护使用制度
为确保档案社备正常运转，规范社备使用和维护工作，结合实际情况制定本制度。
1、档案室应根据国家规范和档案保管要求配备设备包括计算机、复印机、打印机、灭火器等档案设备。
  2、以上各类设施设备均属本单位固定资产，由本单位办公室登记入账，由业务档案管理部门建立设备档案，由专人负责，统一登记管理使用。
  3、档案各类设备的使用应遵循“科学使用、正常运行、安全保密、专人管理、责任到人”的原则。
 4、专管人员要严格责任制，对涉及业务档案“九防”的技术设备，必须按照技术使用说明书要求，熟练操作，严禁违规操作，避免误操作。
  5、建立设备运行、管理登记，定期记录重要设备运行情况，及时调整处理设备运行故障，及时报告设备运行重大安全隐患，不得带故障运行。
6、业务档案管理部门设备的维修由本部门提出意见，报本单位办公室批准，并负责维护维修联系及现场跟踪服务，报告维修处理情况。
  7、未经授权批准，不得私拆、安装设备部件，不得改变设备用途。未经批准，不得私自外借设备。
  8、为严防各种“病毒”对计算机的侵入和破坏，要严格U盘、移动存储设备的使用管理，严禁运行未经“病毒”处理的U盘和移动存储设备，更不得运行游戏软件。
  9、需淘汰、报废的技术设备及配件，由管理人员提出申请，由局办公室统一收回处理。  
（十一）档案管理人员岗位职责
为确保档案管理人员的岗位职责，做好档案管理工作，结合实际情况制定本制度。
1、严格贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》等档案管理的法律、法规和档案管理制度、业务规范和技术标准及上级有关档案管理工作的规章制度。
2、热爱档案事业，认真学习档案专业知识，积极参加有关培训、交流活动，不断提高专业文化水平。
3、指导本局各职能业务部门文件材料的收集、整理和归档工作，负责下属单位档案工作的业务指导和监督。
4、做好档案库房管理工作，定期对档案库房、设施进行检查，发现问题及时报告，妥善处理。
5、忠于职守，认真履行档案业务中的检查和指导职责，推进本单位的档案管理水平的提高。
6、认真做好档案管理日常工作，严格各项管理制度，切实做好档案保密，防止泄密事件发生，确保档案资料的完整、安全。
7、熟悉业务，了解本单位历史和现状；认真编制检索工具，编写参考资料，积极做好提供利用工作。
 二、立卷
实行科室立卷，采取业务部门收集整理立卷、档案卷集中保管的方式。业务人员在办理完毕每笔业务的同时，根据社会保险业务材料立卷目录及保管期限明细等文件规定的归档范围和保管期限，对应归档的业务经办材料进行收集整理、分类排序。科室兼职档案人员对本科室业务经办材料整理、立卷后，移交档案库集中保管，保证了业务档案材料分类统一、齐全完整、立卷规范、归档及时。从文件收集到档案入库，每次移交都要经手人逐卷进行验收，双方负责人监视交接。档案管理人员对科室移交的业务档案做好进一步整理工作。
（一）按时完成当年所有立卷工作
我局对档案立卷工作十分重视，要求各科室要按规定时间完成档案立卷归档工作。
（二）实行业务部门立卷制度
《档案管理制度》明确规定：实行科室立卷制度，各科室按规定将办结的应该归档的、具有保存利用价值的资料按其自然形成规律和内在联系，组成案卷，按月将档案案卷移交到档案库房集中保管。
目前，业务档案立卷工作已成为各科室业务经办的一项日常工作，保质保量地按时完成。

（三）坚持平时立卷
我局业务档案管理工作坚持平时立卷和及时立卷。《档案管理工作制度》明确：档案材料的收集应按照“谁经办、谁收集”的规定，由各科室兼职档案人员按照各类档案的归档范围，随时将分散在本部门各岗位人员手中已办结的文件或业务、财务报表、凭证等各种内容、形式和载体的资料收集齐全，分类存放。坚持平时立卷和及时立卷已成为我局一项必须坚持的制度。
（四）各类案卷均符合国家案卷质量规范要求
严格执行国家和省相关标准，坚持“有据、规范、合理”的原则。对案卷设置、卷内文件排列、保管期限划分、卷内目录和封面填写、备考表填写、案卷标题拟写、包装等具体项目，都严格按照国家标准办理。各类业务档案案卷符合国家有关案卷质量的规范要求。

三、收集
（一）各种业务档案文件材料归档及时，材料齐全完整
为保证业务文件材料归档及时，在档案管理制度中明确规定“业务档案试行按月移交制度，当月形成的业务档案应与次月底前移交局档案室保管”要求各业务科室按时要求完成立卷归档。档案管理工作人员应认真履行交接手续，督促业务科室及时组卷，并将组好的案卷及时移交。“各科室移交档案的质量应符合档案管理规范要求，档案管理人员对符合质量要求的案卷予议接受，履行交接手续；对不符合质量要求的案卷，退回形成科室限期整改”。重制度严管理，保证了我局业务文件材料立卷归档的时限性和规范性，进库档案质量得到有效保证。
（二）做好各种门类载体档案资料的接收工作
在业务档案电子文件收集方面：一是建立业务数据备份制度，专人负责，定期备份档案，确保信息数据备份及时，保管齐全。二是对较长保管期限的业务档案试行数字化管理。三是要求科室人员在办理业务时，要对产生的电子文件一并予以收集并移交档案库保管。
在其它门类载体档案（如声像、实物、奖牌等）的收集方面，参照国家和省市规定一并加以收集归档。