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VLOOKUP函数和数据透视表在票务管理的应用

摘要：地铁运营票务管理人员经常要提供各种票务系统数据及分析，在票务工作中会经常使用Excel工具进行原始数据的统计和分析。本文旨在介绍VLO0KUP函数和数据透视表在票务管理中的应用，掌握常用的函数命令简化大量的重复性工作，结合清分系统提供的数据、日常票务系统数据以提高票务工作的质量和效率。
关键词：EXCELVLOOKUP函数数据透视表票务管理分析
票务数据的统计源与日常票务审核分析需要。大量的数据处理采用原来的手工筛选，需要投入大量的人力，且准确度差。通过数据透视表能让对不熟悉EXCEL函数的管理人员也能快速的得到票务管理需要的统计数据，即准确又方便快捷，值得推广。本文所指的数据透视表的功能是基于MicrosoftExcel2010版本的功能进行。
一、数据透视表的功能及作用
数据透视表（PivotTable）是一种交互式的表，可进行某些计算，如求和与计数等。之所以称为数据透视表，是因为可动态地改变它们的版面布置，以便按照不同方式分析数据，也可重新安排行号、列标和页字段。每次改变版面布置时，数据透视表会立即按照新的布置重新计算数据。另外，即使在原始数据发生更改时，也可通过更新数据透视表得出最新的数据。
日常工作中，我们可使用函数SUMIFS及COUNTIFS的设定完成数据透视表的功能。SUMIFS函数是多条件求和，用于对某区域内满足多重条件（两个条件以上）的单元格求和。COUNTIFS函数是多条件计数，最终结果为多个区域中满足所有条件的单元格个数。函数SUMIFS及COUNTIFS的设定需要使用人员对函数充分熟悉，一旦设定公式后进行调整的难度较大。与函数SUMIFS及COUNTIFS相比，数据透视表不需要知道如何设置数据公式，能在可视界面能更直观“拖”、“拉”的完成对数据统计的设计。
二、VLOOKUP函数的功能及作用
VLOOKUP函数是EXCEL中的一个纵向查找函数，按列查找,最终返回该列所需查询列序所对应的值。VLOOPUP函数能使用“参数表”来改变实际需要票务分析字段与票务系统及清分提供数据的字段不一致，能完成字段的转换，相当于重新生成了一个小型的数据库。通过设置精确的参数表，能实现现有车站名字段到其所属的各中心站、部门、各运营中心的对应，同时也能把清分参数的车票字段与票务运作月报车票票种字段对应起来，快速得出票务相关数据。
三、VLOOKUP函数与数据透视表结合应用的步骤及案例
VLOOKUP函数与数据透视表的结合应用的步骤主要有三个，通常我们需要在EXCEL设置三个表格的工作簿来完成，完成了这三个表格相当于完成了一个小型的数据库。这三个表格分别为参数表、数据源、数据分析表。分成三个表格后，使用该数据簿的人员不需要对参数表参数值、数据分析表的格式进行更改，可直接系统导出相关数据“复制”、“粘贴”更改数据源的内容，同时更改数据分析表的数据源来源两个步骤重新得到新的数据分析表，将原来复杂的数据完成重新划分。
第一，设置参数表，并仔细检查参数表的准确性。第二，处理清分提供相关数据或从票务/其他客流管理系统导出我们需要的数据源。并通过VLOOKUP函数得出票务管理要求需要的新字段的数据源。第三，选择需要进行分析的数据源，并通过菜单的插入界面进入数据透视表的生成界面生成相关报表。选择需要的字段到数据透视表进行票务管理的数据汇总及分析。如果有需要可通过筛选选项进行多条件值的设定。
案例1：清分数据--票务月报进站数量分析报表
解决问题：实际需要票务分析字段与票务系统及清分提供数据的字段不一致，进站数量较多的情况下，需要区分多条线路进站数量工作量巨大。通过设置参数表把清分票种字段与票务月报字段进行转换。
图1.2清分数据源的处理及函数VLOOKUP的设置
生成所需要的数据透视表：选择需要进行分析的数据源“清分提供数据!$A$1:$F$4964”，选择菜单项目的数据透视表插入所分析的数据可选择生成新的工作表或在原有的表格上显示。
图1.4调整数据透视表
最后，我们得到一张漂亮的月度各线路进站的数量统计表
生成以上的报表后，由于统计口径要求不一致，部分会要求将三号线北延段数据合并计算到三号线数据的处理。具体方法如下：通过“查找和替换”功能，将全部清分提供的数据中线路字段内容有“三号线北延线”，替换成“三号线”。在查找内容栏输入需要替换的内容，在替换栏输入替换后的内容，选择“全部替换”并点击确认键。替换后转回数据透视表进行报表数据的更新，在数据透视表内点击其中一个单元格，点击鼠标键的右键，从弹出的菜单栏选择刷新的选项，即可得出最新的数据。
(二)案例2：票务管理数据的处理
解决问题：车站、中心站、部门、运营中心的关系从属复杂，票务系统中如需进行全局性的分析时需要通过按部门或者按线路逐一导出，特别是部门、线路较多的情况下，耗费人力与时间。通过设置参数表及应用VLOOKUP函数，实现车站名字段到其所属的中心站、线路、部门、运营中心的一一对应关系并汇总相关数据。设置一次参数表，表格格式为站名、中心站、线路、部门、运营中心,把没有规律的站名通过参数表的固定下来分类管理。
方法:在数据表中增加相关中心站、线路、部门、运营中心的字段，通过VLOOKUP函数查找对应的中心站、线路、运营中心或者部门。在导出的数据源报表中增加的字段生成相关透视表，根据需要选择按线路、按部门、按运营中心划分数据。如票务系统中选择导出车站票务问题，增加“运营中心”列，通过参数表相关函数及VLOOKUP函数的设置得出相关各站对应所属的运营中心字段,选定需要分析的数据区域即可分析数据。
四、结束语：
VLOOKUP和数据透视表相结合完成的数据查询技术使我们对字段从新的角度进行设置,更加高效、快捷、准确地分析数据，弥补了管理系统数据与实际管理运营中心划分中要求不一致导致的问题。利用EXCEL数据透视表分析和汇总票务管理数据，解决了票务系统及清分提供数据的字段不一，汇总导出数据视，因分类选项不符合要求需多次导出的难题，大大减轻工作人员的工作量、提高工作效率。
参考文献:
[1]伍昊.《你早该这么玩Excel-II》2012年北京大学出版社出版
[2]王容丽.巧用VLOOKUP和数据透视表实现病案数据的查询应用.信息系统工程2015(08).

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