业务员出差报销程序及标准.doc

业务员出差报销程序及标准
为规范企业财务管理，合理使用资金，提高办公效率，根据公司有关规章制度和实际情况，特制定本办法。
一．费用报销的种类及补贴标准：
1. 车费报销：市内车票15元
2. 餐费补贴：省内（中山、江门、顺德）15元/天；省外及广州市30元/天；
3. 住宿费：70元/宿；
4. 交际应酬费：因业务需要，需开支交际费用，必须先请示总经理，经批准后方可执行，否则不给予报销；
5. 话费补贴：补助电话费200元/月,直接计入当月工资（不出差者，不享有补助）。
二．业务员出差管理制度
1. 员工出差需填写《出差申请表》经总经理审批签字方为有效；
2. 员工出差应严格履行报批手续，未经批准不得自行出差，自行出差或因私出差所发生的费用均由其本人自行承担，公司不予报销；
3. 员工出差住宿应索取正规盖章发票；
4. 公司不允许员工接受客户的礼节性招待，若接到客户投诉，差旅费不予报销；
5. 出差人员回到公司后，需在３～5天内上交《出差报告》；若因出差错过正常休息时间，需调休的应事先请示总经理；
6. 差旅费报销时间为业务员返回公司的3～5个工作日内，超过一个月以上的出差单据或不符合规定的票据，将不予以报销；
7. 员工出差首选交通工具为火车、汽车按标准程序给予实报实销，出差路途较远或任务紧急的，经公司总经理批准后，方可改用其它交通工具（不包含出租汽车），否则不给予报销。从出发地点→到达地点（三天内），要使用本地电话向总经理汇报已到达目的地（如果从A城市去往B城市，在出发前与到达后都要使用本地电话向总经理汇报。否则不予报销），如需返回公司必须提前三天（用本地电话）向总经理报告返回计划。
三． 费用审核
1. 费用经办人原则上应在费用发生后（或出差回来后）的3～5个工作日内填制报销凭证，履行报销手续，当月费用在当月办理报销，特殊情况可另行处理；
2. 现金报销需填写《报销明细单》并附真实、合法、完整的原始凭证，并在《报销明细单》上注明人员、用途、数量、原因和发生的时间等信息；
3. 发票上的任何一栏内容均不能任意涂改，若有错误，应要求开票部门重开或在发票上更正；更正过的发票应在更正处加盖开票单位印章，发票大小写金额应一致；金额有差错，不得更改，必须重新开具发票；
4. 短途车票若是没显示“出发地点→到达地点及时间”的，要在车票反面注明“出发地点→到达地点及时间”，以便审核。
5. 报销凭证根据对应的金额，依照审批权限，会计审核后，经总经理审核签字方可提交财务部报销。
四．费用报销
1．经总经理审核完毕的报销凭证可以交财务部出纳办理现金报销或付款；
2．现金报销由财务部出纳付款，费用发生前借支现金的，由出纳根据《借款单》计算，在扣除借支金额后付款或收回剩余现金；
3．报销凭证由财务部会计按顺序编制并妥善保管。
五．报销凭证
1. 《报销明细单》附《出差申请单》，相关的交通、住宿、通讯、餐费等发票原件，费用项目应明确、填写齐全、不得混报；
2. 业务招待费报销应填写《报销明细单》及相关费用发票原件；
3. 大额支出报销需附合同复印件、相关费用发票原件。
六、费用报销，流程如下：
总经理审批
会计审核
填制报销单
经办人

支付或冲帐

出纳报销

七．附件 《员工出差申请表》
员工出差申请表
申请日期： 年 月 日
部 门

申请人

职 务

出差地点

事 由

出差时间
自 年 月 日 时至 年 月 日 时共计 天/小时
行 程 安 排
1、
2、
3、
4、
5、
6、
备注

总经理

部门主管

行政部

财务部

注：出差结束后三个工作日内上交出差报告
《业务员出差报销程序及标准》自公布之日起执行。此文件在执行过程中如有修改或补充规定会另行通知。
二零零九年七月三十一日
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