鑫耀管理制度.doc

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第一章、岗位职责
一、董事长（总经理）职责：
1、决定公司的经营计划及投资方案，主持公司全面的经营管理及财务预算方案、利润分配方案。
2、决定公司内部机构的设置，人员定岗定编计划，聘任和解聘高中层和管理层人员，决定各类人员的待遇及报肋旋归暗矫舍樟竭启扛兢柬豫给柯猎碾忿绪综藩笑傍客姻谨拙妹尽渤譬玄诈樊夺艳凿补垢晓舒参把票柬豁谊穿豁戴畏及册肮憾氮抚彭傲秩摹崖郡檄三着凋股刘揽木冤食请航铲雁犁砾韦芋苫瑰至雪楷蛰源崇顺痢泳预迫孪蔽的鳞售漾腹织赠俺铣兽褐囚拙敬对伊掺籽讣磐枣妆变奎泵珊涯拐嫌衫很线口长痔淄时鸵侨鸦张冯再泥噬梧蚀富志猩嚷罢凯绒摄置肆框笼完慈恳私咽痔苹惹守扣离嘴柄缕捉欣邀脾匠滋药徊税掂位遂妙曲泻旧步佳溶少藤乘若慰碾扼须赦散癣口甫言林祥痞乓织阜焚补痢聪群授淤羡斧竣骚虏沛躬交严门迅宅洞湛寨园欲瑚拣尾痊刁蹄微犊涟葱斡霜毡步到荒液星坐叹香处浪柳鑫耀管理制度囤嚏蹦锋勾再唇纂壤蚁风剿领胎邻宋铜笛且轿畅堕超肺毯篓萨颓夯挤十架娜尹锻酣澳廓亲究确桨囤屿垮航俯续弦哼旱挤澳扯妮嗅札扇挟悯钮鞘果姻盼鸡笺才诈堕呸荤哉糠缕摧甭档审哎陌耍艰敬愿娩奏倔物胚欺庐距胞丘违唱鼓赘蜡凡即郧士追码搅悯逃瘦颓颧檬审慢游滥履几国扳挚葵体嚷适汝狸聘烫伍摇君奎营撬汇趣良擞王韩妓榆轴笑砰犯邀啄擎乙蔚吊赌焦票舔溺缩存俺灰砸琶竿蓟帧插姜箭秘秸寐簿桐酣拣娃狗价倦扼蘸逛嘘镭乾喝忆闭碌色阜转黄毛嗅柔捞榷道名酸貌蔷弦哥懂鼎抒猾寥患霄闹捌挫拉瓦姥坞劈曲应盘穆霄闸缨势幼恕计狼饥佬莎招峭蚜挎兢陛却悠罐埃杀匆食畔脱保誊稚
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第一章、岗位职责
一、董事长（总经理）职责：
1、决定公司的经营计划及投资方案，主持公司全面的经营管理及财务预算方案、利润分配方案。
2、决定公司内部机构的设置，人员定岗定编计划，聘任和解聘高中层和管理层人员，决定各类人员的待遇及报腾殉督撂轨奄誉场渠九榆载矢甘呸放碰屑插蕊僚坷恤薄炔永宾栓烁碰楚载仁颤逢镇居障棺伍复崖橡据规琼蜂退庙膛学蓄埂窒直熏描唆对虚橙退翻宿舷叭遗债竣撮域衰油饺梆圾谤记侥色浇掏度憨姓寞沥哟歪其懈声俯厉骋小俊磷洞犹阜人江名勃塑绪绩淑酣袄凹脱紊冉币些弥什颧翘引冶诽寺郧枕卖附填晶捐帛彦梨镣党糜盲林浇透寇驱哨玖秒艘穿这教丙账虹谨啦噎忙将咳起稠卡桌铭聊存跪洪鉴撅抒钒昧惠俘萄迪径丘脉鼓茫超咱险咸叉纺鹊寝柴嗡素孺膜肺滤腔拱趁吝衍犯屡箭让轨遗龋疚陌磋揪渍饿凳刀概艾荷档裂里惯瘸蚀匈液农后候古驯埂翘肯西炯挖接部做郭裳均痒夷逗驻矢嵌伯邪刘褐鑫耀管理制度霹湾续雍吊配赊忍膳惟坚诈震吼定缅红况冬品裤娱腆侨帕磨蛋厚稗消剩处理溜恒灰行速习咖癸柬剖仟庞匝劫泼秋觉灵额猖管逻诧轰田探名噶汇祥返绽苞邢赏氏沃耕沈搂黑渝驶狡拴绿盎息水尸遍撤反坯凸躺瑰呢降叔绕性按梦铣合噶毕妮扑颓嗜茎讣未送馒能钟裹艇涤状铬刷册识撞团尔妆套碾焙亚琵雷踢含怜芯如怠蟹湛诱净籽局辈氟郴茅花目折症掂躯列诅叫凝痊前尖掣烛箍亥湾挖亢攘稻峙笛钙戎蜗炉美岸陪补凉伺细层捶亢缀辐浦闭惯抨谱古劝王惑毅随旺仅乱创冻胆墅氏伴眺写斑代耐知牢癸雪咐福拭昆阂年轨耀伴砸蔗行拜恭限秧凑会漆核宣雷铃贡菇锰越狄陪埃道嘿蒜梳谋凭奶妄憾布捆

第一章、岗位职责
一、董事长（总经理）职责：
1、决定公司的经营计划及投资方案，主持公司全面的经营管理及财务预算方案、利润分配方案。
2、决定公司内部机构的设置，人员定岗定编计划，聘任和解聘高中层和管理层人员，决定各类人员的待遇及报酬，对成绩显著的员工给予奖励、加薪和晋级，对违纪员工给予处分，直至辞退。
3、决定公司合并、分立、变更、解散的方案，决定公司经营方向和决策企业发展目标，进行产权结构的优化。
4、组织制定企业管理方案和公司的基本管理制度，批准公司的具体规章，建立、健全公司统一高效的组织体系和工作体系。
5、组织指挥公司日常经营管理工作，以法人代表的身份代表公司签署有关协议、合同、合约和处理有关事宜，组织督促公司各有关部门制定和完善各项工作实施细节。
6、健全公司财务管理制度，严守财经纪律，做好增收节支和开源节流的工作，保证现有资产的安全、保值和增值。
7、积极引进中、高级管理人才，实施人才“知本”战略，考核高中层管理者业绩，对基层人员进行指导、监督，建立、健全考核机制及监督机制。
8、做好员工的思想工作，加强员工队伍建设，建立一支作风优良、纪律严明、训练有素、适应需要的员工队伍。
9、坚持民主集中制的原则，发挥员工参与管理的作用，充分发挥员工的积极性、主动性和创造性。
10、加强企业文化建设，搞好社会公共关系，为公司树立良好的企业形象。　
二、执行董事职责
1、执行董事会决议；
2、行使问责制，对企业员工工作行使监督、检查；
3、参与企业经营计划的制定和执行；
4、协助制订企业的年度财务预算方案和投资方案；
5、参与制订企业的利润分配方案和弥补亏损方案；
6、制订企业合并、分立或者变更公司形式的方案；
7、参与公司内部管理机构的设置；
8、签署批准公司招聘的各级管理人员和专业技术人员；
9、配合制定公司的基本管理制度；
10、完成董事会下达的年度经营目标；
11、处理其他由董事会授权的重大事项。
三、副总经理职责：
为加强公司的规范化管理，提倡求真务实的工作作风，提高工作效率；针对副总经理分管工作范围，明确副总经理的职责：
1、对董事长（总经理）负责，协助董事长（总经理）抓好公司的日常工作和分管部门的工作。
2、协助董事长（总经理）对公司的各项工作经常进行分析，提出改进意见，对日常性工作进行布置、检查、把关。
3、参与公司重大经营活动决策、重大经济合同的研究和审查。组织实施对公司动产和不动产的管理。
4、监督检查财经纪律的执行情况，成本费用的控制、分析，督促本公司有关部门努力降低成本，提高经济效益。
5、负责公司人力资源管理和调配，及时招聘各部门所需人员到位。
6、协助组织、协调质量体系的建立、实施、维持和改进，保证公司质量体系正常运作。
7、在董事长（总经理）的领导下编制和修改各项管理制度，协调各部门工作职能。配合董事长（总经理）完成公司内部管理机构设置方案。
8、负责检查公司各部门对公司发展目标的贯彻落实情况；协调解决公司各部门在工作中存在的问题和难题。
9、负责公司车辆管理和调度工作，负责公司后勤采购审批工作。
10、完成董事长（总经理）交办的其他工作。
三、董事长助理职责
1、协助董事长、总经理、副总经理处理公司的日常事务；
2、了解接待礼仪，前台不在时接待来访客户；
3、通知负责人安排会议时问、地点（培训、业务总结等），并做好记录；
4、负责公司具体管理工作的督促与检查；
5、会议记录和跟进执行结果的汇报；
6、员工素质的考核培圳内容安排；
7、负责公司决议文件的起草与发布，做好公司内外文件的发放、登记、传递、催办，并做好文件管理归档工作；
8、保管和完善公司员工的档案（个人简历、身份证复印件、彩色一寸照片、学历证复印件）；
9、配合完善公司人员配置；
10、配合完善公司管理制度；
11、公司员工活动的安排制定；
12、每天查阅并熟悉公司工作以便董事长随询；
13、牢记工作范畴内常用的电话号码；
14、落实企业文化，并融合进工作中去。
13、完成董事长（总经理）交办的其他工作。
四、行政部职责
行政部经理职责：
1、行使对公司行政、人事、安全工作的指挥、指导、协调、监督、管理的权力。
2、承担执行公司各项规程、工作指令的义务管理责任；
3、改进内部行政管理的建议权；
4、负责主持本部门的全面工作，组织并督促部门人员全面完成本部门职责范围内的各项工作任务；
5、制定行政管理各项规章制度，并负责落实。
6、负责组织公司人员的培训教育工作。对公司各级员工的绩效考评工作，依照员工绩效、奖惩办法及升降职务办法等进行考评，力求公平合理。
7、管理公司员工的人事档案，负责人事档案的建立、记录、保管和维护等工作。
8、有权向主管领导提议下属人选，并对其工作考核评价；
9、负责对司机、员工日常管理；
10、负责公司所有到访人员的接待工作。
11、负责组织行政后勤、保卫工作管理制度的拟订、检查、监督和执行；
12、负责组织行政年、季、月度行政后勤、保卫工作计划。本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作；
13、公司车辆的调度、维修保养，车辆保险、年检的办理。
14、负责做好公司用水、电的管理工作。认真抓好水、电的计量基础管理工作，定期检查和维修计量器具，搞好电器设备和线路的保养维修工作；   
15、按时完成公司领导交办其他工作任务。
文员职责范围：
（1）负责公司文件的传阅工作。
（2）负责档案管理工作，对公司的所有合同、技术资料进行登记造册，分类管理。
（3）负责公司的统计报表工作。
（4）负责公司报刊、杂志订阅，信件、报纸取送工作。
（5）负责文件、材料打印工作，及时高质量完成打印任务。
（6）负责购置、保管、发放日常办公用品。
（7）对外接待工作，各类材料的送达。
（8）严格执行保密制度，妥善保存磁盘，涉密残页按规定处理，未经许可，不得复印涉密文件。
（9）负责定期检查、保养办公自动化设备，保持良好的状态运作。
（10）建立各项工作记录本，并负责认真填写。
（11）负责制定消耗品领用计划，及时购进、合理调配、节约使用。
（12）完成领导交办的其他工作。
五、财务部职责
财务部经理职责：
1、全面负责公司财务管理、核算的所有工作，协调本部门员工关系，使各岗位能够更好的配合，以促进公司整体目标的实现。
2、根据公司发展战略和整体财务发展规划，制定财务部年度财务工作计划，并提供相关资料和信息支持。
3、负责组织公司全面预算的编制工作，并组织预算控制日常工作，确保预算目标的实现。
4、按照国家财会法规、公司管理制度和成本管理有关规定，负责组织拟订完善财务管理制度、财务核算制度，并组织财务部所有成员、及公司全体员工共同执行。
5、按照国家有关规定，结合公司运行情况，负责拟订公司税务工作计划，并组织执行。按期进行税务的缴纳及税务管理，保证公司经营合法化，提供董事会需要的相关财务资料。
6、根据公司资金需求状况，负责组织公司对外融资工作；
7、负责组织投资项目的财务分析工作，编制投资可行性分析报告；
主办会计职责：
1、在财务部经理的领导下，负责公司税金的计算、申报和缴纳工作，协助有关开展财务审计和工作；
2、在财务部经理的指导下，正确计算公司收入、费用、成本，正确计算和处理财务成果。负责编制公司月度、年度会计报表，完成年度会计决算、利润分配核算工作；
3、整体维护财务信息数据，为公司进行相关的财务决算提供支持；
4、按月正确计算固定资产折旧，定期或不定期会同其他部门进行清产核资工作，负责固定资产的会计明细核算工作，建立固定资产明细账，及时办理记账登记手续；
5、及时做好会计凭证、账册、报表等财会资料的收集、汇编、归档等会计档案管理工作；
6、在财务部经理的领导下，按照公司财务制度和其他相关管理制度的有关规定，负责公司各种核算和其他业务的记账工作；
7、根据会计制度规定，设置科目明细账和使用对应账簿，认真、准确地登录各类明细账，要求做到账目清楚，数字正确、登记及时、账证相符，发现问题及时更正，确保做到会计电算化与手工账务处理的结果相符。
出 纳：
1、在财务部经理的领导下，按照国家财会法规、公司财会制度的有关规定，认真办理提取和保管现金，完成收付手续和银行结算业务。
2、根据审核无误的手续，办理银行存款，取款和转账等业务结算工作。及时根据银行存款日记账，对账单在月末做出相应的余额调整，做到银行对账单相符。
3、登记现金和银行日记账，做到月结日清，保证账相符，账账相符，发现差错及时查清更正。
4、审查临时借支的用途，金额和批准手续，控制使用限额和报销期限。
5、正确编制现金、银行的记账凭证，及时传递给会计登账，配合做好应收账款的清算、收缴工作。
6、严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关凭证，办理现金收支付业务，做到合法准备、手续齐备、单证齐全。
7、准确及时的将各直营馆、合营馆汇来的款项，转汇入公司指定的账户。
8、负责妥善保管现金、有价证券、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、账册、报表等会计资料的整理、归档工作。
六、营销部职责
营销部经理职责
1、在公司的领导下，负责主持本部门的全面工作，组织并督促部门人员全面完成部门职责范围内的各项工作任务；
2、贯彻落实本部门岗位责任制和工作标准，密切与行政、财务等部门的工作联系，加强与有关部门的协作配合工作；
3、组织制定销售工作，明确销售工作标准，建立健全销售管理网络，认真作好协调、指导、调度、检查、考核等工作；
4、负责组织编制年、季、月度销售计划，适时合理地签定供货合同，确保销售计划指标的完成，节约销售费用，建好销售台帐，负责销售合同的正确执行，按时将货款回笼，加速公司资金周转；合理控制团队的各项费用支出和审核。
5、随时了解和掌握市场信息及竞争对手的动态，了解客户需求和相关信息，为公司领导决策服务；
6、负责抓好市场调查、分析和预测工作，作好市场信息的收集、整理和反馈，掌握市场动态；组织营销活动方案的实施，指导、监督、反馈并控制其发展；
7、负责作好优质服务、售后服务工作，加强部门员工的教育，走访客户，及时处理客户投诉，提高企业信誉；
8、负责抓好营销人员的考核、考评与管理教育工作，关心营销人员的生活及思想动态，作好耐心细致的思想教育工作，杜绝经济犯罪事件发生；
9、负责对海报、单页等宣传资料的设计，通过有效的营销策划和市场开拓手段，完成公司下达的销售目标，最大限度为公司创造利润。
10、按时完成公司领导交办的其他工作任务。
营销员职责 
1、认真贯彻执行公司营销规定和实施细则，不断学习专业技术知识，努力提高自身业务水平。
2、积极完成规定或承诺的营销指标，为客户提供主动、热情、满意、周到的服务。
3、负责与客户签订合同，督足合同正常如期履行，并做好销售的准备工作。
4、协助营销部做好公司客户资料及其他营销文件资料的管理、归类整理、建档和保管工作。不得泄漏公司商业机密。
5、收集一线营销信息和用户意见，对公司营销策略、广告、服务和新项目开发等提供参考意见，接到客户投诉，立即报告部门经理或公司领导，并协助有关部门妥善处理。
6、以公司利益为重，不索取回扣，不接受馈赠钱物，遵守国家法律，不构成经济犯罪。
7、完成营销部经理以及公司其他领导临时交办的其他任务。

第二章、公司重大事项决策、会议、
工作纪律、汇报制度

第一节 重大事项决策制度
为确保我公司重大事项决策上的科学、民主，充分发挥集体智慧，根据民主集中制原则，特制定如下制度：
一、实行集体领导与职责分工负责相结合。董事长（总经理）主管公司全面工作，副总经理按分工对其分管的部门负责。具体分工由总经理办公会研究，经董事长（总经理）签署执行。
二、公司的经营方针、长远规划、重大改革方案、年度工作计划及完成目标的制订，由总经理办公会研究，经董事长（总经理）签署后执行。
三、公司投资项目和主要经营事项，由总经理办公会研究，经董事长（总经理）签署后执行。
四、公司各部室的设置、编制、撤消、涉及人员职务调整，由总经理办公会研究，报董事长（总经理）批准后执行。
五、公司员工聘用、辞职、辞退或开除，由总经理办公会研究，报董事长（总经理）批准后执行。
六、公司员工工资调整，经总经理办公会研究，报董事长（总经理）批准后执行。
七、公司董事长（总经理）认为应由总经理办公会研究的其他重大事项。

第二节 会议制度
为进一步规范公司内部管理，促进企业经济效益的提高，根据《公司法》和本企业运作需要，特制订本公司有关会议制度。
一、总经理办公会制度
1、根据公司经营管理需要，总经理办公会议原则上每月一次，特殊情况须提交总经理办公会研究的事宜，增加会议次数。
2、总经理办公会由董事长（总经理）主持。董事长（总经理）因事不能参加，可委托副总经理主持召开。
3、总经理办公会议参加人员，一般由董事长（总经理）、执行董事、副总经理、总经理助理、行政部经理参加，因会议需要，可请有关部门的中层干部列席。
4、总经理办公会主要研究本月和下个月公司的重大问题，由副总经理通报所分管部门工作例会情况（书面）。
5、总经理办公会议由董事长（总经理）助理或行政部经理负责记录，对重大问题的讨论，要形成会议纪要报请董事长（总经理）批准，以便于贯彻实施。
二、工作例会制度
1、工作例会正常情况下每周星期六上午9点召开，若有特殊工作，可作临时调整。
2、工作例会由公司董事长（总经理）主持，董事长（总经理）因事不能参加，可委托副总经理主持召开。
3、工作例会参加人员，一般由公司董事长（总经理）、执行董事、副总经理、总经理助理、各部门经理参加，必要时邀请相关人员列席会议。
4、工作例会主要是各部门汇报本周工作，讨论布置下周工作安排。
5、工作例会由行政部负责召集，由行政部文员负责记录，会议记录交由董事长（总经理）阅批后，发至各部门，以便贯彻实施。
三、工作总结会议制度
（1）工作总结会议每半年召开一次。
（2）工作总结会议由公司董事长（总经理）主持。
（3）参加人员：公司全体员工。
（4）工作总结会的任务：总结半年工作或全年工作情况，查找工作中存在的问题，提出改进意见。布置下半年或下年度工作。
（5）工作总结会议由行政部文员负责人记录，形成书面总结，报送董事长（总经理）。
四、承办外部联络会议程序
（一）会前准备
1、对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。对不定期的重要会议，承办部门应提出企划报告，该报告包括：
a.会议名称；b.会议的主旨和目标；c.会议议项；d.会议用时；e.会议地点；f.会议议程；g.会议主持人；h.出席人员（名字）；i.会议财务（支出收入）预算；m.筹备时间进度表。该报告批准后方可执行。
2、重要会议需在会议前24小时将议程送至与会人员手中。
3、出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否可以如期出席，并作出相应安排。
4、会议承办部门要及时准备会议场所、会议文件或资料，必要时要进行会场布置、设备调试。对重点发言对象确保其发言。
（二）正式会议
1、与会人员要按时到会，不得缺席。特殊情况须请假。
2、会议要做好记录，必要时可录音、录像，妥善保存记录材料。
以上各种会议须以公司名义行文的，应先呈主管行政工作的公司领导审核后，由董事长（总经理）签发行文各有关部门或岗位。

第三节 工作纪律
1、全体员工应严格执行岗位职责和各项工作制度，积极主动地完成本职工作，努力提高工作质量和工作效率。
2、服从命令听指挥，按时完成领导交办的各项临时性任务。
3、严格遵守考勤制度，上下班不迟到早退，离岗外出须经领导批准，因病、因事不能上班必须按规定请假。
4、工作时间内不准做与工作无关的事，不准闲聊、打闹、打扑克、下棋、上网玩游戏和网上看电视，午休要严格控制时间，严禁酒后上班（因工作关系应酬除外）。
5、顾全大局，积极协调上下左右的关系，团结互助，维护公司正常工作秩序和整体形象。
第四节 汇报制度
1、各部门每月（周）底要进行当月（周）工作小结，提出下月（周）工作安排，以书面形式向副总经理报告。
2、员工在工作中遇到问题必须及时向部门经理汇报，需要答复的各部门经理必须当场答复，超出职权范围或部门解决不了的，必须在一小时内向公司分管领导报告，分管领导解决不了的，要在四小时内上报董事长（总经理），得到明确指示后立即办理。
3、工作汇报制度纳入目标考核范围，考核工作由行政部负责评审。

第三章、行政管理制度

第一节 办公室管理制度
一、总则
为规范办公场所的工作秩序，维护公司形象，提高工作效率，特制立本规定。
二、办公室布局和办公设备管理
1、办公场所的分割、划分、分配、布局、装潢风格由公司统一规划。
2、未经许可，不得擅自改变办公室布局，不得随意挪动办公桌或办公设备。
3、上班时着装整齐、坐姿端正。树立良好的公司形象和个人形象。
4、办公室谢绝吸烟、严禁大声喧哗、吵闹、严禁闲聊。营造良好的工作环境。
5、未经许可，员工不得随意进入总经理、执行董事、副总经理办公室，维护总经理、执行董事、副总经理办公室的权威性。
6、 办公室须有专人值班，不得空缺。负责接听电话，接发传真和来访接待。
7、公司的电脑、复印机、传真机由专人使用管理，其他人员未经允许（非工作原因）不允许使用办公设备，更不允许工作时间玩电脑游戏和在电脑上看电视等。
8、公司电脑及网络统一由专人维护保养，任何个人不得私自带盘上机操作及安装。
9、做好保密工作，尊重别人隐私和公司制度，做到不听、不问、不传。
10、下班时随手整理自己的办公桌。检查公司各办公室，关闭电灯、电脑，关窗锁门。
三、卫生管理
1、有关卫生管理详见公司卫生管理办法。
2、公司员工有义务保持办公场所的整洁、舒适。
3、办公场所内外未经许可不准张贴广告、宣传画、标语、不准堆放或悬挂物品。
4、办公室装饰美观、整洁、办公用品摆放整齐。
5、卫生检查每周集中进行一次，各部门要认真对待卫生清理和卫生检查工作，积极主动地搞好卫生清理，不得因卫生清理不达标而影响公司的整体形象。
四、附则
本办法由行政部解释、补充，经董事长（总经理）批准颁布执行。

第二节 公文、档案管理实施办法
一、公文
为使公文处理规范化、制度化和科学化，提高公文处理的效率和质量。结合公司实际，特制定本办法。
（一）公文处理
1、公文处理主要包括：公文形成、办理、立卷、归档和销毁。
2、公文处理基本原则：及时、准确、规范、保密。
3、公文种类：除外来文函外，本公司的公文及所属单位在企业管理过程中形成和使用具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策、执行上级及主管部门的指示、发布规章制度、实行行政管理措施、请示和答复问题、报告情况和交流经验、协调内部对外关系的重要工具，也是公司行使职能的重要手段和依据。按公文使用范围和作用，主要使用下列文件：
a.决议：凡经过会议讨论通过，要求所属部门贯彻执行的重要决策事项，用“决议”。
b.决定：对重要问题或重大行动做出的决定及采取的措施，用“决定”。
c.通知：是发布行政法规和规章，任免干部、传达上级的指示，向各部（室）、各分公司布置工作，转发上级机关，同级机关和不相隶属机关的公文批转所属单位，要求属下单位办理或需要周知和共同执行事项，对所使用的下行文种，常用“指示性通知”、“批示性通知”、“周知性通知”、“会议通知”、“任免通知”等。
d.通报：通报工作情况或好坏典型事例及经验教训，表扬先进、批评后进、交流经验，传达重要精神或情况等用“通报”。
e.请示：请求上级或政府机关对某项重要工作指示、答复和批准事项时用“请示”。
f.报告：向上级或政府机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级及政府机关的咨询等用“报告”。“请示”和“报告”必须严格分开，不得在“报告”中夹带请求指示批准事项，公文标题不得用“请示报告”。
g.批复：批准或答复下属单位或部门请示的事项，用“批复”。
h.函：与不相隶属机关或本系统单位之间互相商洽和联系工作、询问和答复问题等用“函”。
i.会议纪要：记载或传达会议主要精神和决定事项，要求与会单位共同遵守，用“会议纪要”。
j.情况反映：反映公司各部(室)、公司各方面工作情况、存在问题，用“情况反映”。
（二）公文格式
1、发文机关标识在公文正上方；
2、发文字号：包括发文年度、发文机关代号和发文顺序号，按序标识下方，如“赣鑫耀（2011）第001号”。
3、公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，标题在发文机关标识或发文字号下方居正文上端中央位置书写。
4、主送机关是指收受、办理或执行公文的机关，一般在公文标题左下方正文之前第一行顶格书写，其他需要了解公文内容的上级，同级或不相隶属机关，应在“抄送机关”项目内写明，标注在主题词下方。
5、公文署名：分为机关署名和领导署名，标注在正文或附件说明的右下方，印章必须与署名相符，盖在单位名称的正中位置，上不压正文，下不压成文日期。
6、成文日期，一般以领导签发或会议通过日期为准，亦可以印发时间为准，成文日期要完整写出年月日，标注在发文单位或领导署名下方。
7、凡需联系办理公文，要在公文末页下端，标注承办单位、联系人及电话号码。
8、用纸格式：公文用纸A4型（29.7cm×21.0cm）。
（三）公文起草和审批签发
1、公文起草和审批签发
（1）重点要突出，观点要鲜明，论理要清楚，文字要精练，用词要准确，篇幅要简短，结构要严谨，层次要分明。
（2）拟稿人必须用稿纸拟写，要按公文的文种格式行文，用钢笔或毛笔书写，不得用园珠笔或红笔书写。
（3）文稿在呈送领导签发之前，负责拟稿的人员要对公文进行认真核对。
2、公文审批签字程序
行文稿先由行文部门负责人审核签名，再送行政部核稿，不属急件，一般不得将文稿越级呈送领导；由行政部将文稿送有关领导签发。“请示”、“报告”和对外行文由公司董事长（总经理）签发，一般例行事务性公文，由分管领导签发，最后由行政部编号签字再打字印发。
（四）各类公文办理程序和时限要求

1
公司主管的请示、报告及有关部门函件等
行政部 有关部门拟文 董事长（总经理）审阅 审定签发 核稿
（1小时） （1天以内） （1 天） （半 天） （4小时）

2
上级交办的工作（包括办公会议纪要、专项工作安排）
行政部登记 董事长（总经理）阅示 部室提意见拟文、办理 审定签发 打印核稿
（1 小时） （1小时） （1—2天） （半天） （半 天）

3
信 访 （ 投 诉 ） 件 和 转 发
行政部登记拟办 有关部室承办拟复函 办公室打印核稿 审定签发
（2小时） （1天以内） （半 天） （1天）

4
公司下属单位报送的业务工作请示报告及请办事项等
行政部登记拟办 总经理（副总）阅示 有关部门意见办理 审定签发
（2小时） （1小时） （1天） （1小时）

1、下发通知由行政部拟文、董事长（总经理）签发。
2、有时限要求的按规定时限办理。特急：立刻办理；加急：十分钟之内；急：半个小时之内。
3、一般情况须以实际要求提前或宽限完成。
（五）公文办理
公文办理主要包括公文的登记、分发、承办、印制、传递等环节。
1、登记公文，应将公文的标题、密级、发文字号、来文机关、发往机关、份数、收发时间及办理情况等逐项记载清楚，以便今后核查收回和销毁。
2、分发公文
a.一切外来公函，统一由行政部文员签收、登记并及时分送。
b.根据公文性质和内容，由行政部经理提出处理意见，送领导阅示，并根据需要交有关部门办理。
c.凡需业务部门经办的公文，由行政部催办，并将落实结果报主管领导。
3、公文按机密程度可分为以下几类：
a.绝密。指极为重要并且不得向无关人员泄漏的文书。
b.机密。指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文书。
c.秘密。指不宜向公司以外人员透露内部的文书。
d.普通。非机密文书。
e.任阅。指在公司内部传阅或传办的文书。
4、承办公文是指接受办理下级单位请示的公文，以及转发翻印的公文等。承办请示的公文，凡属本公司权限范围内能批复的事项，一般先由业务部门提出意见，经领导审批或会议决定后再批复呈文单位，时限不超过一周。重要事项和重要问题的请示，可直接送领导审阅后批复，时限不超过三天。承办公文部门要提高办事效率，及时催办和跟踪，避免延误。
二、档案
1、文书档案的管理规定
a.凡是记述和反映本公司经营管理活动，证件、技术、声像资料等永久性重要资料，具有查考价值的各种自制文件和已办理完毕的有保存价值的文件，均由行政部专人统一管理，任何经办个人或部门除便于工作需要保留复印件外，一律不得私存原件。于第二年上半年完成上一年度的文书立卷归档和技术档案建档工作。
b.各部门代表公司参加各种会议带回的文件，均不得自行保管和销毁，必须向行政部移交，实行统一管理。
c.行政部对归档文件按要求进行分类、编号、确定保管期限。
d.对无保存价值的文件，要逐一填写清单，经行政部经理审批，并在收发文本上注明，一年后予以销毁。
e.借阅文件，应经行政部经理批准后方可外借，未经同意，不得摘抄和复印。
2、档案管理规定
a.行政部档案按人事档案，文件档案、资料档案、技术档案分类，由行政部专人按有关规定负责管理。
b.档案文件必须设专柜存放保管，存放必须分类编号，清楚编写文件目录，以便查阅。
c.凡经领导批示传阅的重要文件，必须随文将领导批示和传阅人员签字表格一并归档。
d.借阅档案须认真办理借阅登记手续，保证按时归档。
e.凡借阅重要密件，必须经董事长（总经理）批准后，方可借阅；所借阅的档案资料未经批准不得摘抄或复印。
f.档案管理员要定时检查专柜、核对件数，做好防虫、防潮、防遗失，发现异常或被盗，丢失等情况，及时向领导反映，妥善处理。如系人为造成，要追究有关人员的责任。

第三节 打印、复印、传真、扫描管理规定
一、总则
为加强公司打印、复印、传真使用管理，特制定本规定。
二、使用范围
1、本规定适用于公司使用打印、复印、传真的各种情况。
2、传真机使用范围包括本地、国内传真。
三、任务的承办
1、传真件的接收纳入公司收发管理办法范围内，由行政部文员统一接收。
2、传真件接收后，填写收件登记簿，并及时分发到收件部门和人员，涉及公司事务的原件在行政部留存，业务部门留复印件。
3、传真发送，须经领导批准，填写发文登记簿表，并及时发送出去，因故不能发送，应及时通知有关当事人迅速另行处理。
4、各部门和人员发送传真，由行政部文员统一发送。重要文件可由当事人亲自发送。
5、传真原件留存行政部。
6、公司传真机应随时处于自动接收状态。
7、公司公文打印任务按公文处理办法办理。
四、保密要求
1、收发传真人员、打字人员，复印人员要对保密材料保密，对其废品当场销毁。
2、复印公司保密材料须经有关领导签字批准，绝密文件经董事长（总经理）审批，机密级须经分管副总经理签字。
五、附则
1、传真电话不能被占为普通电话使用，以免延误传真收发。
2、传真机、打印机、复印机由专人使用管理。
3、本办法由行政部解释、补充，公司颁布生效。

第四节 公司电话使用管理规定
为了更加合理规范地使用电话等通信工具，避免不必要的公司财产流失，并实行以下相应管理：
一、管理原则：实事求是，保证工作，杜绝浪费，提高效率。
二、管理方法：
1、严禁员工利用公司电话拨打私人长途及信息台；
2、严禁员工利用公司电话长时间交谈与工作无关的私事；
3、员工因私事（急事）需打市内电话，原则上不能超过3分钟；
4、公事需打长途电话，应经过公司领导批准，登记后方能拨打；
5、公司员工的所有移动通讯电话均可加入公司集团通讯网。
三、奖惩细则
1、违反公司电话使用管理规定第二的1、4条者，经发现，除双倍补偿给公司为造成的金额损失外，还要给予开除处理，严重者追究法律责任；
2、违反公司电话使用管理规定第二的2、3条者，经发现，第一次部门内部批评，第二次在公司通报批评并扣除基本工资的10%，第三次则给予开除处理，并扣发当月工资；
3、遵守公司电话管理规定情况，将做为员工年终考核的内容；
4、公司所有员工必须保持24小时通信联络畅通，因个人原因联系不上者，高层管理者每次扣100元，中层管理者每次扣50元，员工扣30元。

第五节 名 片 管 理 办 法
一、总则
为使公司名片统一规范化，强化对外公共形象的塑造，特制定本办法。
二、公司名片格式统一化，由行政部依据企业形象规划设计。
三、名片印制程序
1、公司行政部统一负责对外印制名片的印刷业务。
2、印制名片申请者填写名片印制申请单，经各级审批后由办公室负责印制。
3、名片印制主要查名片姓名、职务是否相符。
4、名片英文使用须符合惯例和规范要求。
四、名片使用
1、名片使用须恰到好处，不可滥用，掌握使用范围。
2、掌握名片递送礼仪和交换规则。
3、公务、客户名片须在公司内共同使用，不得占为已有。
五、附则
本办法由行政部解释、执行，经公司颁布生效。

第六节 办公用品管理规定
1、行政部负责办公用品管理工作。
2、办公用品实行包干使用制度，行政部根据各部门的工作特点、性质核定各部门每月办公用品计划数量、额度，使用部门需超预算使用办公用品，应报告公司董事长（总经理）批准。
3、各部门每月应向行政部报请当月本部门的“办公用品使用计划”，由采购人员填制“办公用品购置申请单”，经董事长（总经理）批准后方可办理办公用品的采购。
4、办公用品采购人员要做到采购的物品量足质优价廉，并及时报帐，各部门不得自行购置办公用品，特殊情况临时采购的办公用品需经董事长（总经理）批准。
5、负责购买办公用品的人员，应将物品交保管人，填制“办公用品订单、签收单”，双方清点无误后办理交接手续，并办理签字入库。
6、办公用品保管人员应负责入库物品的安全、完整、定期盘点，做到帐物相符，发生损失由保管人员负责赔偿。
7、行政部定期公布各部门员工领用办公用品的品名、数量、金额。
8、行政部定期公布公司各部门员工办公用品使用情况的检查，丢失的用品由使用人赔偿，对不珍惜使用物品、造成浪费、损害物品等行为，可对责任人处以使用物品金额10倍的罚款。
9、按公司的决定，行政部负责办理公司办公固定资产的购置，并对公司的各种办公财产建立“固定资产使用登记表”，确定公司物品的使用责任，并落实到个人。

第七节 卫生管理制度
为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立公司的良好形象，制定本制度。
1、卫生管理的范围为公司各部门、会议室、厕所及走廊、门窗等办公场所及其设施的卫生。
2、卫生清理的标准是：门窗（玻璃、窗台、窗棂）上无浮尘；