房地产公司行政岗位职责.doc

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行政部岗位职责体系
办公室主任岗位职责说明书
岗

位
基本
信
息
岗位名称
办公室主任
隶属部门
办公室
岗位编码

直接上级
分管副总经理
薪资等级

直接下级
行政专员、行政内勤、司机、内保
可轮换岗位

定编人数
1人
工作概述
全面负责行政后勤事务管理和安全管理工作，协调对外行政关系事务。
工
作
职
责
与
任
务
1. 在分管副总经理领导下，负责主持办公室全面工作，组织并督促部门人员完成部门职责范围内的各项工作任务；
2. 协助上级领导起草、审核本公司综合性的经营管理报告、总结、计划、决议等文件、函件；
3. 负责组织起草综合性业务规划，周工作汇总，月度工作总结和简报，季度、年度工作总结和公司请示、通知等公文函件并审核待签发的文稿；
4. 负责公司管理体系搭建，指导公司行政、后勤管理制度，优化工作流程，组织、协调监督、制度的落实；
5. 协助上级领导筹备各类会议，协调好各方面工作，保证会议的顺利，并传达会议精神，并检查各业务部门贯彻执行情况；
6. 负责公司行政费用支出预算计划的执行情况，并按公司规定执行奖惩条例；
7. 拟定公司固定资产、低值易耗品、办公用品等方面管理的规章制度；
8. 负责进行公司固定资产管理，保证公司固定资产不会向外流失；
9. 做好公司行政后勤管理服务相关工作，为员工创造良好办公环境；
10. 负责公司行政检查体系制度建立、完善、督导和落实；
11. 负责公司证照的变更、年审、对各政府部门的报送材料等工作；
12. 组织、安排重要客人来访的接待工作，协调内外关系，宣传企业文化和公司理念，树立公司的良好形象；
13. 负责公司印鉴、介绍信使用和保管；
工 作
绩效标准
1. 行政管理工作的合理性、有序性，为公司开发经营提供后勤保障；
2. 行政管理制度的适宜性和可操作性；
3. 行政管理目标计划的达成率和实施有效性；
4. 行政事务问题处理的及时性和有效性；员工的工作满意度；
5. 印章的保管、使用情况；
6. 车辆调配的合理性和交通事故发生率。
工作
关系
所受监督
受分管副总经理的工作监督
所施监督
对本部门下属人员的工作实施监督，协调各级人员之间的关系。
内部关系
公司内所有部门发生协作关系。
外部关系
与来访人员、业务联系和各政府部门发生联系。
工
作
权
限
1. 所属人员工作岗位调动权、工作指导权、分配权、监督考核权；
2. 有对行政后勤管理和安全管理目标计划的审批权；
3. 对行政管理制度实施违规的纠正权和处罚权或处理申报权；
4. 有对行政管理费用限额范围内的审批权；
5. 车辆使用调配权。
工作时间
在规定时间内上班，有时需要加班加点。
工作环境
在办公室工作。
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有行政事务管理、经济法及公共关系等方面的专业知识。了解房地产经营管理方面的知识。大学专科以上，经济管理或行政管理相关专业。
技能要求
中级或以上职称；行政事务分析处理能力，外协关系的公关能力，良好的人际关系。较强的口头表达能力和组织协调能力；熟悉计算机的的应用及操作技能。
工作经验要求
5年以上管理工作经验，至少2年以上行政主管工作经验。
基本素质要求
具有强烈的责任心；仔细认真；工作严谨、善于沟通。
行政专员——岗位说明书
岗

位
基本
信
息
岗位名称
行政专员
隶属部门
办公室
岗位编码

直接上级
办公室主任
薪资等级

直接下级
无
可轮换岗位

定编人数
1人
工作概述
负责办公室的文书、行政事务和其他程序性工作。
工
作
职
责
与
任
务
1. 协助上级领导起草、审核本公司综合性的经营管理报告、总结、计划、决议等文件、函件；
2. 协助上级起草综合性业务规划，周工作汇总，月度工作总结和简报，季度、年度工作总结和公司请示、通知等公文函件并审核待签发的文稿；
3. 协助公司管理体系搭建，指导公司行政、后勤管理制度，优化工作流程，组织、协调监督、制度的落实；
4. 参加公司一般行政和办公例会及有关会议，负责记录；
5. 负责公司计算机管理，保证公司网络安全使用；
6. 会议的通知、会议场所的安排；
7. 负责起草并校对本部门公文，校对公司层次的文件；
8. 负责办公室文件的传递及催办（根据登文记录和时间）；
9. 负责规定范围内的文稿录入、校对和排版工作；
10. 负责公司企业文化建设，组织相应的公司内部期刊、网站的维护和宣传
11. 协助领导做好办公室有关行政接待事务, 做好来信来访接待及重要客人接待工作。
工 作
绩效标准
1. 会议记录全面，思路清晰，要点明确；
2. 文件下发和信息收集的及时性。
工作
关系
所受监督
在办公事务方面，接受办公室主任的指示和监督。
所施监督
公司往来文件，电脑、网络管理实施监督。
内部关系
在行政指令上传下达方面，与员工发生协作关系。
外部关系
在对外宣传方面与政府及相关部门发生联系。
工
作
权
限
1. 会议的记录权和纪要的整理权；
2. 信息收集的报告权。
工作时间
在规定时间内上班，有时需要加班加点。
工作环境
在办公室工作。
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
拥有文书、计算机及经济管理方面的专业知识，了解房地产基本知识。文秘专业、中文专业或者其他文科类专业大专及以上学历。
技能要求
文书工作的处理能力，较强的文字书写能力。熟悉计算机软件应用与操作。
工作经验要求
2年以上行政管理相关工作经验。
基本素质要求
身体健康、精力充沛、责任心强、仔细认真的个人特征。男性，30岁以下。

办公文员——岗位说明书
岗

位
基本
信
息
岗位名称
办公文员
隶属部门
办公室
岗位编码

直接上级
办公室主任
薪资等级

直接下级
无
可轮换岗位

定编人数
1人
工作概述
负责拟定公司的档案制度、收集管理档案及其它事务性工作。
工
作
职
责
与
任
务
1. 负责管理公司的文件整理、归档工作，通过整理排架、编号排序、编制检索等实现公司文件检索方便，便于使用和档案安全；
2. 负责公司办公用品购置、验收、登记、发放管理工作；
3. 负责收集公司分散在各个部门和个人手中的文件、资料集中起来，经过整理、立 卷、当档保存；
4. 负责对档案的收进、移交、保管、利用、销毁等情况随时以表册、数字形式，进行登记和统计；
5. 负责建立档案借阅管理制度；
6. 负责做好文件、资料、表单、报告等打印、校对、排版和管理工作；
7. 负责进行公司车辆使用的调度，保证公司领导和业务用车；
8. 负责办理来、发文登记，填写文件传阅单，上交办公室主任；
9. 负责办公室文件的传递及催办（根据登文记录和时间）；
10. 负责规定范围内的文稿录入、校对和排版打印工作；
11. 协助部门领导做好办公室事务工作。
工 作
绩效标准
1. 公司档案资料完整无损；
2. 公司档案资料摆放整洁、有序、查找的效率；
3. 资料归档及时率；
4. 办公用品发放的准确率。
工作
关系
所受监督
在工作方面接受办公室主任的指示和监督。
所施监督
公司档案、图书、报刊、资料的借阅管理监督和保管。
内部关系
在公司内部发生协作关系。
外部关系
一般不与外界发生联系。
工
作
权
限
1. 公司证件，文件资料的归档和管理权；
2. 对各部门档案的收集权；
3. 档案管理的监督权。
工作时间
在规定时间内上班。
工作环境
办公室或档案室。
任
职
要
求
知识及
教育水平要求
了解房地产基本知识。具有大专以上的文化程度。
技能要求
较强的记忆能力，熟悉房地产企业档案管理的方法和技巧，能够熟练使用办公室软件。
工作经验要求
具有档案管理基础知识和工作经验。
基本素质要求
工作心细，品行端正，原则性强、保密性强；女性，30岁以下。
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