行政管理制度20100331.doc

行政管理制度

行
政
管
理
制
度

目录
第一章 办公室规章制度
第二章 工作服管理制度
第三章 印章及介绍信管理制度
第四章 车辆使用管理制度
第五章 会议（培训）室使用管理制度
第六章 资产管理制度
第七章 各类行政事务规定

第一章 办公室规章制度
一、员工日常行为规范
(一) 员工仪表、仪容
1． 全体员工必须保持衣冠、头发整洁。男士发长不盖耳、遮眉，不准留大角，不准蓄小胡须，胡须应经常刮干净；女士头发必须梳理服贴，不可蓬乱烫怪发型。
2． 全体员工必须佩带员工证以示身份，并以饱满的情绪进入工作状态。
3． 为保持良好的精神面貌，建议女士化淡妆，但要打扮适度，不可浓妆艳抹。
4． 注意保持个人卫生，无汗味异味。上班前不得饮酒，不得吃葱蒜等有异味食品，需保持口腔洁净。
5． 接待客户时，坐态、立态、言行举止都要讲究典雅大方的气质和风度。
6． 在客人面前不得修指甲、剃牙、掏鼻子、挖耳朵、打饱嗝、伸懒腰、哼小调等。
(二) 员工礼节、礼貌
1． 对待客人态度要自然大方、热情、稳重、有礼，不以种族、肤色、信仰、服饰取人。
2． 会见客人时要准时，并必须面带微笑、举止大方。
3． 与客人同行时，必须礼让，请客人先行。
4． 在与客人谈话时，注意坐、立姿势端正，讲究礼貌，用心聆听，不抢话、插话、争辩，讲话声音适度，有分寸，语气温和、文雅，不大声喧哗，听到客人的意见或批评时不辩解，冷静对待，及时上报有关领导。
5． 对待客人的询问，做到有问必答，不得以生硬、冷淡的态度待客。
（三）员工用餐及进食
1． 早餐和晚餐必须在二楼休息室进食，午餐可根据实际情况开放二楼敞开。
2． 上班时间不允许在任何区域进行早餐、午餐和晚餐。
3． 严禁任何时间任何人在办公室任何公共区域抽烟和喝酒。
（四）员工接听电话
1． 电话应在响铃一声后立即接听，以不超过三响为要。
2． 接听电话时，首先的问候语需为“您好，科威国际”。
3． 接听电话时要控制声量，避免影响其它同事的工作。
4． 电话结束，在对方挂断电话后，自己再挂断电话。
5． 严禁使用电话聊天，绝对禁止任何对通话者的不礼貌语言行为。若遇通话者出言不逊时，只要挂断电话即可。
6． 严禁使用公司长途电话及公司电话处理个人私事。
7． 严禁使用公司电话拨打各类声讯服务电话(160、168、195、198、268等)。
（五）员工就餐场所
1． 总部设有员工就餐区，即二楼培训室，培训室为公共区域，公司在培训室内为员工准备了微波炉、冰箱等供内部员工使用，员工需本着节约资源的原则进行使用，同时要随时保持培训室的干净整洁。
2． 带饭员工可将饭盒放入冰箱，中午就餐时间用微波炉热好饭后，在规定时间内就餐结束，并注意不要将饭菜杂物等留在桌面上，因培训室主要功能是提供培训之用，严禁员工上班时间长时间逗留于培训室。
3． 若遇培训室当天有培训，请在培训中途结束时进入就餐，注意
（六）员工安全
1． 为防止外来人员混入公司总部破坏安全，公司所有员工一律凭指纹进出主办公区。
2． 总部外来访客人员出入，应在前台或部门员工的带领下进入公司各办公区。
3． 为确保总部安全，进出公司主办公区时需随手将门轻轻关上，确保门禁正常使用。
4． 不得在办公室内存放私人现金及其它贵重物品，遗失责任自负。
（七）日常卫生
1． 公司总部有保洁员进行日常清理，全体员工需一同保持办公区域干净整洁。
2． 员工使用各会议室后离开前需对会议室进行简单整理，将椅子归位，并带走所有私人物品以及垃圾。
3． 公共办公区域严禁吸烟、喝酒和吃饭，吸烟室内所准备的烟灰缸为客户使用，员工不可将烟蒂、酒瓶及零食外壳等垃圾带入办公区域。
4． 在办公室内，不准乱扔纸屑、杂物，不得在办公室的通道及角落处摆放私人物品。
5． 公共的报纸杂志等刊物阅后请放回原处。
6． 严禁用图钉、铁钉等随意在墙上固定资料及物品。
7． 雨天时，雨伞应整理干净后放在前台指定的伞架上，如若需要带到自己位置上，请注意不要将水滴到地毯上。
二、员工工作守则
1． 全体员工需认真阅读公司提供传阅的《员工手册》，在工作时要遵守纪律，服从管理专心工作，严格执行公司的各项规章制度，履行自己的岗位职责，不准擅离职守。
2． 全体员工应将员工证、徽章、男生领带、公司大门钥匙妥善保管，如有遗失，应立即报行政部，每次遗失任何一项或因个人原因补领需缴纳工本费10元。
3． 上班时间任何员工的在公司备案的通讯方式必须保持开通状态。
4． 上班时间严禁在办公室内大声喧哗、嘻戏、聊天、睡觉、唱歌、听录音机、打电脑游戏、打牌、下棋、阅读与工作无关的报纸和杂志。
5． 不准利用工作时间干私活、会见朋友以及处理私人事务。
6． 任何员工不可利用职务之便将公司保密文件和资料带回家。除非得到董事长允许。
7． 任何员工上班时间原则上不得会见亲友，特殊情况经部门负责人批准后，可在接待区进行短时间会面。
8． 全体员工需爱护公司的各种设备、设施、办公家具、文具等，努力降低消耗。
9． 任何员工不准利用职务之便，收受不正当的财物和回扣。
10． 任何员工不得在未得公司许可的情况下成为其它公司的员工，也不得从事损害公司利益的业务。
11． 不管是否属于自己的管辖范围，任何员工必须严守公司的秘密事项，没有正当理由不得向第三者泄露。

第二章 工作服管理制度
一、 工作服
1、 男员工：浅灰色西装外套1件、西裤1条、LOGO白色长袖衬衫2件、领带2条
2、 女员工：浅灰色西装外套1件、西裤1条、LOGO白色长袖衬衫2件
二、 工作服制作及费用
1、 由于数量较多，因此工作服全部采用套号形式进行收集新同事的工作服尺寸。
2、 每月1日/20日，运营管理中心将在指定会议室统一收集新同事的制服型号，并于次日下午下订单，制作周期大致在20个工作日左右。
3、 确认制作下订后，制服无法退还，费用将在次月薪资中一次扣除。
4、 男同事：西装外套290元、西裤60元、LOGO白衬衣55元。
5、 女同事：西装（套）290元、LOGO白衬衣55元。
三、穿着及保管规定
1、 员工在工作时间必须按公司要求统一穿工作服（包括周六、日），包括白衬衣、西裤、西装外套（视天气），佩带徽章及员工证（男同事再加领带）。下着深色皮鞋，女同事可穿夏天凉鞋，但拖鞋不在此列。员工证外壳如有破损、遗失，应及时向行政部申请更换或补办。
2、 公司大型会议或集体活动，所有员工须着公司统一定制的带LOGO衬衫及西装。
3、 员工要爱护工装，定期清洗，熨烫平整，不得有污渍、异味，保持工装整洁。
四、工作服补贴
工作服制作完成并开始穿着当月开始，所有员工每月可享受公司服装补贴50元。
五、附则
公司行政部将对工作服的穿着（含员工证、徽章、领带等佩带情况）进行不定期抽检，每月考核结果将与各部门负责人月度绩效考核及个人年度绩效考核直接挂钩。

第三章 印章及介绍信管理制度
一、印章管理制度
（一）公司印章
公司印章由公章、合同章、法人章等组成。
1．使用范围
（1）用于以公司名义对外工作展开或出具证明等。
（2）用于以公司名义进行的业务往来档。
（3）用于公司制定的规章制度，包括通知、公告等。
（4）用于上报有关公司财务、劳动、人事的报表、报告等。
2．使用权限：公司印章由财务总监负责保管及盖章。
3．使用责任
（1）公司印章使用权力和范围应根据盖章文档内容盖章。
（2）凡遇有违反政府法律、法规条文或损害公司利益的文档不得盖章。
（3）不得超越权限，若有违反而造成公司损失和后果，则追究盖章人责任。
4．使用管理
（1）领用后的公司印章由总经办保管，按规定合理使用。
（2）公司印章按实际需要登记《印章使用审批单》，经董事长批准后才能正式使用。
（3）凡盖章后的文档应有一份复印件归档留存，常规性的监督支付协议除外。
（4）公司印章不允许非总经办人员领用外出，特殊情况，经董事长批准方可领用。
（5）若有遗失，领用人应立即汇报公司并负因遗失而造成的相应责任。
（6）保管人遇有工作调动或离开公司时，应到总经办办理交还图章手续。

二、介绍信管理制度
公司的介绍信是公司派出本单位工作人员去外单位联系工作或执行任务时所用的信函。介绍信用以证明持证人的身份和说明来联系的事务。介绍信一方面起着联系双方的作用，另一方面也起着证明身份的作用。所以，本公司介绍信均由行政部统一保管出具。
介绍信的使用要求如下：
1． 介绍信一般应有对方单位名称、前往办事的人员姓名、人数、所需办理的具体事宜、出具介绍信单位的落款、出具时间及有效期限。
2． 介绍信分上下两部分，上面是存根，下面即是外出时使用的介绍信，两部分内空相同。上下两部分都印有相同号码，上下之间有一条虚线，开出介绍信时，应在虚线上盖章（公章），便于核对。
3． 介绍信在内容上应写明具体用途，不得用“联系业务”等模糊字眼代替。
4． 介绍信应由钢笔或签字笔书写，字迹要工整、准确，不得涂改。如有涂改应加印公章，以示非私自改动。
5． 开出但因情况变化未能使用的介绍信，应及时收回，并注明未使用的情况。
6． 介绍信丢失应及时上报。
第四章 车辆使用管理制度

一、 公司车辆情况：
目前公司正在使用的车辆有：奔驰（陈总专用）、别克（各部门公用）、起亚VQ（施总专用）、雪佛兰spark（财务部）。
二、 车辆使用程序：
公司派车范围原则上仅限于部门经理级及以上级别公司领导，一般员工提倡公交为主，行政部备有公交月票，各业务部门可视工作需要前来申领使用，如遇特殊业务情况紧急需要使用公司车辆先请示部门经理，征得同意后执行。
1、 在使用车辆前到行政部领取“出车预约单”进行填写，申请人按实际用车情况在“浙江科威出车预约单”中的各项内容填写齐全。
2、 申请人将填写完整的预约单交由部门经理/总监签字确认后将单子交回行政部。
3、 行政部根据收取预约单所填写的项目，签字确认安排驾驶员发车，并将“出车预约单”交给驾驶员。
4、 驾驶员发车并在出车的过程中根据实际情况填写出车预约单中“司机填写栏”。
5、 行政部根据驾驶员交回的单子记录各部门的使用公里数，并定期交到财务部报销及进行汽车费用分摊，并将相关的汽车费用分摊表上传至OA平台，以供各部门负责人查看。

三、车辆使用须知：
1、 公司车辆的使用由行政部负责统一管理和安排，休息日和节假日用车原则上应以工作时间内预约为主。
2、 用车预约必须提前一个工作日，外地用车需经行政部经理签字确认。
3、 车辆必须按“出车预约单”登记的地点行驶，用车人不得在用车过程中擅自变更目的地及增加目的地，有业务特别需要者需提前告知驾驶员或行政部，并在“司机填写栏”变更/增加目的地一栏填写变更或新增地点，并由用车人签字确认，否则驾驶员有权不执行出车。
4、 公务用车完毕以后，车辆必须放回公司指定停车地点。如驾驶员外地出差回杭，晚上9点半以后允许把车辆行驶回家，但必须以短信或电话形式通知直属上司并停驶在有保安的小区内。如出现车辆被盗，除保险公司索赔后，其余费用自行承担。正常上下班时间严禁把公司车辆自行开回家，违反者将进行一定的经济处罚。
5、 公司指定地下车库有两个可供停放的车位。
6、 未经总办授权，驾驶员不得私自把车辆借给他人使用，如遇特殊情况或紧急情况下，需由总办确认后方可交由他人使用，行车期间如出现交通事故按照以下列表中的公司与驾驶员的个人责任比例：如驾驶员私自把公司车辆交于他人使用者将扣除当月基本工资的20%，出现交通事故公司将不给予承但任何费用，由驾驶员自行承但一切后果。
7、 驾驶员在行驶车辆时出现交通事故需在第一时间内报警、通知直属上司及联系相应的保险公司进行估价索赔。
8、 驾驶员每月抽出半天时间到各自驾驶证所属的安全组学习，但须合理安排好自己的本职工作进行安全学习。

四、车籍资料管理
1、 公司购买车辆后，需将车钥匙一套、使用说明书、保修卡等资料交由行政部专人保管，承办人员异动时，办理好移交手续。
2、 车辆使用证明(行车证)由各驾驶员保管，但副本(影印本)须由行政部专人归档管理，承办人员异动时做好移交。

五、车辆使用优先制度
1、 外地用车业务优先于市内业务用车。
2、 用车人数多的业务用车优先于用车人数少的业务用车。

六、事故费用支付相关规定
发生事故后，首先由保险公司承担，剩下的部分按以下比例划分公司与驾驶员个人的责任：
a。 全责：公司40％，个人60％ b。 主要责任：公司60％，个人40％
c。 一般责任：公司80％，个人20％ d。 无责任：0
以上责任的划分以有关行政机关出具的证明为准。

第五章 会议（培训）室使用管理制度

会议室是公司举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范公司会议室的有序使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定如下管理制度：
一、公司总部会议室具体情况如下：
公司会议室分为一楼公共接待区、各大小会议室及二楼培训中心；
n 一楼公共接待区、各大小会议室是提供签约及各部门小型接待或会议为主；
n 培训中心用于公司大型会议、新人培训及人数较多的客户接待。
二、会议室预约
各部门因工作需要可以在OA平台（导航——公共事务——会议申请与安排）上申请使用会议室。
三、会议室管理规定：
1． 公司所有员工非接待客户、参加会议或翻阅大型资料的，不可擅自占用会议室；
2． 员工使用各会议室后离开前需对会议室进行简单整理，将椅子归位，并带走所有私人物品以及垃圾；
3． 正常情况下，先行预约部门有优先使用权；若有特殊情况，视会议重要性，由行政部和预约部门进行协调；
4． 会议室的使用由前台接待专门负责，包括来宾指引、招待、接待来宾；
5． 会议结束后，使用部门或员工应及时通知行政部前台接待，由其负责通知保洁员进行会议室的整理、清洁工作；
6． 以上规定希望全体员工自觉遵守，损坏公物将照价进行经济赔偿。
第六章 资产管理制度
一、固定资产的管理制度
（一）固定资产的定义
是指价格在2000元（含）以上的、使用期限在一年以上、，并在使用过程中保持原来物质形态的资产。包括办公家具类、IT用品类、办公设备（如复印机、打印机等）类及交通工具类等。公司主要的固定资产类别是办公设备、电脑硬件和汽车。
（二）固定资产的购置及登账
1．固定资产由行政部统一购买。IT用品由于专业限制，行政部授权电脑部进行全部操作。
2．各部门按需在OA平台上填写申请报告，其中应填写名称、规格、型号、性能、质量等资料以备采购及验收，申请报告经各部门经理签字确认后送行政部(或电脑部)签字确认后报总经理批准。
3．固定资产购买后，于报销期依据经总经理批准的申请报告和发票到财务部门结款，由财务部对其进行编号，并填写一式三联的固定资产卡，财务部、行政部及使用部门保管责任人各留一联。各部门根据实际需要至行政部登记领用，并拿取固定资产卡使用部门联。行政部根据价格、型号、购买日期等相关资料建立《固定资产管理台账》，以备查询。
4．行政部设专人负责对固定资产进行保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项。
5．行政部对每项固定资产的使用落实到人，并明确相关的使用、交接情况，丢失、损坏赔偿的责任人。
6．财务部每月按各类固定资产的使用年限，折旧率计算固定资产折旧，列入有关的成本费用核算。 财务部负责对固定资产增减变动及时进行帐务处理；财务部协助行政部每年进行一次固定资产盘点，做到帐实相符。 
（三）固定资产的保管及维修
1．部门领用的固定资产由部门经理作为保管责任人，由各部门秘书或者助理作为保管员协助保管，部门秘书或助理应明确部门内资产的使用情况。行政部需将指定的保管员登记在《固定资产管理台账》中。
2．保管责任人有责任教育员工要爱惜公司资产，确保资产的正常损耗。
3．公司资产虽计入部门成本，但不属于个人财产，所以保管责任人及保管员均无权擅自转移或报废各类固定资产、递延资产。如有违反，行政部将追究部门经理和部门秘书/助理的责任。
4．固定资产损坏，由部门秘书/助理先向行政部指定的报修单位报修，涉及费用由行政部统一商洽，维修费用由使用部门承担。若为人为损坏或丢失等异常情况发生，应及时告知行政部，行政部经管理部门确认，使用者负一定的赔偿责任。
（四）固定资产的转移、调拨
1．固定资产在公司内部部门或员工之间转移、调拨，须到行政部办理固定资产转移登记。
2．固定物品转移时，由申请调出部门提交《固定资产转移申请表》，经行政部的检查后统一办理相关的转移手续，同时将物品费用的摊分转移报财务备案并在总《固定资产管理台账》中更新相关资料；并于每月30日前填写《固定资产转移汇总表》，连同已审批的《固定资产转移申请表》交财务部作好相应的账目调整，行政部保留复印件，以作为备查核对的资料。如该物品的使用已经超过费用的摊分期限后转移，新的使用者将不再承担费用。
3．固定资产要按规定严格管理、定期维护保养，未经公司总经理批准不得外借。
4．固定资产出租或外借，由行政部提出申请，会同财务部查明固定资产的购入日期、购入原值和已使用期限等情况，将申请报告送总经理批准。电脑部负责实物的转移，财务部根据行政部提供的出租或外借资产清单进行相应的费用转移。
（五）固定资产的报废
1．固定资产出现报废时，由使用部门提出申请并填写《固定资产报废申请表》，经行政部或电脑部检测核准后，将《固定资产报废申请表》报送总经理批准，若帐面价值超过5万元还须报区域董事批准。行政部需处理好报废资产的回收工作，并在《固定资产报废申请表》中注明处理方式。每月30日前填写《固定资产报废汇总表》，连同已审批的《固定资产报废申请表》交财务部作好相应的账目调整，行政部保留复印件，以作为备查核对的资料。
2．财务部依据总经理批准的固定资产报废申请报告以及行政部提供的报废资产清单进行财务账务处理，并报税务局备案或批准（根据当地税务局要求）。
3．行政部会同电脑部负责进行实物处理。
（六）固定资产的出售
1．固定资产如需出售处理，行政部须事先申报出售处理固定资产的报告并列出明细表，注明出售处理原因，报总经理批准；若账面价值超过5万元还须报区域董事批准。
2．财务部根据总经理批准的固定资产出售处理报告进行账务处理，开具发票及收款，并报税务局备案或批准（根据当地税务局要求）。 
3．行政部依据财务开具的发票及收据办理发货手续。
（七）固定资产的盘点
1．每年由行政部主导、财务部及电脑部配合，对固定资产进行一次实地盘点工作，清点资产数量及了解资产的损耗程度，并由使用部门保管责任人在清点记录上予以确认。
2．清点中如有发现资产丢失或严重人为损坏，需由责任人照原价赔偿，如责任人无法确认，则由保管责任人赔偿。
3．由行政部在年度盘点后提出固定资产盘盈、盘亏报告，并会同财务部核查落实后，报总经理审批。若账面价值超过5万元还须报区域董事批准。
4．财务部依据总经理批准的固定资产盘盈、盘亏报告进行账务处理，并将盘亏报告报税务局备案或批准（根据当地税务局要求）。
二、递延资产管理制度
（一）递延资产的含义：
1．一般价格在400元（含）以上、2000元以下，且使用年限在一年以上的有形资产。包括办公家具类、IT用品类、办公设备（如打印机、传真机）类、办公用品类及交通工具类等，同时包括单位价值400元以下，使用年限一年以上的家具、办公设备。
2．费用摊分：递延物品的费用摊分期数为36个月，自入帐日当月开始算作第1期。
（二）资产的购置及登账
1．递延资产由行政部统一购买。电脑硬/配件由于专业限制，行政部授权电脑部进行全部操作。
2．各部门按需填写申请报告，经各部门经理签字确认后送行政部(或电脑部)签字确认后报总经理批准。
3．行政部根据实际需要购入递延资产，对其进行入库、登记、编号；各部门根据实际需要至行政部登记领用，行政部做好出库登账工作，同时将其价格、型号、购买日期等相关资料录入办公用品软件同时建立《递延资产管理台账》，以备查询。
4．行政部设专人负责对递延资产进行保管、调拨、出售、报废、定期盘点等有关事项。
5．行政部对每项递延资产的使用落实到人，并明确相关的使用、交接情况，丢失、损坏赔偿的责任人。
6．依据经总经理批准的申请报告和发票到财务部门结款。
（三）递延资产的保管及维修
1．部门领用的递延资产由部门经理作为保管责任人，由各部门秘书/助理作为保管员协助保管，部门秘书或助理应明确部门内资产的使用情况。行政部需将指定的保管员登记在《递延资产管理台账》中。
2．保管责任人有责任教育员工要爱惜公司资产，确保资产的正常损耗。
3．公司资产虽计入部门成本，但不属于个人财产，所以保管责任人及保管员均无权擅自转移或报废各类固定资产、递延资产。如有违反，行政部将追究部门经理和部门秘书的责任。
4．递延资产损坏，由部门秘书/助理先向行政部指定的报修单位报修，涉及费用由行政部统一商洽，维修费用由使用部门承担。若为人为损坏或丢失等异常情况发生，应及时告知行政部，行政部经管理部门确认，使用者负一定的赔偿责任。
（四）递延资产的转移、调拨
1．递延物品转移时，由申请调出部门提交《递延资产转移申请表》，经行政部的检查后统一办理相关的转移手续，同时将物品费用的摊分转移报财务备案并在总《递延资产管理台账》中更新相关资料；并每月填写《递延资产转移汇总表》，连同已审批的《递延资产报废申请表》交财务部作好相应的账目调整，行政部保留复印件，以作为备查核对的资料。
2．如该递延物品的使用已经超过费用的摊分期限后转移，新的使用者将不再承担费用。
（五）递处资产的报废
递延物品出现报废时，由使用部门提出申请并填写《递延资产报废申请表》，经行政部或电脑部检测核准后，将《递延资产报废申请表》报送总经理批准，处理好报废资产的回收工作以及在《递延资产报废申请表》中注明处理结果，每月30日前填写《递延资产报废汇总表》，连同已审批的《递延资产报废申请表》交财务部作好相应的账目调整，行政部保留复印件，以作为备查核对的资料。
（六）资产钥匙管理
1．行政部对总部所有房间门钥匙必须留存备份以作备用。
2．各部门的抽屉钥匙由使用人至行政部领用，行政部对所有部门领用的钥匙建立电子档案库，并上传至行政部平台供各部门负责人及秘书查询；各部门的柜子钥匙由部门秘书负责统一领用，并由部门秘书负责钥匙的登记、领用签收及收回。
3．员工应妥善保管公司分配的钥匙，如有遗失或损坏，需由员工按原价赔偿。
（七）递延资产的盘点
1．每年由行政部主导、财务部及电脑部配合，对递延资产进行一次实地盘点工作，清点资产数量及了解资产的损耗程度，并由使用部门保管责任人在清点记录上予以确认。
2．清点中如有发现资产丢失或严重人为损坏，需由责任人照原价赔偿，如责任人无法确认，则由保管责任人赔偿。
3．由行政部在年度盘点后提出递延资产盘盈、盘亏报告，并会同财务部核查落实后，报总经理审批。
三、易耗品管理制度
（一）易耗品的定义
易耗品主要是指普通办公用品（日常办公用品、印刷品、部分消耗品等）。所有易耗品皆由行政部进行统一管理。易耗品为公司营运成本的一部分，自领用之日起便计入部门费用。因此公司各部门及各位员工都要本着节约的原则进行领取和使用。易耗品采取集中采购的原则。各部门所需要的易耗品按计划额度(或指标)及使用进度，由行政部根据各部门的实际需求，定期采购，批量发放，争取做到零库存。
（二）计划
由各部门 /案场的秘书/助理进行统计，于每月8日前将本月办公用品申请报告经部门负责人签字确认后，交至行政部，由行政部统一采购（电脑配件除外）。如未交申请表的本月将不予采购办公用品。计划金额为100元以上的需填写《申请报告》，并按照财务事先申购制度执行。除特殊需求外，其它时间不予办理办公用品的零星采购。
(三)采购
1．行政部根据各部门的实际需要经“货比三家”的原则购入。于每月15日前，完成上述物品的采购，所有采购物品送货上门，分行/案场由各部门秘书/助理验收，并在送货单上签字确认；总部由行政部统一验收及发放。供货商于15~25日凭签字确认的送货单至行政部结款，行政部于每月30日前办理批量入库手续。
2．耗材及电子产品，可在电脑部指导下采购或由行政部授权由电脑部全权采购。
（四）保管
1．公司所有易耗品由行政部及授权部门保管。
2．易耗品分为需回收用品及不需回收用品，所有易耗品均由部门秘书/助理统一领用及管理，对库存物资建立盘点表，做到账实相符。
3．对于需回收的易耗品，部门秘书/助理在发放时应做好领用登记，为日后收回提供原始记录。凡个人领用的易耗品，由领用人自行管理，部门共享的易耗品，由部门秘书/助理负责管理。
4．员工应爱惜公司的物资，凡公司规定需收回的易耗品，如因个人原因遗失或个人损坏，需由责任人照原价赔偿；如属自然耗用损坏，则可到部门秘书/助理处以旧换新。
（五）发放
凡领用的一切物品都应如实登记在“办公用品领用表”上。
（六）回收
员工离职时，各部门秘书/助理负责监督员工清点、回收应回收的办公用品，并进行回收登记。
（七）控制
行政部负责及时将领用物品的情况按照种类、品名、规格、数量、采购时间等进行登记、统计，并上传至行政部平台以做共享；并在每月月底提供入库、出库及库存结帐的报表交至财务部计算成本。
四、账外物品管理制度
由于各种工作原因，公司部门或员工会收到部分业务单位赠送的物品及员工退回各类可回收的办公用品，此类物品即称为账外物品，归属于公司。公司各部门及员工皆享有对账外物品的领用权利和保管义务。
账外物品也遵循普通办公用品“入库保管-登记领用-库存盘结”的操作方式，只是所有账外物品的领用都将不产生成本摊分。

第七章 各类行政事务规定
一、物品领用
（一）领用时间：办公用品为每周三，其他物品根据申请情况领用。
（二）领用地点：公司为节省资源，实行零库存，各部门员工可至部门秘书处领用，非营业部员工至行政部领用。
（三）新入职员工物品领用：
行政部根据人力资源部提供的新员工入职信息，需为新员工提前准备以下物品：
1．水笔、笔记本
2．临时员工证1套（徽章1枚、工作绳1根、证件袋1个、临时员工证件1张）

二、名片印刷
（一）申请方式：
1．凡初次申请名片或遇有名片内容修改， 申请人至OA平台“各类申请”栏目中进行名片申请；
2．名片由运营秘书负责统一联系印制，并自申请之日起三个工作日内通知申请人领取。
（二）名片申请注意事项
1．员工申请名片如无特殊需要一次申请一盒，1个月不可超过2盒。
2．名片上姓名等数据信息必须是公司人事档案所记录真实信息。
3．名片上印制的邮箱必须是公司统一MSN邮箱，不可是个人邮箱。
4．名片信息填写应本着准确的原则， 如因项目遗漏或填写信息错误， 所产生名片印刷费用是由本人自行承担。

三、快递申请
1．申请人至公司平台“各类申请”栏目中进行快递申请；
2．快递由行政部前台接待负责寄送，快递申请需由部门负责人审批同意方可操作。

四、公司邮箱使用申请
1．公司邮箱负责人：公司邮箱代表公司，由总办助理代为处理公司邮箱各项事宜。
2．申请流程： 员工需要发送较大的邮件给客户，可以到总办助理处进行登记，然后通过公司对外邮箱进行发送。
1、 总办助理负责定期清理公司邮箱内的邮件，视收到之邮件内容转发给相关部门。

四、门禁卡及钥匙领用
1．钥匙：大门钥匙（总部各部门主管助理/签约人员/）、抽屉、柜子钥匙(使用人)
2．门禁卡：由于指纹太浅导致考勤机无法反映指纹信息方可领用。
申请流程：公司员工如需领用门禁卡、抽屉和柜子钥匙可直接到行政部登记领用，大门钥匙各部门可领用两把，由部门主管领用后自行分配；

五、报刊订阅申请
1．每年年底行政部将根据各部门的需要订阅报刊杂志，各分行一般只限订四份报纸；
2．如年底统一订阅的报刊，将由行政部统一打申请费用，若是中途（新分行开张）需要订阅报纸杂志的，首先填写《年报刊杂志订购申请单》；由部门经理签字确认并附上费用申请表一并交至行政部，行政部统一交由总办签批后订阅。

五、装修及维修事宜
（一）装修申请
公司一切装修事宜均由行政部负责，任何人任何部门不能擅自自行装修，否则将按照损坏公物进行处理。
各部门若有装修需求，请至行政部登记进行装修申请。
（二）中介部装修要求
1．地铺装修之铺顶灯箱招牌、铺内门面招牌格式及LOGO，为涉及公司对外品牌之统一形象，必须按照科威（中国）制定的<装修手册>及<VI手册>中所列格式、颜色、材料、字体和比例等制作，不得擅自更改；
2．在落实铺顶灯箱招牌、铺内门面招牌图样之后， 在制作之前， 必须先传送至中央行政部分区负责人审批， 中央行政部分区负责人必须最迟于2个工作天内回复， 方能正式制作。
3．<装修手册>所定之铺顶灯箱招牌、玻璃正大门及门面楼盘架两旁支架为统一材质，进行装修时应遵守规范，不可随意更改。
2、 <装修手册>所定地铺营业区装修之天花、墙身、办公桌椅、地面、门、文件柜、交换机柜、屏风等之颜色进行装修时应遵守规范(不包括材质)，不可随意更改。
3、 地铺装修有特殊情况，应先向中央行政及人事部申请豁免，得到批准后方可操作。
4、 公司地铺装修应与装饰公司签订<装修合同>，并要求装饰公司于装修前期提供装修平面设计图、天花图、电位图和灯箱设计图等，作为每一地铺装修之完整备查文件。
（三）各类维修申请
1．各部门有维修需求，登记至行政部平台“报修申请”栏目，各分行由分行秘书与维修人员联系，总部由行政部专人与维修人员联系，于三个工作日内完成维修事宜，若需更换物品，按照相关程序申请费用后予以操作。
2．为与维修单位确认维修结果，各分行及总部联系人需填写“维修联系单”并于维修完毕后当月月底之前交至公司行政部备案。

第八章 行政罚款管理制度

根据中央审计部及中央财务部建议，经公司行政部、人力资源部、财务部讨论，报总经办研究决定，确认自2010年11月1日起公司所有罚款均纳入到公司收入，统一管理。
具体规则重新规定如下：
所有罚款均从工资里扣除，考勤罚款以公司考勤记录和奖惩通知为准，其他罚款以《行政罚款单》为准。

20
Employee Handbook, updated in 2010-3-31 （浙江科威内部保密文件）

行政管理制度
第九章 通告/通知管理制度

为规范各部门发文，统一公司对各部门发文的管理，现对通告程序作如下规定：
一． 通告分为制度类通告及非制度类通知
1． 制度类通告
（1） 制度类通告包括公司管理制度及地方管理制度，但地方管理制度的制定内容不
得有悖于上一级管理制度。
（2） 制度类通告的发文流程：
发文人起草 发文人打印并落款 上级主管签署 正式发文（发文之前必须将文件的电子文档先发送至行政部经理及总经理助理处，如总经办及行政部未在收件后一个工作日内提出异议，发文人即可发出）
（3） 制度类通告的编号方法：
浙江科威部门编号字年度第（001）号（部门编号由行政部统一制定）
（4） 制度类通告的归档：
发文人必须原件归档，所通告部门必须复印件归档。

2． 非制度类通知
（1） 非制度类通知包括会议通知、放假通知、入/离职通告、调职通告、晋升通告、
奖惩通告、活动通知、培训通知、病毒警报通知等非制度性质的通知。
（2） 非制度类通知的发文流程：
发文人起草 发文人签署盖章 正式发文（发文之前必须将文件的电子文档
先发送至行政部经理及总经理助理处，如总经办及行政部未在收件后一个工作日内提
出异议，发文人即可发出，另：放假通知需上级主管签署）。
（3） 非制度类通知的编号及归档：
非制度类通知无需编号，是否归档由发文人自行决定。

二．通告通知规定排版格式

1．制度类通告的排版格式：
通告范文
(样本参考)

页眉必须有公司LOGO和公司中英文名称，可直接参考此版本或到公司平台共享下载
通 告二号黑体加粗，字符间距空2格，居中
浙江科威人字2010第(001)号五号黑体，居中

致：公司全体员工字体字号同正文

关于假期制度的修改四号黑体加粗

为了能让员工充分享有公司假期制度，现对原有考勤制度做如下修改：正文小四号宋体，正文行距1。5倍，正文有段落标题，小四号黑体
1．公司全体员工申请假期（包括无薪假期、有薪假期及调休）的基数从4小时调整为2小时，超过2小时以上按2小时的倍数往上累计申请；
2．中介部员工申请一个工作日的假期以6。5小时计算；
3．公司全体员工提前三个工作日申请年假可享有全勤奖。
以上修改自2010年8月1日起实行。

特此通知文前空2格
浙江科威不动产管理咨询有限公司
人力资源部
二OO九年十二月三日
落款右端对齐
总经理签署：____________总经理签署位置在发文落款左下方
日 期：____________行距2 倍，下划线右端对齐
页脚包括起草人、审核人、页码及打印日期，字体采用小五号宋体

2．非制度类通知的排版格式：
通知范文
(样本参考)

页眉必须有公司LOGO和公司中英文名称，可直接参考此版本或到公司平台共享下载

放假通知二号黑体加粗，居中

致：公司全体员工正文小四号宋体，行间距1。5倍

根据国务院办公厅通知，现将本公司2010年“五一”放假安排通知如下：
5月1日—7日放假，共7天。其中，1日、2日、3日为法定假日，将4月29日(星期六)、30日(星期日)两个公休日调至5月4日(星期四)、5日(星期五)，5月6日(星期六)、7日(星期日)照常公休，4月29日、30日上班。分行及案场同事根据实际情况确定放假安排，报行政部备案。
假期提醒：请各位同事在下班前，检查并关闭空调、电源及关好门窗。
祝全体员工劳动节快乐！

特此通知文前空2格

浙江科威不动产管理咨询有限公司
行政部
二OO九年十二月三日
落款右端对齐

页脚包括起草人、审核人、页码及打印日期，字体采用小五号宋体

第十章 申诉管理

一、目的
1．为指导员工投诉行为，帮忙员工寻找合理的方式进行申诉。
2．为保护投诉的员工免受不平等待遇。
二、投诉程序
1．公司认为解决投诉的最佳办法是在员工和其直属主管、部门经理/总监、部门总经理之间解决；相应地，涉及公司的任何政策也都首先同直属主管、部门经理/总监、部门总经理商议和解决，任何投诉或异议，直属主管、部门经理/总监、部门总经理应在合理时间内给予答复，如因特殊原因不能解决，必须立即向投诉人解释。
2．员工对答复不满意时，应在收到直属主管、部门经理/总监、部门总经理回复后五个工作日内向行政部、人力资源部提交书面声明（对行政部及人力资源部的投诉，可直接提交管理中心行政副总），内容包括：
1）问题的详细陈述；
2）员工感到无法执行的政策、程序、规定或觉得不公平的地方；
3）投诉程序第一步中，直属主管、部门经理/总监、部门总经理提出的解决办法不能接受的原因等。
3．行政部、人力资源部将对员工的书面投诉进行调查，并将调查情况及结果告知被投诉人直属主管、部门经理/总监、部门总经理，由其在合