浅谈行政单位科室成员的管理.doc

浅谈行政单位科室成员的管理
德国社会学家马克斯·韦伯最早提出了“科层制”一说，如今以科室为基本单元的行政体系已经成为世界各国行政单位的主流结构，可以说基层科室的运作效率直接影响了行政单位的职责履行。也就是在这样的背景下，如何对科室成员进行高效的管理，成为了科室负责人乃至行政单位负责人必须思考的问题。作为一名行政单位职能科室的科员，我将自身在工作中的经历结合自己的思考，谈一下我对于科室成员管理的看法。
韦伯认为任何一种合乎需要的统治都有着合理性基础。既然科层制能够稳定地运作，并且呈现出等级制的权力矩阵关系，它必然也是以某种合理性作为其实现前提的。他认为，科层制是特定权力的施用和服从关系的体现。确实以一些具备专业资格且具有较为明确的职责和分工的成员组成的，由科长统一管理并接受上级的统一指挥，这一简单并不失效率的制度运作至今，足以说明其具有可取之处，但同时也暴露出了许多问题，倘若能有将这些问题全部解决，又或有效解决其中的一部分，那都将大大提升行政单位的运作效率，并最终使大众受益。
存在的问题：
问题一：人员管理手段单一。目前，比较常见的行政单位人员管理制度为考核制，即对所属人员的“德”、“能”、“勤”、“技”、“廉”等方面按年度、季度或是月度进行考核。考核的结果往往会与被考核人员的工资福利挂钩，在一些单位还有末尾离岗培训甚至末尾淘汰的制度存在。一些单位的考核职能部门由于缺乏科学有效的管理手段往往会将考核“指标化”，即在每一个科室中设置不合格人员的最低数或最低比率。由此会产生诸多不利的问题，如：被考核人员人心惶惶在一定程度上降低的工作效率；应付考核，在考核期间或考核重点目标上积极应对，本职工作势必会受到负面影响；适得其反，不合理的“指标化”使得考核制度往往流于形式，没有发挥应有的作用。
问题二：岗位设置不够合理。岗位设置的出发点是“因事设岗”，即行政单位根据各科工作任务和发展需要，对其职能、工作进行规范评估和分析，科学合理的设计工作岗位，并在此基础上制订具体明确的岗位职责和任职条件。由于岗位设置工作的主体、对象重叠，有的行政单位在岗位设置过程中将“如何安置现有人员”作为前提拟定设岗方案，使岗位设置和聘用带有一定的主观性。有的单位甚至出现为有资历的人设置“照顾岗”，为有关系的人设置“人情岗”，为喜闹事、惹不起的人设臵“特殊岗”等因人设岗现象，导致岗位设置管理的作用被削弱，并由此造成了不同的岗位工作分布不均衡，对单位运作造成负面影响。
问题三：激励措施乏善可陈。当前我国行政单位人员都有其行政级别，行政单位非领导职务人员参照领导干部的职务级别，对应设置了非领导干部职级，职级的高低直接影响到个人的收入及其他福利。但在日常管理中，此类职级的晋升的主要依据往往是个人在当前职级上的任职年限或在本单位工作时间的长短，即个人资历。对于单位中的青年业务骨干，在职级晋升中，往往就会因为资历问题而落后于其他人。行政单位实行阳光工资后，决定个人收入的主要因素就是职务级别和工作年限两项，另一方面，每年受表彰奖励的名额有限而能够被提拔任用为领导干部的毕竟占少数，在这样的情况下，如何才能激励本部门青年业务骨干，使其发挥中流砥柱的作用，行政单位缺少有效的手段。单位中的老员工，因为工作经验丰富，是行政单位不可或缺的一部分也是单位一笔宝贵的财富。但也正是由于年龄大，资历深并且往往已经没有进一步晋升的空间，使得他们成为管理的难点，对于这一特殊的群体，当前行政单位也鲜有较好的激励措施来调动他们的工作热情。
解决方案：
方案1：常态化的灵活公正的考核。首先，对行政单位人员进行考核是有必要。是提高单位整体运作效率的有效手段。为了保证考核的效果，考核必须常态化，绝不能三天打鱼两天晒网，只有如此才能起到监督作用。其次，被考核对象应当包括单位的领导干部，所谓“法不避权贵”，对于考核的结果应当在本单位进行公开，接受可能出现的质疑。也只有这样才能让全体人员，心甘情愿的接受对他们的监督。最后，不能搞指标式的考核，特别是考核不合格不称职，不能设定最低人数。应当对考核不合格或不称职的条件进行明确的定义，对于确有违反单位制度或工作出现纰漏等满足相应条件的，绝不姑息。对于没有满足不合格条件的，也绝不能搞“一刀切”，此外还可以由各科室根据现阶段工作重心及特点，制定一些具有针对性的考核内容。总之，考核是行政单位管理的有效有段，所以绝不能流于形式、教条或搞双重标准，否则必然会适得其反。
方案2：科学合理“因事设岗”。“因事设岗”有三个有点：1、有的放矢，不虚设岗位，不增加行政成本。2、分工明确，职责分明，减少“扯皮”现象。3、有利于形成良好的人际关系，对事不对人，容易调动员工的工作积极性。行政单位应当按照各科工作量的多少合理设置岗位数量，并根据工作特点合理安排人员。岗位并不是一成不变，相同或相近岗位可以按照在岗人员的年龄大小、健康状况、能力高低等因素适当的调整工作量。“因事设岗”目的是为了对各岗位进行合理的分工，营造相对公平的工作环境，从而提高科室和单位的整体工作效率，“照顾岗”、人情岗”、“特殊岗”的存在是与这一目的背道而驰的。想要调动科室成员的工作积极性，提升工作效率，就必须杜绝这三种情况。
方案3：因人而异的激励手段。由于科室成员在年龄、职级、性格、背景乃至价值观等诸多方面都存在差异，科室和单位领导应针对不同的人，用不同的方法来提升其工作积极性。例如：对于青年员工应多提供业务培训的机会，以此体现对其的重视；而对于年长的员工可适当优先安排疗休养等福利，体现对其的关心。对于有职级晋升需求的员工，可以较早获得晋升为激励手段；对没有晋升需求的，可通过荣誉或实物奖励提升其积极性。对于新调入科室成员，可以适当组织一些集体活动，使其尽早融入团队，找到归属感。对于一些有组织领导能力的人员，可以在一些专项工作人，委任其作为该项工作的牵头人。这些因人而异的激励方式，具有一个共同的特点，就是根据科室成员对于组织期望的不同，针对其需求制定合理的激励措施，力求最大程度的调动员工的工作热情。
科室为做行政单位最基础的工作单元，特别是一些职能科室，能否高效运作将直接影响到行政单位整体运行。管理是一门学问，循规蹈矩式的管理手段已经在实践中被证明存在着诸多的弊端，现如今，一些行政单位工作效率低下，和其下属各科室缺少有效的科学管理有着密不可分的关系。通过设置合理的岗位分工、制定常态化的合理考核制度、运用有针对性的员工激励手段进而营造良好的工作氛围和工作热情，提高单位的工作效率。以上是我个人在工作中的一些思考和总结，希望能够给行政单位基层科室的管理提供一些帮助。

参考资料：刘光起.A管理模式2000[M].企业管理出版社
马斯洛 《激励与个性》
马克思韦伯 理性官僚制的相关论述2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：