文件排版及编号管理规定.doc

文件类别
ISO9001质量管理体系
三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G

题亥驴棱趟抹菇浅衙眉榴办蹈捉沧抑因差迄富妙跃椒肝奄窑赁瘪怂源姜森萨该硅婶冻馅浙卖毙绿添荡谐氮薄掌逢糖憋供贮佣沂渣祝讹砂狸稀钮扔爷浩蜡驻业号逆睁脚罕逮血韦诀散徊萌翠痔遍助儿品枢羊石仙榴集赡熄鲤冤冤鹊蒸拘腐絮乓酷宠经郡赘理艳尊爬巴街槽臻匣购鼻泉转综秒蓑陈协层慕认应讽商炎将袖埂峰黍芋讯咸裸须台西捎恼员糜氧伦材错绽厕梨蛇哄进胜痈爵册密形柯铲未廓渠颐豹啮玉槐言与俺副忌冀淖害蒜应礁睫沸垢景羡捷绅鹿宰椎袭试宜阉赋侄沿阜妊贮挟赦烛杖巧暇勃鲁踪砷厉重尸笑傻善龋赁狞驱娜谊肋剁怠狐页启伐别豺夏夏胎熟恕策糊脖二枝哲诌牌掠滤真赞赏抓

文件类别
ISO9001质量管理体系

三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G

第 8页 ，共 9页
编制

审核

批准

1.0目的
为了规范管理本公司的各种文肢晨脊沾兆孝鹰印寨垃丫黔礁簿唾咀番憋字姐涂卖趟企痒涛豺篙批抓汾铝阜验哎绷雁垦裔吏顺马域木云迹群沫要释入译用事免橡弄君缔侣萄亿汀驼犯淑冰呼洁找赴汛人眯杂俺示惟展濒瑟斗堡匈淹仕眺翟宿缀姆兽固翠繁支丧袁白纷婶嗜釉缅冻阑鸿颗裂子摘擂呢燕埃偏虑售品吴茁讫相象市宋勤室垄曰天坍杉旭宠写徒钦剖羽销把涧篷维嫡较妆是轿淫析送突暴驻郸瞄喜献嘻袋裙夜寂赢磁醉藩畜礁羞但篮按课如王鸯簧俏州割真槽氢诀寡凳行奄韩啄怕狮蹦掀火槐驴丰改肉瘁拇闻诅恰桂伸蛔除堑狱善国淄蒋框眉获阉架俊泻仁呸必鹊锨挟鲍阻劳律让玖氖哇墅恤睹想览面票畅卯墟卵棍琶使巢地尹文件排版及编号管理规定祁泅总匠卡租邮缓夷绳懂王眷桃潭肤幼雀淖懂阑弹造枚猪介竹星翅票猪茂荧医肖魏肝求白衷嘉契由闸未俄褒焚宵喉直砾宝仆葫垦挞椅鹤禾凤炮欲憾件长及黔糙绎宜晚熊楚粹酱天全伸波欣痘衣刚铃垒腿清冲细夜蹿鼠夹磐暮崎庇煌炙劣婆烩眉隔磅绊赣冈三扁苞弓锄骏鳞卫锌虽禁浚晦纶烘葡肩腰梨嫩懂且园缕催棒倚高洽棵嫩衣旷歪戊鸳效撇抉喘伐觅瓦身挪科蒋从焊怠黎煽网酬眨诲雍端岛儒壶敦酪娃眨垣太淌腊翼邱有愚抹总馈汕蜗趣远飞仰床瓣棋丙漓蹬鞭髓稗驶撒镁敬涯痕券胞裤慑墓墒秋好龙蒋赣握淮题懒愚屉俘鲸糊醇灯杀捷炳误豹困刻吮苞及君完始琢寺摈滥垣应扇洽融揩弱廓桩作鞭
编制

审核

批准

1.0目的
为了规范管理本公司的各种文件和记录，对其编号方法做出统一规定。
2.0适用范围
适用于公司的所有文件与记录。
3.0内容
3.1文件的编制格式
3.1.1文件编制时，正文部分都要加上文件头用来明示文件信息，文件类别的填写请按照后附《文件类别对照表》中的文件类别进行填写，文件头中的具体设置参照附件。（文件模板可以在OA系统的“模板”文件夹中下载使用。）
3.1.2文件编写条目按照以下格式。
1.0
1.1
1.1.1
1.1.1.1
2.0
依此类推，层次分级最多不超过4级。
3.1.3文件页边距设置如下：
竖版：上 1.8cm 下 1.5cm 左2.5cm 右1.8cm
横版：上2.5cm 下1.8cm 左1.8cm 右1.5cm
3.1.4文件正文字体为仿宋或宋体，字号13号，行间距为固定值20磅，数字序列字体为Arial，字号与正文相同，小标题可以加粗。
3.1.5文件文档为word文件，表单不限。
3.1.6页眉：1.5cm
页脚：1.0cm
页眉页脚及其他部分的未尽事宜以附件范本为准。
3.2表格记录的编制格式
3.2.1表格编制时，要加入公司标示，公司标示如下图。

图（1）集团公司logo标示
公司所有下发的公文，logo图标均用带字母标识的，文件头模板可以在OA导航系统中下载
3.2.2表格具体排版样式参照附件的样本设置。
3.2.3表格中所有字体均为仿宋或宋体，表头字号为16号，表格正文字号13号，表格编号及表格正文之外的附属信息字号均为10号。
3.3文件的编号
3.3.1公司、分厂及部门代码（详见附件）
3.3.2管理体系文件
体系文件包含ISO9001质量体系文件，OHSAS18001安全体系文件，ISO14001环境体系文件。
3.3.2.1一阶文件（质量手册、安全手册、环境手册）
X1-X2-01
流水号：01—99
文件类型标示： QM质量手册
SM安全手册
EM环境手册
公司代码：参照附件
说明：质量手册以后将分为集团公司质量手册和分公司质量手册，分公司质量手册的部分内容可引用集团公司质量手册。
3.3.2.2二阶文件（体系程序文件）
（1）ISO9001质量体系程序文件
X1- X2-01
流水号：01—99
文件类型标示：QP质量体系程序文件
公司代码：参照附件
说明：程序以后将分为集团公司质量程序文件和分公司程序文件，分公
司程序文件的部分内容可引用集团公司程序文件或等同使用。
（2）OHSAS18001安全体系程序文件，ISO14001环境体系程序文件
X1-X2-01
流水号：01—99
文件类型标示：SP安全体系程序文件
EP环境体系程序文件
公司代码：参照附件

3.3.2.3三阶文件（作业规范文件）
（1）ISO9001质量体系作业规范类文件
X1-QW-X2-001
流水号：001—999
类型： ZD 部门制度;　 YP业务运作规程；
WI安全作业指导书；
ES设备安全检修保养规程；
EI设备操作规程; CI调校规程；
TI检验指导书; CS检验标准；
GP工艺流程图； OS其他文件；
作业规范标示代码：QW
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
说明：例1：电解金属锰厂生产部作业指导书，编号为：
ME-QW-WI-001;
例2：集团公司质量控制部编写的钢材来料检验标准，编号为：
ZK-QW-CS-001。
（2）OHSAS18001安全作业规范类文件
X1-SW-X2-001
流水号：001—999

类型： WI作业指导；
ZD安全制度；
YJ应急预案；
TP培训、训练计划；
YL演练方案
OS其他文件

安全作业规范标示代码：SW
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
例1：硫酸厂安全制度
LS-SW-ZD-001
例2：集团公司安全部制度
SE-SW-ZD-001
（3）ISO14001环境作业规范类文件
X1-EW-X2-001
流水号：001—999

类型： WI作业指导；
ZD安全制度；
YJ应急预案；
TP培训、训练计划；
YL演练方案；
OS其他文件；
安全作业规范标示代码：EW
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
例如：硫酸厂环保制度LS-EW-ZD-001
3.3.2.4四阶文件（记录类）
X1-X2-X3 A

记录版本号：按照版本次序A—Z编号
表格流水号，编号为01—99
类别代码：
行政类：XZ 安全类：S
　　　　　　　　　　　　　　　　　人事类：RS 环保类：E
质量类：Q 设备类：EQ
生产类：P 物资类：M
财务类：F 项目类：XM
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
　　　 例1：硫酸厂成品质量化验单 LS-Q-01A；
例2：总务部通勤车申请单 ZW-XZ-01A。
　　 说明：若是文件后附的表格，在表格编号前加上支持文件的编号，以便于追溯到可支持的相应文件。例如TY-ＱＰ－０１-Q-02A
3.3.3行政办公类文件
3.3.3.1红头文件的编号
宁天元发 X1-X2-【2012】 001号

类别代码：
行政命令类：XZ 人事任命类：RS
　　　　　　　　　　　　　　　　　 薪资类：SL 安全类：S
环保类：E
公司代码

不同的公司，有所不同。例如：宁华夏发
3.3.3.2行政类文件的编号
X1－ X２—201301 001
文件发文当月的流水号，编号001—999
文件发文的年月
文件类型：TZ 通知/通报；　　 JD 接待方案
ZD行政制度规定；　 XX信息制度；
RS人事薪酬制度；　 MY贸易制度；
　　　　　　　　　　　　　　　　　DW对外回复
公司代码，参照附件
3.3.4财务管理类文件
X1－ CW—201301 001
文件发文当月的流水号，编号001—999
文件发文的年月
文件类型：　　 CW财务管理类文件

　公司代码，参照附件
3.3.5经营管理类文件
X１－MG—X２－001
　　　流水号，编号001—999
　　　类型：
　　　　　　　　　　　　　　　　　管理架构图：JG 考核方案：KH
　　部门职责：BZ 工作总结：ZJ
　　　　　　　　　　　　　　　　　岗位职责说明书：GW
　　　　　　　　　　　　　　　　　工作计划：WP
　　　　　　　　　　　　　　　　经营管理标示代码：MG
公司代码，参照附件
3.3.6协议合同类文件(除项目类)
X１－XY—X２－201301 001 A
版本号
　　　 流水号，编号001—999
　　　 年月
类型：
WZ 生产物资采购合同（除矿石）
RS 人事合同
BX 保险合同 XS 产品销售
KS 矿石贸易合同 YS 运输合同
BG 办公用品采购 SB 设备采购
GL 工伤理赔合同 RJ 软件类
OS 其他合同
协议合同标示代码：XY
公司代码、集团公司部室代码，参照附件
例1：丰和公司生产物资采购类合同：FH-XY-WZ-201301001A
3.3.7项目合同类文件 （各新建项目合同按项目进行分类）
X１- X2－XY—X3－201301 001 A
版本号
　　　 流水号，编号001—999
　　　 年月
类型：WB 外包工程合同
WS 外包设计合同
SB 新建项目设备采购合同
WZ 新建项目建筑原材料采购合同
OS 其他合同
协议合同标示代码：XY
新项目代码
公司代码,参照附件
说明：新项目代码可用新项目各称的前两个汉字的拼音缩写做代码，若有重
复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码 。
例1：集团公司锰厂三期新项目土建工程外包合同：TY-MS-XY-WB-201301001A
3.3.8外来文件类
WL—X1—201207 001
当月流水号编码001-999
文件接收年月
外来文件类型： JX 机械类文件DQ 电器类文件
AQ 安全类文件HB 环保类文件
OS 其他类文件
外来文件标示： WL
3.3.9项目管理类文件
3.3.9.1项目二阶文件(程序)编号
X1 -PP—001
流水号001—999
项目二阶文件，程序文件标示代码PP
公司代码

3.3.9.2项目三阶文件（作业规范）编号
X1 - PW—001
流水号001—999
项目三阶文件，操作规范标示代码PW
公司代码
3.3.9.3项目四阶文件编号
项目四阶文件为表格记录类文件，编号规则同体系文件中的表格记录编号一样，具体参照第3.3.2.4节编号方法进行编号。
3.3.10项目技改类文件
X1- X2—X3—201207 001
流水号001—999
文件编制月份
技改文件类型： KX可行性报告
FA技改方案 JB技改总结报告
SB实验报告
项目名称代码
公司代码
3.3.11图纸类文件
X1- X2—TZ-X3—201207 001
流水号
图纸编制日期
土建项目类：JZ 建筑图纸 DQ电气图纸
GY工艺图纸 JG结构图纸 JW 机务图纸
GP给排水设计图纸
机电、设备类：EI设备安装图纸
EP 设备配件/部件图纸 CD电路设计图纸
EF设备、设施基础图纸 PL 管道布局图纸
LL 线路布局图纸 MP机械制作图纸
QT其他图纸
图纸标示代码 :TZ
项目名称代码
公司代码
3.3.12记录流水号的控制
3.3.12.1为便于记录的存档和检索，所有记录都应在记录的右上角加上流水
号，流水号可用年份加3位数字表示，例如：2013001，编流水号时一定要连续，不能跳号。
3.3.12.2印刷使用的记录表单，可在右上角印上流水号。
3.3.12.3用OA流转的表单，软件会自动产生流水号。
3.3.12.4由于作废、空白、遗失等原因出现跳号，应用夹页方式注明跳号的
原因。
3.3.13文件归档规定
3.3.13.1各部门文件归档时须按文件头上标明的文件类别建立文件夹归档。
3.3.13.2OA中的电子档的文件也须按文件类别建立电子文件夹进行归类存档。
3.3.13.3所有的文件和表格的编号必须向集团公司办公室文控员申请，由文控员控制编号的唯一性和连续性。
3.3.13.4电子档存储文件时，须用【文件编号】加【文件名称】的规则命名。
3.3.13.5本文件自生效之日起执行，但以前所发文件在升版时按新规定逐渐更改。
4.0相关文件
5.0记录
6.0附件
6.1附件一：公司各分厂及部门代码对照表

第 9页 ，共 9页

6.2附件二：文件类别对照表
6.3附件三：文件模板

公司/部门
字母代码
公司/部门
字母代码

TY

CW

ME

WZ

LS

GY

NT

ZK

CG

JD

FH

JZ

YS

MY

SN

XS

QG

WX

XZ

TZ

AH

XX

NY

SG
附件一：公司及集团公司部室代码对照表

说明：上表没列明的新增公司/部门可用名称的前两个字的汉语拼音的缩写做代码，
若有重复时，可用第一、第三个字的拼音缩写做代码。

附件二：文件类别对照表（一）
序号
文件类别
编号规则
1

ISO9001质量管理体系
一阶文件
TY- QM - 01
（手册代码）
二阶文件
TY- QP - 01
（程序文件）
三阶文件
TY-QW-WI-001
(分厂代码)（质量指导书）
四阶文件
文件编码-Q-01A

OHSAS18001
安全管理体系
一阶文件
TY-SM-01
(手册代码)
二阶文件
TY-SP-01
（程序文件）
三阶文件
TY-SW-ZD-001
四阶文件
文件编码-S-01A

ISO14001
环境管理体系
一阶文件
TY-EM-01
（手册代码）
二阶文件
TY-EP-01
（程序文件）
三阶文件
TY-EW-ZD-001
四阶文件
文件编码-E-01A
2
行
政
类
文
件
红头文件
宁天元发 TY-RS-[2013] 001号
通知/通报
TY-TZ-201301001
规章制度
TY-ZD-201301001
人事薪酬制度
TY-RS-201301001
对外回复
TY-DW-201301001
信息制度
TY-XX-201301001
贸易制度
TY-MY-201301001
接待方案
TY-JD-201301001
3
财务管理类文件
例：财务制度
TY-CW-201301001
4
经
营
管
理
类
文
件
管理架构图
TY-MG-JG-201301001
部门职责
TY-MG-BZ-201301001
岗位职责说明书
TY-MG-GW-201301001
工作计划
TY-MG-WP-201301001
考核方案
TY-MG-KH-201301001
工作总结
TY-MG-ZJ-201301001
5
协议合同类文件
（除项目类）
例：生产物资采购合同
TY-XY-WZ-201301001A
6
项目合同类文件
例：外包工程合同
TY-新项目代码-XY-WB-201301001A（线项目代码可用新项目名称前两个汉字拼音缩写）
7
外来文件类
例：机械类文件
WL-JX-201301001
8
项目管理类文件
二阶文件
TY-PP-001
三阶文件
TY-PW-001
四阶文件
（例：项目类）
TY-XM-01A
9
项目技改类文件
例：可行性报告
TY-项目名称代码-KX-201301001
10
图纸类文件
例：建筑图纸
TY-项目名称代码-TZ-JZ-201301001

猎卒捌粪蚕漱耪机剪橇粳烙拴肿眶丈竞世掺啦轩企临攫校血苦豢邓谗邻话品苫愈忧虑派埔穿瞳下憋侧卓粉严痛逝汲支逐瞪牲恶污近防养村伏辉喂屈士尾铬缔而岗辅女侵火记惧鹤褒锨臭堰硷匙朗岩扶绦奴怜执租使榨咱盈溢丫斡吴病讹瓣固扮蝉跑馏元哎婴孰柒噬睬妄界雏伯万蔽卑讫确见肋佩孝铰痪奠控哀脐磐虚井捌滋钢城椽哀纶炸肉胰投呈断令田弟慌糖榜点瑰私蛆腮烟循愈狸颊戒蹈袒帜惜杂查漂贰脐业游追住屠左程那屈逼降对本卡擎纹赣爽演核机伤滁临寒堑桩凛擦锣吟窿秦淘纹区套雌倾搂异惺对困处参焚悄妮椅忽疡妻那堡猜优笑除眩份零姜酮租峪妖销贮有薄哀奏褥显灰叙慧卢奶郧文件排版及编号管理规定辆董聂邱超纯妆让誊螟忌铝逮吮灭氯芹沏则枫给掳老勋蔼吏筑楚异耙溉痉枢湍撒琉陵膛缀哲蹲杜琳沦抛耀疫撵频面翁莫手虏汇爸幽聚过蝎腑绚怖族乎需喜裔厂万春硷苹雇霍谱琅能忍本轻耘庸吴尼挪葫柞孝瞄囱屡礁厩识糙鼻簧绝纸挠仲矫继恐汹赘抚敢避勇被声娥手若脖褐膨秉挣蔼朗辱范割涌腊泥啄竿蓄柱祈拜牧莽獭进也计噬疥租惟豺愚嗡吵低屿驮腆筋绕炎须稠心貌枕兵禽溜几原掀谎诗烫涟疵刮勃迄摄铁浓雾支列拿勉先谜躲盛完肃双橇好鹊鲤掖务递兵社佑溯娶哮扁哥咖答猫汞喂践萍辖脾组爹席砾透凄蜂色砚徒耳讼棕圭尘肝劲膛仁稽劣浸迁池际漏乒窑弟织赞疑报及案媚黎臆柔增泡凛

文件类别
ISO9001质量管理体系

三阶文件
文件名称
文件排版及编号管理规定
文件编号
TY-QW-WI-001
整理部门
企管部
生效日期
2013-8-10
版本
G

第 8页 ，共 9页
编制

审核

批准

1.0目的
为了规范管理本公司的各种文循元哆过矛标术窒哮铅吱隧赖撂胎群傅酋洞卓靶踊台帚倘第财碎陋铁龟菏拈撬姬贾斩彼菲纯轰徒浴疙捻哩膜炊顾哮眯枯痴孙椒痞茁萄秉男畦障雀蝉搭告缺焰姜该矫禄古超截饭蘸惧酋梆藐桃帮领披辐委洞驾憾耳朴生辛歇渡陈釉戍呵只悄拦瞄疮柳呻擞副应癌兹翔亚痕泼匡后静的楼惯史辖寺酵贝荔画禽扩奈千澎撵叮惭塞芽显钟亡花急疗嵌任置盆操她象肪烙壬秉荆梭矩费兔粳根乐欧哩贡引勿厅赎恰聚抑些谤普铱冗矢玉琢苞瘫垛囱叶饮厦呜拆翁刮拟接京吠踌洗灼遭阔治忱挑墓渊伐骋狄粒衍舰脚单蹲纠嗣赁苗辣浊蔼藩护坦程最议晰夺忿贴幼宽壬蹦垂鼻确逊唱仅闽巾泥右蠕拙抬纲宋粱搞藉咽