外发加工及内控管理制度.doc

外发加工及内控管理
总 则
　　第一条 为满足客户货期、产品质量，加强对公司物料管理与付款等环节的内部控制，使外发加工业务更符合公司的最大利益，特制定此制度。
　　第二条 外发加工业务内部控制制度的基本要求是合理使用物料和资金、充分利用外厂生产力满足供货需求，其中包括：
　　（一）生产部要充分利用纸样房、打样版数据等资料完成《XXX生产通知单》；
　　（二）生产部开出物料需求单、仓库按单发料和财务做好统计核算工作；
　　（三）在物料充足的情况下，生产部要合理利用外发加工厂，按时完成订单生产回库，同时避免物料浪费、物料积压在外厂，占用资源。统计员要做好物料出库统计 ，财务及时对账、及时对多领料的加工厂进行扣款，扣款标准参考加工合同和生产通知单。
　　第三条 权责的划分
　　（一）生产部：负责寻找加工厂，开出生产通知单，生产单的下单、物料发放、产品的跟催。
　　（二）品管部：负责品鉴加工厂及产品的质量管控，及时提供产品质量信息，如：不合格产品报告及扣款等。
　　（三）财务部：负责统计跟踪加工厂生产合同履行情况，负责审核单价及加工费的对账和付款。
　　第四条 外发加工方式
　　一般情况，选择下列一种最有利的方式进行：
　　（一）工序外发：公司提供生产物料、场地和设备等，将人工外包出去，由委托人提供人力、按公司指定的要求完成加工，如：裁床裁片。
　　（二）成件加工外发：公司只提供生产所需物料，其他生产所需场地、人力等由外发加工厂提供，外发加工厂按公司指定的样衣生产。
　　（三）出售原料、回购成衣外发：公司出售原料给外发加工厂，由加工厂按所购的材料，根据公司指定的样衣和生产数量生产成成品，由公司收购回成品。
　　（四）
　　第五条 询价、比价、议价
　　（一）在寻找委外加工厂时，需根据市场的价格走势以及目前该产品的价格，对设计部所提供的样品进行估价、询价、比价、议价。
　　（二）估价后寻找合适的加工厂，将样衣给加工商，按公司规定提出书面报价（加工费、付款方式、回货期等），应有两家以上加工商报价。
　　（三）所有加工厂提出的报价单生产部负责委外加工人员必须填写加工合同（一式二联，一联加工厂，二联财务），将加工合同交生产主管审核，呈送周总经理核准。
　　（四）生产部主管审查初核后交由周总经理批示。批示同意者才可下单，批示不同意者委外加工人员必须同委外加工厂进行洽淡，直到符合公司成本要求。
　　（五）总经理出差时，重要的事宜需以电话方式报告，事后须补办手续（总经理有指定代理人的，则由代理人核准）。生产部应该在加工厂对账前将签批好的加工合同交到财务部留底备用，超过期限交财务部的，对相关责任人将给与相应处罚。
　　（六）财务部收到加工合同后，编制相关电子表，统计回货期和加工单价等信息。财务部根据合同单价和数量给加工厂对账、安排支付加工款。执行加工合同上的货期，对加工厂因货期问题给公司带来损失的，要追究生产部相关人和加工厂责任。
　　第六条 外发加工
　　（一）在纸样房和板房生产样衣的，生产部应充分利用纸样房提供的数据，编制生产通知单；在外发加工厂打版的，生产部要向其索去样衣的同时，也要拿到相关的数据，以编制生产通知单。生产通知单要明确生产所需货期、材料、工艺等信息
　　（二）生产通知单的数据是材料外发和财务成本核算的重要信息来源，生产部应在订单生产前将生产通知单交财务和仓库，以便相关部门做后续安排。
　　（三） 生产部根据外发加工厂的产能排程，通知仓库备料、安排加工厂前来领料。
　　（四） 仓库根据生产开出的领料单发料加工厂，仓库统计做好材料出库的统计工作，编制成电子表，详细记录涉及的加工厂、款号、材料规格、数量等信息。
　　（五） 生产部跟催生产进度，抓紧订单回货仓库；品管部负责产品质量，及时提供相关信息。涉及扣款信息，应及时通知财务部扣款。
　　第七条 交货、验收与入库
　　（一）外发加工厂按单交货，对应一个合同和一款订单执行完，同时应将相关订单多领的物料，返还到本公司仓库。对于多领的物料，直接用于其他合同和款不返还的，应开单说明。仓库及时将成品验收入库，开具验收入库单。对于一个合同完成结算时，出现超量领用物料的，财务部将按一定标准扣款加工厂。
　　（二）出现检验不合格的产品，由品管部立即开立品质异常单，生产人负责人收到品质异常单必须到场确认，经确认后，根据交期、质量等状况与加工商协商处理方案，必要时通知财务扣款。
　　第八条 付款与核算
　　1、生产部在生产物料发给加工厂前，应完成《生产通知单》和《加工合同》交财务一份，财务部负责加工厂领料核算和产品成本核算。
　　2、生产部和品管部要及时提供报告文件，将涉及延货期、出现质量等问题的加工厂信息告知财务，以便财务部对账时及时处理。不报告或过期报告的，产生后果将追究生产部和品管部责任。
　　2、财务部在每月10日前核对好各加工厂的对账，并传真加工厂确认，加工厂要在15日前确定。（对账资料：加工厂对账单、送货单、入库单、加工合同等）
　　4、财务部将加工厂确认后的对账形成应付报表呈报总经理核准，总经理认为有问题的则退还给财务部，财务部则重新审核，无误后再交总经理核准。
　　5、财务部付款以总经理核准的数据为准，按通知及时支付加工款。

2015年11月03日合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用文件
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责
合同管理制度

1 范围
本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；
本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。
2 规范性引用
《中华人民共和国合同法》
《龙腾公司合同管理办法》
3 定义、符号、缩略语
无
4 职责
4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。
4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。
4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。
4.5 合同管理部门履行以下职责：
4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；
4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；
4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；
4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；
4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；
4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；
4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，
4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：
4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；
4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；
4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；
4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责