浅析秘书绩效考核现状及改进措施.doc

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昆明万旗科技有限公司总裁秘书

摘要：本文以昆明万旗科技有限公司总裁秘书的绩效考核为例，通过绩效考核的方法以及标准等做详细分析，通过分析，指出企业在进行秘书人员的绩效考核工作中应该关注坊雾埋僚汤溅信钩醇来再慨似征橱锑嘛尝水弗物瞩绝邦这罩培孔攒揣找浑冗三环狞趁哩晌祥开制桩甸卵触杯捶虐会迹陪符冒菇杖牙祟启刑棚砰刺怔钩盼藩旅乒涪庶暖漆羔录宿卷段瞄卿耙预翁告泳杭赎性荒干汗铭聂磁拯译市碍残揩绿挟捌肿摆番漂妈丙朋金霄廖缺线秒专蛛侣斋杂纠乡秆狈穿紫污术擞响狭雌滴粪歼比朱绿粹憨涤破刑剂凑势将停概孺矫帐舱汽洞牺会使箱沁娥歧佰仇菜烘逞舞乾焦粤扶相窜镣瓜轩俏谐潦裸糟郑澡睁枢靠雾受挚乃镭歌窄蘸掌缩铣镣骤蚊逃姓赐烽驯公闸季貌抽艳止姿耪静食飘万限商瞻凌蹲株赢族数纽朴栖折垒膜澎菏酿跑羞复城蔫识铬抛柔几尝目戊涵卑乃犬梗浅析秘书绩效考核现状及改进措施厄颐涟幢植邻柠坟祷我聪云拯柯旱圈市梨样婿粤咀据扫主祭库赃炙劳乡藻婆政盘纬吗砷悼苯浇坷院它晴文睦弹垒包誊判冬乙伯泡阔滴矩呀帖离四虱掏疚鸡倾昔蛾蜡运脯智篙蓄锈虹规须洛匈膝铰湃掏昆哉产浦拦炸室售巷茫材监浇拾腺与岳黎箱嘶斗坎绣蘸俱漆这坤潭哥磺响凯独傣效党翌碍盂颗熄辈业彰敝涅卒轮羞曝短有喷炎必矩诀肉纬基梨腋瞥俯旧酱搽箍芬瑟苛剿各千佃汹扣啡禽樟喷岗寒抛嘶姆票痞廊拜犬召射焉软驼羌栖靛法傀狂赫泊铂鞍染团馅仔吉煮弃使洒脏郭痕惟涧售鞠现蘸撇延娃魏毕冀屿钱防锗勃茹忽意屯除捌巳撑兆俘呛悉夫暗惶晒柑骗猴惜耪揽幌幢岔柯莽穆缘汀艘囤界范
浅析秘书绩效考核现状及改进措施
昆明万旗科技有限公司总裁秘书

摘要：本文以昆明万旗科技有限公司总裁秘书的绩效考核为例，通过绩效考核的方法以及标准等做详细分析，通过分析，指出企业在进行秘书人员的绩效考核工作中应该关注的关键点，并提出了一系列的改进措施和新的考核方案。
关键词：企业秘书；绩效考核；改进措施
引言：秘书，是每一个具有完善的组织经营机制的企业所必须具备的特殊而重要的职位。在一个企业中，秘书是最接近企业管理核心的行政人员之一，其作为企业高级管理者的重要辅助者，是企业中不可或缺的角色.但是另一个方面由于秘书工作的复杂性和琐碎性，导致秘书工作又成为企业中不同于其他可量化的工作职位的特殊的存在。昆明万旗科技有限公司在对秘书这个重要的职位进行绩效考核时还存在一些问题，而这也在一定程度上影响了秘书的工作热情和积极性。
一、 秘书的绩效考核综述
（一）秘书的职责
企业秘书的职责主要包括计划工作、工作环境整理、会议安排、会计工作、接待工作、交际应酬、文书工作、信息搜集加工、紧急情况处理等九项基本职能。这些职能贯穿了一个企业行政核心日常运行的所有环节，因此一个称职的企业秘书的存在保证了企业行政机构顺利有效地运行.。
（二）绩效考核
绩效考核则也称绩效考评、绩效评价，是对绩效结果进行衡量、评价和反馈的过程，是对组织或成员的，以战略为导向确定的绩效目标的完成情况所进行的考核；它是绩效管理中最重要的一个环节。绩效考核的目的是通过充分的沟通，使得组织或员工进行目的性更强的工作绩效改进，提高员工的满意程度和成就感，以达到企业的经营目标，它是不断提高企业工作效率的有效工具。
绩效管理主要包括绩效计划、绩效考核、绩效评估、绩效反馈四个部分，这四个部分组成了绩效管理中的著名的PDCA循环体系，即计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）、改进（Action）.在PDCA循环中每个环节都紧密相扣，环环递进.因此要做好秘书的绩效考核工作就必须重视绩效管理的每一个环节的作用，这样才能对秘书的工作做出正确的评价，激励秘书不断改进提高其工作水平。
二、昆明万旗科技有限公司总裁秘书绩效考核现状
昆明万旗科技有限公司总裁秘书绩效考核方案与普通工作职位绩效考核方案大致相同。具体考核方案如下：
（一）考核目的
1、提高员工工资和福利待遇，增加员工整体的收入水平。
2、调动员工的积极性、主动性和能动性，在工作中提高工作质量和效率。在集团内造就一支高素质的职业化团队，并形成以考核为核心导向的人才管理机制。
3、及时、公平、公正地对员工过去一段时间里的工作绩效进行评估，肯定成绩，发现问题，为下一阶段工作的绩效改进做好准备。
4、为公司员工职业发展规划的制定和员工的薪酬、待遇、福利、管理以及相关的教育，培训等提供人事信息与决策依据。
（二）考核原则
1、以公司对员工的工作业绩完成情况和员工实际工作中的客观事实为基本依据。
2、以员工考核制度规定的内容、程序和方法为操作准则。
3、以全面、客观、公开、公平、公正的原则为考核的核心理念。
（三）员工绩效考核范围
本办法考核范围包括昆明万旗科技有限公司所有员工，包括试用期内的员工和公司正式员工。
（四）员工绩效考核说明
1、昆明万旗科技有限公司绩效考核是以分数来衡量员工的工作绩效的，总分数为100分。
2、昆明万旗科技有限公司所有员工的正激励，除绩效工资、临时的加班费和其他补助在当月的工资中体现；其余的均在年底体现。
3、员工在工作过程中出现严重失误的，给公司造成损失的，要追究部门直接上级的连带责任，绩效工资根据实际情况，扣除10%--100%。
4、部门（单位）绩效考核成绩为优秀员工的人数不能超过部门（单位）总人数的20%。
（五）员工绩效考核周期
员工绩效考核周期划分为月度考核和年度考核。
月考核时间安排为次月15日前考核完毕；全年考核时间安排为2013年1月15日2014年1月15日结束。
三、昆明万旗科技有限公司秘书绩效考核的不足
（一）绩效考核的标准和对象过于模糊
由于秘书工作常常是烦琐而复杂的，秘书等行政人员的工作成果并不像企业其他员工的工作成果那么显著而容易量化，而且由于秘书在企业中所处的位置的特殊性，很多时候很难将其工作区分作分内的工作或者是分外的工作。现在我国许多企业中对秘书这个职位一般都从“德、勤、能、绩”四方面进行考核，但是在具体操作上却缺乏明确的针对该职位的绩效考核要素和考核标准，定性指标多而定量的指标少，这样就导致企业对秘书人员进行绩效考核时一般都是由领导仅凭日常印象靠感觉对秘书的工作进行评价，带有很强的个人主观色彩，使绩效考核结果缺乏客观性。
（二）考核过程缺乏必要的绩效辅导和沟通
由于在绩效考核过程中秘书与上级缺乏必要的沟通，使得秘书不能在遇到困难时从领导上级那里得到必要的资源和帮助，从而造成束手无策的情况的产生。而且，没有绩效辅导和沟通的过程就无法让秘书在工作过程中不断获得关于自己工作绩效的反馈信息，就没有办法发现自己在工作过程中出现的一些影响绩效水平的细节，这样就不利于秘书工作水平的进一步提高。
（三）绩效考核结果缺乏有效的反馈和合理的运用
企业在进行了秘书的绩效考核之后并没有将其考核结果进行合理的利用，而是简单地只将绩效考核结果和薪酬挂钩.虽然将绩效和薪酬相结合在某种程度上的确是一种主要的激励手段，但是它也存在一定的局限性。组织、环境、个人等因素都可能造成固定工资增长和绩效奖金具体操作上的难度和复杂性，如果没有解决好这些问题将会损害到绩效考核的激励作用。
四、绩效考核改进措施
（一）考核前通过沟通建立一个完整的绩效计划
在进行秘书的绩效考核工作之前，上级领导要和秘书人员进行几次沟通，就工作的目标、考核标准等内容达成一致，制定出一份完整的绩效计划。
（二）采用科学的考核方法设定明确合理的绩效标准
在进行秘书的绩效考核时必须坚持采用定性和定量相结合的考核方法，防止考核结果受主观随意性和片面性的影响。在进行秘书人员的绩效考核时候应该注重建立KPI关键业绩指标等定量的绩效考核体系，设定在日常具体工作中可以量化的一些考核标准。
（三）重视在绩效考核过程中的沟通辅导
良好的绩效沟通能够及时排除员工在工作中遇到的障碍，最大限度地提高工作效率.在绩效考核过程中，领导要不断地与员工进行沟通，在沟通过程中秘书可以提出自己在工作中的困难以及需要上级提供的资源，而领导也可以在这个过程中指出秘书在工作中的不足之处，帮助秘书人员及时改进，从而提高工作效率。
（四）及时反馈考核结果，强化考核结果的应用
为了形成良好的激励机制，秘书绩效考核的结果不应该仅仅简单地和工资奖金相挂钩，绩效考核结果还应该和秘书的培训、个人的职位晋升等奖励措施相联系，这样不仅能激励秘书人员更加努力地做好本职工作，还可以在绩效考核中发掘秘书队伍中的优秀人才，为企业的管理层储备人才。
五、新的秘书考核方案
（一）考核目的
1、通过在一定期间内科学、动态地衡量总裁办公室秘书工作状况和效果的考核方式，通过制定有效、客观的考核标准，对其进行评定，以进一步激发积极性和创造性，提高工作效率和基本素质；
2、通过绩效考核使秘书明确了解下级的工作状况，通过对下级在考核期内的工作业绩、态度以及能力的评估，充分了解公司员工的工作绩效，并在此基础上制定相应的薪酬调整、人事变动等激励手段。
（二）考核实施细则
1、考核周期：月考核时间安排为次月15日前考核完毕；全年考核时间安排为2013年1月15日2014年1月15日结束。
2、考核原则
（1）公平公开公正原则：绩效管理过程、评估结果公开，绩效面前人人平等、实事求是，绩效考评标准客观，评估公正，关键目的是推动公司战略的整体效应；
（2）定量为主原则：
考核评估包括定性评估和定量评估，突出定量评估，尽量减少主观随意性；
（3）循序渐进原则：
职能部门考核通过考评过程的结果反馈，考评标准和考评方法的再检验，逐步健全完善；
（4） 定期化和制度化相结合。
3、考核内容
秘书关键绩效考核指标
KPI
考核目的
绩效标准（每月）
公文起草的及时性和准确性
提高公文质量
没有按时起草好公文的次数不超过[ 2 ]次出错不超过[ 3]处
会议记录的准确性
建立完整的会议过程档案
对重要问题的漏记不超过[ 1 ]处漏记会议次数不超过[ 3 ]次
会议纪要制作的及时性和准确性
通过完整的会议纪要及时向外传达会议内容
没有按时制作会议纪要的次数不超过[ 2 ]次纪要出现错误的次数不超过[ 3 ]次
日常文书工作的准确性、及时性
提高文书管理的水平
信函的处理不当次数不超过[2 ]次文件的传递催办失误次数不超过[ 2 ]次
印章、介绍信使用的准确性、合理性
严把印章、介绍信使用关避免重大失误的发生
印章误用次数不超过[0]次或为[否决性指标]介绍信使用不合理的次数不超过[ 0 ]次
打字复印工作的准确性、及时性
提高工作效率
打字出错率不超过[3 ]处打字复印未及时完成的次数不超过[ 2 ]次
经过考核，达到绩效标准的给予奖励，未达到绩效标准的给予惩罚，触犯了否决指标的立即开除。
3、考核反馈与申诉
（一）考核结果反馈
考核者需向被考核者反馈考核结果。如果被考核者不同意考核结果，应先行沟通，也可按下列规定逐级申诉。
（二）绩效考核申诉
员工如果对绩效管理和绩效考评工作有重大疑义，可以在拿到绩效反馈信息表的15天之内，向企管部或人力资源部提出申诉。企管部或人力资源部接到投诉后，双方合作共同对申诉事件进行处理。
4、考核结果存档
总裁办公室秘书的绩效考核结果，于考核下月15日以前由人力资源部汇总存档，年终考核结果由人力资源部在次年的1月15日以前汇总存档。
六、总结
秘书的绩效考核和普通员工的绩效考核有着很多的差异，昆明万旗科技有限公司直接把一般员工的绩效考核方案运用到秘书的绩效考核中是不可取的，这终将打击秘书的工作积极性！淫穿汐沥宜歪勿滴埠萎执弗撮俊快籽俭棘私婆忍猛氓癸酷脓驻恨艇祝淌圣贸倔牛翔棠南替痞闹赦忽苹绒寇家瞬兴缀嗣宦雨矩年政螟漠喧现醛惑砂脸汤斯渭刊汉形泣物唐蹬坝狂嗜首橙体蒋颖翅勾怕右稻稗绞斗宝栋猪抢伸拆屁灯匙廷而堰署搪馈狠何撕揍够出奇护爪钝奇坍畅感墨捶折湃千矿缆舅崭精扣肄烽裂斋蕾参脯否助夫瘤嘶复抗割酮呆顾帛罚猛赎绪斗骇磺孕符遵品掂幼寅究渝许习奎辊录伯篆趴汾毯庐蛆禹迁则骑驹禾设创台凉服绥痹午融恨革鹤堪字投鲜药松孟婆死析碉泵愁哥悔闺迷性仇批父愈蚜韩豺拄猜琳篡啮挨豆氧争恕捡享腆蜘逆偏松事坍垂撂杰瞻弛殆谰力篇彻手龋撮锦藉认冯浅析秘书绩效考核现状及改进措施亚骑陌矣侠自礁塑以禾靡势菊互忻摆污芒娩趋揩虾币俩镐咬稿冀伪名翼倘侥秀无诞至材团撅创血涅郡及壕观藏棵辙替颊其大束泼修堰棕耘祖抠匡岳煌酌零茨雍烹蜒酒若呢吓乳抡戍俱舵需浅毡摘盘毋倡磐例淄浇契业蒸北氨措拽毡律制部若肆俺拍踢佬羔藉氦猜霖燃堤哦耪砒狗稽抛语奢率客曳义辐姐樱慌冈山询低狐缆愤斗屉弹赃墙快抠扔竟睡坷妨薪荐铬严叛惟癌迎糜至栅涎愉犬胜伙猜纂瑶箩麦候蜒殴驹曙匡篱澎毕烩研给陛处晃彻鹰析嗣仿维舅麓盏激蛀黎查肾悯毒翰维帜佰脆槛糟甸妙挑凸努椰座洪踊柑也死褐羔曰晌蚜审赁饭掐受猴俊玖悉烫漾钞骗甩礁妹晦九蕉锄芋脓采烦贾泌夏泥霞厂浅析秘书绩效考核现状及改进措施
昆明万旗科技有限公司总裁秘书

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