集团会议管理规定修订版.doc

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阳光凯迪新能源集团有限公司

SunShine KaiDi New Energy Group Co.,Ltd

集团会议管理规定

（报审稿）

编 号：
版 本：

2012年 月 日发布 2012年 月 日实施
阳光凯迪新能源集团有限公司 发 布

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2012年 月 日发布 2012年 月 日实施
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目 录
1 目的 1
2　范围 1
3　定义 1
4　职责 1
5　程序 2
6．相关文件（略） 8
7 流程图（无） 8
8 记录（略） 8

1 目的
为明确各类会议的议事范围，提高会议效率，保障会议决策的严肃性，确保会议决议充分落实，特制定本规定。
2　范围
本制度适用于阳光新能源集团有限公司(以下简称集团公司)高管办公会、集团月度经营分析会、各业务模块专题协调会、各中心/部门例会、高管不定期交流恳谈会的管理。
集团下属各项目部及项目公司的会议不属本规定管理范围，按照《项目建设管理程序》的有关规定执行。
股东大会、董事会、监事会不属本规定管理范围根据公司章程规定举行。
员工代表大会、党工团代表大会、年度总结表彰会、年度绩效考评会、高管年度述职会等特定会议不属于本规定管理范围，按公司规定举行。
3　定义
本规定所指会议主要包括以下三类：
3.1公司级会议：主要包括集团公司高管办公会、集团月度经营分析会。
3.2 专题会议：主要包括各业务模块专题协调会、各中心/部门例会。
3.3 高管季度交流恳谈会：每季度高管与董事长之间的交流谈话。
4　职责
4.1公司级会议由行政与公共事务管理中心负责归口管理，负责会议的组织安排，人力资源管理中心、成本控制中心和其他相关部门配合。
4.2专题会议如涉及多部门参加，由会议召集高管或部门负责组织安排，行政与公共事务管理中心配合会务工作。
4.3高管交流恳谈会由行政与公共事务管理中心谈话时间的安排。
5　程序
5.1 会议计划
5.1.1集团公司提倡会议的计划性和时效性，各项公司级会议按规定时间召开，如遇特殊情况需调整，须经过会议主持人批准，由行政与公共事务管理中心负责提前通知与会人员。
5.1.2对于准备不充分或目的不明确的会议，行政与公共事务管理中心有权拒绝安排。对于参加人员相同、内容接近、时间相近的多个会议，行政与公共事务管理中心有权合并安排。
5.1.3 高管季度交流恳谈会由行政与公共事务管理中心统一计划安排时间；
5.1.4临时性的其他会议必须服从公司统一安排，非紧急情况，不得安排与公司级会议同期召开。
5.2 会务工作
5.2.1 公司级会议由行政与公共事务管理中心负责组织会务工作。包括拟定会议议程、发送会议通知、准备会议资料，落实会务人员、布置会场等，根据需要解决会议所需的鲜花、茶水、茶具、饮料、水果、横幅、投影及摄影设备等。
5.2.2涉及多部门参加的专题会议，会议召集部门应至少提前1天向行政与公共事务管理中心申请会议室和配套设施，并负责拟定会议议程、发送会议通知、准备会议资料，落实会务人员、布置会场等，重要讨论议题及相关文件原则上应提前发给列会人员，行政与公共事务管理中心协助组织会务工作。
5.3 会议分类及议事规则
5.3.1 集团公司高管办公会
会议议事范围：
u 研究、协调、决定公司各中心、部门和项目公司提出的问题，经分管高管专题会议研究后，仍然不能有效解决的重要事项；
u 研究、决定超出分管高管决策权限的重要事项；
u 研究、协调、决定公司经分管高管专题会议研究后，各单位之间仍存在分歧的重要事项。
u 凡属分管领导、各中心、部门职责范围内能解决的问题，不得列入高管办公会议。
会议召开时间：
u 高管办公会由集团公司总裁负责组织召开，每周召开一次，于每周一上午9:30召开，特殊情况可推迟或改期。对于紧急问题，可临时召开高管办公会。
会议参加人员：
u 会议由集团公司总裁主持；
u 集团公司执行董事、副总经理、总监、中心主任参加。与议题有关的其他人员，可参加会议相关议程。
会议汇报要求：
u 汇报人：集团公司副总经理、总监、中心主任及以上的人员；
u 汇报时间：单个议题汇报时间一般不超过5分钟，与会人员发言时应围绕议题，做到言简意赅，不跑题。
u 汇报纲领：汇报人围绕关于本议题的专题协调会的召开情况、解决问题的思路、解决方案三个方面的内容进行汇报
会议筹备：
u 高管办公会的议题在每周五上午11:00前，由集团公司副总经理或中心主任审核签字后提交，行政与公共事务管理中心负责汇总议题，收集会议材料，由行政与公共事务管理中心在周五下午15:00前，将会议时间、地点、参加人员、议题通知及会议议题相关材料，发至与会人员；
u 各汇报单位，需在会前准备好主导性书面建议方案和分析报告等会议材料，在每周五上午11:00前，与汇报议题一并提交行政与公共事务中心，如只有议题而没有主导性书面建议方案的，一般不予研究。
会议纪要：
u 行政与公共事务中心负责会议纪要的编写、报审、发布。
u 议题汇报人负责对会议纪要中涉及议题的相关内容的准确性进行确认，行政与公共事务中心负责对会议纪要中的措辞、文字、语句的准确性进行确认。
u 行政与公共事务中心负责将汇报人签字确认后的会议纪要交会议主持人或其授权人审核后签发。
u 签发时间不应迟于会议结束后的2个工作日。会议纪要须清楚表述会议决议内容，明确工作目标、工作内容、责任人及完成时间要求。行政与公共事务管理中心负责把会议纪要报送与会人员和有关部门，并请收件人员签收。有关部门根据会议纪要贯彻落实。
会议督办：
u 为保证会议决议落实执行，由人力资源管理中心负责督办，并及时将督办结果报告集团公司总裁。由审计监察中心负责对人力资源管理中心的督办情况进行监控。
5.3.2 月度经营工作会
会议议事范围：
u 各业务模块上月重点工作计划的完成情况和上月高管办公会决议的落实执行情况
u 分管范围内各中心的下月重点工作的安排和计划
u 上月高管办公会决议的督办结果和任务完成统计
u 讨论确定公司下月需要安排的核心工作计划
会议召开时间：
u 月度经营工作会由公司总裁负责组织召开，每月召开一次，于每月第一个周五上午9:30召开。
会议参加人员：
u 会议由公司总裁主持；
u 集团公司执行董事、副总经理、总监、中心主任及相关人员参加。
会议汇报要求：
u 由各中心主任汇报，上月重点工作计划的完成情况和上月高管办公会决议的落实执行情况，各中心汇报时间一般不超过10分钟。
u 由集团副总经理及总裁直管中心的中心主任汇报，下月分管范围内各中心的重点工作的安排和计划。汇报时间一般不超过10分钟。
u 由人力资源管理中心主任汇报，上月高管办公会决议的督办结果和任务完成统计。汇报时间一般不超过10分钟。
会议筹备：
u 各中心负责编制《高管办公会决议落实情况说明》、《本月核心工作完成情况表》和《下月核心业务计划表》,在每月的第一周周四上午11:00前，分别提交人力资源管理中心和行政与公共事务管理中心。
u 行政与公共事务管理中心在周四下午15:00前，将会议时间、地点、参加人员、会议材料发至与会人员。
会议纪要：
u 行政与公共事务中心负责会议纪要的编写、报审、发布。
u 各汇报单位指派专人，记录本中心的汇报内容，并在一个工作日内将经汇报人签字确认后提交行政与公共事务管理中心。
u 行政与公共事务管理中心根据各中心提交的记录编制会议纪要，编制完成后交会议主持人或其授权人审核后签发。
u 签发时间不应迟于会议结束后的3个工作日，行政与公共事务管理中心负责把会议纪要报送与会人员和有关部门，并请收件人员签收。有关部门根据会议纪要贯彻落实。
会议督办：
u 为保证会议决议落实执行，由人力资源管理中心负责督办，并及时将督办结果报告集团公司总裁。由审计监察中心负责对人力资源管理中心的督办情况进行监控。
5.3.3 各业务模块专题协调会
会议议事范围：
u 解决各业务模块的紧急任务、突发事件和专项事件。
会议召开时间：
u 视内容情况而定，但紧急任务和突发事件的处理需在获悉情况后1个工作日内组织召开。
会议参加人员：
u 会议由各业务模块中心主任及以上及的分管领导或其授权人主持；
u 与议题相关业务模块分管副总经理、总监、中心主任及相关人员参加。
会议纪要：
u 主持会议中心负责会议纪要的编写、报审、发布；
u 参会中心负责对会议负责对会议纪要内容的签字确认；
u 签发时间不应迟于会议结束后的2个工作日，主持中心负责把会议纪要报送与会人员和有关部门，并请收件人员签收。有关部门根据会议纪要贯彻落实。
会议督办：
u 为保证会议决议落实执行，由人力资源管理中心负责督办，并及时将督办结果报告集团公司总裁。由审计监察中心负责对人力资源管理中心的督办情况进行监控。
5.3.4 中心/部门例会
集团公司高管办公会结束后，各中心（部门）根据办公会形成的决议，召开中心/部门例会，按照高管办公会的要求部署工作，并做好会议记录，会议记录在会议结束后3个工作日内，提交人力资源管理中心归档保存。
5.3.5 高管季度交流访谈
为便于集团公司总裁对集团高管人员工作情况的指导，集团高管人员可以全面准确掌握公司的整体战略方向，行政与公共事务管理中心根据集团公司总裁的时间，每季度安排一次集团各高管人员与集团公司总裁交流访谈，访谈时间原则上不超过3个小时。
5.4 会议决议的发布和执行
会议应安排专人做好记录，如有必要，会后会议记录人员须在24小时之内及时整理写出会议纪要，经会议主持人审签后，由会议组织部门派专人送达各位参加人员和相关部门，并请收件人员签收。
会议结束后如有必要，除有特殊要求的资料由主办部门各自存档外，其余部分包括会议记录及纪要均由行政与公共事务管理中心整理、立卷、保存存档。
公司级会议决议的贯彻执行情况由人力资源管理中心负责检查和督促，人力资源管理中心需向相关领导汇报、反馈决议执行情况。专题会议和部门级会议及其它类型会议的决议督查工作人员根据会议安排确定。
5.5 会议纪律
为保证公司各类会议高效、务实的召开，参加会议的人员应准时到会，并履行会议签到手续。与会人员因故不能出席或不能按时到会的，应于会前向会议主持人或会议主办部门负责人请假，并说明原因，委派相关人员参加会议。
与会人员应严格遵守会场纪律，未请假或无正当理由不得中途离会，不得在会场讨论与会议无关的话题、接听通讯工具。所有通讯工具必须调整在振动状态。
6．相关文件（略）
7 流程图（无）
8 记录（略）
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2012年 月 日发布 2012年 月 日实施
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