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研究所知识产权管理体系的构建

肖婷婷　王巍
摘 要：该文重点分析了研究所在知识产权管理机构的设置、知识产权工作机制、知识产权申请流程、知识产权奖惩制度等方面存在的问题。提出了研究所在构建有效的知识产权管理体系中，必须设置科学的管理机构、完善的工作机制、优化知识产权申请流程、切实落实并完善知识产权奖惩制度，以提高研究所的知识产权管理水平，从而提高研究所的核心竞争力。
关键词：知识产权 管理 构建
：F204 ：A ：1674-098X（2014）03（a）-0172-02
随着知识经济的发展，科技创新已成为研究所竞争的核心要素，而知识产权制度为科技创新的保护提供了有力的保障。研究所知识产权工作一方面需要研究所不断地自主创新，即知识产权的创造，另一方面需要研究所运用、管理和保护知识产权，即研究所的知识产权管理，有效的知识产权管理体系是研究所增强自主创新能力的重要保证。
笔者在负责知识产权全过程管理与维护的过程中，直接与研究所各事业部、研究室、所属公司的知识产权工作者有深度接触，根据近几年知识产权的工作实践发现，研究所的知识产权意识已经有所增强，但是研究所的知识产权管理相对薄弱，基本没有建立较为完善知识产权管理体系。本文试图通过对研究所知识产权管理工作中存在的问题进行诊断，进而对研究所知识产权管理体系的构建提出一些设想与建议。
1 目前研究所知识产权管理存在的主要问题
1.1 缺乏专门的研究所知识产权管理部门
研究所一般都有知识产权管理人员，但大都没有设立专门的知识产权管理部门。研究所的知识产权管理人员也并非专职人员，是在负责其他科研管理工作的同时兼职负责知识产权的管理工作，由于其他工作比较繁忙，所以让其兼职从事知识产权工作时存在一些不足。此外，这些人员大多没有经过专门的知识产权培训，不具备知识产权管理经验。
1.2 研究所知识产权的工作机制不完善
正是由于缺乏专门的知识产权管理部门，导致了研究所的知识产权工作机制不完善。在由科研管理人员兼职知识产权管理的研究所中，一般知识产权的申报意识比较强，可以有意识地将工作中的技术创新与知识产权直接联系，但也存在很多问题，一是科研管理人员经常会疏忽申报后繁琐的后续程序，流程的管理不够系统化，容易引起因程序疏忽导致的知识产权的权利丧失，这在实际工作中是经常会碰到的。二是由于研究所的研究领域十分广泛，作为一般的科研管理人员对各部门申请知识产权涉及的技术不够熟谙，无法筛选不同部门、不同领域技术人员上报的技术，容易造成一些重复申报、交叉申报，申报的权利范围不够准确，也易影响知识产权保护的系统化，在遇到侵权纠纷时，对涉及比较专业的技术内容（如发明专利）细节不易把握。三是科研管理人员缺少法律意识，当涉及到具体实质性的技术内容与法律纠纷如专利技术、专利评估、侵权纠纷等就会不知所措，无法很好地把握。
1.3 研究所知识产权申请流程比较繁琐
研究所知识产权申请流程的繁琐，大大延长了知识产权的申请时间。然而时间上的延长会导致知识产权的权利丧失，相同的知识产权被同行抢先申请。从时间上划分，知识产权一般要经过各部门申请、知识产权初审、专家评审、科研处领导审核、以及所领导审核五个阶段。在知识产权初审阶段中，导致时间延长的原因有两个，一是负责初审的知识产权管理人员一般都是兼职该项工作，其他工作的繁重会造成知识产权初审工作向后延迟；二是由于各部门没有设立知识产权工作人员，初审中若发现问题，知识产权的管理人员需逐个与知识产权的申请人进行沟通和修改，由于这是个反复的过程，因而时间也会相应延长。此外，过程中涉及到的各级领导、专家等，若出现出差、工作繁忙、或有其他紧急事件时，必然无法及时完成对申请的知识产权进行审核、签批等工作，这也会造成知识产权申请时间的延长。
1.4 研究所知识产权奖惩制度不完善、现有制度落实不到位
研究所通常都有自己的知识产权管理办法，其中既明确规定了知识产权奖励的制度，也规定了知识产权疏忽导致的追责制度。目前研究所的奖惩制度主要存在三个问题，一是只规定了对知识产权申请人员的奖惩措施，缺乏对知识产权管理人员的奖惩措施，使得知识产权管理人员缺乏工作热情和积极性，容易造成知识产权管理疏忽引起的研究所竞争力的下降；二是只规定了知识产权申请成功后对申请人的奖励措施，缺乏对为知识产权后期转化应用做出贡献的人员的奖励规定，因此员工大多为了申请而申请，而忽略了知识产权的后期转化应用，导致研究所大量知识产权资源的闲置和浪费；三是虽然办法已出台，但其中关于奖惩措施的描述比较概括，缺少具体做法，导致奖惩制度落实不到位，员工缺乏知识产权创造的积极性。
2 研究所需要构建一完善的知识产权管理体系
针对上述研究所知识产权管理中存在的问题，只有通过科学设置知识产权管理部门、建立顺畅的知识产权工作机制、简化知识产权申请流程、落实知识产权的奖惩制度，才能构建一高效完善的知识产权管理体系，提高研究所知识产权管理能力。
2.1 科学设置研究所知识产权的管理部门
建议设置专门的知识产权管理部门，并配备专职工作人员。同时在其他与知识产权相关部门（如研究所各事业部、法制室、财务处、所属公司等）根据需要设置本部门的知识产权工作人员，负责在本部门发生知识产权状况时与知识产权部门的协调合作。研究所知识产权机构的主管人员必须是懂专业，懂法律、懂知识产权管理的复合型人才，既对研究所各个研究领域的核心技术有所了解，又懂得知识产权相关法律知识，经过培训，又具有一定的知识产权管理知识；同时研究所其他与知识产权相关部门按业务领域和岗位可以通过开展知识产权培训，使其具有相关的知识产权知识。
2.2 研究所知识产权的工作机制
由于上述知识产权管理部门的科学设置，研究所的知识产权工作机制应该是顺畅的：技术部门研发的产品经检索认证，提出知识产权申请要求，上报至知识产权管理部门，再经相关负责人确认后启动申报程序，知识产权部门工作人员协同技术部门一起完成知识产权申报工作，之后知识产权部门建立知识产权管理档案，涉及费用的由知识产权管理人员与财务处的知识产权工作人员沟通；研究所采购部门在采购过程中，也要对采购到的可能涉及知识产权的产品及时与知识产权管理部门联系，知识产权管理部门可以会同其它部门如事业部、法制室作出相应回应；研究所销售部门对所销售的知识产权产品在知识产权管理部门的配合下作必要的宣传，对销售过程中发现研究所知识产权有可能被侵权的情况应及时向知识产权管理部门汇报，再由其协调相关部门做相关的取证与应答；知识产权管理部门还应该协助采购部与销售部做好涉及知识产权产品的合同签订工作。[1]endprint
2.3 优化研究所知识产权申请流程
目前研究所知识产权的申请流程通常为各部门提交知识产权申请材料、知识产权管理人员进行初审、知识产权申请人员依照初审结果进行修改、专家审核、知识产权申请人员依照专家意见进行修改、提交知识产权管理部门领导审核、所领导审核、审核通过后由知识产权管理人员启动申报程序。在知识产权申请人员依照初审结果和专家意见进行修改的两次修改过程中，都需要知识产权管理人员与知识产权申请人员反复进行沟通完成，这不仅给双方增添了很大工作量，也耗费了双方大量时间。由于研究所大多委托代理公司完成后续的知识产权申报工作，此过程中代理人会与知识产权管理人员及知识产权申请人员协同完成知识产权的第三次修改工作。为节省时间，对于初审和专家审核结果为同意申报，仅需对部分申请内容需要修改的知识产权，建议将前两次修改过程取消，保留初审意见和专家审核意见并与第三次修改合并完成。研究所知识产权申请流程的优化，能够大大缩减知识产权的申请时间，有利于研究所打败同行的竞争对手，始终处于不败之地。
2.4 切实落实并完善研究所知识产权奖惩制度
有效的奖励制度能有效激发研究所员工的积极性，让他们对工作充满热情，积极为研究所知识产权的申请和后期转化应用做出努力，同时奖励制度也是一项非常重要的辅助知识产权管理工作高质量开展的手段。通过奖励制度，既可以鼓励研发人员多发明、多创造，支持研发人员使用新技术，实现知识产权的优化，也可以增强管理人员的责任心，使管理人员充满热情，工作更加尽职尽责，但这些都需要奖励制度作为实施条件。[2]奖励制度还能帮助研究所建立考核规范，对那些提出知识产权申请、或者为知识产权的转化应用做出贡献的研发人员，以及在知识产权管理中做出较大贡献的知识产权管理人员，应给与奖励，并把其在知识产权申请、转化或管理方面做出的努力作为职称晋升的考核内容之一，激发员工的积极性。同时研究所也应该奖罚分明，明确员工在造成知识产权申请、转化及管理工作（如知识产权后续管理工作中年费的缴纳、意见书的陈述都有明确的期限）中造成损失时，应承担相应的责任，只有这样，员工才会建立更强的责任心，培养研究所的主人翁意识，研究所的知识产权管理工作也会有条不紊。
3 结语
知识经济时代，研究所只有有效利用知识产权才能在激烈的社会竞争中掌握核心竞争力，实现经济的可持续发展。为建立有效的知识产权管理体系，研究所应设置科学的知识产权管理机构、完善的工作机制、优化知识产权申请流程、切实落实并完善知识产权奖惩制度，从而增强研究所的自主创新能力，帮助研究所进一步推动自主知识产权核心技术的研发，提高核心竞争力，使研究所始终处于不败之地。
参考文献
[1] 黄飞.企业知识产权管理体系的构建[J].科技资讯，2012（33）.
[2] 徐淑坤.略论我国企业知识产权的管理[J].经营管理，2013（8）.endprint

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