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汇文图书管理系统采编工作模块的应用和研究

乔建虹
摘 要：本文论述了高校图书馆是高校的文献信息中心，是高校信息化和社会信息化的重要基地，而采编工作是图书馆工作的第一站，是负责图书馆文献信息建设的基础。从汇文图书管理系统运用特点和使用的技巧以及在实践工作中使用汇文图书管理系统需要完善方面，分析了汇文图书系统状态下采访和编目流程与采编工作内容，探讨提高工作效率和加快编目工作标准化和规范化进程的有效途径。
关键词：汇文系统 文献采编 个性化服务
汇文文献信息服务系统是主流的图书馆管理系统之一，现阶段主要使用国内外最新技术，在个性化、自动化服务和海量信息存储管理以及多媒体检索技术等多个方面进行深入探索和研究，为建成一套能满足高校数字图书馆运作的系统模式而奠定了基础。
一、汇文图书馆管理系统采编模块对图书馆采编工作的改变
汇文LIBSYS系统中的采编模块涉及图书馆信息化建设中的采访工作中的各个领域：馆藏规划，文献出版发行信息的收集、整理，馆藏需求与利用信息的收集、整理，馆藏订购，入藏文献验收，馆藏加工送编等。提供外部征订书目数据的批量转入功能，支持MARC、DBF、定长及不定长文本、ACCESS、EXCEL等多种数据格式。根据书商提供的数据文件批量订购、批量验收图书，省去订购验收工作。内嵌Z39.50模块，可以从多个数据源（本地书目库、套录库、Z39.50服务站点）同时查询并获取MARC记录，并可以在编辑屏中直接实现MARC的复制粘贴;网页MARC的粘贴。方便的获取网络数据资源，轻松自建订购验收MARC数据。[1]
二、汇文图书馆管理系统编目模块的实践应用
1.标准化。汇文系统的编目模块遵循ISO2709国际标准，处理 CN 、US 的 MARC及规范MARC记录，处理中文和西文的MARC及规范MARC记录，可以输出ISO 2709标准的MARC数据和XML元数据文件。可直接读取外部MARC文件或导入外部MARC文件到套录库中，各类MARC记录按照原格式存放、编辑。
2.MARC自动规范化。使用规范MARC对MARC数据进行自动规范，导入MARC文件到套录库中或直接读取外部MARC文件，灵活的MARC检索点设置依据需求灵活地设置MARC检索点和索引参数，完成多途径检索，并通过MARC字段参数设置进行MARC正确性检测。UNICODE 全面UNICODE编码支持，可处理德、意、法、俄、日、韩、阿拉伯等语种。
3.网页MARC粘贴。具有网页MARC粘贴功能，支持网页MARC粘贴，当数据源不支持Z39.50查询或者数据源的Z39.50查询不支持UNICODE编码的时候，可以使用MARC粘贴的方法复制网页上的MARC数据资源。
4.UNICODE。全面UNICODE编码支持，可处理日俄韩法德意阿拉伯等语种。
5.自动生成。自动生成种次号最大号、通用汉语著者号码（刘湘生编）、西文卡特号，支持多校区多个种次号体系。
三、汇文图书馆管理系统典藏模块对采编工作的改变
汇文Libsys图书馆管理系统典藏模块采用动态管理，对书刊的入藏、剔旧、修补、调拨、清点等进行动态的管理，生成多种格式文件的报表。它的典藏子系统的运行是相对合理，却各有自己的特点，典藏子系统的业务流程与模块功能有利于提高高校图书馆采编工作的图书典藏效率。
1.新书分配。新书分配是图书典藏工作的基础，以前传统的图书典藏不但是体力活而且要求认真仔细。如果稍有差错就得在几百本书中找到出错的那一本，真的是费时且费力的工作。现在汇文系统可根据我馆的实际情况按馆藏地及书刊状态设定好规则，并通过规则进行新书批量分配，能把图书自动分配到设定好的借阅室，省了一道搬书、扫书和再还原的工序，大大提高了工作效率和准确率。
2.图书统计。图书统计是图书馆工作中日常典藏工作，要先按照汇文系统中设置好的条件统计完毕后，无论什么时间段内的统计数据仅需几分钟都能很快输出，改善图书馆手工图书统计工作，提高了图书统计工作的效率和准确性。
3.书刊调拨。汇文图书系统改变了以往的书刊调拨工作的复杂性，在汇文图书系统中只要把一本书变更到各个借阅室权限中，在图书借阅前进行书刊变更，就能对图书进行借阅了，既减轻了人力又提高工作效率。[2]
4.图书的清点。传统的人工图书清点工作一直是图书馆工作中最繁重的一项工作，工作人员任务量大而且清点准确率低。汇文图书管理系统完全改革了这项工作的弊端，汇文系统统计模块可以准确统计图书入藏情况，还能准确清点各类书刊、在馆异常书刊、非本馆书刊等多种清点方式，让管理人员能彻底摸清图书馆的馆藏全面状况和馆藏图书的完整程度，找出图书损失的原因，发现图书采编工作中采访、编目、典藏等存在的问题，彻底解决历史遗留的各种数据错误问题，使图书采编工作更规范化。
四、汇文系统采编模块的不足之处
1.编图书信息的准确性有待提升，汇文系统在我馆的使用过程中，編目模块的查核功能和自动校验功能通常仅能够对已经记录过的MARC格式的检索点的规范性、有效性进行校核和检验，但却无法识别各字段子字段中相关信息的正确与否，为了有效保证在编图书信息的准确性，需要图书编目人员熟练掌握各字段子字段规定的相关信息源。
2.图书采访对全面了解丛书情况有待完善，文献检索效率由于汇文系统检索途径设计的不够简捷，从而受到一定程度的限制。从实践工作中来看，尽管汇文系统能够提供多种检索路径，可是在采访模块中仍然会经常出现无丛编项查看功能的情况。
3.汇文公司如果能及时收集各用户单位的使用的心得体会和使用经验，发布在汇文公司网站主页，就会进一步提高各图书馆对汇文系统的使用效率，会使信息交流互动更加完善。
汇文系统是一个特色鲜明、基础完善、全功能、高起点的图书馆管理系统软件，它涵盖了包括高校在内的各类图书馆所有的业务领域，更加突出了针对性强的管理特色。今后我们在汇文系统的使用过程中，应进一步总结工作经验和使用技巧，对汇文系统的各项功能加以了解，以更好地为高校图书馆广大师生读者服务。
参考文献
[1]张学勤.论汇文系统的统计功能[J].图书情报工作，2014（s2）：186-188.
[2]李师龙.汇文系统在编目工作中的应用实践与问题探讨[J].黑龙江科技信息，2009（35）.

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