中文office学习实用教程.pdf
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1、中文OFFICE实用起程第一章WORD的基木操作微软公司推出的WORD是一个流行的字处理软件。所谓字处理软件就是完成文档的录入、编辑、排版、打印和管理等多种功能的应用软件。1.1 WORD的启动启动Woid 2000应用程序的方法有多种。这里仅介绍 两种最基本的方法:一是通过Windows开始菜 单中的【程序】子菜单启动Woid 2000;二是使用 Windows桌面上的快捷方式启动Wotd 2000。一、使用【开始】菜单中的【程序】子菜单启动 Word启动Wotd2000的过程如卜:单击-Windows任务栏上的【开始】按钮;将鼠标指针移至【程序】选项;单击鼠标左键或稍候,打开【程序】子菜单
2、;将鼠标指针移至Microsoft Word选项上单击 即可启动Woid即00应用程序o二、通过Windows桌面快捷方式启动Woid要通过Windows桌|仰快捷方式肩动Word,必须首 先在桌面上建立Microsoft Word)快捷方式,建立 方法已在Windows Me中介绍,在此不再赘述。如果 桌面上已行Microsoft Word快拢方式图标,可宜 接双击该图标启动Word 2000。1.2 WORD的窗口启动Word 2000应用程序之后,就可以看到Word 2000的窗口。主要包括:标题栏、菜单栏、工具栏、标尺、文档编辑区、滚动条和状态栏儿部分。卜面分别介绍各部分的主要功能o第
3、二章笆理WORD文档创建一个新文档,最常M J的方法是建立一个空白文 档。但是,如果用户要建立具有某些特殊格式的文 档,如传真、信函、备忘录、个人简历等,使用 Word 2000为用户提供的模板和向导会更加快捷和方 便。2.1创建新文档创建空白文档的步骤:单击【文件】菜单中的【新建】命令,屏幕中 出现一个【新建】对话框,单击【常用】选项卡,然后双击【空白文档】图标,出现一个新的Wotd空白编辑窗口,用户可在 此窗口进行文木录入、文木编辑等操作。.使用模板创建文档使用模板创建文档就是利用【文件】菜单中的 新建】命令,根据要创建文档的类型在【新建】对 话框中单击相应的选项卡,然后双击所需模板的图
4、标,再根据提示信息建立文档。2.2保存文档当用户创建了一个新文档或是对IH文档进行了修改 后,就需要保存文档。此外,用户还可以用【另存 为1命令将现为文档用其他文件名保存在磁盘或网 络的其他位置;还可以使用【版本】来保存文档副 本。一、保存新文档新创建的文档,Wotd通常会给它一个类似“文档 这样的临时文件名,当用户第一次保存新文档时,Woid会提醒用户给文档一个形象易记的名称。保存新文档的方法和操作步骤:执行【文件】菜单中的【保存】命令,或单击【常用】1:具栏中的【保存】按钮,将弹出【另存 为对话框二、保存已有的文档保存已有文档的修改内容:单击【常用】.具栏中的【保存】按钮,或执行【文件】菜
5、单卜的【保存】命令。三、另存文档如果要将文档保存为其他的文件格式(如纯文本、Web页、文档模式)或用其他的文件名在文外的文 件夹保存文档副本,可以通过【为存为】命令实现力存文档的方法和操作步骤:单击【文件】菜单中的【另存为】命令,打开【U存为】对话框,如图10-13所示;如果要将文档保存在其他文件夹中,请在【保 存位置】卜拉列表中找到并打开相应文件夹;在【文件名】栏中键入该文档的新文件名;在【保存类型】栏中,选择所需的文档保存类型存单击【保存】按钮,文档就以新的文件名被保第三章文档的编辑与检查文档内容主要是文字和符号,坯可以是图片、表格、图形和公式等。Word具有很强的编辑功能,可以对文档中的
6、单个 字符、整个段落或文本的某一部分进行修改、删除、复制、移动等编辑操作。3.2编辑正文定位插入点在进行编辑L作之前,首先应对插入点进行定位,定位插入点的方法仃以卜儿种:1.使用鼠标定位插入点移动鼠标指针到文本中的某一位置再单击鼠标,插入点就定位到该处。通常还要和滚动条配介使用2.使用键盘定位插入点可用键盘上的T、.j f等光标移动键定位插 入点;如果R标插入点不在当前页,可J目PageUp PageDown键进行翻页,然后再用光标移动键定位插 入点二、选定文本1.利用键盘选定文本将插入点移动到要选定文本的起始位置,按住 Shi仕键,再将插入点移到耍选定文本的结尾处,松 开Shi仕健,插入点移
7、动时经过的字符、行、段落文 本反白显示,表示该文本区域已被选中。2.利用鼠标选定文本在Wotd编辑区的左边界空白处是文本选择区,鼠 标指针在该区域中会变成一个向右倾斜的箭头o去3-1列出了几种利用鼠标选定文本的方法,灵活 掌握这些方法会很方便地选择文本。在编辑区的任何位置单击鼠标IIJ可解除以前的选 定。3.3文木的复制、移动和删除复制和移动都可以通过鼠标、菜单命令和快捷键三 种方法来实现。其中执行菜单命令是指执行【复制】或【剪切】命令,将选定的对象暂时存放到【剪贴 板】中,然后利用【粘贴】命令将其粘贴到一位 置。由【剪贴板】是Windows系统提供的,因此,通过它不仅能实现同一文档中对象的复
8、制和移动,还能在不卜的Windows应用程序之间实现复制和移 动。执行复制、剪切和粘贴功能共仃三种方法:使用【编辑】菜单中的对应命令;单击【常用】1:具栏中的对应按钮;用快捷键进行相应的操作:剪切Ctil+X 复制Ctil+C 粘贴Cti1+v1.复制文本复制文本是指将所选的文本在一个或多个位置复 制出来,原始文本并不改变。(1)用鼠标复制文本按住Ctrl键,用鼠标拖动已选定的的文本到要复制 的目标位置上。的意,要先松开鼠标左键,再松开 Ctrl 键 o(2)菜单命令或快捷键复制文本将选定的文木内容用【复制】命令把它复制到剪 贴板U,然后在新的位置用【粘贴】命令插入到文 档中。由于剪贴板中的内
9、容可多次使用,所以同一 文本内容可复带品IJ多个新的位置O2.移动文本移动文本是指将选定的文本从当前位置移到新的 位置。勤用鼠标移动文本用鼠标将已选定的的文本拖动到新的位置即可。(2)川菜单命令或快捷键移动文本先将选定的文本内容用【剪切】命令剪切到剪切 板中,然后用【粘贴】命令粘贴到新的位置。由 剪贴板中的内容可多次使用,所以同一文本内容可 移到多个新的位置。3.删除文本首先选定要删除的文本,执行卜.列操作之一均可删 除文本:执行【编辑】菜单中的【清除】命令;按Del 键或 Backspace 键;执行【编辑】菜单中的【剪切】命令,选定 的文本内容被送到剪贴板中,必要时,还可以利用【粘贴】命令
10、恢复;直接输入新的内容代替选定的文木。3.4查找、替换与修改利用Word U 的【W找和替换】功能,不但可以在当 前文档中快速前找或替换符合条件的文档内容,而 且可以快速杳找或替换指定格式的文档内容和特殊 字符。在【查找和替换】中可以使用通配符。一、查找执行【编辑】菜单中的【杳找】命令,打开【杳 找和替换】对话框,如图3-3所示,利用该对话框可 以查找一般文字、指定格式的文字以及特殊字符第四章字体设置Word文档的格式分为三类:字符格式、段落格式 和页面格式。在Word提供的空白文档模板中,正文默认的中文 字符是五号宋体、英文字符格式是五号Tunes New Roman字体。用户可以在输入文档
11、内容之前,设置 字符格式。通常情况卜,采用先输入文本,后设置 格式。设置字符格式一般用【格式1:具栏】上的1:具按 钮完成,如果需要更详细地设置字符格式,就得用【格式】菜单中的【字体】命令。无论用I种方法,首先要选定进行格式设置的文本。字符格式主要包括字体、字号、字形、卜划线、着重号、字体颜色、效果、字符间距和动态效果等 几方面的格式。4设置字体格式一、利用【字体】对话框设置字符格式1.字体选定需要进行格式设置的文木,执行【格 式】菜单中的【字体】命令,在弹出的【字 体】对话框中进行字体设置。4.1.1基木设置在【字体】对话框的【字体】选项卡 中设置了【字形】列表,从中可以看 出字形包括常规、
12、倾斜、加粗和加粗 倾斜等。4.2使用“字体”对话框在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了【中文字体】和【西文字体】卜拉列利用卜拉 列表中可以设置所选文字的中、英文中体。就中文字体而言,常用的有宋体、黑体、仿宋、楷体、幼圆、方正舒体、华文彩云、华文行楷等,如图如-2所示为它们的样式。用户如果需要更多类 型的字体,可以利用Windows 98/Me系统的【控制 面板】窗口中的【中体】选项安装新字体。422字号设置英文字的大小(高度)的标准度量单.位为“磅”,1英寸为72磅,磅值从5磅72磅。中文文字大小用“字号”来表示,一般划 分为初号到八号,初号字最大,八号字最小,如图12-3所示。Word
13、2000同时允许用户选 择磅值或直接输入11638之间的磅值,火 设定字的大小。在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了【卜 划线】卜拉列表,其中列出了多种卜划线的样式,用户可选择某种卜.划线添加到所选定的文本,如图 12-4所示。对选定的文本可同时进行宁形和卜划线 设置。在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了【着 重号】卜拉列表,其中列出了着重号,用户可选择 添加着事号,如图12-4所示,也可不添加。423设置字符M距4.字体效果在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置了 效果】栏,可以设置某些特殊的效果,如删除线、上标、卜标、阴影、空心等。5.字体颜色在【字体】对话框的【字体】选项卡中设置
14、了 字体颜色】卜拉列表,其中列出多种颜色,用户可 选择某种颜色设置所选文本的颜色。6.调整字符间距在【字体】对话框中单击【字符间距】选项卡 缩放:在【缩放】卜拉列中可以输入一彳 比值来设置字符缩放的比例。间距:用来调整字符之间的距离,有“标准”、“加宽”和“紧缩”三种选项。当选择了“加 宽”或“紧缩”后,可在其右边的【磅值】框中输 入数值,对数符间距作精确调整。位置:设置文字相对基准线的上、卜位置,行“标准”、“提升”和“降低”三种选项。如果 选择了“提升”或“降低”,可在其右边的【磅值】框中输入数值,对文字的位置进行精确调整。动态效果在【字体】对话框中,利用【文宁效果】选项卡 可以设置文字的
15、动态效果。二、利用【格式】工具栏设置字符格式利用【格式】L具栏设置守符格式更加简单、方 便C一般情况卜,【格式】匚具栏显示当前光标处的 字符格式设置情况。加1果所选定的文字包括多种字 体字号,【格式】匚具栏中的字体和字号框将显示 为空白。利用【格式】工具栏设置字符格式的方法是:先 选定文本,然后在字体、字号卜拉列表框中进行设 置;直接单击【加粗】按钮、【倾斜】按钮和【卜 划线】按钮,可设置字形和添加卜划线。4.2.4复制字符格式录入文本时,在段落的最后位置按Entei键,新开 始的段落将继续沿用前一段落已设置的格式。对连续的段落或字符,为保证格式的一致或加 快格式设置的速度,可以使用【常用】1
16、:具栏中的【格式刷】按钮进行格式复制。方法是:选定式被 复制格式的段落、字符或将光标插入到要被复制格 式的段落中,单击【格式刷】按钮,鼠标指针变为 刷子形,然后选定要复制格式的字符、段落或段落 标记即可实现格式复制。双击【格式刷】按钮可实现多次格式复制,要取 消【格式刷】状态,可按Esc键或单击【格式刷】按 钮。4.3首字卜沉和悬浮一、首字下沉在书籍和报刊中经常采用把段落的第一个字放大数 倍的方法来引起读者注意。【例】设置“计算机基础知识”文档中第一段首字 卜沉1.我辎施了格式设置的段落。2.执行【格式】菜单中的【首字下沉】命令。3.在弹出的对话框中进行设置。在【首字卜沉】对话框中的【位置】栏
17、中选择【卜.沉】方式;在【字体】卜拉列表中设定首字的字体,本例 设为楷体;在【卜沉行数】文本框中输入首字占据的行数,默认值为3,可单击增量按钮进行调节或直接输入 卜沉的行数;在【距正文】文本框中设置首字与正文的距离,缺省值为0,可单击增量按钮进行调节或直接输入 数值:单击【确定】按钮,完成设置.力外述有一种悬挂卜沉方式,设置时只要在【首 字卜沉】对话框的【位置】栏中,选择【悬挂】方 式即可。若在【位置】栏中选择【无】,则取消首 字卜沉。第五章段落排版段落格式设置以段落为单位,包括设置对齐方式、缩进方式、段间距、行间距等内容。在Word 2000中,以段落标记“1”来标识一个段落的结束。段落标
18、记还保留着有关该段的所有格式设置信息。所以,在移动或复制一个段落时,若要保留该段落的格式,就一定要将该段落标记”包括进去。当按K Entei键新段落开始时,Word将复制前一段的段落 标记和其中所包含的格式信息。执行【格式】菜单中的【段落】命令可打开【段 落】对话框一、段落缩进在【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡上,可以设置段落相对左、右页边距的缩进距离,即 左缩进和右缩进。同时还可以进行首行缩进和悬挂 缩进的设置。具体步骤操作如卜:选定某一段落或将光标插入到某一段落中;执行【格式】菜单中的【段落】命令,打开 段落】对话框;在【缩进和间距】选项卡的【缩进】框中,设 定左、右缩进量。从【特:殊
19、格式】卜拉列表中选择【首行缩进】、【悬挂缩进】或无,设置【度量值】为2字符,设置的效果可在【预览】框中看到;单击【确定】按钮,完成设置。二、对齐方式在【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡上,有一个【对齐方式】卜拉列衣,它提供了左对齐、居中、右对齐、两端对齐、分散对齐等五种方式。文本段落默认的对齐方式为两端对齐,两端对齐是 指段落中的各行均匀地靠左右边距对齐,最后一行 为左对齐;标题通常以居中的方式位一行的中间;信函或通知的落款和时间往往是右对齐。如果要 使段落相对左右边距对齐,首先要保证段落的左 右缩进值为0三、行间距在【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡上设 置了置亍距】卜拉列衣,在此可设置
20、段落中各行之 间的距离,它有最小值、单倍行距、1.5倍行距、2 倍行距、固定值和多倍行距等多项供选择。四、段落间距【段落】对话框的【缩进和间距】选项卡的【段 前】、【段后】选项可用设置段落之间的距离,以达到明显区分段落的口的。【例】将图12.11中的三段文字进行段落格式设置 第一段设置为“居中对齐”;第二段段前间距为 12磅、段后间距为6磅;第三段的行距设置为1.5倍 行距。操作步骤如卜:选中第一段文字,执行【格式】菜单中的段落】命令,打开【段落】对话框;在【缩进和间距】选项卡的【对齐方式】F拉列表中选择【居中】对齐方式;单击【确定】按钮;选中第二段文宁,执行【格式】菜单中的【段落】命令,打开
21、段殳落】对话框;在【缩进和间距】选项卡的【间距】框中设置【段前】为12磅、【段后】为6磅;单击【确定】按钮;选中第三段文字,执行【格式】菜单中的段落】命令,打开【段落】对话框;在【缩进和间距】选项卡的【行距】卜拉列去中选择“15倍行距”;单击【确定】按钮,完成设置。二、项目符号和编号1.添加项目符号和编号为了便阅读,可以在文本中添加项目符号或编 号,方法是:先选定耍添加项目符号和编号的段落,然后单击【格式】L具栏中的【项目符号】按钮 或【编号】按钮进行设置,也可以用【格式】菜单 中的【项H符号和编号】命令进行设置。把光标插入到有项R符号或编号的文本中,再次单 击【格式】匚具栏中的【项目符号】或
22、【编号】按 钮,即可删除已添加的项目符号或编号。2.自动创建项目符号和编号/liWord 2000中,键入土本时可以自动创建项I I符 号或编号。如果要创建项目符号,可在段落的开头 键入一个星号(*)号,后跟一个空格,然后输入文 木。当按Enter键时,星号臼动转换成黑色圆点形式 的项口符号,并且在新的一段中H动添加该项目符 号o当要结束创建项“符号时,按Enter键开始一个 新段,再按Backspace键删除为该段添加的项目符号 即可。如果要H动创建编号,可在段落的开头先键入 1或”等格式的编号,后跟一个空格,然后 输入文本o当按Entet键时,在新的一段开头会|H动 续接上一段的编号。三、
23、边框和底纹1.文本边框和底纹为了修饰对象,可以对所选的对象(包括字符、段 落、表格、图片和文本框)加上边框和底纹。边框 是指围在对象四周的一个或多个边上的线条。底纹 是指用某种背景填充对象。边框和底纹可以添加在 某一段落中,也可.以添加在选定的字符或整个页面O添加边框和底纹用【格式】菜单中的【边框和底纹 命令,打开【边框和底纹】对话框【边框】选项卡中有【设置】、【线型】、【颜 色】、【宽度】、【预览】和【应用范围】等栏框。在【设置】栏中选择边框的类型;在【线型】栏中 选择边框的线条类型;在【颜色】栏中选择线条颜 色;在【宽度】栏中选择线条的宽度;在【预览】栏中杳看添加边框的效果;在【应用范围】
24、栏中设 置添加的范围,只有文字和段落两个选项。在给段落设置边框时,欲取消某一边线,只需在【预览】框中单击对应的边线即可(这时边框的【设置】栏将变为【IT定义】),再次单击可重新 设定边线。如果要为各边框线设置不同的线型,应 首先选择线型,再在【预览】框中用鼠标单击对应 的边框线。如果选定的是字符,可以用【格式】L具栏中的【字符边框】按钮和【字符底纹】按钮来添加边框 和底纹,但用这种方式添加的边线不能单独取消,底纹也只能是单一的灰色。2.页面边框除T可以给文本添加边框以外,用户坯可以为整 个文档添加页面边框。添加页面边框时,首先执行【格式】菜单中的【边框和底纹】命令,打开【边框和底纹】对话框,在
25、【页面边框】选项卡中可以设置页面边框。【页而边框】中的内容与【边框】中的内容大体 类似,所不同的是多了【艺术型】列表框,在【应 用范围】列表框中可选范围也发生了变化O5.8自动套川格式(1)打开Woid主窗口菜单栏上的“格式”菜单,从中选择“H动套用格式”命令,屏幕上弹出“H动套用格式”对话框。(2)在此对话框中单击“选项”按钮,出现“臼动更正”对话框 选择“臼动套用格式”选项卡。第六章负面设置在处理文档的打印输出时,对文档的页而进行 格式化是必须的操作。文档的页面主要涉及至I定义 打印纸张、打印方向、页边距、页号、页眉和页脚 八代 U。页面格式的设置可以在建立文档之前、之中或 文档输出之前。
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