DB4416∕T 14-2022 河源市党政机关会议服务规范.pdf
《DB4416∕T 14-2022 河源市党政机关会议服务规范.pdf》由会员分享,可在线阅读,更多相关《DB4416∕T 14-2022 河源市党政机关会议服务规范.pdf(39页珍藏版)》请在咨信网上搜索。
1、ICS03.160CCS A164416河源市地方标准DB 4416/T 142022河源市党政机关会议服务规范Heyuan Specification for Conference Service of the Party and Government2022-12-31 发布2023-01-15 实施河源市市场监督管理局发 布DB 4416/T 142022I目次前言.III引言.IV1范围.12规范性引用文件.13术语和定义.13.1党政机关会议.13.2主办方.13.3承办方.13.4会议服务人员.24会议分类.25总体要求.25.1基本要求.25.2会议承办方资质.25.3会议服务人
2、员.26会议需求确认.36.1需求确认.36.2方案确定.36.3对外协调.47会前准备.47.1会议现场服务人员配备.47.2会议场地布置.47.3会议设施设备布置与调试.67.4会议材料准备.67.5检查验收.68会中服务.68.1引领服务.68.2茶水服务.78.3设备保障.78.4礼仪服务.78.5会场巡查.79会后整理.79.1引导参会人员离场.79.2检查会场.79.3整理清洁会场.810会议安保DB 4416/T 142022II10.1会议安全管理.810.2会议医疗卫生保障.810.3会议保密.811会议突发事件处理.911.1制定应急预案.911.2临时更换会议室处理.91
3、1.3设施设备故障处理.911.4停电处理.911.5人员拥堵处理.911.6暴力事件处理.1011.7火灾处理.1011.8突发疾病处理.1012服务评价与改进.1012.1服务督导.1012.2满意度调查.1012.3投诉处理.1012.4会议评估.1112.5持续改进.11附录 A(资料性)会议服务岗位设置及职责.12附录 B(资料性)会议服务人员职业形象和服务行为规范.13附录 C(资料性)党政机关会议需求确认书.20附录 D(资料性)会议室桌面物品摆放要求.21附录 E(资料性)会议座次排列.23附录 F(资料性)会场布置检查表.26附录 G(资料性)会议茶水服务规范.27附录 H(
4、资料性)会议卫生清洁规范.30附录 I(资料性)河源市党政机关会议服务满意度调查表.33参考文献DB 4416/T 142022III前言本文件按照GB/T 1.12020标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草。本文件由河源市机关事务管理局提出并归口。本文件起草单位:河源职业技术学院、河源市市直行政事业单位物业管理中心、河源市高新区国际会议中心、时代云端酒店管理(河源)有限公司。本文件主要起草人:曾惠华、谭健萍、余丽、黄蔚红、俞彤、张慧星、吴国标、朱飞燕、游井红、周美琪、李燕响、王活。DB 4416/T 142022IV引言2018年,国家机关事务管理局印发了机关事务标准
5、化发展规划(2018-2020年),指出要大力推进机关事务标准化。2021年10月10日,中共中央、国务院印发了国家标准化发展纲要,指出标准是国家基础性制度的重要方面,对机关事务标准化工作提出了更高要求。2021年10月21日,国家机关事务管理局、市场监管总局联合印发了机关事务标准化工作“十四五”规划,提出要健全机关事务标准体系。推动机关事务地方标准修订,对规范机关事务运行、提升服务保障质量、促进节约型机关建设有重要作用。为树立标准化理念,全面提升党政机关会议服务的保障和管理效能,现制定河源市党政机关会议服务规范,形成可复制、可推广的经验范本,为县区党政机关会议服务提供参考和借鉴。DB 441
6、6/T 1420221河源市党政机关会议服务规范1范围本文件规定了党政机关会议服务的术语和定义、会议分类、总体要求、会议需求确认、会前准备、会中服务、会后整理、会议安保、突发事件处理、会议服务评价与改进。本文件适用于河源市党政机关会议服务工作,其他性质会议服务可参照使用。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB 5749 生活饮用水卫生标准GB/T 10001.1 公共信息图形符号 第1部分:通用符号GB/T 10001.2 公共信
7、息图形符号 第2部分:旅游休闲符号GB 13495.1消防安全标志 第1部分:标志GB/T 30520 会议分类与术语GB/T 40248 人员密集场所消防安全管理GB/T 41568 机关事务管理 术语3术语和定义GB/T 30520和GB/T 41568界定的以及下列术语和定义适用于本文件,为方便使用,以下重复列出了其中部分术语和定义。3.1党政机关会议 conference of party and government organizations党的机关、人大机关、行政机关、政协机关、审判机关、检察机关,以及各民主党派、工商联、各人民团体、工会、共青团、妇联等人民团体和参照公务员法管理
8、的事业单位主办的会议。3.2主办方 organizer独立或联合发起、举办会议并承担主要法律责任的党政机关。3.3承办方 host具有一定资质,接受主办单位的委托,具体负责所有或部分会务事宜,能独立承担民事责任的各类机构。承办方通常由主办方指定、委托,有时也通过竞标程序获得承办权。DB 4416/T 14202223.4会议服务人员 conference attendant根据会议主办方的需求,为保障会议顺利进行而提供服务的人员。注:会议服务人员包括主办方人员、承办方人员、外协人员。4会议分类按照会议召开主体和参加人员,党政机关会议可分为以下三类:一类会议是指市党代会、人代会、政协全体会议、民
9、主党派(工商联)全市代表大会、劳模表彰会和烈军属会议;二类会议是指以市委、市政府名义召开的全市性会议,市人大、市政协召开的要求各县区人大、市直各单位负责同志参加的会议,市纪委全会,民主党派(工商联)全体委员会议,经批准召开的各人民团体换届大会;三类会议是指除一、二类会议以外的其他会议。5总体要求5.1基本要求5.1.1办会应遵循讲政治、讲规矩、从简、从严、从实的原则。5.1.2会议服务应遵循按需服务、按优服务、守时守信、专业规范、用心极致的原则。5.1.3会议组织应遵守周密严谨、科学高效、务实节约、低碳环保原则。5.1.4建立完善的党政机关会议服务管理制度,包括工作人员保障、会场服务、安全保障
10、、疫情防控等,保证会议顺利开展。5.1.5推进会议服务的信息化和智能化,提高会议服务质量及效率。5.2会议承办方资质会议承办方应具备以下条件:具备独立法人资格,其经营范围包括会议服务;遵守国家法律法规和行业规范,三年内无不诚信记录和安全事故;配备能满足各类会议要求的场所和设施设备;配备具有良好的服务意识、专业技能和职业道德的从业人员;能协调各类供应商资源,为会议的策划、执行和评估提供部分或全部服务;5.3会议服务人员5.3.1会议服务岗位职责会议服务主要岗位及职责见附录A。5.3.2会议服务人员配备会议服务人员配备根据会议的规模、规格、场地、服务内容等实际情况调配:主办方人员:会议负责人、相关
11、部门抽调人员;DB 4416/T 1420223承办方人员:会议负责人、音响师、会议系统技术人员、安保人员、会议室服务员、保洁员、巡检员等;外协人员:影像拍摄人员、保障人员(医务、防疫、消防、水电和通信保障)、食宿交通各模块负责人及服务人员、志愿者等。5.3.3会议服务人员工作要求5.3.3.1职业形象和行为规范见附录 B,以饱满的精神状态参与会议接待。5.3.3.2服从安排,熟悉会议规格、要求,严格按照服务流程和标准提供专业高效服务,积极帮助参会人员解决力所能及的问题。5.3.3.3举止要庄重、文明,保持会议环境安静和谐,做到“三轻”(说话轻、走路轻、动作轻)、“四勤”(眼勤、嘴勤、手勤、腿
12、勤)、“五心”(精心的安排、细心的观察、热心的态度、贴心的服务、倾心的关注)。5.3.3.4遵守职业道德,做好会议保密工作。5.3.4会议服务人员培训要求5.3.4.1会议服务人员应参加岗前培训,经所在机构培训考核合格后方能上岗。5.3.4.2岗前培训内容包括但不限于理论知识:职业道德、会议礼仪、会议接待专业理论知识、救护知识、消防知识、安全分析与检查、紧急突发事件处理、法律常识等;工作技能训练:岗位操作规范、会议服务技能、消防技能、急救技能等。5.3.4.3会议服务人员每年需参加专业培训不低于 30 课时,不断提高会议接待服务水平。6会议需求确认6.1需求确认6.1.1承办方提供多种会议服务
13、受理方式,如现场、电话、网络等,涉密会议应采用内部指定联络方式传达会议需求。6.1.2承办方应及时受理并了解会议需求,做好登记并填写附录 C,明确会议名称、会议时间、参会领导、会议规模、会议场地、会议密级、会场布置及服务要求、收费标准、主办方和承办方单位名称、联系人及联系方式等信息,核对无误后双方签字确认。6.1.3主办方如有会议变更、取消等情况,应提前告知承办方。承办方应做好接待方案调整、需求确认等后续跟踪服务,并做好相关登记。6.2方案确定6.2.1承办方应根据确认的会议需求进行会议策划,并与主办方商议确定会议接待方案,方案包括但不限于以下内容:会议名称、时间;会议地点、场地布置(含台型设
14、计图)及使用安排;会议规模、席位牌名单及布置图;会议设施设备及会议用品要求;会议宣传用品要求;会议服务要求;DB 4416/T 1420224会议保障措施(包括会议防疫措施、会议保密、秩序及安全、供电、供水、消防、医疗保障及突发事件应急处理等);其他个性化需求。6.2.2承办方制定并下发会议通知单,明确会议服务相关部门及职责,做到分工明确、责任到人。6.3对外协调涉及需与其他单位合作承办的会议,应对会议服务任务进行分解,可根据情况成立经费保障组、会场服务组、食宿安排组、车辆服务组、安全保障组,明确任务要求及完成时限,并签订相关责任书、服务合同或协议。必要时可召开筹备工作协调会,协调事项包括但不
15、限于会场及设施设备、卫生安全、车辆及停车方案、防疫、医疗、食宿等保障。7会前准备7.1会议现场服务人员配备根据会议分类,承办方可参照“5.3.2 工作人员配备”安排相应的服务人员,以保障会议顺利进行。7.2会议场地布置7.2.1承办方根据会议主办方的需求布置会议场地,其中一类会议宜提前 1 d 布置完毕;二类会议宜提前 0.5 d 至 1 d 布置完毕;三类会议至少提前 2 h 布置完毕。7.2.2会议服务人员根据会议要求进行摆台,进行主席台、观众席、签到台、指示牌的布置,并按表1 的要求执行。表 1会场布置要求序号项目布置内容与要求1台型根据会议类型、规模等确定会议台型,常见有课桌型、回字型
16、、U字型、长条桌/椭圆型、会见型等2主席台地面1.主席台地面搭建要牢固、安全(除部分会场设置了固定舞台外),主席台高度、大小应适当,一般比观众席高20cm左右2.视主席台实际高度,两侧增设台阶背景主席台背景根据会议要求可布置电子屏会标,或布置旗帜、会标、横幅标语等会议宣传物品桌椅1.桌椅一般位于主席台正中央前方,突显会议的庄严2.摆放椅子时,应考虑到参会人员的舒适度,避免将椅子放在两张桌子接缝中间,可灵活选用不同规格的长桌拼接或主席台最两端空一个座位3.主席台桌面应根据发言人数布置桌式麦克风、席位牌、茶杯、瓶装饮用水、纸笔、纸巾等,有线麦克风线路布置要整齐美观发言席1.发言席一般位于主席台的右
17、侧,面向观众45放置,方便会议发言2.发言席要考虑发言人身高,必要时放置脚踏DB 4416/T 1420225表 1 会场布置要求(续)序号项目布置内容与要求3观众席桌椅1.桌椅摆放平稳、整齐;两排会议桌之间相隔不少于90cm,可根据场地大小和参会人数灵活调整;第一排间距可稍大一点,方便参会人员进出2.桌子可选用一体式桌套或分体式台布、台裙,要求颜色统一、干净平整,无污渍,无破损,两边下垂长度相等,粘扣不外露3.椅套款式、颜色统一,干净整洁,无污渍,无破损会议用品1.桌面根据情况可摆放茶杯、茶叶、茶壶、瓶装饮用水、席位牌或座签、纸、笔、纸巾、话筒等,详见附录D2.瓶装饮用水及茶叶在同等条件下优
18、先选择本地产品,体现本土特色3.根据主办方提供的席位牌名单和布置图,布置好席位牌或座签4.所有茶杯及桌面物品横向、纵向成一条线4签到台1.签到台一般位于会议室门口,根据会议规模合理设置签到台桌椅数量;若布置在大厅,应选择醒目且不影响其他人员通行的位置2.签到台物品摆放可根据实际情况可灵活选用:签到本(表)、笔、纸巾、免洗洗手液、口罩等,分类摆放,整齐美观3.涉密会议,可在签到台桌面放置“涉密会议禁止带入便携电子设备”的温馨提示5指示牌1.根据场地实际情况,在大厅、电梯口、拐角处或会议室门口放置会议指示牌2.有条件的可在会场入口、会议室门口等地布置会议信息电子指示牌7.2.3会议正式开始前 2
19、h,应完成对会场区域的清洁和消毒,卫生清洁应符合表 2 的要求,并做好卫生检查。表 2会议场地卫生要求序号会议场地卫生要求1会议室、贵宾室、休息室1.地面干爽洁净,无灰尘、纸屑、烟蒂、积垢、杂物2.天花板、墙壁及边角无污渍、霉斑、蜘蛛网3.会议桌椅、边柜等干净整洁,无污渍,无破损4.空气清新,照明、温度、湿度符合要求2洗消间1.地面干爽洁净,无灰尘、污渍、杂物2.清洁工具及清洁剂分类摆放,干净卫生3.水池干净无堵塞,水龙头洁净光亮,无污垢、水渍4.物品摆放整洁规范,符合卫生要求3走廊、楼道1.地面及台阶无污渍、霉斑、垃圾2.天花板、墙壁及边角无污渍、蜘蛛网3.扶手栏杆牢固、洁净,无灰尘、锈迹、
20、污渍4.垃圾桶合理摆放,分类清晰、干净整洁4电梯1.按钮及显示屏干净,无污渍2.内壁干净、光亮,无污渍、划痕3.地面无垃圾、污渍4.照明正常,抽风系统运行正常DB 4416/T 1420226表2会议场地卫生要求(续)序号会议场地卫生要求5卫生间1.地面、墙壁干爽洁净,无污渍、水渍、垃圾2.台盆、台面及水龙头洁净光亮,无污垢、水垢、锈迹3.镜面干净,无水渍、斑点、雾气4.便池内外洁净,无污渍、黄斑5.空气无异味7.3会议设施设备布置与调试承办方安排技术人员根据会议要求提前1 d布置并调试好会议设施设备,符合表3的要求。表 3会议设备配备与调试要求序号会议设施设备设备调试要求1灯光1.会前应逐个
21、开关灯,检查照明效果2空调1.会前1h开空调,确保空调正常运行2.会前用温湿度传感器监测会议室温度、湿度,及时调整到舒适状态,夏季空调温度一般不低于26,冬季空调温度在20左右;湿度保持在60%-80%3音频设备1.话筒数量满足会议要求,无线话筒应确保电池电量充足2.提前1d测试,确保话筒与音响设备正常连接、信号接收能覆盖使用范围3.会前1h再次测试话筒4.话筒音量适中,音质好,无啸音5.会前1h再次调试音频设备,开始播放背景音乐,会前3min停播4视频设备1.会前1d检查投影仪或显示屏能否正常运行,确保画面稳定,画质清晰2.会前1d布置并调试设备,确保电视、显示屏、电脑,信号切换频道运行正常
22、,提前1h再次调试设备3.有条件的可配备备用设备,并提前调试好5线路1.线路布局平整、美观、安全2.如经过人行通道,应使用压线板固定,保证线路使用安全7.4会议材料准备7.4.1根据会议需求,承办方可提供会议纸笔、材料打印服务、入场凭证制作服务等。7.4.2主办方如自带会议材料,承办方需在会议开始前协助做好材料摆放工作。7.5检查验收7.5.1建立会场布置检查验收工作制度。会场布置完毕,承办方应对会议摆台、设施设备、会议用品、会场卫生等进行自检;并邀请主办方提前 1d 或 2h 到达现场检查验收。7.5.2检查验收过程中如发现问题,应及时做好反馈工作,通知相关责任部门立即整改,并再次与主办方确
23、认,直至符合主办方要求。8会中服务8.1引领服务DB 4416/T 14202278.1.1会场的指示牌、提示标识或智能化引导信息服务应符合 GB/T 10001.1 和 GB/T 10001.2 的要求。8.1.2会议服务人员规范着装,检查仪容仪表,提前 30min 在电梯门口或会场入口微笑迎候,协助会议签到,引导参会人员进入会议场地或休息室;如是涉密会议,提醒所有参会人员禁止带入便携电子设备,手机应存放在手机屏蔽柜或放入信封代为保管,其他物品寄存在储物柜。8.2茶水服务8.2.1会前茶水服务8.2.1.1服务员在茶水服务前应净手;根据会议要求佩戴口罩和手套。8.2.1.2会前 10-15
24、min 开始第一次茶水服务,7 分满。8.2.1.3主办方如要求使用瓶装饮用水,需在会前摆放好。8.2.2会中续水服务8.2.2.1会议开始后一般每隔 20-30 min 续一次茶水,7 分满,具体时间应根据现场情况灵活掌握。所有服务员宜排成一列同步进行,做到步调、动作统一。8.2.2.2根据瓶装饮用水饮用情况,服务员及时更换瓶装饮用水。8.2.2.3参会人员如自带咖啡包或茶包,服务员可协助提供冲泡服务。8.2.2.4参会人员如需要白开水,服务员立即更换并提供续水服务。8.2.2.5保密会议,服务员在会前提供完第一次茶水服务后应离开会场,可在每两个座位之间放置茶壶,由参会人员自助续水。8.3设
25、备保障会议期间应安排技术人员现场值守,负责会议期间设施设备的保障工作。根据会议情况及时提供音频、视频技术服务,控制会场音量及灯光,并做好设备故障排除、检修或备用设备连接的应急服务。8.4礼仪服务根据会议要求,服务员可提供协助颁奖、签约等礼仪服务。8.5会场巡查8.5.1会场应配备服务员值守。8.5.2非保密会议,茶水服务结束后,会议服务人员应站在会场后面或侧边,不可随意走动,聚精会神观察所负责区域是否需要提供服务,时刻关注场内温度和风量,合理调节空调。8.5.3保持通道和逃生线路通畅,安保人员通过监控等方式对走廊、电梯、会场周边等地进行安全巡查,如发现可疑人员或异常情况应立即通知相关人员处理。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- DB4416T 14-2022 河源市党政机关会议服务规范 DB4416 14 2022 河源市 党政机关 会议 服务 规范
1、咨信平台为文档C2C交易模式,即用户上传的文档直接被用户下载,收益归上传人(含作者)所有;本站仅是提供信息存储空间和展示预览,仅对用户上传内容的表现方式做保护处理,对上载内容不做任何修改或编辑。所展示的作品文档包括内容和图片全部来源于网络用户和作者上传投稿,我们不确定上传用户享有完全著作权,根据《信息网络传播权保护条例》,如果侵犯了您的版权、权益或隐私,请联系我们,核实后会尽快下架及时删除,并可随时和客服了解处理情况,尊重保护知识产权我们共同努力。
2、文档的总页数、文档格式和文档大小以系统显示为准(内容中显示的页数不一定正确),网站客服只以系统显示的页数、文件格式、文档大小作为仲裁依据,平台无法对文档的真实性、完整性、权威性、准确性、专业性及其观点立场做任何保证或承诺,下载前须认真查看,确认无误后再购买,务必慎重购买;若有违法违纪将进行移交司法处理,若涉侵权平台将进行基本处罚并下架。
3、本站所有内容均由用户上传,付费前请自行鉴别,如您付费,意味着您已接受本站规则且自行承担风险,本站不进行额外附加服务,虚拟产品一经售出概不退款(未进行购买下载可退充值款),文档一经付费(服务费)、不意味着购买了该文档的版权,仅供个人/单位学习、研究之用,不得用于商业用途,未经授权,严禁复制、发行、汇编、翻译或者网络传播等,侵权必究。
4、如你看到网页展示的文档有www.zixin.com.cn水印,是因预览和防盗链等技术需要对页面进行转换压缩成图而已,我们并不对上传的文档进行任何编辑或修改,文档下载后都不会有水印标识(原文档上传前个别存留的除外),下载后原文更清晰;试题试卷类文档,如果标题没有明确说明有答案则都视为没有答案,请知晓;PPT和DOC文档可被视为“模板”,允许上传人保留章节、目录结构的情况下删减部份的内容;PDF文档不管是原文档转换或图片扫描而得,本站不作要求视为允许,下载前自行私信或留言给上传者【my****a】。
5、本文档所展示的图片、画像、字体、音乐的版权可能需版权方额外授权,请谨慎使用;网站提供的党政主题相关内容(国旗、国徽、党徽--等)目的在于配合国家政策宣传,仅限个人学习分享使用,禁止用于任何广告和商用目的。
6、文档遇到问题,请及时私信或留言给本站上传会员【my****a】,需本站解决可联系【 微信客服】、【 QQ客服】,若有其他问题请点击或扫码反馈【 服务填表】;文档侵犯商业秘密、侵犯著作权、侵犯人身权等,请点击“【 版权申诉】”(推荐),意见反馈和侵权处理邮箱:1219186828@qq.com;也可以拔打客服电话:4008-655-100;投诉/维权电话:4009-655-100。