展览公司流程.doc

一个展览项目的操作流程
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??一．接洽阶段
??获取参展客户信息
??上门拜访客户
??取得客户参展相关资料
??明确设计图交付日期
??二．设计阶段
??与设计师沟通并即时同客户进行展位设计的交流
??向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价
??研究客户反馈意见并再次修改
??交付最后定稿之设计图及工程报价
??三．签约阶段
??同客户拟定工程价格
??明确同客户的互相配合规定
??签定协议
??四．制作阶段
??根据部门工作单完毕制作及准备工作
??安排客户到工厂实地察看制作及准备情况
??完毕主办、主场、展馆等各项手续
??五．现场施工阶段
??现场展位搭建
??解决现场追加、变更项目
??配合客户展品进场
??客户验收
??六．展会期间及撤场阶段
??安排展会期间现场应急服务和增值服务
??配合客户展品离场
??现场拆除
??七．后续跟踪服务
??展会的后续总结报告
??为客户提供行业会展信息和分析
??邀请客户参观公司其他服务案例1． 获取参展客户信息：以下一些渠道是有也许帮助获得最初步的客户信息的。市场部将在前期对国内的重要会展信息列出一个比较具体的表格(按照行业和区域进行分类，并根据特装比例对其展览装饰服务需要进行初步的划定)，业务部门可以根据各自的优势和以往资源，有侧重地选择哪个展会开展业务。
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??上届展览会的会刊——一般比较成熟和已经固定的展会，行业中的重要厂商基本上会继续参展，所以上届会刊是很好的渠道。会刊资料往往登载有平面图（可以看出是否展位属于特装，一般面积在36平米以上是需要特别布置的）、展商的联系方式和简介（有些展会也会把公司的展会负责人姓名登在上面）。会刊资料可以配合现场实景照片进行比较，此后市场部将对重要展会的所有特装展位进行拍摄存档（数码相片统一存放途径电脑备份、相片纸打印编号存档以方便查阅）。
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??展会专设网站——比较有规模的展会基本上建有专门的网页，一般有对下届展会的宣传和以往展览的回顾，有些不仅会列出上届的展商，为显示其展会效益，网上也上传一些布置得挺美观的展位照片。
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??行业资讯媒体——行业资讯媒体比较熟悉其行业的展会和厂商，有些专门的采访类栏目，类似展会快报的性质，里面有参展商市场宣传方面的负责人信息。
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??正在服务客户的参展商手册和平面图——假如在每次展会上有我们的客户参展，最佳可以通过他们获得展位平面图（在为新客户服务时也要尽也许获得所有展商的平面图），上面是最新的参展商，该届展会的特装客户可以一目了然。
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??2． 上门拜访客户:会展行业的业务特殊性在于它的客户是拟定的，只是客户选择不同的供应商而已。很多的客户会进行邀稿竞标，这些是我们可以进入的，有些供应商关系已经固定的客户我们可以以后通过机会再进入。目前联智公司在会议整合上优势明显，有品牌知名度，但在展览上所做的市场宣传不多，没有很明显的优势，要向直接客户展开展览投标，就很需要前期积极联系。很多时候，的确要参展的特装客户是需要展览服务的，可以进行登门拜访的。
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??通过对客户的交谈，具体了解客户的意图，明确客户希望展示的主题，偏爱色调，是否开辟洽谈区，需要媒介设备等。有些客户会提供他们的公司介绍给我司，但即便有对方的公司介绍。通过交流，我们可以得知其以往的展台情况，特别是为什么会放弃原有的合作关系，有哪些地方是不满意的。
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??有些客户通常邀请很多家比稿，但最后选中的方案是几个方案的集合，对于这种客户事先很难分辨。也有个别客户已有了搭建商，只是为了形式，或是为了通过比稿得到一份现成的设计图，最后自己此外找人做。目前会展行业比较混乱，该种情况希望可以通过与客户交流可以提前得以发现。
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??3． 取得客户参展相关资料：假如得到客户的认可，批准我们为其展览提供策划设计，通常我们需要得到客户的以下资料——展馆平面图、展位面积、展商手册、客户公司介绍资料、客户公司全称、客户标准司标、客户标准字体、客户标准色标、参展产品名称规格和数量登、参展产品用电规定、重点参展产品、展位制作预算。
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??通常不管是何种情况，客户都会提供设计自身需要的资料，但对于我们来说，获得客户的费用运算是最关键的，在投标比稿中尤为重要。有些客户会给一个大约的范围，但有些客户不愿透露，甚至自身也没有事先有预算。我们可以收集该客户的以往同行业展位照进行比较，或者把一些展位图给客户参考选择，并告知其大体费用，请其选择参考。客户一般会选择其风格和价格都比较接近的展台图。（至于展位图的来源，业务经理可把本来的服务客户图文资料整理归类，市场部将在此后的资料收集工作中进一步完善。）
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??参展商手册和客户规定关系到设计师的方案是否可以达成入围中标，我们应当尽也许齐全地从客户那边获得。展商手册涉及到了展馆的技术参数和规则规定等。客户规定可从以下几个方面明确：展位结构、展位材质规定、色彩规定、设计重点、照明规定、展板数量、展位高度等。
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??4． 明确设计图交付日期，制定工作计划：同客户明确首稿的交付时间和规定，会同设计师进行安排。（目前公司展示设计人员有限，我们应当尽也许避免参与多家竞争的比稿中）。对于大的项目，应当制定一份工作时间明细表，有需要可以提交给客户。
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??二．设计阶段
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??1． 向设计师转交客户设计规定并随时与客户进行展位设计的相关沟通交流
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??为形成设计部的统一安排，业务人员应当把与客户在项目接洽中获得的客户设计规定和也许的需求风格，填写设计明细表，转交给设计部的负责人。（此后设计人员充足，每人的风格和常用的手法不一，在不同行业的展示设计有不同的优势，有必要由设计负责人制定比较适合客户规定的设计师操作。）
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??在设计师出图中，业务人员应当保持同客户的随时联系，把握其也许的变化。假如有必要，应当把设计师介绍给客户，让双方可以有直接的联系。
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??对于需要亲自去考察测量的场地，可以由业务人员或者设计师安排去现场。设计师应注意同工程施工人员保持联系，了解最新的展示材料，避免设计采用的材料陈旧或者有些设计无法实地施工。
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??2． 向客户交付设计初稿、设计说明、工程报价
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??展台初稿定下以后，会同供应商得到成本价，制作明晰的报价单。一般展台设计的报价有一个比较细分的顺序，既是为了方便具体列项也有助与让客户明了并乐于接受，往往按照设计图从天到地或者从外到里按顺序罗列，防止漏掉项目。在报价中要对材料、颜色、形状及尺寸进行尽也许完整的描述。一份完整的报价就是一份具体的工单，便于把握施工成本核算及施工的准确性。
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??展览设计承建中，有一部分费用是可以由客户自己向展馆支付的，但往往实践中都是展览公司代交的，应在报价中凡代场馆收费的项目一定要注明，比如电箱申请、场地管理费等。
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??有些客户规定在提交设计图时同时附上设计说明，但有些规定比较简朴，只要看到实际的效果图就可以；一些形成规模的公司比较注重形象宣传，尽管没有明确规定设计图附有说明，但从此后正规化考虑，应当提倡设计师写设计说明。一般可以就展位风格、材质说明、展位功能、色彩说明、照明说明、设计重点等几个方面进行阐述。交图时，假如可以安排设计师一起同客户见面的就好，可由设计师向客户说图，解释该方案的卖点和最大的与众不同。
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??3． 研究客户反馈意见并进行再次修改
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??客户假如是多家比稿的话，就会有一番筛选。假如规定我们继续修改，那么应仔细了解其真实意图。有些客户通过第一次接触后，即便是本来对展览陌生的要说出个一二来。应仔细同其沟通。假如客户规定重新以不同风格再次出图，应当综合具体情况。
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??4． 交付最后定稿之设计图及工程报价
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??三．签约阶段
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??1． 同客户拟定工程价格
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??在报价拟定价格时，一定要保证所有的材料和特别规定公司是可以做到的。否则一旦客户确认而现场无法达成规定的话，将导致不好影响。
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??2． 明确同客户的互相配合规定
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??展馆现场搭建的时间一般都比较紧张，只有2-3天的安排，这其中尚有客户的展览产品需要布置，有时涉及到需要提前申报的事宜，应同客户协调好双方负责的范围。
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??3． 签定协议
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??四．制作阶段
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??1． 根据部门工作单完毕制作及准备工作
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??根据具体项目的需要，安排AV设备、木工结构制作、地毯供应商、美工制作等部分按照设计图的规定和客户的制定进行制作。注旨在制作过程中假如有变动，应及时同设计师联系，有需要业务人员应照会客户。
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??2． 安排客户到工厂实地察看制作及准备情况
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??一般客户确认最后的效果图后就只是等待届时进场，有些项目较大或者是客户特别注重的项目会在制作中进行监督，我们应做好安排其到公司或工厂间参观的准备。
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??3． 完毕主办、主场、展馆等各项手续
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??有些项目应当是要于开展前向展馆或者主办方进行申报的，假如该部分工作是由我们来完毕就要就定水、电、气与客户确认，并向主办方提供必要的材料，如电图等进行审批。对于某些特殊用材如霓虹灯、高空气球等等还要进行特别的审批。
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??五．现场施工阶段
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??1． 现场展位搭建
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??现场施工的好坏决定了项目设计是否得到了实现。现在有很多的展览公司只注重设计不注重搭建，导致了客户的不满，这也是展览服务中经常有客户更换供应商的因素。一般在搭建中客户也会在现场布置展品，此时最佳具体负责该项目的业务服务人员能到现场陪同，有必要，设计师也可以到现场监督施工，并同客户即时交流。尽管实际的效果不能立即体现，但是很多客户希望能得到这样的服务。假如业务人员的确有因素不能在现场，应当把负责搭建布置的联系人介绍给客户。
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??2． 解决现场追加、变更项目
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??现场中经常会有一些设计中自身没有预料到的情况出现，并且客户也会临时提出一些规定。假如是由于公司自身的因素导致的，应即时进行更改，假如是客户额外提出的，应保证一方面满足其合理的规定，同时对追加的部分规定客户签收补充到总项目款项中。
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??3． 配合客户展品进场
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??实践中往往是先把展台结构布置好以后再安排展品入场的，现场的工作人员一定要注意为客户服务，配合其展品进场。
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??4． 客户验收
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??所有的搭建工作完毕后，要进行展位的卫生清洁，该项工作重要能安排我们的工作完毕好，直到客户验收完，保证次日的开幕。（应注意有些时候自己展台搭建完毕的较早，所有工作都结束后，大家都认为没事了，但隔壁展位的施工会导致展台卫生和展品摆放等受到影响）
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??六．展会期间及撤场阶段
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??1． 安排展会期间现场应急服务和增值服务
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??在开展期间，重要是客户的接待工作，但很多时候会需要对展台进行维护和临时配置东西。业务负责人员和一二个工人应在现场进行应急服务。从客户方来讲，他很是希望可以在展览期间有展览公司的人在场，并且最佳是他熟悉的，可以有需要的时候随时可以得到解决。客户在现场的工作人员应当有我们的现场服务人员的最直接的联系方法。
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??增值服务方面可以很广泛，有些业务人员在现场帮助客户做接待工作，外语水平好的可以充当翻译服务，甚至可以帮助客户发送资料、安排客户间见面等。
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??2． 配合客户展品离场和现场拆除
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??展览结束后，应一方面配合客户把展品撤离现场，再进行展位的拆除，假如客户对有些材料需要再次使用的，应帮助其大包运送；假如是需要我们保存的，应重要拆装。
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??3.退回前期预付的相关费用
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??完毕工程后，应即时进行成本总结，向展馆或主办方退回事先预付的电箱申请、通讯押金等费用。
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??七.后续跟踪服务
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??作好后续服务是赢得回头客的重要因素。许多公司认为展会有些要间隔半年一年的才举办一次，展会结束了也就中顿了与客户的联系，从而忽略了对客户的关怀。但其实客户是很脆弱的，也是很容易被别人挖走的。
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??所谓的展览后续服务其实很广泛，比如公司可以把在展览现场的照片打印或冲洗一份给客户（涉及客户自身的和其他公司的）、为客户整理展会的会后总结、收集该行业的此后会展信息，提供客户选择下次参展、假如方便，可以邀请客户参观公司为其他行业客户设计的优秀展出等。只要我们可以在协议项目列表上为客户多付出一份努力，都将为公司在下次服务中赢得优势。