xx公司办公用品管理流程设计.doc

xx公司办公用品管理流程设计

一、选题立项的起因、理由
xx公司是......（简介）。办公用品使用量较大，目前该公司虽然制定了办公用品管理办法，但通过实习期间调查发现，该公司在办公用品管理过程中仍存在一些问题，主要表现在：一是管理人员设置不合理，目前该公司只设立一名办公用品管理人员，在采购、入库、出库保管等方面均由一个人承担，不符合相关的财务规定。二是家底不清，没有建立采购、出入库登记表及台账。三是办公用品（低值易耗品）流失现象较为严重，每年约有3%流失。四是管理人员的变动频繁，核查交接手续不全、造成账实不符现象时有发生。五是办公用品（低值易耗品）没有严格执行定期不定期检查制度，管理不到位，缺乏责任心。

二、公司办公用品管理设计的主要内容
（一）该公司原有办公用品管理办法
第一条：为规范公司办公用品（低值易耗品）管理，保证公司办公需要，杜绝浪费，减少开支，制定本办法。
第二条：办公用品的清点、领用、购置计划制定等日常管理由办公室专职保管员负责。
第三条：办公室保管人员根据办公和低值易耗品的库存情况或部室的要求，书面向公司采购委申请所要购买物品的规格、型号等，经审核由分管负责人审批，审批后，由采购人员负责购买。
第四条：购买时由二名以上采购人员共同承办，至少选三家商店经考察后，确定一家商品价格合理，质量可靠的商店购买。
第五条：涉及水、暖、电，计算机等方面物品的采购，必须由相关专业人员配合。
第六条：物品购回以后，采购人员要将所购物品及清单一并交保管人员清点核对，验收合格后，入库保管。
第七条：各部室领取办公用品要有专人负责，根据工作需要填写《办公用品领用登记表》，到库房领取，原则上一月领取一次。
第八条：本办法自发布之日起执行，以前办法与本办法不一致的，以本办法为准。
第九条：本办法由xx公司办公室制定，并负责解释。
该公司虽然制定了管理办法，但在执行过程中随意性大，问题较多，结合实际，我主要设计了以下管理流程，重点是要对过程进行控制，并能持续改进，进而提高办公用品管理水平。

（二）新办公用品管理流程设计内容
1、办公用品管理流程图
办公室负责人、采购人员根据公司业务需求，制定办公用品采购计划，填制办公用品采购审批表。

作采购计划

公司采购委或分管负责人，根据上报采购计划及实际情况进行审批，确定采购品种及数量。

购 买
办公用品采购回后，将物品及清单交由保管员，由保管员填制入库台账，并入库保管。
采购人员根据审批情况，到相关商店（至少三家）进行问价、验货，按照价低质优标准进行采购。
领导审批

保管员根据领取单，填制办公用品支出台账，并据出、入库台账填制办公用品库存台账，以备查验。
保管员台账支出
处理
各部室根据工作需要，填制办公用品领用单，经有关领导审批后到库房进行领取。
各部室填领用单
到库房领取
入库保管
保管员作台账入库处理

公司采购委定期根据库存台账与库存进行检查。

图1 办公用品管理流程图

2、 办公用品采购审批表

表1： 办公用品采购审批表
申请部门 年 月 日
序号
品 名
计划数量
审批数量
购买数量
备 注
1
碳素笔
30支
30支
30支

2
节能灯
10个
10个
10个

3
笔记本
20本
20本
20本

申请人：王XX 主管领导审批：赵XX

3、 办公用品入库台账

表2： 办公用品入库台账
年 月 日
序号
品 名
数量
采购人员
保管人员
备 注
1
碳素笔
30支
张××、王××
李××

2
节能灯
10个
张××、王××
李××

3
笔记本
20本
张××、王××
李××

4

…

4、 办公用品领用表
表3： 办公用品领用表

序号
品 名
领用数量
领用人签名
领用时间
备注
1
碳素笔
10支
综合业务部
x月x日

2
节能灯
3个
办公室
x月x日

3
笔记本
15本
办公室
x月x日

4

…

5、办公用品库存台账

表4： 办公用品库存台账
序号
品 名
入库日期
数量
出库日期
数量
库存数量
备注
1
碳素笔
x月x日
30支
x月x日
10支
20支

2
节能灯
x月x日
10个
x月x日
3个
7个

3
笔记本
x月x日
20本
x月x日
15本
5本

4

...

记账人：李××

6、 办公用品核查表

表5： 办公用品核查表

管理人员: 李×× 行政部门: 张×× 主管领导:赵×× 核查时间： 月 日
序号
库存数量
检查数量
账实数量增减情况
增减原因
备注
1
20支
20支
0

相符
2
7个
7个
0

相符
3
5本
5本
0

相符
4

…

三、办公用品管理流程设计运行说明
根据发现的问题，经过和公司相关人员座谈，结合自身所学专业，我设计了“xx公司办公用品管理流程”、该流程出台后，经上报公司领导，同意进行模拟运行。
运行环境说明：按照设计要求，在运行过程中我主要安排了4个对象，分别是主管领导赵××、行政部门负责人张××、采购人员王××、库房管理员李××，提出了运行环境要求，从软件来说，制定了办公用品采购管理办法、出入库管理制度、月检查制度等相关的规章制度，从硬件来说，配备了微机和库房等。
运行过程说明：按流程设计要求，x月x日我们进行了模拟运行，首先采购人员王××及行政部门负责人张××按照支行办公需求，计划购买碳素笔30支，节能灯10个，笔记本20本，并填制了办公用品采购审批表（表1），经主管领导赵××审批后，由行政人员张××、采购人员王××进行采购，采购回后，将审批表交由保管员李××填制办公用品入库台账（表2），并入库保管。x月x日公司综合业务部领取碳素笔10支，办公室领取节能灯3个，笔记本15本，并填制办公用品领用表进行领取（表3）。之后，保管员李××按照入库台账及领用表填制办公用品库存台账（表4），以备查验。x月x日，公司采购委对库存进行了检查，管理人员、行政部门、主管领导在检查表上分别签字（表5），并根据检查情况，提出意见和建议，全部流程运行完毕。

四、办公用品管理流程设计效果自我评价
该流程通过运行，公司召集各部门负责人对该流程进行了评价，大家一致认为：该流程注重对办公用品管理实施了过程控制，达到了四个效果，一是提高了相关人员的责任心。二是杜绝了资产流失。三是规范了管理流程。四是提升了公司人员节能减排意识，节约了成本，达到了设计要求。
不足之处：应将该流程进一步升级，开发办公用品管理系统，实行电子网络化管理，按照人员权限，实行信息共享，达到相互监督，合理安排，节约成本，促进工作的良好氛围。