企业风险控制矩阵穿行测试成果模版-采购与付款.xls

类型编号简述描述是否控制活动是否关键控制风险编号内控体系索引控制证据业务发生频率控制类型控制方法是否与反舞弊相关processP2采购采购subprocessP2.1供应商管理供应商管理activityP2.1.1收集供应商资料因公司业务需求，需要新增供应商时，由采购业务员搜集备选供应商信息，会同技术中心、质保部和生产部对供应商进行考察并要求对方提供书面供应商资质证明。采购业务员填写供方能力调查表、考察报告，连同供应商的书面材料一同提交给采购部部长审核，分管采购副总审批。否否activityP2.1.2评审确定合格供应商采购部部长、分管采购副总审阅各供应商的供方能力调查表、考察报告,并在表上批注评审意见，考察合格后的供应商纳入潜在供方名单，采购部根据生产需要，在潜在供方名单中按照法人资格、价格、场地、质量和技术能力、付款、生产周期、质保、服务等要素来制定合适的供方，指定的供方经采购部部长审核确认并签注意见后，经公司分管副总经理批准后进入产品试跟踪阶段，采购业务员填写试供产品质量跟踪评价表，供应商提交*股份有限公司外购/外协询价单。试供合格后，进入合格供方名单，由价格核定小组核定产品价格，上报分管采购副总审批，签订采购合同、技术保密协议。公司销售公司对采购物品的质量、产地、厂家有特定要求的,公司指定固定供应商，进行定向采购。是是P2.R1指引7号7条供方能力调查表、考察报告、试供产品质量跟踪评价表、潜在供方名单、*股份有限公司外购/外协询价单不定期预防性手工是activityP2.1.3更新合格供方名单采购部业务员根据评审结果将合格供应商信息录入合格供方名单中。否否activityP2.1.4定期审查与评估供应商采购部每年组织销售公司和质量保证部对供应商进行考核，然后将考核结果进行汇总，形成供方业绩评价表，并根据评价结果对供应商进行合理选择和调整。是是P2.R1指引7号7条供方业绩评价表每年一次预防性手工是activityP2.1.5定期检查并妥善保管供应商相关资料采购业务员每年检查合格供方名单是否与供方能力调查表、考察报告、试供产品质量跟踪评价表、供方业绩评价表、存档的供应商资料相符，更新相关供应商资料。检查无误后，将合格供方名单递交采购部部长审核，采购部部长审核后在合格供方名单上签字确认，由采购业务员专人专柜保管。是否P2.R1指引7号7条供方能力调查表、考察报告、试供产品质量跟踪评价表、合格供方名单、供方业绩评价表每年一次检查性手工是subprocessP2.2请购与审批请购与审批activityP2.2.1采购职能划分采购部主要负责柴油机零部件、劳保、文具等物资采购，各制造厂负责工装工具、备品备件和五金交电等物资的采购。另，铸造厂负责原材料的采购，机加工厂负责刀具采购否否activityP2.2.2编制月度采购计划采购部采购业务员根据每月各部门上报的采购申请、生产部编制的月度生产计划和柴油机零部件库存及需求情况，铸造厂则根据原辅材料需求，按比例分配给供应商，形成下月的采购计划。是否P2.R2指引7号6条采购计划每月一次预防性手工是activityP2.2.3审批月度采购计划采购计划编制完成后，采购部的采购计划由采购部部长审核，公司分管副总经理批准；各制造厂的采购计划由各制造厂分管采购的厂长审核。是是P2.R2指引7号6条采购计划每月一次预防性手工是activityP2.2.4发布月度采购计划采购部通过*采购网向供应商发布采购计划。否否activityP2.2.5提出采购申请请购部门按照日常工作需要提出采购申请,填写采购申请。采购申请内容主要包含：采购类别（劳保、文杂、油化、设备等物资）、物品名称、数量、质量要求、技术参数、到货时间要求、使用部门、用途等。采购申请需经部门负责人审核，检查信息是否完整、恰当,请购依据是否充分,审核无误后签字确认,并将采购申请（设备）提交到生产部，采购申请（劳保、文杂、油化）提交到采购部，其他采购申请提交到各制造厂采购部门。否否activityP2.2.6审批计划外采购申请计划外的采购由请购部门将采购申请送交采购部部长或生产部部长审核，检查是否经部门负责人审核，采购申请是否在采购计划内。审核无误，在采购申请上签字确认。再交由分管副总审批，审核无误后签字确认。采购业务员根据审核后的采购申请实施采购。是是P2.R3，P2.R4，P2.R13指引7号6条采购申请不定期预防性手工是activityP2.2.7审批特殊零件采购申请当脱离合格供方名单或超出供货范围发生采购活动时，即为特殊采购。发生特殊采购时，由采购部填写特殊采购零（部）件质量跟踪评价表并经部门领导和公司分管副总审批，总师办、质量保证部等相关部门评审。是是P2.R3，P2.R13指引7号6条特殊采购零（部）件质量跟踪评价表不定期预防性手工是subprocessP2.3采购价格调整、采购计划及跟踪采购价格调整、采购计划及跟踪activityP2.3.1供应商价格调整需要进行价格调整的，由供应商向采购部提出申请或由采购部提出价格调整意见，由采购部与供应商协商确定，或由公司价格核定小组对供应商产品价格进行重新定价，填写价格调整审核单。纳入均价系统的零件，采购部根据每个月原材料价格波动进行调整，填写价格调整审核单。是否P2.R5指引7号8条，指引7号9条价格调整审核单不定期预防性手工否activityP2.3.2审批价格调整审核单采购部部长审核价格调整审核单及附件，审查价格变动理由是否真实、合理、充分，规定价格执行时间，经财务部部长、企业管理部部长审核调整价格是否合理，流程是否正确，再交分管副总审批。价格调整审核单一经审批，不得修改。如采购业务员需要修改价格调整审核单，则应重新填写并审批，原单作废。是是P2.R5，P2.R13指引7号8条，指引7号9条价格调整审核单不定期预防性手工是activityP2.3.3日采购计划执行采购业务员根据每日缺料清单，电话通知供应商，确认送货数量、时间。是是P2.R6指引7号10条采购计划每日一次预防性手工否activityP2.3.4日采购计划的跟踪采购业务员对日采购计划情况进行跟踪和记录，对于执行异常的供应商，追查原因填写供应商供货异常记录表，纳入年度供应商评价。是否P2.R7指引7号12条供应商供货异常记录表不定期检查性手工否activityP2.3.5保证采购合同的完整性总师办对采购合同统一保管。是是P2.R8指引7号12条采购合同每年一次存在或发生，完整性手工否subprocessP2.4验收验收activityP2.4.1填写材料入库单供应商根据采购计划在指定时间内按品种和数量交付。货物送达后，仓库根据采购计划核对品种、数量后，填写零件寄存单，对新品零部件、紧缺零部件和款到发货的零部件填写零件入库单。仓库保管员将零件寄存单、零件入库单与其对应的送货单等装订在一起存档保管。否否activityP2.4.2验收货物质保部库检站根据技术要求对零部件进行检验，验收合格的在零件寄存单、零件入库单加盖库检合格章。对验收不合格的货物，及时通知供应商，共同查明原因并及时进行后续处理，如退货、换货或索赔。是是P2.R9、P2.R10指引7号11条，指引7号16条零件寄存单、零件入库单不定期检查性手工是activityP2.4.3登记仓库台账仓库保管员根据材料入库单按材料类别登记仓库台账并录入ERP系统。否否activityP2.4.4审核仓库台账仓库主管每月末检查当月存档的零件寄存单、零件入库单是否有对应的送货单等；仓库台账的入库记录是否与零件寄存单、零件入库单相符。是是P2.R11指引7号11条送货单、零件寄存单、零件入库单、仓库台账每月一次检查性手工否subprocessP2.5入账及付款入账及付款activityP2.5.1编制记账凭证仓库定期汇总出库结算数据后出具供应商供货出库结算凭证，质保部库检站加盖库检合格章，供应商根据结算凭证开发票采购业务员核对、做料单，审核价格。财务部会计根据当月收到的采购发票记账联,编制记账凭证。否否activityP2.5.2审核记账凭证财务部总账会计审核记账凭证的摘要、会计科目、金额是否正确,检查原始单据是否齐全。确认无误后，点击通过审核按钮，此凭证将在系统中自动显示为审核后凭证。是是P2.R11，P2.R13指引7号13条，指引7号15条采购相关会计凭证不定期检查性手工否activityP2.5.3确认付款金额每月初，财务部将应付账款、应付票据、预付账款明细账发送至采购部，采购部根据供应商铺底金额及采购发票，确认本月应支付的货款金额。是否P2.R11指引7号13条应付账款、应付票据、预付账款明细账每月一次检查性手工是activityP2.5.4采购付款采购部、铸造厂定期安排货款支付申请，经分管副总经理批准后在*采购网公布货款支付情况否否subprocessP2.6供应商往来对账管理供应商往来对账管理activityP2.6.1与供应商核对往来余额每年末财务部制作对账单，供主要供应商、有大额交易供应商、频繁交易的供应商进行对账。供应商要求对账的，需经采购部出具证明，经采购部负责人审核后，由财务部接待。对账如发现差异，追查差异原因并做出处理。是是P2.R11，P2.R12 指引7号13条对账记录、对账单 每年一次检查性手工是activityP2.6.2检查与供应商之间的对账单财务部记录供应商对账情况，差异的处理是否及时恰当。财务部部长审核无误后在对账单上签字确认。对账单由财务部存档保管。是是P2.R11，P2.R12 指引7号13条对账单每年一次检查性手工是