报备管理制度.doc

文件编号：
***有限公司工程报备管理制度
一． 目的
随着市场业务不断拓展，在业务实际操作中不断出现工程撞车现象，为维护广大客户利益、规范整市场运作、保证销售活动有序的进行，特制定以下关于工程报备的规定。
二．适用对象
本制度适用范围为销售***有限公司产品的所有区域代理商及其他形式的经销商。
三． 报备的原则
工程报备本着谁先报备谁先获得工程（项目）授权的原则，以保证发现机会和付出努力最多客户获得工程授权的唯一性。
四． 报备的期限
项目报备期限一般为2个月。
五． 报备的前提
1、所有从事***有限公司产品销售的区域代理商及其他形式存在的经销商（如工程代理及大客户）在所属区域进行销售活动，都要对公司进行报备。在取得公司的报备认可后，方可正式进行销售。
2、报备方初步介入工程并取得较完备工程信息，即能完全准确、真实填写工程报备表中全部内容。为避免对已操作项目报备冲突，要求所有工程在进入正式报价环节前都应进行报备。
3、确认授权前须经区域业务人员、办事处经理及公司共同认定。
六． 报备金的收取
1、原则上报备方应按照1元/㎡交纳备案保证金，最低不低于1万元；如遇特殊情况保证金可另行商定（例如工程体量较大）。
2、已交纳代理保证金的区域代理商报备工程
七、协调处理原则
1、以确保公司最终获得工程的供货权为目标开展工程保护和协调工作。
2、报备期限内未能提供进一步材料（工程项目使用材料决定权单位的证明文件、书面内定或承诺为供应商的书面材料、《供货合同》等能证明工程供货成功率的材料）申报，该报备自动取消。
3、报备同一工程，同等条件下优先考虑先报备者，但预报备超过二个月的，可优先考虑新报备者。若双方条件相当，且难以取舍，由营销总经理审核决定。
4、因工程项目名称等相关信息偏差，造成报备失效或已报备工程被其他代理商同时报备，后果自负。
5、工程非分期施工，报备当年有效，超过当年的需另行报备。工程是分期的则需另行报备。
6、保证金作为诚信有效的保证，约束报履行相关规范，作为违规处罚和补偿之用。（处罚和补偿情况例如：退出报备者透露信息、支持帮助他人或本人恶意冲击新报备人；或者新报备人报虚假材料赢得报备，而导致原报备人失去工程供货机会。）
八、 保证金的退还
1、先报备者顺利操作工程且无违规现象的，可在其工程最后一次进货时经营销总经理同意作为货款支付。
2、先报备但因条件弱而退出的报备者，在工程实施供货后，经营销总经理与新报备者确定即安排予以退还。
3、违规者待处罚完结，交余额退还。
十、报备的操作流程
1. 报备申请：
各报备经销商填报《工程信息报备表》直接提交给区域业务人员；区域业务员及所属办事处经理附意见报营销中心；营销中心根据报备的内容核实，报营销总经理，核准后下发授权书。
2. 报备通知：
报备生效后，营销中心负责通知相关经销商，各业务员有义务通知到相关的需协调的经销商，否则出现冲突，后果自负。
十一、报备的续延
如果在报备有效期内合同仍未签署，必须进行报备期限续延申请，超出报备期限而未办理续延手续者视为主动放弃。
十二、报备和预报备相关信息是公司机密，任何相关工作人员、业务人员和经销商都不得将其泄露给其他人员，否则视情况予以处罚
十三、本制度最终解释权为***有限公司营销中心。
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