内部控制手册-员工管理.doc

3.5员工管理

1.1 概述
规定了XXX股份有限公司及其下属公司员工的日常管理、休假、轮岗、保密等的管理流程，旨在确保员工遵守公司管理制度，提供工作效率。
1.2 适用范围
适用于XXX股份有限公司及其下属公司。
1.3 相关制度
u 《XXX股份有限公司员工手册》
u 《XXX股份有限公司考勤及休假管理规定》
1.4 职责分工
n 人力资源部：负责员工的招聘及签订劳动合同，员工档案及职称管理以及员工关系终止的管理。
n 各职能部门：负责本部门的新入职员工的岗前培训，负责员工上岗及日常管理、员工考勤和请假管理、员工轮岗及保密管理。
1.5 流程图

10
1.6 控制矩阵
风险编号
风险描述
控制措施编号
控制类型
控制措施
应用系统控制
控制频率（随时/日/周/月/季/年）
控制实施证据
对应制度/管理办法
应用系统控制所属模块
系统控制措施
3.5-PR1
未能及时与职工签订书面劳动合同，可能导致用工合规风险，影响公司合法合规目标
3.5-C3
预防性
公司员工签订劳动合同应以书面形式订立，统一使用省（市）劳动厅印制的劳动合同书，自用工之日起一个月内订立书面劳动合同

年
劳动合同文本

3.5-PR2
劳动合同的各项条款未能满足国家相关法律条例规定，可能导致法律风险，影响公司合法合规性目标
3.5-C4
预防性
劳动合同的内容，按劳动合同法规定，应具备以下条款：
1）用人单位的名称、住所和法定代表人或者主要负责人；
2）员工的姓名、住址和居民身份证或者其他有效身份证件号码；
3）劳动合同期限;
4）工作内容和工作地点；
5）工作时间和休息休假；
6）劳动报酬；
7）社会保险；
8）劳动保护、劳动条件和职业危害防护；
9）法律、法规规定应当纳入劳动合同的其他事项；
10）双方需要约定的其他有关事项

年
劳动合同文本

3.5-PR3
未能合理、合法解决劳动争议，可能导致法律风险，影响公司合法合规性目标
3.5-C5
预防性
用人单位与员工发生劳动争议，当事人可以依法申请调解、仲裁、提起诉讼，也可协商解决：
1）为调解企业劳动争议，公司设立劳动争议调解委员会；调解委员会由员工代表、企业代表、企业工会代表等人组成，其职责是调解企业与员工之间的劳动争议；
2）发生劳动争议后，当事人应首先向公司劳动争议调解委员会以口头或书面形式提出申请调解，并填写《劳动争议调解书》，调解委员会接到当事人的调解申请后，应在四日内做出受理或不受理申请的决定；
3）当公司劳动争议调解委员会就劳动争议调解不成时，员工可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，当事人提出仲裁要求的时效自劳动争议发生之日起六十日内有效

年
劳动争议调解书

3.5-PR4
新进员工及调入人员档案不齐全，可能导致员工档案管理混乱，影响人事档案的调动和审核工作
3.5-C6
预防性
各单位人力资源部在新员工入职时，对移交档案进行审查，合理保证档案的完整性与正确性。员工调入时，应对移交档案进行审查，合理保证档案的完整性与正确性

年
人事档案转移证明及记录

3.5-PR5
员工人事档案记载参加工作时间存在多个版本，数据不一致，确认有误，可能导致退休时间难以确认，影响员工利益
3.5-C7A
预防性
各单位在接受员工档案时，进行事先审查，拒绝接受与原有档案冲突的档案资料

年
人事档案管理台账

3.5-C7B
预防性
资料核对时应核实员工档案关键内容（包括员工年龄，参加工作时间等）进行梳理，查找数据不一致的现象，及时询问并纠正

年
人事档案管理台账

3.5-PR6
员工档案调阅过程中未严格执行人事档案管理保密制度,可能造成档案材料遗失和泄密，影响公司合法合规目标
3.5-C8A
预防性
公司人力资源部在转出档案时,应填写档案转移通知单，将员工档案贴上封条，并加盖密封章，以保证档案的完整

年
人事档案转移证明及记录

3.5-C8B
预防性
公司人力资源部在办理员工档案转移时，其员工档案应移交档案专管人员，才能予以开启，以避免档案移交过程中发生材料遗失或内容泄露

年
人事档案转移证明及记录

3.5-PR7
关键岗位人员未执行定期轮岗制度，可能导致员工发生徇私舞弊风险增加，影响公司资产安全
3.5-C9
预防性
各单位部门应进行关键岗位进行识别，确定承担重大风险责任岗位的人员，并对这些关键岗位人员实行定期轮换

年
关键岗位定期轮换制度

3.5-PR8
未经上级主管审批私自进行休假，可能导致员工旷工影响公司正常生产活动
3.5-C10
预防性
员工休假前须向部门负责人提出休假申请，填写休假申请单，经部门领导及人力资源部审批确认。部门领导及以上人员提出申请的须经分管领导及总经理审批确认

年
休假申请单；
领导审批记录

3.5-PR9
个人提交的职称评定材料存在抄袭或造假，可能给企业造成名誉损失
3.5-C11
预防性
公司人力资源部可通过国家相关发证机构或部门对员工提交的职称评定资料进行核实，员工职称评定资料在人力资源部备份保管

年
员工职称评定材料

3.5-PR10
公司员工职称资质外借，可能给公司造成法律纠纷或赔偿责任
3.5-C12
预防性
公司人力资源部应加强对对员工职称证书统一管理，对于未经批准出借职称证书的行为，对相关人员进行批评教育，对于出借证书造成公司损失的行为，应对相关责任人进行检查和惩处

年

3.5-PR11
员工具备的专业技术职称与所从事的岗位不相符，可能造成工作效率低下，造成人力资源的浪费
3.5-C13A
预防性
尽量安排专业技术人员从事与专业对口的岗位

年

3.5-C13B
预防性
对于调整工作岗位的专业技术人员进行相关岗位的业务知识培训，以及安全培训

年

3.5-PR12
未建立明确的员工日常行为规范，可能导致工作环境差，影响员工工作效率
3.5-C14
预防性
在员工日常管理规定中规定企业员工在日常工作、生产、生活、学习和交往中应该遵守的道德规范、行为规范和语言礼仪规范等的统称，以及如何按照标准规范员工行为所采取的一系列方法、措施和步骤

年
员工手册