环境修复技术文件存档业务管理流程模版.docx

技术文件存档业务管理流程
一、业务目的
在技术文件管理工作中，技术文件的存档工作是保留技术成果的关键途径，为技术人员的学习和资料备查等工作提供平台。因此无论是对技术储备，还是资料信息的保存和追溯都有至关重要的作用。
技术文件包括项目技术文件和内部管理文件，本规定旨在规范项目技术文件的存档工作。
二、业务风险
（1）存档资料未按照相关规定进行，内容格式等未按规定执行，或未在受控状态，不能达到存档要求。
（2）文件的校审未完全按照相关规定执行，校审的文件未在受控状态，文件质量无保证。
三、业务范围
本制度适用于各技术体系的各类项目技术资料，包括市场跟踪阶段资料、小试资料、中试资料、技术方案阶段、投标文件、初步设计、施工图设计、项目工程管理阶段（项目实施阶段、竣工阶段）等资料的存档。
四、业务流程描述
项目统一开始于城市事业部，将项目分为城市事业部管理和总部直属管理两类项目，具体流程如下：
1、开始
开始包括流程节点A1。
流程节点A1：城市事业部技术部或者总部技术部根据项目定级情况，于子公司技术部分别发起校审流程。
2、整理技术资料
整理技术资料包括流程节点A2和B2。
流程节点A2：由城市事业部技术部负责统一整理城市事业部执行的项目技术资料。
流程节点B2：总部技术部负责统一整理总部执行的项目技术资料。
3、档案员审核
档案员审核包括流程节点A3和B3。
流程节点A3：审核提交的存档资料，通过审核的进入下一级城市事业部技术部存档流程，无通过审核的提出反馈意见，重新返回上一级整理技术资料流程。
流程节点B3：审核提交的存档资料，通过审核的进入下一级总部技术部存档流程，无通过审核的提出反馈意见，重新返回上一级整理技术资料流程。
4、子分公司存档
子分公司存档包括流程节点A4。
流程节点A4：档案员审核通过的资料，统一存档。
5、项目筛选
项目筛选包括流程节点A5。
流程节点A5：将存档资料进行筛选，需归档的重大项目或典型项目进入总部技术部归档流程，无需归档项目，进入下级结束流程。
6、存档
存档包括流程节点 B6。
流程节点B6：城市事业部技术部阶段性筛选项目，进入总部技术存档流程。总部初步审核的项目，也进入此流程。
7、结束
结束包括流程节点A7。
流程节点A7：完成以上流程，城市事业部技术部存档业务流程完成。
8、档案员审核
档案员审核包括流程节点B3。
流程节点B3：审核提交的存档资料，通过审核的进入下一级总部技术部存档流程，无通过审核的提出反馈意见，重新返回上一级整理技术资料流程。
9、总部存档
总部存档包括流程节点B9。
流程节点B9：先将城市事业部技术部筛选出的城市事业部执行的项目和总部执行的项目资料进行初步审核，审核通过后统一进入下一级存档流程。
10、项目筛选
项目筛选包括流程节点B10。
流程节点B10：将归档资料进行筛选，部分项目进入公司档案室归档流程，无需公司档案室归档项目，进入下级结束流程。
11、公司档案室归档
公司档案室归档包括流程节点C11.
流程节点C11：将总部技术部筛选出的部分项目存至公司档案室。
12、结束
结束包括流程节点B12
流程节点B12：完成以上流程，总部技术部存档业务流程完成。
五、相关制度目录
《总部技术部作业指导书》
不同阶段存档分区
项目文件统一归入名为“01项目文件”的文件夹中，每个项目设一个独立文件夹，其名称为：项目编号+项目名称。项目编号参照动态更新的“项目编号表”执行。项目内各个阶段以后缀编号区分，如下：
11-市场跟踪阶段
12-小试阶段
13-中试阶段
14-修复方案阶段
15-投标阶段
16-设计阶段
17-工程项目技术管理阶段（工程实施阶段、竣工阶段）
1、市场跟踪阶段
市场跟踪阶段，存档规定如下：
（1）市场跟踪阶段文件归档在一个项目总文件夹中，文件夹名称为：阶段后缀11+市场跟踪阶段+技术负责人名称。
（2）市场跟踪阶段文件夹内含一级文件夹5个，分别为：
1）基础资料（包括内外部咨询、业主提供的资料、场评报告、场地地形图、场地历史用地情况、岩土勘察报告等参考资料）；
2）沟通往来（包括沟通记录、会议纪要、往来邮件和传真等）；
3）过程计算书（文件中计算部分的计算书，表格为excel格式）；
4）提交的文件（技术咨询类（不含工艺提资的简单修复建议书）、修复建议书（含工艺提资）等技术资料，正文为word格式）；
5）程序文件（包括市场任务通知单、项目定级资料、技术工作任务书，技术工作计划表，校审单，评审记录等）。
（3）文件名称为全称，不能缩写；
（4）在有预算的情况下，预算表也需要存档，表格为excel格式；
（5）总文件夹中需要有一份档案清单；
（6）图纸为Autocad文件。图纸文件名为：图号+图纸名称；
（7）效果图片为 JPG格式。
注意：计算书的文件名和提交文件的文件名必须准确对应，无论是文件名全称还是版次，都必须一一对应。
2、小试阶段
小试阶段，存档规定如下：
（1）小试文件归档在一个总文件夹中，文件夹名称为：阶段后缀12+小试阶段+负责人名称。
（2）小试阶段文件夹内含一级文件夹9个，分别为：
1）基础资料（包括市场跟踪阶段的基础资料以外新增的内外部咨询、参考资料等）；
2）沟通往来（包括沟通记录、会议纪要、往来邮件、传真和相关物资购买资料等）；
3）过程计算书（文件中计算部分的计算表，表格为excel格式）；
4）试验方案（若实验过程中要更改方案，则两份方案均需要存档，正文为word格式）；
5）仪器设备调用申请单；
6）试验记录；
7）试验报告（实验过程中得到的参数、可优化建议等，正文为word格式）；
8）实验过程中其他资料，如一些影像资料，照片或者录像等；
9）程序文件（包括市场任务通知单，小试实验备案说明、技术工作任务书，技术工作计划表，校审单，评审记录等）。
（3）文件名称为全称，不能简写。
（4）在有预算的情况下，预算表也需要存档，表格为excel格式。
（5）总文件夹中需有一份档案清单。
（6）图纸为Autocad文件，图纸文件名为：图号+图纸名称。
（7）效果图片为JPG格式。注意：计算书的文件名和提交文件的文件名必须准确对应，无论是文件名全称还是版次，都必须一一对应。
3、中试阶段
中试阶段，存档规定如下：
（1）中试文件归档在一个项目总文件夹中，中试阶段的文件夹名称为：阶段后缀 13+中试阶段+负责人名称。
（2）中试阶段文件夹内所含内容分为两种情况：有中试招投标和无中试招投标。若有中试招投标，则文件夹中包括四个文件夹：市场跟踪（参照4.1市场跟踪阶段存档）、方案（参照/4.4修复方案阶段要求进行存档）、投标（参照4.5投标阶段要求进行存档）和实施（参照4.7工程实施阶段要求进行存档）。若无中试招标阶段，则文件夹中内容参照4.2小试阶段要求进行存档。
注意：计算书的文件名和提交文件的文件名必须准确对应，无论是文件名全称还是版次，都必须一一对应。
4、修复方案阶段
修复方案阶段，存档规定如下：
（1）修复方案阶段文件归档归在一个项目总文件夹中，方案阶段的文件夹名称为：阶段后缀14+修复方案阶段+负责人名称。
（2）修复方案阶段文件夹内含一级文件夹5个，分别为：
1）基础资料（包括之前阶段的基础资料及新增的内外部咨询，相关调研、踏勘和参考资料等），其中与之前阶段重复的资料在此阶段可不保存；
2）沟通往来（包括沟通记录、会议纪要、往来邮件和传真等）；
3）过程计算书（文件中计算部分的计算表，表格为 excel格式）；
4）提交的文件（所有经领导审核的文件或盖章文件，正文为 word格式）；
5）程序文件（包括市场任务通知单，技术工作任务书，技术工作计划表，校审单，评审记录等）；
（3）文件名称为全称，不能缩写。
（4）在有预算的情况下，预算表也需要存档，表格为excel格式。
（5）总文件夹中需要有一份档案清单。
（6）图纸为Autocad文件。图纸文件名为：图号+图纸名称。
（7）效果图片为JPG格式。
注意：计算书的文件名和提交文件的文件名必须准确对应，无论是文件名全称还是版次，都必须一一对应。
5、投标阶段
一般项目投标阶段存档如下规定进行：
（1）投标文件归档在一个项目总文件夹中，投标阶段的文件夹名称为：项目编号+阶段后缀15+投标阶段+负责人名称。
（2）投标文件夹内含一级文件夹6个，分别为：
1）招标文件及答疑文件；
2）基础资料（包括之前存档的基础资料以外新增的内外部咨询、踏勘和参考资料等），其中与之前各阶段重复的资料在此阶段可不存；
3）沟通往来（包括沟通记录、会议纪要、往来邮件和传真等）；
4）过程计算书（投标文件中计算部分的计算表，如工艺提资、土方量计算等，表格为excel格式）；
5）投标文件（正文为word格式）；
6）程序文件（包括市场任务通知单，技术工作任务书，技术工作计划表，校审单，评审记录等）；
（3）文件名称为全称，不能简写。
（4）在有预算的情况下，预算表也需要存档，表格为excel格式。
（5）总文件夹中需有一份档案清单。
（6）图纸为 Autocad文件，图纸文件名为图号+图纸名称。
（7）效果图片为 JPG格式。
注意：计算书的文件名和提交文件的文件名必须准确对应，无论是文件名全称还是版次，都必须一一对应。
6、设计阶段
设计阶段分为初步设计和施工图设计，均按以下规定存档：
（1）设计文件归档在一个项目总文件夹中文件夹，设计阶段的文件夹名称为：项目编号+阶段后缀16+设计阶段+负责人名称。
（2）设计阶段文件夹内含一级文件夹 5个，分别为：
1）基础资料（包括内外部咨询和参考资料等）；
2）沟通往来（包括沟通记录、会议纪要、往来邮件和传真等）；
3）过程计算书（设计文件中计算部分的计算表，表格为excel格式）；
4）提交的文件（正文为word格式）；
5）程序文件（包括市场任务通知单，技术工作任务书，技术工作计划表，校审单，设计修改（变更）单、评审记录等）。
（3）文件名称为全称，不能简写。
（4）在有预算的情况下，预算表也需要存档，表格为excel格式。
（5）总文件夹中需有一份档案清单。
（6）图纸为 Autocad 文件。每张图纸内只放置一张图纸（与打印图纸相同的，删除原有的修改图），图纸文件名为：图号+图纸名称。
（7）效果图片为JPG格式。注意：计算书的文件名和提交文件的文件名必须准确对应，无论是文件名全称还是版次，都必须一一对应。
7、工程项目技术管理阶段
工程项目管理阶段包括工程实施阶段和竣工阶段，存档规定如下：
（1）工程项目文件归档归在一个项目总文件夹中，文件夹名称为：阶段后缀17+工程项目技术管理阶段+负责人名称。
（2）工程项目技术管理阶段文件夹内含一级文件夹7个，分别为：
1）基础资料，（包括之前存档的基础资料以外新增的内外部咨询和参考资料等），其中与之前阶段重复的资料在此阶段可不保存；
2）沟通往来（包括与业主、监理、分包等外部沟通记录、会议纪要、往来邮件和传真等）、
3）过程计算书（施工过程中实际土方量的统计等，表格为excel格式）、
4）提交的文件（施工组织设计、分部分项施工组织设计、施工方案、环境监测方案、验收资料、样品监测资料等，正文为word格式）；
5）技术质量策划及控制（项目施工流程、项目工艺流程、材料的实验及验收，主要指药剂）；
6）其他资料，如：项目周报、采购资料，药剂使用情况说明，项目相关会议纪要、影像等资料；
7）程序文件（包括市场任务通知单，技术工作任务书，技术工作计划表，校审单，评审记录等）。
（3）文件名称为全称，不能简写。
（4）在有预算的情况下，预算表也需要存档，表格为excel格式。
（5）总文件夹中需有一份档案清单。
（6）图纸为 Autocad文件。每张图纸内只放置一张图纸（与打印图纸相同的，删除原有的修改图），图纸文件名为：图号+图纸名称。
（7）效果图片为JPG格式。
注意：计算书的文件名和提交文件的文件名必须准确对应，无论是文件名全称还是版次，都必须一一对应。
8、归档时间
工作（市场跟踪、小试、中试、技术方案、投标文件、初步设计、施工图设计、技术调研、施工组织设计、分部分项施工组织设计、施工方案、竣工报告等相关项目资料）完成一个月之内存档，投标在定标后一个月内。
六、主要控制点
（1）实施方案/施工组织设计编写/审批
（2）分部/分项施工组织设计编写/审批
（3）技术质量策划
（4）技术交底书
（5）技术质量控制
七、检查资料
（1）《实施方案》/《施工组织设计》
（2）《分部/分项施工组织设计》
（3）《专项施工方案》
（4）《项目施工流程》、《项目工艺流程》
（5）《材料试验及验收办法》
（6）《现场环境监测计划》、《工程批次自检测与验收计划》
（7）技术交底