企业风险控制矩阵穿行测试成果模版-合同管理.xls

类型编号简述描述是否控制活动是否关键控制processP10合同管理subprocessP10.1编制与审核activityP10.1.1洽谈与谈判公司在进行技改、基建、维修、采购、销售、投资、科研等经济活动时,如果需要签订合同协议,一般由承办部门负责与合同对方进行沟通洽谈相关事项。对于影响重大、涉及较高专业技术或法律关系复杂的合同,应当组织法律、技术、财务专业人员参与谈判,必要时可聘请外部专家参与相关工作,以确保谈判结果符合公司的需求和利益。对于谈判沟通中的重要事项及参与谈判人员的主要意见,承办部门应当编制书面记录并作为合同协议评审的重要依据。否activityP10.1.2拟定合同协议文本对于公司常用的合同协议,由公司办公室或相关业务部门拟订格式合同,承办部门根据每次签约的具体情况填写格式合同或根据需要进行合同条款的修改。对于重大合同协议或特殊合同协议,由公司办公室参与起草,必要时公司聘请外部专家参与起草。由对方进行合同协议草拟的,承办部门应检查合同协议条款是否满足公司的要求,是否符合公司的利益并提交公司办公室进行审核。否activityP10.1.3初审合同协议文本承办部门负责人、公司办公室委托法律顾问对合同协议草稿进行审核,主要关注协议内容是否符合相关法律法规、表述明确、清晰且无任何的法律歧义,对格式合同条款的修改是否合理等内容。并将对合同协议条款的修改意见以书面或邮件方式回复给承办部门,并与承办部门沟通相关内容。是是activityP10.1.4复审特殊合同协议如果合同协议涉及以下几种特殊情况,子公司需要将初审之后的合同协议草稿发给股份公司办公室委托法律顾问进行复审：1）涉及商标、股权转让、限额以上固定资产购置或处置、对外投资、对外担保方面的合同；2）可能涉及关联交易的合同协议；3）其他股份公司办公室要求提交复审的合同协议。复审后,股份公司办公室将审核意见以电子邮件或其他书面方式回复给子公司承办部门。审核意见作为修改合同协议以及评审合同协议的重要参考。是是activityP10.1.5修改合同协议承办部门经办人根据部门负责人、法律顾问的审核意见进行合同协议的修改。如果合同协议草稿由签约对方提供,则由承办部门与签约对方沟通合同协议的修改意见直至双方达成共识。否activityP10.1.6准备合同评审表承办部门根据合同协议内容填写合同评审表,并将草拟的已经编号的合同以及合同评审表一起提交给部门负责人进行合同审批。否activityP10.1.7评审合同协议部门负责人、办公室委托法律顾问、财务部部长、分管副总经理、总经理依据审批权限,按照各自的审核要点进行审核,确保合同协议经济、可行、严密、合法,将审批意见签署在合同评审表上。是是subprocessP10.2订立与保管activityP10.2.1合同签署权的分级管理与授权公司对合同签订权进行分级管理和授权,各承办部门负责人上报被授权人姓名、授权的范围、权限、期间、条件、是否允许转委托等内容,公司办公室统一撰写关于申领授权委托书的请示,董事长及副总经理同意签署后,填写市工商局授权委托书申领表格,由法人代表签名或盖章后,市工商局审核发证。合同审核员编制授权委托书发放登记表,被授权人亲自签名领取证书。是是activityP10.2.2签署合同协议合同评审通过后,由双方签署合同。由承办部门将审批后的合同评审表及合同协议正本提交公司法定代表人或其授权人签署。公司法定代表人或其授权人复核无误后在合同协议正本上签字。合同管理部门负责在法定代表人或其授权人签字后为合同协议正本签署处加盖公司合同专用章。是否activityP10.2.3合同信息保密若合同内容涉及公司的商业秘密和技术秘密,公司会在合同协议条款中明确合同协议信息保密的条款,要求签订双方对合同协议中涉及的机密信息履行保密义务,或者另行签订保密协议。是是activityP10.2.4登记并定期更新合同台账合同审核员定期更新合同台账,暂存保管,做好合同的统计、收集、管理工作,每年初,协助总师办办理合同协议归档。是否activityP10.2.5检查合同协议登记的完整性合同审核员定期检查合同台账及合同原件的一致性,检查两表中的合同协议是否连续编号,两表中的信息是否一致。是是activityP10.2.6合同归档总师办设专门的档案管理员,档案室占用独立的房间,房间及档案存放柜加锁,钥匙由档案管理员持有和使用,每年初对收到的文档进行登记或更新合同台账。是是activityP10.2.7借阅合同需借阅合同,使用人向档案室申请,档案管理员复印后递交使用申请人,合同复印件将不再归还档案管理员。否activityP10.2.8合同登记备案根据国家有关法律、行政法规或税务、行政管理部门的相关要求,需要进行登记、备案的合同协议。在合同协议签订完毕后,由承办部门及时办理相关工作。是否subprocessP10.3履行activityP10.3.1根据合同条款办理结算业务财务部根据合同条款审核后办理结算业务。未按合同条款履约的,或应签订书面合同而未签订的,财会部门有权拒绝付款。同时,应及时向分管领导报告。是是activityP10.3.2报告合同履行中的异常问题为确保工程项目、技改等大型项目合同协议的顺利履行,承办部门对合同协议的履行情况进行跟踪和监控,了解问题产生的原因、性质、后果、可行的解决方案等,以书面或者邮件的方式提交部门负责人审阅,以确定处理方案。发生重大问题时承办部门形成合同协议履行问题报告,提交给分管副总、总经理审阅。是是activityP10.3.3商议合同协议履行问题的处理方案承办部门负责人了解合同履行中产生的问题等相关情况后,商议出合法有效的应对措施,并以书面或邮件的方式反馈给承办人；如果涉及重大法律、财务等专业问题,将合同协议履行问题报告同时提交给公司办公室委托法律顾问、财务负责人就相关问题发表处理意见。是否activityP10.3.4处理合同履行问题承办部门协同相关部门根据合同履行问题处理措施的批复处理意见跟进处理,处理结束后,承办部门将处理结果记录在合同协议履行问题报告的处理结果栏内。否1/6activityP10.3.5审阅合同协议履行问题的处理过程合同协议履行问题报告最后提交给分管副总、总经理审阅,审阅人检查问题处理的方法以及结果是否恰当,公司合法权益是否得到保证,如有异议,进一步询问承办部门,审阅完毕后,在合同履行问题报告中签字确认。是是activityP10.3.6合同变更公司在处理问题过程中需要与对方建立新的约定条款,或需要对已签订合同协议进行变更时,执行与合同协议订立相同的评审程序。承办部门或公司办公室草拟新的书面合同,并按照指定授权提交到各审核人处进行审核。是是activityP10.3.7合同纠纷管理承办部门定期跟踪合同方面的仲裁、诉讼的进展情况,并编制进展报告提交公司分管副总、总经理审阅。公司办公室协助办理仲裁、诉讼的进展情况,提供法律建议与帮助,公司财务部根据进展报告了解未决仲裁、诉讼形成的或有负债并据此进行正确合理的会计处理。如果该等事项需要进行披露,则按照监管机构的要求进行操作。是否subprocessP10.4监督activityP10.4.1合同执行监督企管部将对合同的执行情况进行定期监督与检查,形成书面的检查报告,将该项工作纳入年度审计计划,并将监督结果上报管理层和董事会。是否2/6风险编号内控体系索引控制证据控制活动责任人生效日期业务发生频率检查测试程序询问测试程序观察测试程序重新执行测试程序P10.R1应用指引第16号-合同管理第六条合同协议草稿办公室主任,多缸机厂厂长,销售公司经理,市场部部长,总师办主任,采购部副部长,政治部部长,海外事业部部长,生产部部长,铸造厂厂长,机加工厂厂长,单缸机厂厂长2012-10-01不定期检查合同协议是否经过适当的审批询问办公室主任合同审议的程序P10.R1应用指引第16号-合同管理第六条合同协议办公室主任2012-10-01不定期询问子公司是否存在签署特殊合同协议的次数P10.R1;P10.R7应用指引第16号-合同管理第七条合同评审表、合同管理制度办公室主任,总经理,海外事业部部长,生产部部长,铸造厂厂长,机加工厂厂长,单缸机厂厂长,多缸机厂厂长,销售公司经理,市场部部长,总师办主任,采购部副部长,政治部部长,财务部部长,副总经理2012-10-01不定期检查合同协议是否经过适当的评审P10.R1应用指引第16号-合同管理第八条关于申领授权委托书的请示授权委托书发放登记表董事长,总经理,副总经理2012-10-01不定期检查合同签署权授权的资料是否经过董事长确认P10.R1;P10.R7应用指引第16号-合同管理第八条;应用指引第16号-合同管理第九条合同协议合同评审表海外事业部部长,市场部部长,总师办主任,采购部副部长,政治部部长,生产部部长,铸造厂厂长,机加工厂厂长,单缸机厂厂长,多缸机厂厂长,销售公司经理，合同审核员2012-10-01不定期检查合同协议是否经过有效签署人签署P10.R2应用指引第16号-合同管理第十条合同协议保密协议技术中心主任2012-01-01不定期检查涉及公司商业秘密的合同是否签署保密协议P10.R6应用指引第16号-合同管理第十五条合同台账、合同原件合同审核员2012-01-01每月一次查看合同台账P10.R6应用指引第16号-合同管理第十五条合同编号表、合同台账、合同原件合同审核员2012-01-01每月一次查看合同台账P10.R6应用指引第16号-合同管理第十五条合同,合同台账合同审核员,科员2012-01-01每年一次实地查看合同协议的保管情况P10.R6应用指引第16号-合同管理第六条合同协议海外事业部部长,市场部部长,技术中心主任,采购部副部长,政治部部长,生产部部长,铸造厂厂长,机加工厂厂长,单缸机厂厂长,多缸机厂厂长,销售公司经理2012-01-01不定期询问是否对特殊的合同协议进行备案P10.R3应用指引第16号-合同管理第十四条付款凭证及对应合同条款。财务部副部长2012-01-01不定期询问财务部副部长，是否核对合同后支付款项P10.R4应用指引第16号-合同管理第十二条;应用指引第16号-合同管理第十三条合同协议履行问题报告海外事业部部长,多缸机厂厂长,销售公司经理,市场部部长,技术中心主任,采购部副部长,政治部部长,副总经理,总经理,生产部部长,铸造厂厂长,机加工厂厂长,单缸机厂厂长2012-10-01不定期检查合同协议履行问题报告询问合同履行中异常问题处理程序P10.R4应用指引第16号-合同管理第十二条;应用指引第16号-合同管理第十三条合同履行问题报告以及应对措施反馈海外事业部部长,销售公司经理,市场部部长,技术中心主任,采购部副部长,政治部部长,办公室主任,生产部部长,铸造厂厂长,机加工厂厂长,单缸机厂厂长,多缸机厂厂长2012-10-01不定期询问合同履行中异常问题处理程序3/6P10.R4;P10.R7应用指引第16号-合同管理第十二条;应用指引第16号-合同管理第十三条合同履行问题的处理记录副总经理,总经理2012-10-01不定期检查合同协议履行问题报告是否经过审核P10.R4应用指引第16号-合同管理第十二条;应用指引第16号-合同管理第十三条变更后的合同及变更合同的审批表海外事业部部长,市场部部长,技术中心主任,采购部副部长,政治部部长,生产部部长,铸造厂厂长,机加工厂厂长,单缸机厂厂长,多缸机厂厂长,销售公司经理2012-01-01不定期检查合同变更是否经过重新审核P10.R5应用指引第16号-合同管理第十二条;应用指引第16号-合同管理第十三条仲裁、诉讼进展报告副总经理,总经理2012-10-01每月一次检查仲裁、诉讼进展情况报告是否经过审阅P10.R4;P10.R7应用指引第16号-合同管理第十六条审计报告总经理2012-10-01每年一次检查是否对大型合同进行专项审计4/6业务发生总量描述年度业务发生总量年度样本量影响的会计科目控制类型控制方法是否与反舞弊相关审核合同协议的次数25060不适用预防性手工否复审特殊合同协议的次数42不适用预防性手工否评审合同协议的次数25060不适用预防性手工否合同签署权授权的次数21不适用预防性手工否签署合同协议的次数25060不适用预防性手工否签署保密协议的次数125不适用预防性手工否定期更新合同台账持续0不适用检查性手工否检查合同协议的完整性持续0不适用检查性手工否不适用持续0不适用预防性手工否合同备案登记的次数13-5215不适用预防性手工否不适用25060银行存款,库存现金,应付账款,应付票据预防性手工否报告合同履行中异常问题的次数125不适用预防性手工否商议合同协议履行问题的处理方案的次数125不适用预防性手工否5/6审阅合同协议履行问题报告的次数125不适用预防性手工否合同变更的次数125不适用预防性手工否审核仲裁、诉讼进展报告的次数125不适用预防性手工否每年审计大型合同的次数11不适用检查性手工否6/6