内务订单岗位要求与流程模板.doc

1、 内务订单岗岗位要求
1．1熟悉企业经营品种相关知识：品种通用及商品名称、规格、包装大小、企业销售政策、供货渠道、供货价格、运输要求等。
1．2熟悉企业办公系统和业务网络系统使用，严格实施企业相关要求及业务操作步骤,进行审核、录入及处理各类单据，提供各类单据应完整清楚。
1．3和储运部立即有效沟通：对于商品情况进行实时跟踪及掌握，把握商品批次，做到优异先出；特殊事宜应标注明确。了解多种运输方法到货正常所需时间，协调货物自提和发货运输过程中相关事宜，并对发货运输特殊要求和相关人员进行有效沟通。
1．4和采购部门之间进行有效沟通：了解产品采购计划及到货情况，了解特殊品种（非正常调拨品种、非正常销售渠道）销售价格等，并将信息反馈给相关业务人员。
1．5其它各部门间建立良好合作和沟通，信息共享，互敬互助。
1．6工作认真仔细，对多种票据、协议、部门资料能妥善管理归档，建立票据专柜，方便查询使用；并依据企业要求定时将相关票据转相关部门。
2、 内务订单岗岗位作业步骤指导
2．1销售出库开票步骤
2．1．1内务人员接到员工签署销售协议及商业用户盖章确定回传传真件后，在业务系统中录入销售订单同时并对协议进行常规审核，（供货价格、信誉额度、是否首营）特殊协议需部门经理签字认可。订单人员接收协议传真件，系统中调出销售协议，确定协议，生成销售订单，勾对销售订单生成销售出库单，打印一式四联销售出库单并电子存档
2．1．2务系统里录入销售订单时，应查对销售价格和上次价格是否相符、发货方法是否符合品种运输要求，并立即提醒商务代表；同时审核协议内容，在超商业用户信誉额度、有超期应收款、超商务代表授权额度、新增销售品种情况下，立即和商务代表沟通，并报大区经理和经理审批后方可录入订单。系统处理，在系统开发前，保留
2．1．3录入订单后进入销售开票步骤，录入用户名称，勾对订单生成销售出库单，订单员勾对销售订单时认真复核商品名称、规格、销售价格、数量、运输方法、员工，依据优异先出标准选择货物批号，注意处理零碎批号、近效期药品，并立即和商务代表沟通，有必需需征求商业用户意见。
2．1．4保留出库单，并查询打印，打印出出库单一式五四联（存根联、员工留存联取消、仓库联、随货同行联、回执联）；一联由内务留存做开具增值税发票依据，二联转员工存留取消，三、四、五联二、三、四联转外运发货员和仓库配货单一起作为商品出库凭据。
2．1．5内务人员依据出库单第一联，开具当日所销售发货一式四联增值税发票：第一联由内务留存并月装订（出库单汇总统计编号为：GYGFC-SW-07-R03），每三个月转财务档案室留存；第二、三联盖发票专用章，由员工在《发票签收登记本》（编号为：GYGFC-SW-07-R01）中登记签领后定时转寄用户；第四联转由财务部作相关确定及处理。开具增值税票内容要求正确，税票密码区和所盖发票专用章必需确保清楚。此部分放入财务开票岗
2．1．6对企业有不一样回款要求商品，内务人员应和商务代表沟通将其分开开具税票；对于特殊商品或特殊商业单位（医院等）需要开具一般发票，内务人员和医院部沟通开具一般发票。此部分放入财务开票岗
2．1．7内务人员每日必需依据开具税票号第一联将发票号填入业务网络系统；在业务系统销售结算管理里，对应每位商业用户当日发生每笔销售正确填入完整税票号。此部分放入财务开票岗
2．1．8内务人员从财务部领回新空白税票后，须将发票起止票号分别输入税控机和企业业务信息系统。此部分放入财务开票岗
2．1．9对于现款自提商业销售步骤以下：内务订单人员一样依据商务代表签署协议原件和传真件，根据2.1.1、2.1.3、2.1.4步骤实施。商业用户提货人员将增值税票第一联、第四联连同现金或现金支票去财务部交款，财务部收取现款后留存税票第四联，并在税票第一联加盖收讫章交商业用户提货人员；内务组收到加盖收讫章税票第一联后，将增值税票和将出库单二、三、四联交财务开票人员。商业用户提货人员，并让对方签收；商业用户凭出库单三、四、五联可去库房提货。
2．2销售退货步骤
2．2．1接到商务代表填写并由部门经理签字确定《退货通知单》,一式三联（申请单必需填清退货单位、品规、产地、批号、效期、出库时间、退货理由、后续发票处理措施等），一联由商务代表留存，二联转仓库收货员，三联由内务部订单岗留存。
2．2．2查对退货商品：查对批号是否由我企业售出，查对商品使用期，使用期六个月内货物标准不予退货。
2．2．3编辑收货通知单：内务人员依据退货通知单在业务系统里编辑到货通知单，选择通知单类型、部门、来货单位、入库库房，录入货物名称、数量、批号和处理人操作码，并选择到货状态，保留收货通知单。
2．2．4完成销售退货单：收到仓库商品到货验收单后，进入业务系统销售退货功效录入退货用户名称，勾对由收货通知单生成销售退货单，并进行打印。
2．2．5销售退货单一式五四联：第一联由内务部留存，并和商务代表填写退货通知单、仓库商品到货验收单入库验收单一起装订保留(退换货统计编号为：GYGFC-SW-07-R04)，进行后续处理；第二联转员工留存；第二联转至仓库库管处作入库凭据，第三、四联由商务代表转给退货商业用户。
2．2．6后续处理：如退货所包含目前发票已经抵税则由退货方开具退税证实，如没有抵税则原票退回重新开具税票。
内务人员依据退货方开具退税证实开具增值税红字发票（内容同1.1.5），将质管部验收单和退税证实、增值税发票财务记帐联一同转给财务记帐。取消
2．3换货步骤（同退货步骤但不包含发票处理）
2．4报损单管理（直接报损出库：在招标过程中需少许样品情况下）
2.4.1 接到员工填写由相关部门经理签字报损单一式三联（一联开票留存、二联财务记帐、三联转至仓库），进入业务系统里报损单管理，录入用户名称，选择货物名称、批号、成本价计价方法，录入报损数量、原因、成本单价，并保留。
2.4.2 查询出该报损单，并选择确定审批，审批人为签字部门经理，保留报损单。
2．5内务行政事务管理
2.5.1 完成部门文件收发、传输和归档，具体要求见《文件、统计管理规范》（文件编号：GYGFC-SW-10）。
2.5.2 组织安排多种会议、培训，并做好会议统计（编号：GYGFC-SW-07-R01）、培训统计（编号：GYGFC-SW-07-RO2）、做好会议及培训签到（编号：GYGFC-SW-07-RO3）。
2.5.3 负责对商业用户档案、和商业用户信函、销售协议、协议、招标资料档案整理和管理。
2.5.4 负责本部门日常接待，完成各项活动酒店联络预定、各项会议组织准备工作、商务代表出差车票购置等。
2.5.5 负责多种报表整理编制、办公用具领发等工作，办公用具领用和分发均在《物品领用统计》中进行登记（编号：GYGFC-SW-07-R02）。
2.5.6 商务代表出差或外出时，内务人员接到商业企业订货电话，要立即和商务代表沟通，帮助处理日常销售发货业务。
2.5.7 负责完成商务代表和外埠商务代表报销票据汇总整理和和财务报销结算过程。