公司档案管理系统管理规范(试行版)模版.docx

文档信息

*文件名称
xx有限公司档案管理系统管理规范
*文件编号

*文件所有者
公司办公室
文件密级
普通

文件版本记录

*生效日期
*作者
版本
变更说明
批准人

(xx)
新文件建立

文件说明

*目的
为落实xx有限公司信息化战略规划，支撑公司档案管理体系落地，保障公司档案管理系统的建设、推广及运营等工作的顺利开展，结合公司实际情况，制定本规范。
*适用范围
xx有限公司
*流程结构

关联文件

xx有限公司档案管理系统管理规范

第一章 总则
第一条 为落实xx有限公司（以下简称“公司”）信息化战略规划，支撑公司档案管理体系落地，保障公司档案管理系统的建设、推广及运营等工作的顺利开展，遵照《华润集团信息化管理制度》，根据依据《xx有限公司档案工作规定》、结合公司实际情况，制定本规范。
第二条 本规范适用于公司总部及各业务单元。

第二章 组织与职责
第三条 公司总部、各业务单元须设立档案管理系统项目组（以下简称项目组），负责本单位档案管理系统的实施、推广及运营等工作。
第六条 公司总部项目组由公司办公室和总部信息管理部联合设立，职责如下：
（一）制定公司档案管理系统规划及管理制度、规范并监督执行。
（二）推动公司档案管理系统在总部、各业务单元落地，并监督其应用情况。
（三）为公司档案管理系统在各业务单元的实施、推广与运营提供技术指导及专家支持。
（四）推动各业务单元之间档案管理系统实施工作的商务协同、资源复用与知识分享。
第四条 各业务单元项目组由本单元档案管理部门和信息管理部门联合组成，职责如下：
（一）根据总部档案管理系统规划及管理制度、规范制定本单元档案管理系统具体规划及实施细则并落实执行。
（二）负责公司档案管理系统在本单元的实施、推广与运营。
（三）保证公司统一管控内容在本单元的系统落地。

第三章 系统建设与运营
第五条 系统规划
（一）公司档案管理系统遵循“统一平台、集中部署、协同建设”的建设原则,各业务单元须使用集团统一的档案管理系统。
（二）公司总部项目组负责制定并执行公司档案管理系统的总体规划；各业务单元项目组根据公司总部总体规划制定本单元的具体规划和年度工作计划。
第六条 业务梳理
（一）公司总部项目组负责梳理并明确公司档案业务管理要求，并制定相应的管理制度、规范。
（二）公司总部项目组负责制定公司统一档案业务的管控方案和标准模板。
（三）各业务单元个性化档案门类，由各单元项目组自行制定管控方案和管理模板。
第七条 系统实施
（一）公司档案管理系统采用“应用集中、存储分布”模式部署。“应用集中”是指档案管理系统的应用服务器由公司总部统一部署与管理，“存储分布”是指各业务单元根据实际情况自行设立文件服务器存储档案电子文件。
（二）系统实施由各业务单元自行选择有资质供应商或总部资源进行，实施费用自行承担。
（三）各业务单元档案管理系统文件服务器须符合档案管理要求和信息安全要求，并满足公司档案资源的互联互通要求。
（四）各业务单元历史档案管理系统数据，须逐步迁移至公司档案管理系统。
（五）各业务单元须完成档案管理系统全覆盖（包括总部及所有下属业务单元）。
（六）各业务单元须实现档案管理系统与存储待归档电子文件的各类信息系统的集成，并保证电子档案的真实性、完整性和有效性。
第八条 系统运维
（一）公司档案管理系统运维工作采用分级管理方式，由总部信息管理部和各业务单元项目组分别承担系统运维职责。
（二）总部信息管理部负责系统平台的优化、管理和维护工作，主要包括系统平台的整体优化、系统重大问题或事件的应急响应与解决、系统容灾管理等。
（三）各业务单元项目组负责本单元系统运维工作，主要包括应用支持、系统权限管理、系统用户管理、业务功能配置管理及文件服务器备份等。
第九条 系统容灾管理
（一）为确保公司档案系统安全，总部及各业务单元信息管理部门应建立系统数据的本地、异地、异质备份等各项容灾管理机制。
（二）总部信息管理部负责档案管理系统应用数据及集团总部文件服务器备份管理；各业务单元信息管理部门应统筹本单元全部文件服务器电子文件的备份管理。
（三）总部及各业务单元的本地备份应每日进行增量备份，结合实际情况按周或按月进行全量备份，全量备份周期最长不得超过两个月；同时，总部及各业务单元应建立全量异地异质备份机制，备份周期最长不得超过一年。

第四章 系统服务与收费
第十条 在各业务单元档案管理系统规划、实施及运营过程中，总部信息管理部可提供技术支持、专家指导等相关服务，并按照事先确定的服务内容及服务价格收费。

第五章 考核与评估
第十一条 各业务单元应认真执行系统规划及年度工作计划，并按要求向总部项目组上报系统实施情况、系统使用情况。
第十二条 公司办公室和总部信息管理部对各业务单元档案管理系统实施及使用情况进行不定期评估检查与考核，各业务单元应积极配合并根据考核意见进行改善提升。

第六章 附则
第十三条 本规范由公司办公室和总部信息管理部负责解释。
第十四条 本规范自发布之日起施行。