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费用报销制度

1 目地
为了进一步加强及规范公司的财务管理，提高财务工作效率，努力打造高效运行的组织架构和办事规则，维护财务管理的严肃性，本着合理、节约的原则，根据公司有关财务管理制度的有关规定并结合实际情况，特制定本制度。

2 费用报销审批权限及通用流程：
公司及各部门制定出当月的费用计划，在每月的“月度工作会议”上通过审批后，由财务部下发给公司及各部门遵照执行。
在月初的费用计划中已申报的费用开支项目即为计划内费用，包括注明了具体用途的差旅费、广告宣传费、审计费、咨询费、法律事务费、会务费、职工福利费、劳保费等，以及按以往经验合理估计的办公费、电话网络费、社保费、通讯费、交通费、业务招待费等项目。
超计划和计划外的费用支出均视为计划外费用。
每月初财务部撰写上月费用计划和实际发生费用对照表。
2.1 计划内各项费用报销流程及审批权限：
2.1.1 计划内费用报销总流程见下图:

Ø 经办人填单 （粘贴相关凭证填写报销单据）

Ø 部门经理审查 （主要审核报销事项的必要性、真实性以及与业务相关的事项）

Ø 财务部门审核是否超支 （主要审核单据金额的准确性、真实性以及计划与实际支出的对比，同时审核报销单据是否符合财务制度和公司规定）

Ø 总经理审批 （确认此费用属于公司的考核费用）

Ø 出纳核实付款

2.2 计划外各项费用报销流程及审批权限：
2.2.1 计划外费用开支审批流程：
需要发生计划外费用支出时，必须先通过审批流程，审批流程见下图：
Ø 经办人

Ø 部门经理（提出申请）

Ø 财务部门（通过审查）

Ø 总经理（权限为3000元（含）以下，权限内同意开支，权限外增加下一流程审批）

Ø 副董事长（5000元以上）
2.2.2 总经理级别发生计划外费用支出时，由副董事长审批。
2.2.3 对已审批通过的计划外费用，经办人在报销单据时将审批通过流程作为附件，报销流程简化为：经办人填单→部门经理审查→财务部门确认→总经理审批→出纳核实付款。

2.3 借支的规定
2.3.1 区别计划内、外的费用，依据以上审批流程借支。
2.3.2 除差旅费、购置费可以根据已审定的费用计划借支外，原则上其他费用不予借支（可以使用支票的不借支现金）。如差旅费借款时也包括出差期间的招待费，招待费用的控制标准按照下文中关于招待费的有关规定执行。
2.3.3 借款单上须注明借款日期和预计还款日期（出差借支按返程日三天内预计还款日、其他以借款第二天为预计还款日），员工借款办完公务后，须在预计还款日期后五天内办理结清，否则按超过五天未超过十天的，从当次报销金额中扣减借款金额的3%；超过十天未超过二十天的，从当次报销金额中扣减借款金额的6%，超过二十天的，从工资中扣发借款金额的10%。前款不清，后款不借。

3 各项费用报销控制
3.1 差旅费
3.1.1 因工作需要出差,无论是否需借支,出差前一律须出差人事先申请审批，并明确出差任务、出行时间、交通工具、随行人员等事宜，出差审批请按照公司规定的审批流程。同次出差任务涉及多部门员工的，应按部门分别申请。出差途中，如因工作需要临时增加出差行程到新的出差地点的，经出差审批人书面或邮件确认，新的出差行程作为另一次出差时间，与原出差时间不连续计算。但出差天数不得重复计算。
3.1.2 出差审批文件必须与差旅费报销单据同时报送。出差香港、澳门的必须后附通行证的出入境纪录。差旅费报销的内容具体包括：往返机场或火车站或港口的交通费用、住宿费、出差地交通费、飞机票、火车票、船票、长途车票、出差补贴等内容。需乘飞机出差的只能选择乘坐经济舱位。
3.1.3出差费用报销需按财务规定取得真实合法的凭据，对项目填写不完整或字迹模糊不清的不予报销，对涂改、伪造或变造原始票据、虚报出差天数的，不予报销。原始票据遗失或毁损的，当事人须作详细的书面说明及需报销单据明细项目、金额，经出差审批人审批，报财务部门负责人签批后，方可使用通融办法按审批金额的 80%报销。
3.1.4 员工出差期间住宿自理的(即不需公司承担住宿费的),除享受出差补贴外，仍可享受 120 元住宿补贴。
3.1.5 国内差旅费具体标准是：
出差天数（出差补助天数）=出差返程日—出差出发日期+1，包括节假日在内。
住宿天数=出差返程日—出差出发日期，包括节假日在内。
国内出差期间市内交通费、住宿费按下述限额报销（两人或多人出差尽量节省交通费及住宿费）。员工出差返回公司五个工作日内，必须办理报销手续，出差如有借支的，则按借支规定办理。
①住宿费：300元/天
②出差地交通费限额：60元/天
③往返机场/火车站/港口交通费：据实报销
④出差补助：100元/天

3.2 业务招待费
3.2.1 业务系列公司按《业务招待费管理办法》的规定控制额度及报销办法执行。公司财务按照公司规定控制当月总额度，如超过总额度，按计划外费用审批流程执行。
3.2.2 管理系列的业务招待费额度控制及报销流程：
3.2.2.1 管理系列的业务招待费，根据实际工作需要，由该部门负责人每月申报招待费用计划，在每月的“月度工作会议”上说明其用途，会上审定当月可报销额度。
3.2.2.2 所有业务招待费开支应在事前向审批人提出申请，获批准后方可发生，否则不予报销。报销时必须附有《宴请审批单》，费用报销审批极限为：管理系列审批人由总经理审批；总经理的业务招待费由副董事长审批。公司财务按照公司规定控制当月总额度，如超过总额度，按计划外费用审批流程执行。
3.2.2.3 各财务部应每月汇报业务系列、管理系列招待费的发生情况，以便公司加强对此费用的控制与管理的透明度。

3.3 费用的合同管理
同类性质的费用单笔单项超过 5000 元的（如印刷费用、广告费、采购费、装修费、咨询费、顾问费、培训费等），须签订书面合同或协议，并以列明细清单走审批流程的方式由综合部门和财务部门等相关部门进行审批通过，报销时需提交相关书面资料方可报销。

3.4 采购费用
3.4.1办公用品由综合管理部统一采购和管理；如无法统一采购的，需综合管理部予以确认方可报销。
3.4.2 办公设备如 (电脑、复印机、打印机、传真机、摄像机、数码相机、U 盘、计算器等) 由各需要部门按流程申报计划或提交采购申请，综合管理部统一采购和控制管理。
3.4.3 负责办公用品领发的人员，每月需填报办公用品、印刷品的购进、领用、库存报表，按部门分类归档，报送各有关部门及人员。

3.5 出租车费报销
3.5.1非业务部门如确因事项紧急，必须征得部门经理同意后，可申请报销出租车费，报销时应分次（或分单）注明往返地点、事由。

4 费用报销要求
4.1 报销时间要求
4.1.1 应记入当月的费用(指如市内交通费、按业务收入的一定比例报销的业务招待费)，财务部门受理单据报销时间为每月 15—20日。遇节假日顺延。
4.2 费用报销单据的使用
4.2.1 差旅费报销使用“差旅费报销单”。
4.2.2其他费用报销填写“费用报销单”等。
4.2.3如须对外支付公司客户各项费用的，则填写“领用支票审批单”，并由报销人负责尽快取得符合财务要求的正式发票。
4.3 费用报销单据的填制要求
4.3.1 原始凭证必须合法、完整、真实和有效。无效发票和白条不能作为原始凭证进行报销。
4.3.2 外购的物品报销时要有经手人、验收人或证明人签字（一般签在发票背面）。
4.3.3 粘贴单与报销单使用财务部门统一购买或编制的凭证，粘贴应整齐规范，填写报销单应使用黑色或蓝色墨水的钢笔或签字笔，不能使用圆珠笔。
4.3.4 报销单的时间、内容、所属公司及部门、金额等事项必须逐一填写清楚。
4.3.5 单据张数的填写：根据内附单据的实际数量以小写数字填写。
4.3.6 “用途”方面按下表所列的费用名称以及后附发票的内容填写。
4.3.7 大写金额的书写要规范。
4.3.8 单据粘贴要求：内附单据粘贴不得超出“费用报销单”和“报销单据粘贴单”纸张的大小。单据可从左至右或从上至下依次阶梯式粘贴，同等面额单据集中粘贴。单据的粘贴必须使用胶水（不能用双面胶、订书钉代替）。能平铺粘贴的，不要折叠粘贴。“费用报销单”和“报销单据粘贴单”的胶水粘合处不超过该单左边线的一半，原则上以压住报销单的左上角仍能翻看到内附粘贴单据的全貌为好。
5.3.9 为使财务基础工作达到更高标准，如单据填报不规范，将不被受理：如已受理，亦不排除退单处理。

5 其他
5.1 本制度批准权属公司董事会，由财务部负责解释、修订。