办公设备管理核心制度.doc

办公设备日常管理制度

第一章 总则
一、目标。为了确保企业办公设备正常运转，提升办公设备工作效率和使用寿命，特制订本制度。
二、适用范围。本制度所指办公设备关键包含台式电脑、打印机、复印机、电话、传真机、投影仪、笔记本电脑、相机等。
三、相关部门职责。
1、综合部，关键负责办公设备采购、保管、配发、维修保养、设备调换等事宜。
2、设备使用人，关键负责办公设备及隶属物品使用、保管、保养、维修申报等事宜。

第二章 办公设备日常管理
一、办公设备申请和购置。
1、工作人员依据需要提出办公设备购置申请，并填写《办公设备需求单》，报设备责任人和经理同意。
2、经企业领导审批后由专员购置。
二、办公设备领用。
设备需求人依据审批《办公设备需求单》到设备管理人处领取。
三、办公设备使用和保养。
1、使用设备前应具体阅读操作手册，严格根据操作规范操作使用，各部门责任人负责监督检验。
2、企业各类设备保养和维修。由每个人参考规范，正确使用，重视平时保养。
3、综合部对个人办公设备运行、保养情况进行监督检验，对公共办公设备运行、保养负责，设备维修，更换零件要进行登记立案。
四、办公设备维修管理
1、设备发生故障无法使用时，设备使用人应报设备管人员处理；由专员维修及维护或联络供给商统一报修或送外修。
2、在保修期内设备，设备管理人应联络供给商进行维修；保修期外设备，根据最经济可行报修方案进行维修。
五、建立维修档案
1、全部设备维修全部必需建立完整维修档案，由综合部统一管理，关键包含设备名称、维修日期、故障现象、故障原因、维修内容、维修费用、维修单位等。
2、设备管理人应定时统计、汇总维修情况，针对各类故障产生原因提出预防和克服方法，通知使用部门加以防范。
六、办公设备使用监督
1、设备管理人员负责对办公设备使用进行不定时检验。
2、设备管理人对违规使用办公设备人员有提请处罚权力。
七、办公设备盘点及赔偿
1、设备管理人员负责对企业全部办公设备进行分类，并建立办公设备管理台帐，每十二个月盘点清查一次，作到账物相符。
2、在要求使用年限期间，因个人原因造成办公设备毁损、丢失、被盗等，所造成经济损失由个人负担。
八、办公设备报废处理
1、报废审核。对于各部门提交报废物品清单，要认真审核，确定不能再次利用后，经设备管理人员、总经理签字后方可作报废处理。
2、对决定报废办公设备，综合部应做好登记，在报废处理册上写清用具名称、价格、数量、及报废处理其它相关事项。
3、报废品由综合部集中存放、集中处理，不得随意丢弃。
九、办公设备定时例行检验
设备管理人员对企业全部办公设备做定时检验，周期为30-45天，不得超出45天。对全部办公设备运行状态进行检验，填写办公设备例检表。
第三章 办公设备分类管理
一、电脑使用管理
（一）专员收管
1每台电脑指定专员上机，负责日常操作，其它人员不得随意使用。
2电脑使用人员设密码管理，密码属企业机密，未经同意不得向任何人泄露。
（二）电脑操作要求
1严禁在工作时间在电脑上从事和本职员作无关事项，严禁在工作时间使用电脑玩游戏。
2不得使用未经病毒检验U盘，预防病毒入侵。
3严禁私自拷贝、泄露包含企业相关机密文件资料。
（三）病毒防护
1、对于联网计算机，任何人在未经同意情况下，不得从网络复制软件或文档。
2、对于计算机软件安装由使用部门自主决定。
3、任何计算机不得安装游戏软件。
4、软件使用前要确保无病毒。
（四）硬件保护
1、未经IT部同意，任何人不得拆卸所使用电脑设备。
2、拆卸电脑设备时，必需采取防静电方法。
3、硬件维护后，必需将全部设备复原。
4、各部门责任人必需认真落实本部门电脑和配套设备使用和保养责任。
5、各部门责任人必需采取必需方法，确保本部门电脑和配套设备一直处于整齐和良好状态。
（五）电脑保养
1、保持电脑清洁，严禁用手、锐物触摸屏幕，使用人在离开前应退出系统并关闭电源。
2、定时对电脑内资料进行整理，做好备份并删除不需要文件，确保电脑运行速度和存放。（参考企业电子文件归档管理制度）
二、电话使用管理
1、电话由IT部统一负责管理，各部门主管负责监督并控制使用。
2、每次通话应简练扼要，以免耗时占线、浪费资金。
3、严禁拨打私人电话。
4、（4）电话出现故障可报IT部进行维修。
三、打印机、复印机管理
1、为确保打印复印机安全运转，应正确开启和关闭，天天下班时检验好是否关闭。
2、打印或复印完成后，必需立即取走文件，预防失密。
3、标准上严禁打印或复印私人资料。
四、传真机使用管理
1、不得使用传真传送个人资料，机密文件需经领导同意。
2、传真设置成自动接收，预防遗漏关键文件。
五、投影仪使用管理
1、投影仪平时存放于企业库房，需要使用部门向综合部责任人申请。
2、投影仪用于企业、部门会议和培训。
六、其它办公设备使用管理
1、专管专用，企业全部办公设备全部要指定专员管理，其它人员使用必需经设备责任人同意。
2、办公设备要定时进行养护，以免老化影响使用。
3、办公设备使用人员要确保设备安全，假如因使用人员过失造成丢失，要追究责任。

第四章 总则
一、本制度由IT部制订，解释权归IT部全部。
二、本制度自下发之日起实施。

附件1 办公设备需求单

部门

申请人

申请日期

设备名称
单位
单价
数量
金额
备注

累计

部门主管

人行部责任人

总经理

附件2 维修记录表
设备名称
设备使用人
故障现象
故障原因
维修内容
维修费用
维修单位
维修日期

附件3 办公设备例检表
日期： 上次检验日期：
设备名称（使用人）
设备情况
备注