发货管理核心制度.doc

发货管理要求
一 订单管理要求
1. 制单步骤:（营销部）
2. 审核步骤：(供给物流部)
二 发货管理规范：
1. 清点、签字：（供给物流部）
2. 检验、签字：（供给物流部、生产部）
3. 提货、发货：（供给物流部、营销部）
4. 门卫放行：（人事行政部）
三 运输和包装管理规范（供给物流部、营销部）
1. 运输确保：
2. 包装确保：
3. 其它：
四 内部领料规范：
 一       订单管理规范
1.     制单步骤:（营销部）
1)         协议订单由业务经理制作,并交送相关部门（财务部、用户服务部）主管或主管以上领导签字同意后，方可作为正式发货订单下发至供给物流部；
2)         发货订单上如遇任何特殊情况,必需由营销部在“备注栏”中具体注明；
3)         发货订单上货物假如需要由皇家企业代为托运，营销部必需在正式发货订单下发时，将《货物运输通知单》一起下发至供给物流部。不管发货订单上用户企业地址和实际收货人地址、收货人联络电话等是否一致，为了避免错误，在发货订单上，业务经理必需注明实际收货人地址、收货人、收货人联络电话等信息；
4)         如货物由用户自提，营销部需向供给物流部提供用户运输委托书复印件，或由业务经理在发货订单上注明提货人姓名、车号等身份证实；
5)         正式发货订单下发后，对于确定能够出厂货物，营销部有责任立即地打印出对应发货订单《送货联》至供给物流部；
6)          在正式发货订单下发后，可能有内容需要修改；如修改内容较少，则由业务经理在原发货订单上修改并署名为据；如修改内容较多，则不许可在原发货订单上修改，需重新下发一份修改后正确发货订单，原发货订单作废；
7)          对用户急需订单，要求物流部加班，营销部应下发一份《工作联络单》给供给物流部（供给物流部有责任同时通知生产部），写明加班日期、内容。但对于货物自提用户，营销部应在《工作联络单》上注明车到企业具体时间或最晚时间，方便供给物流部和生产部提前安排工作。超出最晚时间后，供给物流部和生产部能够下班。这之间所产生全部加班费用，将会计入相关销售人员个人费用；
2.     审核步骤：(供给物流部)
8)         供给物流部主管在接到正式发货订单后，依据‘制单步骤’要再一次审核订单各项是否完整,最终签字确定；
9)         若发货订单中任何一项不符合步骤要求，供给物流部有权力将订单退回营销，并要求其重新制作发货订单；
10)      对于每一份发货订单，对应《送货联》需供给物流部主管签字确定后，方可发货。
 二       发货管理规范：
1. 清点、签字：（供给物流部）
1)         供给物流部仓库管理员依据订单所列产品逐一配货，严格清点数量，做到每发一批货全部最少有两人以上清点。供给物流部仓库管理员配货时清点一遍后签字确定；供给物流部另一人再复验一遍，并签字确定；装车时送货人（是指我企业指定托运运输企业及其代表），或收货人（是指由用户指定代理人）清点一遍，并签字确定，办好一切交接手续。果断杜绝漏发、错发、多发等现象，确保每一步骤全部无差错；
2) 对于一些小五金件，数量多时极易出现错数和漏数；还有整包型材，内包装里具体数量也极易数错。所以要求物流部仓库管理员在碰到这类物品出货时，要含有高度工作责任心，绝不许可把差错放出厂门！(工作结果将记入每次“绩效考评”)
2.   检验、签字：（供给物流部、生产部）
1)         在外购物资入库前检验过程中，供给物流部仓库管理员除了在《送货联》上对数量、质量依据国家标准进行抽检确定以外，还必需在抽检过物资外包装上标明‘已抽检’字样。尽可能避免外购物资在未来整箱出货时数量上产生差错；（工作结果记入每次“绩效考评”）
2)         发货订单下发至供给物流部后，若有需要生产部进行检验物品(如型材、双壁落水)，首先由供给物流部通知生产部进行出货检验，并提供一份发货订单。
3) 在产品出厂时，生产部质检员必需在发货清单上对产品质量进行签字确定。
3.   提货、发货：（供给物管部、营销部）
1)         如遇特殊情况需供给物流部先行备货，发货订单则必需先由营销部主管签字后，交供给物流部先行配货，待正式发货订单下发后再凭《送货联》发货。
2)         自提用户过来提货时，需出示委托书等能显示身份复印件，供给物管部在发货前先对照和营销部提供资料（货物运输委托书，身份证实）是否一致，在取得二种身份一致情况下，供给物流部方可发货装车。
3)        供给 物流部仓库管理员依据发货情况立即打印出发货清单，具体查对并经过供给物流部主管审核后，提供给营销部，发货清单明细应和发货订单内容相一致。如发觉不一致，供给物流部应具体列明，并立即通知营销部，方便业务经理能和用户立即取得沟通。
4) 对于用纸箱包装和用其它外包装物品，供给物流部必需用统一不干胶标贴贴于物品外包装上侧和边侧，并具体写明：收货地址、收货人、收货人联络电话；并由供给物流部最终发货人签字确定。
4.   门卫放行：
1)         正常工作时间，全部发货订单货物在出厂时，门卫必需要确定供给物流部主管在《送货联》上有签字后，方可将货物放行。如遇双休日或供给物流部主管不在厂情况下，门卫可认可当班责任人签字后，才给予放行，事后供给物流部主管必需补齐手续。
2)         另外，门卫不得以任和借口或形式，放行任何装有企业产品车辆出厂。若因为门卫失误所造成企业损失，全部责任由门卫负责。
三       运输和包装管理规范（物流部、采购部、市场部用户服务部）
1.        运输确保：
1)         由供给物流部选择2～3家正规、含有良好职业声誉运输企业，包含汽运、铁运、空运、船运。由供给物流部和运输企业（尤指汽运）达成质量承诺，并出面签署正式运输协议。
2)         供给物流部人员和‘皇家’全部签约运输企业（尤指汽运）必需要达成一致，即：运输企业一定要对皇家所托运货物完整性、安全性做出保障和承诺。
3)      供给物流部在接到营销部填写《货物运输通知单》挑选其中一家签约运输企业，并依据装车要求，要求其在一定时间内（3-4小时之内）派运输车到企业。
4)         若因为运输企业单方面原因，而造成供给物流部加班所产生费用和企业所以所承受一切损失应全部由运输企业负责。（此项应包含在运输协议内）。
5)         若因为本企业单方面原因，而造成运输企业空车返回损失，应由本企业支付运输企业空车费用。
6)         供给物流部必需确定货物全部准备就绪，再合理安排装载。
7)        供给 物流部也将依据对应运输方法（指汽运、铁运、空运、船运），根据对应货物运输标准对全部出厂货物做好包装确保和保障工作，并作《运输工作明细表登记》。
2.        包装确保：
1)         对运输要求高货物（如：展会、推广会所用门窗样品，用户所需要门窗样品，用于检测目标门窗样品，精巧、表面喷漆五金配件等等），即：全部精细度高、且轻易损坏物品，物流部全部要按‘一级包装’要求内容进行包装。
‘一级包装’目标尤其是针对铁路、航空等运输企业粗暴搬运，关键要求包含：
a.         货物易损坏部分（如无玻璃窗、门框、扇部位）首先要有紧贴汽泡塑料纸（泡直径大于两厘米）包裹，然后用胶带粘牢接口处；
b.         带玻璃门窗玻璃平面要用适合玻璃大小尺寸泡沫板双面覆盖，然后用胶带粘牢接口处；
c.         样角、样品、样窗包装，必需注意对焊角部位和各边角用汽泡纸进行保护性包裹，一定不要暴露在外；
d.         货物放入硬纸板包装内后，纸箱边角全部要用小泡沫块、小泡沫板进行添补，以尽可能避免物品在运输过程当中可能出现晃动、滑动、磨擦、碰撞现象；
e.         4件以下（含4件）表面喷漆五金件和易损坏注塑件（不包含本身有完好包装物件）外层也要用汽泡塑料纸（泡直径大于五毫米）包裹（不少于三层），用胶带粘贴接口处后，再放置于硬纸板包装箱内；
f.         4件以上，表面喷漆五金件和易损坏注塑件，发货时要打成一个大箱（外面必需看起来是一个大件），预防铁路、航空运输企业粗暴搬运可能会造成损坏；
g.         全部硬纸板包装外先用塑料薄膜缠绕，再用打包带捆扎；
h.         最终，在最外层包装显眼处，对运输需要特殊小心珍贵货物，要张贴注意运输标志，即：“小心轻放”、“向上”、“请勿重压”；
i.         对于落水系统需要（或不得不）委托铁路和航空运输构件，除了在箱内构件间必需用汽泡纸（泡直径大于两厘米）隔开外，箱外也要张贴醒目标“小心轻放”、“向上”、“请勿重压”图案标志；
j.       散装型材要进行简易拼装，外包装首先要用塑料封套包裹，其次用硬纸壳套装，再用打包带扎好；
2)         对运输要求较低货物、用户自提、用汽车运输货物，物流部可依据‘一级包装’要求对应降低包裹物层数。但绝不能忽略对易损坏部位和边角部位包装保护。
3.        其它：
1)         对于运输由我企业负担零担/拼车货物（或有些情况下整车货物），原来型材和钢衬采取同车运输方法将改为型材和钢衬分开运输。供给物流部人员将就这类情况，在不提升运输价格情况下，完善和运输企业沟通。其次，营销部也要配合做好用户工作。
a.     让用户了解型材和钢衬分开运输原由；
b.     在货物发出以后，立即立即通知接收货物用户，要求对方随时保持通讯通畅；以降低货物在运输过程当中可能出现无须要、再多装卸过程。
2)         在最终装车时，供给物流部要让运输企业代表（或责任人）签字确定我企业包装是否坚固、牢靠，以深入确保货物在运输过程中安全。（此项要由采购部和运输企业确定在协议中）
3)         整车运输运输信息明细（车号、司机联络电话）由供给物流部直接注明在发货清单上，提供至营销部，由业务经理负责联络用户。
4)          零担/拼车运输运输信息明细（车号、司机联络电话）由运输企业传真至营销部，再由业务经理负责联络用户。