公司员工入职与离职控制程序.doc

SW/XZ002-2007 （D/1版） 员工入职与离职控制程序 第 4 页 共 4 页
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员工入职与离职控制程序
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1.目的
加强员工管理，规范员工入职及离职手续的办理。
2.范围
2.1面试考核合格，经公司领导批准待入司员工（以下简称预录员工）。
2.2自愿离岗员工：本人自愿提出离司或调离现岗位。
2.3自动离岗员工：未经组织批准擅自离岗三天以上（含三天）。
2.4因不适应岗位要求，部门建议离岗员工。
2.5公司辞退、解除（终止）合同员工。
3.工作职责
3.1人力资源部职责：
3.1.1各种体检、入职、离职表单的发放。
3.1.2入职过程中各类问题的解答。
3.1.3入职过程的引导。
3.1.4各种证件及资料的查验。
3.1.5员工胸卡及员工手册的发放，员工手册、安全操作规程的回收。
3.1.6员工档案资料的收集、整理、保管。
3.1.7员工离职面谈。
3.1.8员工离职手续的办理及工资的结算。
3.2用人部门职责：
3.2.1负责试用人员的使用及管理。
3.2.2负责确定试用员工工作任务及考核要求。
3.2.3负责对试用员工进行岗位、工作介绍及督导安排、考核。
3.2.4负责即时将本部门自动离岗人员及打算离职人员信息反馈至人力资源部。
3.2.5负责本部门离职人员的工作交接与确认工作。
3.3其他相关部门职责：
3.3.1行政部负责新入职员工食宿、班车、办公桌椅的安排及新入职管理人员工作服的发放及离职员工住宿、所领工作服的确认，负责非长沙户口新入职员工暂住证的办理。
3.3.2行政部负责离职员工领用物品、餐费结算及员工胸卡的回收。
3.3.3信息中心负责新入职管理人员电脑的配置及离职员工IT账号的及时冻结、取消。
3.3.4工具室负责新入职员工工具、劳保用品的发放及离职员工工具、劳保用品的回收及确认。
3.3.5工具室负责非管理类新入职员工工作服的发放及离职员工所领工作服的确认。
3.3.6品质管理部负责新入职员工计量检测器具的领用及离职员工计量具的回收及确认。
3.3.7品质管理部负责离职技术工人质量事故处罚及赔偿金额的确认。
3.3.8技术中心负责离职员工所领技术图纸及图书的回收及确认。
3.3.9用人部门负责离职员工所掌握资财（含备品备件等）的清点、移交工作。
3.3.10财务部负责离职员工财务往来及所掌握资财（含备品备件等）价值的确认。
3.3.11审计部负责签署离职员工审计意见。
4.入职程序
4.1预录用通知：由人力资源部采用书面或电话形式通知预录员工，并将预录员工的信息反馈给用人部门。
4.2预录员工相关证件及资料准备
4.2.1本人身份证原件及复印件两份。
4.2.2一寸彩色近照4张（非长沙户口需7张）。
4.2.3最高学历证原件及复印件。
4.2.4最高职称证原件及复印件。
4.2.5特种工操作证原件及复印件。
4.2.6其他证书原件及复印件。
4.2.7健康证明（近期体检报告）。
4.3指定每周二为预录员工办理报到手续日。特殊情况，可及时办理报到手续。
4.4报到要求及流程
4.3.1人力资源部查验预录员工相关证件
及资料，在确认其真实、完整后，发放《员工报到表》。
4.3.2预录员工按《员工报到表》流程履行报到手续。出纳、营销、售后服务、驻外仓管员、经警、司机等岗位员工须先签订《劳动合同担保协议》，再办理报到手续。
4.4.3签订《劳动合同》（根据用工形式不同，实习生签订《实习协议》，返聘的离退休人员签订《聘用协议》，劳务派遣人员由劳务公司与员工签订《劳务派遣协议》）。技术人员或其他涉及公司机密的岗位须签订《保密与竞业限制协议》，年薪制人员增加签订《年薪制工资补充协议》。
4.4.4人力资源部为新入职员工办理胸卡并发放《员工手册》及其他相关文件。
4.4.5人力资源部为新入职员工建立员工档案。
4.4.6人力资源部组织对新入职员工进行入职培训。
5．离职程序
5.1 离职审批权
5.1.1一般生产工人、勤杂工及一般基础管理人员由人力资源部长审批。
5.1.2关键岗位员工、核心员工及骨干员工由公司主管领导审批。
5.1.3科长级员工（含车间主任）由公司主管人事领导审批。
5.1.4中高层管理人员由公司董事长审批。
5.2离职申请及审计
5.2.1自愿离岗员工：员工本人须提前一个月向本部门提出申请，并亲笔书写离职申请，经部门主管批准后（部长助理及以上人员须经主管公司领导批准）交人力资源部。
5.2.2自动离岗员工（连续旷工三天者），由用人部门提交员工旷工书面说明，经部门主管签字认可后，将书面说明及旷工书面记录交人力资源部。
5.2.3因不适应岗位要求，部门建议离岗员工，由用人部门提交员工不适应岗位书面说明，按5.1条要求审批后交人力资源部。
5.2.4副部长及以上人员、出纳、采购和其他对外有经济业务往来岗位离职，须提前一个月书面通知人力资源部和审计部，并经审计部进行离职审计后方可办理手离职续。
5.3离岗面谈及员工内部调整
5.3.1人力资源总监或其指定的人员负责与自愿离岗员工、部门建议离岗员工进行面谈，并做好面谈记录。
5.3.2人力资源部根据离岗员工的情况及公司的用人标准，提出员工离岗或内部调配建议，并报相关领导审批（审批权见5.1项）。
5.3.3人力资源部协同用人部门联络自动离岗员工，属公司骨干且本人有特殊情况离岗的，可恢复离岗员工的身份；非特殊情况擅自离岗的做自动离职处理。
5.4离职处理
5.4.1不能内部调整的自愿离岗员工和部门建议离岗员工，由人力资源部通知用人部门和员工及时办理离职手续。
5.4.2 自动离职员工由人力资源部拟定文件，定期公布解除自动离职员工合同。
5.4.3公司辞退、解除（终止）合同员工，由人力资源部通知用人部门，用人部门督促员工及时办理离职手续。
5.5办理离职签审
5.5.1经审批同意离职的营销、售后、采购及对外有经济业务往来岗位的员工，在在办理离职签审前，应先向人力资源部交付以下相关工作书面记录，并存档以备查：
5.5.1.1用于（营销、售后）业务联系的移动电话卡；
5.5.1.2业务、经济往来交接（营销、售后人员应包括所有工作过的地区），其中：营销代表包括：
——业务往来信息及资料；
——货款回笼及应收货款资料；
——相关业务凭证及票据；
——个人经济往来。
售后人员包括：
——配件（保内）领用及维修记录；
——配件（保外）销售往来及货款回笼；
——相关业务凭证及票据；
——个人经济往来。
采购人员包括：
——采购业务往来台帐及采购资金承付状况；
——相关业务凭证及票据；
——个人经济往来。
其他人员：
——业务往来及资金承付；
——相关业务凭证及票据；
——个人经济往来。
5.5.1.3上述书面交接资料必须由部门相关业务经办及负责人（营销、售后为办事处主任、仓管员）、交接手人员及部门主管签字方能生效(其中涉及货款、票据、资财等经济往来的，必须经财务确认)，并交人力资源部存档备查。
5.5.2人力资源部发放《离职签审单》，并指导员工按表单流程办理离职签审。
5.5.3离职人直接上级或主管指定工作接手人及工作移交内容，并对整个工作移交过程实施监督；如暂无确定的接手人则需临时指定接手人先行接管工作，待人员确定后再行转交；如没有合适人选临时接管则由直接上级或主管接手。
5.5.4各签审经办人须严格把关，签字人对相应的签审结果负责，并接受人力资源部审查与监督。
5.5.5签审手续完毕，由人力资源部审核其完成情况，并将离职签审单原件存入该离职员工档案，以备追溯。
5.6办理离职结算
5.6.1离职员工工作移交手续办妥后，由人力资源部开具《离职结算单》，并经离职员工本人签字认可。“存根联”留人力资源部，“财务联”则交财务部结算离职工资，并兼作财务凭证。离职工资统一在公司规定的工资发放日支付到离职人员工资账户上。特殊情况，可在离职之日现金支付离职工资。
5.6.2自领取《员工离岗申请表》之日起至离职签审完毕、办理工资结算单止，该员工的工资及财务支出进行冻结。
5.7人力资源部对离职员工出具《解除（终止）劳动合同证明》。
5.8员工非试用期中止劳动合同或劳动合同到期不续签，须提前30天书面通知公司人力资源部。否则，公司有权不予办理离职手续。
5.9员工自动离岗，离职手续未办妥，或结算、交接不清者，公司有权不予结算工资；对公司造成损失的，公司有权追究其经济责任；触犯法律的，依法追究刑事责任。
6．支持性附件及相关记录
6.1《试用通知书》
6.2《体检联络通知单》
6.3《员工报到表》
6.4《劳动合同担保协议》
6.5《劳动合同》
6.6《实习协议》
6.7《聘用协议》
6.8《保密与竞业限制协议》
6.9《年薪制工资补充协议》
6.10《离职签审单》
6.11《离职结算单》
6.12《解除（终止）劳动合同证明》

本制度由人力资源部起草并负责解释