采购管理体系.doc

襄阳鹰牌荣华轴承有限公司采购管理体系
1．鹰牌荣华轴承有限公司采购管理的基本原则
1．1．物资采购：实行质量优先、价格竞争、相对集中、服务及时的原则；
1．2．供应商的选择：实行从企业的产品开发、生产能力、工艺制造、质量管理水平、供货服务和财务状况等方面进行择优选择的原则；
1．3．供应商关系：为战略合作伙伴关系，实行利益共享、风险共担的原则；
1．4．供应商管理：实行年度评价、动态管理、优胜劣汰（5%-10%）的原则；
1．5．供货质量：实行质量赔偿和激励的原则；
1．6．采购过程：实行规范、公平、公正、公开的原则；
2．采购管理体系
2．1供应商管理组织机购
2．1．1 采 购 部--------------供货部门
2．1．2 质 量 管 理 部--------------质量检验部门
2．1．3 技 术 中 心--------------技术部门
2．1．4 财 务 部--------------价格审定及货款支付部门
2．1．5 人 力 资 源 部--------------监督部门
2．2．采购管理职责
2．2．1．采购部门
(1)负责潜在供应商的推荐、资格认可以及合格供应商确定的组织工作，提供潜在供应商所有的相关资料；
（2）编制物资采购计划，按确定的合格供应商及采购流程实施相应的采购业务；
（3）组织物资采购招投标、议标工作；
（4）组织对供应商的业绩评定和资源分配；
（5）负责供应商的管理；
（6）负责付款计划的制定；
2．2．2．质量管理部门
（1）参与供应商资格的评定，参与确定合格的供应商；
（2）负责合格供应商所供商品质量的检验、质量跟踪管理；
（3）参与采购物资招投标、议标工作；
（4）负责合格供应商质量业绩的评价和考核，参与供应商的年度评价和整合工作；
（5）负责合格供应商的质量改进和培训；
（6）负责供应商供货质量的索赔；
（7）负责与合格供应商签订质量保证协议；
2．2．3．技术部门
（1）参与供应商资格的评审；
（2）负责提供外购主材及辅材的采购标准；
（3）参与采购物资招投标、议标工作；
（4）参与供应商的年度评价和整合工作；
（5）负责与合格供应商签订技术协议、保密协议，并向合格供应商提供产品图纸、产品接收标准等相关文件；
（6）对供应商供货样品的鉴定；
（7）负责合格供应商的技术培训；
2．2．4．财务部
（1）参与供应商资格的评审；
（2）负责采购结算价格的审定及货款结算；
（3）参与采购物资招投标、议标工作；
（4）参与商供货质量的索赔工作；
2．2．5．监督部门
负责对公司采购管理全过程实施监督；
3．采购业务管理
3．1．采购业务管理的依据：依据采购控制程序实施，确定合格供应商名录和供应商A、B、C管理方案
3．2．采购计划、采购合同、采购订单的管理：采购部根据销售部门制订的年、季、月度销售计划及追加计划和物控部门提供的紧急采购计划，编制年度、季度、月度采购计划和紧急采购计划，同时与合格供应商签订相应的采购合同，合同的签订要遵守国家相关法规和本公司的相关规定，并在每月15日前向供应商提供下月采购计划，要求供应商按具体的时间、数量和质量要求供货，并要求供应商提供相关的材质报告、检验报告和供货产品清单；
3．3．采购标准和相关技术要求管理：技术部门根据生产部、采购部、物控部、销售部的信息，制订并下达采购标准，与合格供应商签订《技术协议》、发放产品接收准则、检验规范、技术文件，并与其签订保密协议。
3．4．采购价格管理:
3.4.1．财务部负责制定物资采购询价、比价、审价的程序；
3.4.2．总经理负责对本公司所有物资采购价格进行审批；
3.4.3．财务部对本公司所有物资采购价格进行审核；
3.4.4．采购部负责采购物资的询价、比价、谈价及签订购货合同或协议；
（1）询价：物资采购均应采取3家以上的竞争性询价，采购员应通知供应商提供经签字或盖章确认的书面报价；采购员负责询价资料的准备工作，并保证询价资料的完整性和准确性，采购员要随时做好询价记录，按一定的方法归入供应商档案，便于跟踪；采购员接到供应商报价后，要评审报价的完整性和准确性。
（2）比价：采购部采购物资必须采用比质、比价、竞争采购的方式，要求参加竞价的供应商不少于3家，并在竞价的基础上与供应商进行多轮谈判，每轮谈判后目标价格重新确定，采购员要做好书面记录，并存档。
（3）审价：采购部将货比三家的供应商报价资料报财务部，,财务部在3日内根据自己的信息渠道收集的市场价格信息对采购物资的价格进行审核，并上报总经理批准；采购部根据总经理批准的价格与供应商签订合同；合同签订后采购部将合同复印件交财务部，作为财务支付货款依据。经过审核未被批准的价格，采购部重新按原程序进行询价、比价、审价；当供应商提出调价时采购部要求供应商重新提供报价单，采购部按原程序进行询价、比价、审价；财务部负责所有购进物资和外协加工价格的审核，一是总经理审定价格之前对所采购物资的价格进行审核；审核依据:供应商报价资料；采购部提供的比价资料；收集的市场信息；二是采购员报价之前对发票价格进行审核；审核发票价格的依据是公司已审定的物资采购价格目录及所签订的合同。
采购部必须按采购计划数量进行购买，并对所购物资的质量和价格负责。所购物资价格明显高于现行市场价格并没有理由的,财务部发现后不予上帐。
询价、比价、审价资料由采购部及时归入供应商档案，为便于对采购价格的事后监督，每一笔采购业务都要登记备案，登记的内容包括单位名称、商品名称、规格型号、价格、技术标准、售后服务以及付款方式等。
财务部负责建立物价信息收集网络，及时获得国内外产品价格信息资料，为全公司提供信息服务，公司内部建立部门之间信息交换、沟通和反馈制度，保证物资采购价格管理过程中得到及时的信息支持。在市场价格不稳定时期，每月或者不定期提出市场价格预计情况和分析资料；监督和指导采购部调整采购价格。
3.5.5．采购物资质量管理：质量管理部门根据采购部门的信息与合格供应商签订《质量保证协议》；供应商所供货物数量的验收由物控部仓库管理员核对；所供货物的质量验收由质量管理部门按签订合同中约定的技术、质量标准进行检验；对由于供应商的产品质量问题造成的损失，由质量管理部门按双方签订的《质量保证协方议》进行质量索赔。
3.5.6．供应商发票管理：供应商开具税务发票必须符合国家税务部门和本公司的相关规定。供应商对已使用的物资必须及时开具发票，采购人员、 财务人员收到票后须及时核对发票，办理财务挂帐或退票手续，收到的发票须在当月处理完毕，特殊情况不得超出税务部门规定的期限。
4.供应商的管理
4.1.1．供应商资源信息获取的途径
（1）现有供应商；
（2）供应商自荐；
（3）通过媒体可网上收集相关供应商信息；
（4）公司相关部门或员工推荐；
（5）顾客指定或其他途径获得；
4.1.2．供应商应具备的条件
（1）产品工艺技术先进,具备国家相关生产经营资质，生产检验设备齐全，
生产能力可满足批量生产的需求；
（2）具有较强的质量保证能力；
（3）具有较强的产品开发能力；
（4）企业生产经营及财务状况良好，具有良性发展的潜力；
（5）产品价格合理；
（6）售后服务优秀；
4．1．3．供应商选择的步骤
（1）采购部通过各种渠道收集符合本公司需求的相关供应商信息；
（2）采购部对收集的供应商信息进行筛选、比较、确认，对基本满足公司需求的供应商发给《供应商基本情况调查表》，供应商返回调查表后，要进行进一步的分析、确认，并邀请质量、技术部门等单位对供应商进行现场调查。
根据所掌握的供应商信息，对达到满足公司要求的供应商由采购部填写《合格供应商评审表》，提交公司质量管理部门、技术部门、财务部门等单位进行评价，必要时要求供应商提交产品样品进行检验。经评审合格的供应商报公司领导批准后纳入《合格供应商名录》。
4．2．合格供应商的管理
4．2．1．合格供应商的业绩考评
合格供应商的日常业绩由采购部、质量部门从物品质量、交货期、整改、服务及额外运费等几方面考核，每月或每季进行一次评价，根据评价结果对合格供应商按优秀（A级）、合格（B级）、基本合格（C级）、不合格（D级）进行分级排序，实行等级管理。
（1）对A级供应商给予表彰并从供货比例、财务结算等方面给予优先；
（2）对B级供应商应限量采购；
（3）对C级供应商，暂停采购；向其提出整改建议，整改后若不能通过新供应商评审程序，取消其供应商资格，通过评审的保留其合格供应商资格；
（4）对D级供应商取消其供货资格；
5．供应商产品质量赔偿和激励机制
为提高产品质量，落实产品质量责任，保证供需双方和公司用户的合法权益，根据《中华人民共和国产品质量法》和《中华人民共和国消费者权益保护法》的有关规定，本公司将制订产品质量赔偿和激励的管理办法，对供应商所供的产品质量责任、质量赔偿原则、质量赔偿程序、质量赔偿项目进行分类、质量损失的计算方法、质量赔偿的申诉、质量惩戒和激励方面作出明确规定。
供应商在与本公司签订供货协议或合同的同进必须签订《质量保证协议》和《技术协议》。协议中应明确规定产品质量要求、验收标准、抽样方法和标准、检验设备和手段、接收准则和拒收内容。
对产品质量稳定、信誉高、售后服务周到、顾客调查满意度高的优秀供应商，本公司将从供货份额、货款结算等方面予以优先办理。
6．供应商健储管理
本公司逐步实行物资零库存管理，并与供应商协商和签订有关协议，推行物资零库存财务结算方式。所为物资零库存结算，就是供应商结算以我公司已用商品为结算依据，没用产品作代储商品管理，代储商品不作为结算的依据，货款结算为当月货款除一定比例的质量保证金外，下月予以滚动结算。
7．采购控制程序
7．1．采购输入：产品实现策划活动时，财务部负责提供材料消耗定额，技术部门负责提供产品技术规范和验收标准，生产部负责提供生产计划。
7．2．供方调查：采购部根据产品技术规范及质量要求，在国内外同行业厂家或主要原材料生产厂家中，选择至少三个以上具有良好信誉及质量保证的厂家进行调查，调查内容包括：供方基本情况、生产能力、检验和质量保证能力、交付能力等。公司大宗物资采购必须采取招标、竞标方式，由相关部门组成招标小组实施。
7．3．采购计划：采购部根据实际库存量和销售部编制的年度销售计划及生产部编制的生产计划，编制采购计划，经领导批准后实施。销售部应于每年的１２月３１日前制订出下一年度的销售总计划，应于每月的３１日前制订出配套和市场的月度销售计划，
7．4．采购信息控制：采购合同、采购订单中应列明所购物品的名称、型号、规格、类别、数量、技术标准、质量标准、验收标准、价格、交货期 。
7．5交期跟踪：为保证交货期，采购部必须要求合格供应商具有100%的交货能力，列明交货期要求，订单数量，产品资料，以使合格供应方能满足此期望。采购员应跟踪交货期进度，确保存按期采购入库，要求采购员提前以电话、传真、信函或亲自到厂商处跟催，以确保采购产品按时供应。采购物品入库按规定办理入库报检手续。
7．6．采购产品检验：采购物品进厂入库由仓库管理员验证物品名称、规格型号、数量等项目，并报检；质量管理部门根据有关进货检验规范的要求，对物品进行必要的进货检验；必要时，质量管理部门派检验员前往供货方现场进行采购物资验证或要求供方检验部门提供质量证明资料。质量管理部门按照相关检验规范进行采购物品检验并开具相关检验单。
对日常进货进货检验中发现的批量不合格或严重不合格项目时，由采购部书面通知合格供方，提出纠正和预防措施要求并限期改正。

采购合同管理办法
合同作为明确合同双方权利的义务的依据，具有法律约束力，故凡在经营管理活动中以公司名义与外界发生经济往来的，应当签订经济合同，合同均采用书面形式。
一、 采购合同的内容：　采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免发生纠纷的前下，具备以下主要条款：　　
１．商品的品种、规格和数量：　　商品采购分材料采购和成品采购，商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。如：锻件采购应列明所用轴承钢型号、毛坯流量、是退火件还是淬火件等。
２．商品的质量和包装：　合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准；无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订（交）货；对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款；对商品包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志、及包装物的处理等，均应有详细规定。　　
３．商品的价格和结算方式：　合同中对商品和价格的规定要具体，规定作价的办法和变价处理等，规定结算方式和结算程序。　　
４．交货期限、地点和发送方式：　交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式（送货、代运、自提）。　　
５．商品验收办法：　合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。　　
６．违约责任：　签约一方不履行合同，违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：　　
（１）未近合同规定的商品数量、品种、规格供应商品；　（２）未按合同规定的商品质量标准交货；　（３）逾期发送商品。
７．合同的变更和解除条件：　在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情况，都应在合同中予以规定。　
除此之外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，更有效力。
　　二、采购合同的签订　
　１．签订采购合同的原则：　（１）合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人，是指有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。　（２）合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。　（３）必须坚持平等互利，充分协商的原则签订合同。　（４）当事人应当以自己的名义签订经济合同。委托别人代签，必须要有委托证明。　（５）采购合同应当采用书面形式。
　　２．签订采购合同的程序：　　签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：　　
(1) 订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。公司采购部根据所需采购的物品制定初始采购合同，合同中列明采购物品的规格、型号、单价、付款期限、交货日期、结算方式等，采购部将合同传真至供应商手中。
(2) 接受提议。接受提议是指被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约→新的要约→再要约→……直到承诺的过程。　供应商确认些合同所列内容后，字后将此合同传回公司采购部。采购部将此件作为合同附件存档。
(3) 填写合同文本。　采购部根据初始合同填写正式合同一式二份,将加盖本公司合同章的正式合同以邮寄或传真的方式传入合格供应方手中,合格供应方将加盖合同章的完整合同寄回或传回本公司,合同签订完毕。
(4) 履行签约手续。　按合同规定的内容跟踪交期、质量和结算货款。保证采购任务的顺利完成。
　有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
　　三、采购合同的管理 　　采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：
　　１．加强采购合同签订的管理　　加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理。在签订合同之前，应当认真研究市场需要的和货源情况，掌握公司的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据本公司的购销任务，收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据；二是对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。
　　２．建立合同管理机制和管理制度，以保证合同的履行　　建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利实现。有关修改合同的文书、图表、传真件等均视为合同的组成部分，合同作为公司对外经济活动的重要法律依据和公司内部明确职责的凭证，有关人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档合同正本一份存财务部，一份存办分室，只有一份正本的，正本存财务，复印件存办公室。
各有关人员应按合同妥善保管与合同有关的资料，包括与有关的文书、图表、传真件以及合流转单等。
3．每一合同履行完毕或长期合同的每一阶段完成，各有关人员应及时将上述有关资料整理清楚，交档案整理清楚，交档案管理人员存档。以上资料不得随意得置、销毁、
　　4．处理好合同纠纷　　当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
　　５．信守合同　　合同的履行情况好坏，不仅关系到公司经营活动的顺利进行，而且也关系本公司的声誉和形象。

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