房地产公司文件传递管理制度模板.doc

伴随企业业务不停发展，企业内部文件日益增多，在传输过程中，偶有出现文件遗失或不能立即传达而误事现象，为深入完善文件传达管理，提升文件传达安全性及效率，愈加好地配合企业相关事务运作，现对相关事项作以下规范：
一、 专员传输：各部门指定专员接收、传输文件（下附名单）。文件传输员(下简称传输员)需设置对应文件架，文件应最基础分设“收”、“发”、“待处理”三个形式，以区分文件处理状态，其它可据实际情况自行设置。
二、 文件范围：除绝密文件或仅供主管级以上人员参阅文件外，其它全部文件标准上由各部门传输员派发传输。
三、 编号指导：文件外递审批前，传输员应登记及编号，以清楚文件去向，方便跟进。文件编号应遵照以下标准：
1、 文件号第一、二位为部门简称（详见附表）；
2、 第三、四位为月份；
3、 第五、六位为日期；
4、 第七位为当日文件流水号。
文件号应写在文件右上角。若只是发文或抄送文件，即无须按上述指导编号。
四、传输指导：文件登记及编号后，传输员将文件夹于登记簿中交接收人签收，文件批复后，传输员应在对方登记簿中（此登记簿可只登记文件编号）作签收，并在自己文件登记簿中作“√”以示批复注销，并署上注销日期。传输员在日常工作中须依据文件审批权限及部门主管分配指导进行文件传输分发。若遇传输员或相关人员休假、请假或出差时，部门主管应安排其它同事代为负责，以免所以误事。
文件专员传输人员暂定：企业行政文员或前台文员。
本要求由行政部制订，并监督实施。

发文单位

文题

传阅单位

意见

署名：

署名：

署名：
发文传阅表

发文文稿首页
签发

会签

发文单位

拟稿人

审稿人

文题

主送

抄
报
送
发

落款

附件

专题词

字号

发文日期

打印者

核订者

封发者

发文记录表

日期
发文单位
文题
主送
字号
落款
编号
备注
月
日

收文记录表

日期
发文单位
字号
专题
主送
处理
归档
月
日

发文审批单及签收表

保密性：□通常 □秘密 □绝密
时效性：□通常 □加急 □特急
文件标题

发文字号

印 数

附 件：

主 送：

报 送：

主办部门

拟稿人

拟稿日期

行政部经理
（签字）

副总经理审核
（签字）

总经理
（签字）

董事长
（签字）

签收栏：

发文审批单

保密性：□通常 □秘密 □绝密
时效性：□通常 □加急 □特急
文件标题

发文字号

印 数

附 件：

主 送：

报 送：

主办部门

拟稿人

拟稿日期

部门经理
（签字）

行政经理
（签字）

副总经理审核
（签字）

总经理审批
（签字）

董事长审批
（签字）