招采部部门职责及工作作业流程.docx

招采部部门职责及工作步骤

一、总 则
1.1 目标和意义
（1）为了促进项目总体目标实现、合理控制工程成本、优化资源配置，特制订本工作职责及步骤。
（2）经过本步骤明确采购部内部职责和范围，以求提升工作效率。
1.2 适用范围
（1）本步骤适用项目管理阶段是：从“取得土地使用权益”起，到“工程完工决算完成”止，项目标全过程管理。
（2）管理范围：企业全部开发项目所包含工程招标、工程服务招标（工程监理、工程检测、工程咨询等）、工程物资（材料、设备、设施）采购、工程造价管理和成本控制。
1.3 工作内容
1.3.1 计划管理工作
根据需求部门要求，编制招标采购实施计划，并纳入“项目总控进度计划”范围。
1.3.2 招标、采购及协议管理工作
（1）组织进行资格审查，负责组织当地域建筑材料设备价格信息市场调研，建立、完善和维护资料信息库；
（2）主持编制招标文件；
（3）统一公布招标信息和招标文件发放；
（4）主持答疑会议、组织现场踏勘；
（5）组织对拟选入围单位技术实力、管理水平、资信情况、价格、质量、历史工程（供给能力）等进行考察，依据项目企业提出招标要求，推荐选择入围投标单位；
（6）组织和参与评标、评审和协议谈判；
（7）组织商签协议；
（8）编制协议台帐，建立采购部招标采购档案。
1.3.3 工程造价管理及成本控制工作
（1）负责工程方案造价对比分析；
（2）负责设计变更、签证造价管理；
（3）负责工程项目标预算、结算工作；
（4）编制付款台帐，并定时和财务查对。
二、工作职责
2.1 招标、采购及协议管理
（1）根据需求部门提供工程实施进度计划和需求部门招标要求，主持编制招标文件，组织招标、评标、定标工作；
（2）公布招标信息和招标文件发放；
（3）主持发标、答疑会议，审核投标单位资质；
（4）组织对拟选入围单位技术实力、管理水平、资信情况、价格、质量、历史工程（供给能力）等进行考察，依据需求部门提出招标要求，推荐选择入围投标单位报总经理同意；
（5）组织和参与评标、评审；
（6）组织签署《评标汇报审批表》报总经理同意，以最终确定中标人；
（7）组织和参与协议谈判，进行协议分析和协议交底；
（8）组织和参与样板封存；
（9）组织商签协议和发中标通知书；
（10）负责搜集归档有效招标资料；
（11）负责编制协议台帐；
（12）组织收取和退回投标确保金；
（13）在通用协议范本基础上规范工程协议条款；
（14）参与工程“甲供”物资到货验收工作。
2.2 工程造价管理
（1）项目成本测算，制订目标成本；
（2）工程标底编制和审核，编制施工图预算，进行工程进度支付审核，工程变更及签证，工程结算造价管理；
（3）参与施工现场实测实量工作；
（4）审核工程完工结算；
（5）建立工程造价档案，进行工程造价分析；
（6）编制工程款支付台帐，并定时和财务查对。

三、组织机构
总经理
运行副总
材料设备采购工程师
造价管理工程师
工程
招标
协议管理
材料采购
设备采购
土建造价管理
安装造价管理
招采部部长
工程招标工程师

招采部组织机构图
四、工作方法和程序
4.1工程招标及协议管理
4.1.1 工程招标工作
严格根据企业《招标管理要求》（试行）实施：
（1）依据需求部门需求计划，编制招标采购工作计划。
（2）组建招标小组。
（3）编制招标文件，组织招标文件在招标小组中进行会签。
（4）组织和参与资格审查，推荐符合要求投标人报总经理同意。
（5）发放招标文件，并组织收取招标文件费、图纸押金和投标确保金。
（6）组织和参与开标、评标及定标。
（7）组织和参与样板封存。
（8）组织和参与商签协议和发中标通知书。
（9）进行资料归档。
（10）招标过程中包含表格包含：
招标文件审批表
投标人资格预审情况汇总表
考察汇报及考察情况会签表
评标汇报审批表（中标候选单位推荐表）
中标通知书
协议审批表
（11）需求部门和管理部应在以下时间对下列文件资料完成签认（超出以下时间未进行书面确定，应视为默认，相关资料文件自行生效）：
资格审查文件：收到后48小时内；
招标文件：收到后48小时内；
招标答疑会会议纪要：收到后二十四小时内；
对投标人考察汇报：收到后二十四小时内；
招标文件补充通知：收到后二十四小时内。
（12）因为需求部门需求计划提交迟于“工程招标采购需要时间表”，而影响了工程实施，责任由需求部门自行负担。
4.1.2 协议管理工作
（1）协议谈判
① 负责起草协议，组织招标小组组员参与协议谈判。
② 负责招标文件实质性条款和投标人承诺在协议签署中落实情况。
③ 对协议谈判过程、内容进行具体统计，并作为协议交底依据。
（2）协议签署
采购部依据总经理同意签字，办理企业内部手续，协议正式签署。
（3）协议管理
① 签署后正式协议原件（一式贰份），由采购部交管理部及财务部保留。
② 协议复印件业务部门存档留用。
4.2 材料、设备采购管理
4.2.1 材料、设备招标采购管理
（1）组织确定招标备选供给商范围。
（2）编制招标文件，会签经过后发出招标文件。
（3）组织和参与开标、评标及定标。
（4）组织协议授予，确定供给商并签署协议同时，对供给商提供产品样品进行封样备查。封样两份，封样时要由协议双方签字并注明协议编号，产品编号。
（5）对于不便于封样产品如设备等，采取由供给商提供具体技术参数表、图纸、彩页、照片等备查。
（6）招采部参与材料设备进场验收工作。
4.2.2材料、设备认价管理
（1）材料、设备认价工作由采购部组织实施。
（2）需要认价材料、设备由需求部门提出认价申请，报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入认价程序。
认价申请中包含：材料设备规格型号、数量、技术要求、时间要求及主体承包方推荐合格供给商具体联络方法。
（3）招采部负责进行材料、设备供给商（含主体承包单位推荐供给商）初选工作；对工程关键部位、关键工序材料、设备认价时，采购部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定；如需要考察，由采购部组织工程部、设计部、管理部共同参与，进行实地考察。
（4）标准上材料、设备认价需要货比三家，需要提供三家以上供货信息资料。标准上材料、设备价格满足两家以上供给商能够采购到。
（5）招采部接到认价申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中要求时间内认价完成。
（6）招采部参与材料设备进场验收工作。
（7）材料、设备认价工作结果以工作联络单形式统一展现，统一参考后附页格式，统一编号、统一管理，需要签批部门分别为：主体承包方、招采部、设计部及工程部。
4.2.3 材料、设备询价采购管理
（1）材料、设备询价采购工作由招采部组织实施。
（2）工程需要询价采购材料、设备由需求部门提出询价采购申请，报需求部门部长及招采部部长签字认可后进入询价采购程序。
询价采购申请中包含：材料设备规格型号、数量、技术要求、时间要求。
（3）招采部负责进行材料、设备供给商（含主体承包单位推荐供给商）初选工作；对工程关键部位、关键工序材料、设备询价采购时，招采部组织工程部、设计部、管理部共同讨论研究后确定；如需要考察，由招采部组织工程部、设计部共同参与，进行实地考察。
（4）标准上材料设备询价采购需要货比三家。
（5）招采部接到询价采购申请后要在后附“工程招标采购需要时间表”中要求时间内签署采购协议，确保材料、设备立即进场，确保工程进度需要。
（6）招采部参与材料设备进场验收工作。
4.3 工程造价管理
4.3.1工程标底审核
（1）工程标底编制
工程标底编制方法企业依据工程情况、招标要求和招标文件确定等，工程标底预算编制组织和实施由招采部完成。
（2）工程标底审核
招采部负责工程标底预算审核。招采部依据招标进度，安排工程标底预算编制。在正式招标前依据工程规模、安排预算工程师及相关人员对标底进行分析审核，严格做好保密工作。
（3）工程标底结果归档
招采部对工程标底结果文件进行整理存档保管；对借阅实施严格登记制度，避免结果文件丢失。
4.3.2工程进度款支付审核
（1）对工程进度款申请资料审核
① 工程进度款申请资料必需有自审合格，经监理单位、甲方工程部签字（并盖章）完备支付证书。
② 全部工程进度款申请资料必需附有对应预算书支持，预算书要有具体编制说明、计算底稿（图形算量、手算底稿等），不然视为申请付款手续不全不予审核。
③ 工程进度款申请资料须附有协议复印件（加盖红章）。
④ 变更签证工程进度款申请资料须附有变更签证原件（或复印件加盖红章）。
⑤ 工程进度款申请资料须附有水电费及甲供材料清单，附当期进度款扣除说明。
⑥ 工程形象进度说明（三方认可）。
（2）合格工程量、工程进度款数量审核：
① 严格根据协议约定工程款支付方法进行合格工程量审核。
② 依据协议约定、工程实际进度、进行造价审核，并报上级领导最终审核。
③ 依据协议约定工程款支付方法对变更工程进行工程量、变更工程费用审核。
4.3.3工程变更工程量、工程费用审核
（1）对工程变更资料审核及工程现场查对：
① 工程变更、签证资料必需有自审合格，经监理单位、甲方签字（并盖章）完备变更单。
② 工程变更、签证单描述需清楚，变更部位（轴线、尺寸）正确，不然不予核实。
③ 有较大工程变更，需求部门应报计划到招采部，由招采部对工程变更进行造价分析对比，对变更方案提出意见提议。
④ 较大隐蔽工程变更，招采部工作人员到现场实收。
⑤ 承包人、其它部门应给招采部工作人员现场查对、核实、测量提供便利。
⑥ 全部工程变更、签证资料必需附有对应预算书，预算书要有具体编制说明、计算底稿（图形算量、手算底稿等）。
⑦ 工程变更、签证造成相关工程量降低需附有说明，不然增加工程量不予查对。
（2）合格变更、签证单工程量、工程费用审核：
① 严格根据《河南省建设工程工程量清单综合单价》（）及《河南省建设工程工程量清单综合单价综合解释》（）工程量计算规则进行审核。
② 依据协议约定、工程实际进度、进行审核，并报上级领导最终审核。
4.3.4 完工结算审核
（1）工程完工验收合格，企业取得完工验收立案表、《工程保修书》、《工程使用说明书》和完整完工资料后开始进入完工结算程序。
（2）工程完工结算开始前，招采部要针对工程协议实施情况、施工过程情况编制结算计划。结算计划要明确结算范围、结算时间进度、协议不明确内容、变更签证月结汇总、施工单位提供结算时间、提供完整资料时间、特殊问题处理。
（3）结算前搜集完整结算资料、结算编制依据包含以下资料原件：
工程施工协议
工程施工补充协议
招标文件
投标文件
图纸会审纪要
工程技术核定单
工程变更单
工程签证单
工作联络单
工程会议纪要
施工组织设计
施工方案
发包方供给材料情况一览表（包含：名称、规格、数量<含项目部数量和汇总数量>、单价、合价）
发包方定厂定价材料、设备一览表（包含：名称、规格、数量、单价、合价）
4.3.5 造价管理步骤

工程标底审核步骤图

委托咨询企业编制
内部自己编制
标底审核
结果归档

工程进度款支付审核步骤图
施工单位自审合格

监理审批
工程部审核
招标采购部审定金额
工程部扣水电费、奖罚款
财务部审核
运控副总审核
总经理同意
财务拨款

签证审核步骤图
施工单位自审合格

监理审批
工程部审核
工程部
招标采购部审定金额
工程部、采购部、施工单位现场查对
施工单位

变更审核步骤图
需求部门出具变更审批单

采购部进行费用测算
审批未经过则取消次变更单
总经理审批
工程部
需求部门
运控副总审批
施工单位

完工结算审核步骤图

施工单位自审合格

监理单位审核

工程部审核

招标采购部

内部自己编制
委托咨询企业编制

4.4 考察工作
考察包含市场广泛考察和对供方针对性考察，对市场广泛考察属于招采部内部工作。
对供方针对性考察要求以下：
（1）对供方针对性考察工作关键指，对投标人情况考察，对材料、设备和设施供给商或经销商考察。
（2）这类考察由招采部组织，招标小组人员（需求部门、管理部门、招采部门）及专业工程师参与。
（3）考察人员应对被考察单位情况独立写出评价意见，招采部汇总后以定性或定量方法出具总体评价结果并会签。

五、工程招标采购需要时间表
为了确保招标采购工作工作质量，使招标采购工作有条不紊地开展，确保招标采购工作科学、公正、公平，各方面工作正确到位。工程、物资采购、技术服务等工作必需有足够招标工作时间（包含准备时间、招标时间、协议谈判时间、签约时间等）。
所以，需求部门提出招标采购工作计划应在下列工作时间前提出：
序号
类别
工作时间（天）
备注
一
工程类招标

1.“工作时间”是从明确招标要求和明确采购要求之日起，不含需求部门只提出采购意向但需要采购部配合调查、询价或提供对应样品、参数等才能完善明确招标或采购要求而所需时间。
2.招标要求和采购要求如产生实质性改变（如招标范围、招标方法、结构形式、品种、规格等改变），“工作时间”应自实质性改变明确后重新计算。
1
多层建筑
40
2
高层建筑
50
3
装饰装修工程
50
4
地质勘探工程
20
5
桩基工程
30
6
基坑支护工程
30
7
场区内道路及污水工程
30
8
供配电工程
30
9
路灯工程
30
10
智能化工程
30
11
消防工程
30
12
空调工程
30
13
配套工程
20
14
景观工程
40
二
工程物质类

1
大型设备
90
2
材料
40
3
半成品、成品
50
4
门窗
60
三
服务类
25
六、常见工作表格
招标文件审批表
项目名称

编号

项目类别
□工程施工 □材料设备 □工程服务
□营销策划 □其它
采购方法
□招标 □商签
关键内容

小组意见
组员署名：
保留心见：
总经理
同意

备注及附件

资格审查表（通用格式）
项目名称

投标人

企业性质

法人代表

控股单位

企业性质

法人代表

投标人地址

联络人

联络电话

资质情况

实地考查统计
基础情况（人员、占地、
厂房等）

财务情况

研发和技术

工艺、设备和产能

产品性能和质量

产品市场情况

产品服务情况

评价和结论

审查人员署名：
资格审查表（工程单位）
项目名称

投标人

企业性质

法定代表人

控股单位

企业性质

法定代表人

投标人地址

联络人

联络电话

资质情况
营业执照

资质证书

其它

实地考查统计
基础情况（人员、办公场地等）

财务情况

设备情况

多年来关键工程情况

现在在建工程情况

本项目确定责任人和技术人员情况

资格审查
评价和结论

审查人员署名：

招标/商签预审入围审批表
项目名称

编号

项目类别
□工程施工 □材料设备 □工程服务
□营销策划 □其它
采购方法
□招标 □商签
入围单位名单

小组意见
组员署名：
保留心见：
总经理
同意

备注及附件

定标审批表
项目名称

编号

项目类别
□营销策划 □计划设计 □工程建设

□工程采购 □其它
采购方法
□招标 □商签
评审情况综述

综合评分排序

评审确定结果
中标人/商签供给商：
中标候选人/商签备选供给商：
小组意见
组员署名：
保留心见：
同意
（总经理）

备注及附件

中标通知书

:
很感谢贵企业对我企业 项目标投标。经过招标小组评标，贵企业取得了该项目标中标权，中标总价为 ，工期为： 。
请贵企业速到我企业商谈协议相关事宜。
谢谢合作！
招标人:
年 月 日
协议审批表
协议名称

协议编号

协议类别
□  招标 □商签 □非招标
申报部门

经办人

申报时间

签约单位
甲 方

乙 方

关键技术条款

关键商务条款

经办部门
责任人：
职能审核
(成本）
责任人：
职能审核
(法务）
责任人：
审定
（经办部门
分管领导）

同意
（总经理）

备注及附件

工程协议付款审批表
协议名称

编号

收款单位

付款依据

工程
完成情况

标段主管： 工程部责任人：
乙方申请金额
元（大写）：
监理审核金额
元（大写）：
采购部
审定金额
审定金额： 元（大写）：
预算人员： 部门责任人：
工程部意见
应扣款项： 1、水费： 2、电费：
3、罚款： 4、其它：
应扣款项累计：
此次应支付金额：
此次付款后累计已付款：
标段主管： 部门责任人：
管理部意见
付款审核： 部门责任人：
运控副总

总经理

工程变更审批单
工程名称：
变更单编号 ：
所属项目名称：
变更提出单位：
施工单位：
费用负担单位：
变更原因：

变
更
申
请

申请部门经办人（工程部或设计部）：
申请部门责任人（工程部或设计部）:

预
算
审
核

采购部专业工程师： 采购部责任人：

审定

同意

工程结算审批单
工程名称：
指令编号
/变更单编号：
施工单位：
费用负担单位：
施工时间：自 年 月 日至 年 月 日，累计 日

工程
总造价

具体见附件：工程结算单

已付款
第1次付款: 元
付款编号：
第2次付款: 元
付款编号：
第3次付款: 元
付款编号：
工程部
审核

标段工程师： 部门责任人： 时间：

采购部
审核

造价工程师： 部门责任人： 时间：

审定

同意

招采部
年 月 日