职位说明书编制工作中容易犯的五大错误样本.doc

职位说明书编制工作中轻易犯五大错误

    以下五条，是企业在职位说明书编制和管理中里常犯错误，期望能给大家部分提醒。

    1、管理人员不够重视。在这里不是说企业家不重视，而是企业管理人员，尤其是中层管理人员不够重视，认为这是人力资源部事。其实人力资源部在这里只能充当监督、指导说明书编写角色，真正责任人是各部门责任人。因为部门责任人才最了解部门内部职位职责，部门运作步骤和人员分工合作。部门责任人要对部门内全部职位负责，安排任职者编写职位说明书，对提交上来职位说明书进行审核。在有些部门负责职位管理人文笔不好，或是工作太忙，不愿意写时候，出现人力资源部代笔事。让一个不熟悉业务人来写，结果可想而知，肯定是吃力不讨好。拿着自己写职位说明书去招聘，用人部门能满意吗？

　　2、忽略职位分析。职位说明书编写包含两部分，一是职位分析，二是职位说明书编写。职位分析就是以战略为导向，以组织为基础，和步骤相衔接，对职位信息进行搜集、整理、分析和综合一系列工作程序、技术和方法。职位分析结果就是职位说明书。只有把职位分析做好了，职位说明书质量才能确保。职位分析有很多方法，有观察法、问卷调查法、面谈法、工作日志法、教授讨论法等等。采取哪种职位分析法很关键，比如观察法，对观察人要求很高，问卷调查法对问卷设计要求很高。所以一定要选择适宜职位分析方法。在企业里，常常采取由任职者自己撰写方法。不过因为任职者素质参差不齐，职位说明书质量有好有坏，而且大部分职位说明书是描述现实状况，她们并没有能力对自己职位进行分析。缺乏了职位分析，就不能发觉职位设置问题，不能有所改善，只会“将错就错”。更不能期望能以战略为导向，组织为基础，和步骤相衔接了。根据这么职位说明书来安排任务，工作效率能改善吗？部门之间推诿能处理吗？所以，让任职者自己写职位说明书不能产生好效果，这个时候，经过对职位相关步骤活动分析，梳理出该职位业务活动模型，然后依据该职位业务活动模型来填写职位说明书，质量才能有确保。

　　3、没有使用职位说明书意识和步骤。职位说明书编写出来以后，人力资源部就认为万事大吉了，把职位说明书锁在电脑里。职位说明书假如没有使用话，只是一张张废纸，没有任何作用，只有跟人力资源具体工作联络起来，才能起到基础作用。依据职位说明书上知识、技能、素质要求，工作职责描述，招聘人员能够寻求适宜人员。针对知识、技能要求，培训人员能够制订培训计划。绩效考评指标从哪里来呢？在职位说明书职责描述里。依据职责，对职位进行评定，处理内部不公平问题。所以，完成职位说明书以后，人力资源部需要做是趁热打铁，宣贯职位说明书关键性，培训、指导各部门怎样使用职位说明书，建立一系列制度、步骤来充足发挥职位说明书作用。
　　4、忽略动态管理。职位说明书编写好以后，不是一劳永逸事。伴随企业改变、战略方向改变、组织发生变革、步骤优化，职位职责也会发生改变。所以，一定要建立职位说明书动态管理机制，适时更新职位说明书。有些企业做过职位分析，制订了职位说明书，不过“一稿定终生”，忽略了立即更新职位说明书，伴随企业改变，肯定有很多职位职责发生了改变，拿着对不上板职位说明书，肯定起不了多大作用。人力资源部要制订职位说明书更新制度和步骤，保障职位说明书连续性。

　　5、人力资源人员指导作用偏弱。人力资源人员在编写职位说明书工作中，即使不是编写关键责任人，不过作用很重大，需要组织、培训、指导各部门进行职位分析，编写职位说明书，对质量进行把关，最终，还需要使用、维护职位说明书管理系统。假如，人力资源人员专业水平不到位或没有进行指导话，肯定会影响职位说明书质量。