旅游集团酒店管理代销品标准作业制度样本.doc

厦门夏商旅游集团酒店管理企业
代销品标准作业暂行要求

制订：财会部
修订日期：2月

一、制订目标：加强门店代销品销售项目管理，明确代销品在订、购、验、存、领、售等步骤作业步骤和岗位职责。
二、制订依据：厦门夏商旅游酒店管理企业财务内控管理制度之09《采购管理暂行要求》及之08《存货管理暂行要求》。
三、业务操作：分别请购，统一定购，分别配送，分别支付货款。
四、业务性质账务处理：依据协议内容此项业务性质是代购代销性质，但实际操作是供货商销售发票开给各单位，各单位此项收入并入客房收入，统一开具住宿专用发票，据此确定此项业务实际性质是进销行为。代销商品分为客房代销品和大堂代销品，财务处理以进销性质进行核实，客房代销品收入在营业日报表客房收入项目标“客房酒吧”栏表现，大堂代销品收入在营业日报表客房收入项目标“商务中心-商务代销”栏表现，账务依此计入“客房收入-其它收入”科目核实，成本依据月末销售月报表品种、数量计入“客房成本-其它成本”科目核实。
五、作业步骤：
1、订购步骤：
（1）订货：采购小组确定代销品供给商、品种、进价、代销价格、付款方法等，签署购销协议；
（2）购货：各单位依据需要，填制“材料申购单”，注明采购商品编号、名称、规格、数量，并经责任人审批后送酒店管理企业采购专员，管理企业采购专员接单复核签字，统一定购。“材料申购单”仓库联退还请购单位（定购和请购有差异应立即和请购单位确定）。采购专员保留采购联单，具体登记各单位进货时间、金额。货款由各门店依据购货情况由各门店依据审批步骤分别支付。
2、验收步骤：供货商送货上门，由各单位采购经办人和仓管员依据仓库联内容验收，按实际验收品种和数量填制“验收进仓单”（实际验收和请购内容有差异立即通知管理企业采购专员并附验收单复印件）。
3、入库保管：仓管员负责代销品实物保管工作，依据验收单内容登记仓库账，摆放好实物。
4、领用销售：客房或总台（以下称销售部门）依据需要领用品种、数量填制“材料申请领用单”，经部门主管审批后到仓库领取；仓管员依据实际领用品种、数量填制“材料领用出仓单”，经领用人、仓管员签字确定后，领取实物，并登记仓库账；销售部门依据实际需要将代销品摆放在货架上，并按酒店管理企业要求摆放对应商品价格标签。剩下代销品存放于部门二级仓库，货架上应制作一价格目录表注明代销品存放数量。
5、定价管理：门店全部代销品应按酒店管理企业统一制订售价进行销售。在销售过程中若对商品销售价格及品项有调整提议，应通知酒店管理企业采购部门，待企业领导同意后统一实施。全部代销商品品项及售价应报备管理企业财会部，方便财会部查对。
6、销售管理：
（1）客房代销品：客人在房间消费完后退房结账，楼层服务员查房后应先电话通知前台服务员先填写代销品销售清单并入账（切记前台服务员应反复楼层服务员所报客人消费代销品品名、数量、金额），事后和楼层服务员立即查对，如有特殊情况客人需补充代销品由楼层服务员填写“代销品销售清单”经客人签字后交前台服务员签字入账；门店客房部应由一名人员负责代销品进、销、存管理，天天依据领用单、代销品销售清单等相关单据做好客房代销品台账并天天依据当日代销品销售情况填写“客房代销品销售清单”,并将财务联交资金管理员。资金管理员在查对天天日报表同时要查对消费明细，并对账单、杂项单进行消号（代销品销售清单由各相关人员向资金管理员领取，资金管理员应做好登记和核销工作）；
（2）大堂代销品：客人消费时，前台人员填写“杂项消费单”并立即将此收入录入客房收入“商务中心-商务代销”栏目。天天依据当日代销品销售情况填写“前台代销品销售清单”,并将财务联交资金管理员。资金管理员在查对天天日报表同时要查对杂项消费明细，并对账单、杂项单进行消号（杂项单由各相关人员向资金管理员领取，资金管理员应做好登记和核销工作）；各门店应由一名人员负责代销品进、销、存管理，天天依据领用单、杂项消费单等相关单据做好代销品台账；客人发生消费时，前台服务员应先填写“杂项消费单”，再依据“杂项消费单”录入电脑，不然一经发觉视作违规，将视具体情况按企业奖惩要求实施。
7、月末统计：月末由资金管理员依据天天“代销品销售清单”统计当月销售代销品品种和数量，填制“代销品销售统计表”（样式附后），经责任人审核后移交核实会计，核实会计据此单结转销售成本，计入“客房成本-其它成本”。
8、月末盘点：月末，各经营单位仓库、部门二级仓库和总台全部必需进行盘点，盘点表酒店管理企业统一制作。