食品司采购制度与流程样本.doc

审批人：
聊城市福润禽业食品采购制度、步骤
为了愈加好地保质保量地完成企业各项供给采购任务，保障生产等各个步骤有序运转，确保企业资金效益最大化，特制订本步骤。
一、 填写请购单注意事项：
1、 各部门需请购物资，必需填写请购单，没有填写请购单物资供给科一律不给予购置。
2、 具体正确填写请购物资名称、型号、规格、单位、数量、和请购日期、部门。内容填写不清楚不具体供给科不于采购直至请购单补填清楚具体，供给科不负担由此造成损失。
3、 必需有填表人、部门责任人、仓库保管、主管责任人及相关部门责任人签字，并由总经理签字同意。
4、 请购单未填满，下面须注明“以下空白”。
5、 若能够提供请购物资相关产品信息或联络方法应在备注栏里注明。
6、 固定资产须附同意后固定资产汇报。
7、 字迹要清楚，请购单字迹不清楚而造成供给科无法购置或所买物品和实际物品不符则由填写人负责。
二、不予接收请购单：
1、不符合请购单填定规范不予接收。物资相关信息不完整，不正确；无相关责任人签字。
2、不在要求时间内请购单不予审批请购。如各个部门所需劳保用具：手套，记号笔，毛巾等用具30天只能集中请购一次（每个月21-27日）其它时间则不给予购置。
3、应附批文而未附请购单不予接收。
4、所填请购时限不满足对应请购周期请购单不予接收。如请购通常性物品在当地能够购到则需七天时间；需订做或需到外地购置物品则需15天以上采购周期，假如是冷门产品或需特殊订做产品则需提前30天时间做请购计划。方便于供给科作好统筹安排，并形成批量性购置，同时节省相关费用。（特殊情况须总经理尤其指示但一周不得超出一次）。
5、经过涂改请购单不给予接收，如需增加或需改动请购单则需重新填写请购单，而且作废和之冲突请购单。
三、 物资请购时间安排：
1、 每七天在周一提交常规性请购计划。方便于供给科业务统筹安排。
2、 每个月25日之前将下月整体计划提交到供给科。办公、劳保用具拟30天请购一次，每个月20-25日各部门将请购计划报到供给科。方便于供给科业务统筹安排。
3、 在做计划之前，将仓库物资库存情况结合起来，并考虑采购周期、最小库存量、采购难易度等原因，将整体需求计划以书面形式提交给供给科。提交计划必需有部门责任人签字确定，或经总经理审批。在要货之前，再将请购单按相关程序提交到供给科。此整体计划是为了便于供给科做好采购计划和供货安排。
4、 提交到供给科请购计划必需符合要求，以免为确定物资而耽搁物资采购。比如：规格型号、名称、单位等。
5、 部分物资要考虑到检验周期和物资场地。
6、 对于紧急物资采购，除严格根据上述要求填写请购单，实施请购程序外，还必需具体填写用途、时限，并由总经理签字。且每个月不得超出三次。
四、 物资缴库和验收：
1、 请购物资采购回厂后，采购员应将物品立即交予仓库保管，由保管依据来料清单或和用户当面清点，并检验所到物品和清单上物品名称、规格、型号、数量是否一致，需送检物资开据送货送检通知单，经相关人员验收合格后，开据来料证实单交供给科和用户。（市内采购物资验收为货到验收。外地物资两个工作日验收完成。煤等须外检物资除外）
2、 供给科凭保管开据来料证实单立即开据缴库单，经验收合格物品由检验人员在缴库单上签字确定，并将缴库单交于保管。
3、 保管接到缴库单，经核查和所缴物品正确无误后签字确定，并将缴库单反馈到采购员、财务科做为结算和做帐凭证。
4、 保管立即将验收合格物品按要求摆放到指定地点并做好标识。
五、 出库程序及操作要求：
1、 物品出库时，需严格根据优异先出标准，将前期物资出库完成后方可出库后期到位物资。
2、 本部门请购物资，要做好请购登记。将请购单送到供给科后请购期限到时，则先到仓库查一下是否到位，通常情况下是：谁请购谁验收谁领用。一旦请购物资到位时就需立即开据出库单将本部门所需物品出库，不得多领或未请购而硬性领用，以免影响其它部门使用。
3、 对于因为该领而未领或使用量和采购量显著不符等原因造成物资积压损失，（尤其是有保质期产品）则由请购部门负责赔偿。
4、 对于将物资领取后而长时间不用又能够分开计数，则由领用部门立即办理退库手续，再由仓库统一调配，避免造成无须要损失和浪费，同时降低积压物资数量，减勉资金占用，提升资金使用效率。
5、 对于清理、拆除、生产结构调整、组织结构变更而出现物资临时过剩时，则应将多出物资办理退库手续，将物资交仓库统一保管，需维护保养设备类物资必需经工程科保养检验后，方可交到仓库保管。
6、 对于批量性进货物资，经过验收合格而领用物资在使用过程中出现少许不合格或次品时，则由使用部门立即将不合格品送到供给科，由供给科和供给商联络退换、折扣或索赔；不然供给科不负责送样不立即所造成损失。
7、 对于在保修期内出现故障设备或工器具，在其出现异常情况时必需停止使用，如工程科能够检修则立即找维修人员检修，如属精密设备或高科技产品，则必需立即通知供给科或工程科，由供给科或工程科和厂家或专业维修点联络，且不得私自乱动，不然出现一切后果由责任人负担。
8、 本程序经总经理签字确定后生效。
六、本制度经过表明企业各科室部门对相关内容认可，供给科不负担任何相关联责任。如：供给科收留了不附和要求请购单而耽搁时间所造成损失。

聊城市福润禽业食品
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