行政接待管理新规制度.doc

行政接待管理制度 V1.0
无锡物联网产业研究院管理体系改进工作小组
最后更新.04.09

目录
1 概述 3
1.1 目 3
1.2 合用范畴 3
1.3 引用流程 3
2 职责分工 3
2.1 总经理办公会 3
2.2 总经理或部门主管副总经理 3
2.3 综合办公室 3
2.4 有关部门负责人 4
3 普通接待管理 4
3.1 普通接待范畴 4
3.2 普通接待程序 4
4 宾客接待管理 5
4.1 接待宾客范畴 5
4.2 宾客接待程序 5
4.3 接待职责分工 5
4.4 接待管理其她规定 6
4.5 接待勤务管理 6
5 招待费管理条例 7
5.1 招待费使用原则 7
5.2 业务招待费使用范畴 7
5.3 业务招待费使用原则及使用程序 8
5.4 业务招待费报销程序 8
6 宾客参观管理 9
7 本制度效力 9
附录（一）访客登记单 10
附录（二）公务接待审批表 11
附录（三）参观登记表 12

1 概述
1.1 目
为规范行政接待管理事务，使内部管理有据可依，使来访和参观有章可循，塑造公司良好外部形象，特制定本制度。
1.2 合用范畴
本制度合用于无锡物联院产业研究院各部门行政接待管理工作。
1.3 引用流程
《宾客接待流程》
《访客接待流程》
2 职责分工
2.1 总经理办公会
负责审核批准公司接待与参观管理制度。
2.2 总经理或部门主管副总经理
负责特殊接待状况和特殊接待费用事前和事后审核。
2.3 综合办公室
负责公司规定行政接待管理；
负责安排协调参观工作；
负责本部门接待费用报销管理和其她部门费用报销审核工作。
2.4 有关部门负责人
负责本部门接待管理；
负责部门参观管理；
负责本部门接待费用报销管理。
3 普通接待管理
3.1 普通接待范畴
合用于办公区域前台对普通性来访人员登记与接待管理。
3.2 普通接待程序
来访人员进入工作场合前台规定来访时，由前台服务人员进行常规暂时性接待，同步按来访人规定与公司内被访者联系。
被访者接受来访规定后，前台服务人员或被访者安排详细接待时间与地点。
前台服务人员规定来访人员填写《访客登记单》见附录（一），前台服务人员登记访客身份证；
前台服务人员向访客发放访客证，并收取押金10元；
来访人员按规定填写完毕后，携带《访客登记单》并佩戴访客证进入公司办公区；
来访结束后，来访人员将通过被访人员签字后《访客登记单》返还至前台，并归还访客证；
前台服务人员将事先收取押金归还访客，收回并妥善保管访客证；
前台服务人员将《访客登记单》准时间妥善存档，并提供事后单据查找和内容查证。
4 宾客接待管理
4.1 接待宾客范畴
l 国家机关、地方政府到公司视察、检查指引工作领导及其她人员；
l 兄弟单位、合伙单位到公司商洽业务或协同办公人员；
l 参加上级单位在公司召开关于会议会议代表；
l 来公司进行技术合伙、交流外国客人；
l 来公司参加学术交流各类专家和参观考察学习重要团队；
l 领导安排其她宾客和需要接待人员。
4.2 宾客接待程序
公务接待工作实行统一管理，统一安排，统一原则，对口负责，分级接待，除公司领导指定由综合办公室负责公务接待任务外，其她公务接待以对口业务部门为主，综合办公室予以配合；
公司副总以上领导公务接待，由综合办公室统一安排。公司业务部门需要综合办公室安排接待时，必要事先填写《公务接待审批表（存根联）》和《公务接待审批表（报销联）》（见附录二），经公司主管领导审批后，报综合办公室安排接待（涉及食宿、会议地点、新闻报道、车辆、参观地点等）。
《公务接待审批表（存根联）》在业务接待最后获批后交综合办公室存档，《公务接待审批表（报销联）》申请部门自行保存，用于业务招待费报销；
由综合办公室负责接待费用归综合办公室负责，由业务部门招待发生费用业务部门自行负责，详细招待费报销流程参见“8.4业务招待费报销程序”；
4.3 接待职责分工
l 接待副总级别以上客人，由重要有关部门或综合办公室提出接待方案，经公司主管领导审批后，由综合办公室详细组织实行；
l 承办上级会议代表接待，由会议承办单位或部门提出接待方案，经物联院主管领导审批后，由综合办公室和会议承办部门共同组织实行；
l 其她人员接待，由部门提出接待方案，经主管领导审批，与综合办公室联系后，由部门组织实行，综合办公室配合；
详细招待费原则参照下文“8.招待费管理条例”。
4.4 接待管理其她规定
不准组织参加用公款支付营业性歌厅、舞厅、夜总会等高消费娱乐和健身活动。不馈赠礼物和纪念品。特殊状况需安排娱乐活动和馈赠礼物、纪念品时，需经部门主管副总经理或总经理批准后，由综合办公室统一安排；
接待会议普通不安排来回超过两天路程外出游览，特殊状况需经公司主管副总经理或总经理批准；
特殊状况确有必要在外接待业务，要严格控制陪餐人员，减少接待费用支出。在工作时间进行各类交流、谈判、洽谈、报告等活动原则上不安排陪餐；因工作和礼节需要可恰当安排陪餐人员，但陪餐人员须按客三主一比例控制；
来物联院进行技术交流、洽谈、拜访等活动宾客，接待单位或公司主管领导原则上只宴请1次，严格控制有客必宴和多头宴请；
严格控制住宿费用补贴，物联院和各部门在安排接待、会议活动时，原则上不得予以宾客或代表住宿补贴；特殊状况需补贴住宿费时，必要向综合办公室提出申请，并经公司主管副总经理或总经理批准方可补贴；
部门指标费用必要用于对外业务交往接待，不得变相用于福利和奖励支出，不得用于公司内部各种会议和公司内部互相交往活动，禁止各部门用接待费和会议费互相请吃请玩；
原则上，不容许除媒体记者外任何来访人员拍照和照相。
因工作需要对公司关于部门及先进实验室、设备、产品等进行照相摄像媒体人员（涉及外请记者）由接待单位向主管副总经理或总经理审批通过后，在公司综合办公室办理关于手续后方可拍照、照相。
4.5 接待勤务管理
接待中协调服务工作：重要客人接待工作，主办部门和综合办公室须派专人陪伴，并随时掌握接待筹划变动状况，做好相应服务工作。
重要客人接待工作详细如下：
迎接宾客：按规定告知领导、迎宾小组及关于人员提前15分钟到达迎候地点，需悬挂欢迎标和宣传标要提前悬挂，必要时还要由主办部门或综合办公室派人到指定地点迎接；
安排住宿：客人到达后，接待人员应及时将客户安排至宾馆并简介有关状况；
活动安排：按照日程安排，周密组织协调好各项活动，提前没有日程安排，及时与宾客商定活动内容，并由接待人员将活动安排表报送给有关人员；
贯彻就餐和会议：凡有重要宾客或重要活动，接待人员要提前告知宾馆做好就餐服务、会议服务（除会议期间必要服务外，重要会议还需依照需要提前悬挂会标，摆放会议座签，印制双方人员状况简表，准备多媒体、音响设施、休息室等）。
接待后期工作安排如下：
诚恳地向宾客征求对接待工作意见，并征询需要接待人员办理事宜。
拟定宾客离开物联院详细时间，必要时，为客人提前代订返程车（船、机）票，并及时送到客人手中。
安排送客车辆，如有必要，安排公司领导为客人送行。
按照宾客规定，与宾客所在或前去单位联系，告知客人何时、乘何次车（船、飞机）到达，以便接站。
5 招待费管理条例
5.1 招待费使用原则
各部门自行解决业务招待只能使用本部门预算内业务招待费，超过某些由部门自理；
业务招待费使用要符合廉政建设关于规定，业务招待费不得用于礼物、旅游、营业性高档消费；
业务招待费使用必要符合财政法规和纪律规定。
业务招待费使用必要对增进公司研发生产、经济合伙、公司管理起到积极作用。
5.2 业务招待费使用范畴
业务招待费可用于上级部门、政府部门到我司检查、指引工作及兄弟单位来人联系工作接待。
业务招待费可用于上级部门、政府部门委托我司承办各种会议所发生必要招待。
业务招待费可用于业务部门外出联系工作所发生必要招待。
业务招待费可用于本公司发生突发性事件后抢险抢修以及救灾所发生就餐、茶水饮料等必要性开支。
业务招待费可用于因实行重大工程项目、暂时突击项目而需要连夜工作发生夜间就餐，茶水饮料等必要性支出。
5.3 业务招待费使用原则及使用程序
宴请重要宾客原则：
l 无锡地区控制在XX元/人•次以内；
l 其她地区控制在XX元/人•次以内；
l 普通事务性宴请原则控制在XX元/人•次以内。
注：上述原则含烟、酒费用。
特殊因素需要提高原则，必要事先报请主管副总经理或总经理批准。
上级委托我公司承办各种会议需使用招待物品，统一由综合办公室依照会议规模、级别核定原则报公司领导批准后由筹办部门详细经办。
倡导勤俭节约，反对铺张挥霍，各关于部门应严格按就餐原则申请。凡超过原则，其超过某些自理。
招待来客时，严格控制陪伴人数。
5.4 业务招待费报销程序
各部门发生业务招待费由各部门领取财务部《报销申请单》（详细单据参见财务部报销管理制度附录中相应表单）并按规定填写，同步将《公务接待审批表（报销联）》（见附录二）附于《报销申请单》后，经本部门领导审核签字后提交综合办公室；
综合办公室依照业务招待费有关规定进行合规性审核并由综合办公室主任签字后返还给申请部门，如审核不合格则将审核成果告知申请部门；
申请部门将申请单提交至财务部，财务部依照申请部门部门预算内容，审核费用与否在预算框架中，如在预算中则由财务出纳直接付款，如在预算外则回绝支付并将成果返回申请部门；
综合办公室业务招待费由综合办公室经理对《报销申请单》审核签字后，上交综合办公室主管总经理审核签字后，方可提交财务部。
6 宾客参观管理
凡欲进入公司办公区参观者，由客户接待承办部门事先和公司综合办公室获得联系，并填写《参观登记表》（见附录三）。申请表内容涉及：
l 来访者姓名或公司名称；
l 预约客人联系电话；
l 参观起始时间及结束时间；
l 参观人数有关规定；
l 规定参观路线及部门。
综合办公室或承办部门安排专人负责参观接待工作，并联系用车及解说等事宜。综合办公室提前告知被参观部门，被参观部门进行准备，需要安排解说，被参观部门提前指定负责人员。
参观者必要按照既定期间、路线，不得随旨在工作或展览区域逗留，不得单独离队参观。
进入研发区域参观时，可由指定解说人员（或由生产部门安排专人）解说技术研发状况。在参观过程中应遵守研发区域所有内部规章制度。
如有不适当参观区域，应在不适当参观区域悬挂“谢绝参观”标示牌。
接待人员应提示参观者注意保持环境卫生，将随身携带饮料瓶、食品袋、纸屑等物品丢弃在指定位置。
7 本制度效力
本制度解释权归公司综合办公室。
本制度经物联院总经理办公会讨论通过，并经总经理订立之日其实行。

附录（一）访客登记单
访客登记单
来访单位

访客姓名

证件号码

来访时间
年
月
日
时
分
受访部门

受访人员

来访事由

离开时间
年
月
日
时
分
受访人员确认签字

注：请访客务必如实填写姓名、证件号等个人信息
请访客遵循简要、精确、真实原则填写“来访事由”
请访客妥善保管“登记单”并在访问结束后请受访人员确认签字

附录（二）公务接待审批表
公务接待审批表（存根联）
宾客
状况
被接待单位

领队职务

随行人员

事 由

停留时间

接待
状况
接待时间

经办人

陪伴
人员

接待餐数

预算金额

准备事项
□照相 □礼物 □音响 □宣传材料 □导游 □题词
□欢迎标语 □鲜花 □用餐 □礼仪 □水果 □其她
综合办公室审核意见
部门领导审批意见

共计金额（大写）

公务接待审批表（报销联）
宾客
状况
被接待单位

领队职务

随行人员

事 由

停留时间

接待
状况
接待时间

经办人

陪伴
人员

接待餐数

预算金额

准备事项
□照相 □礼物 □音响 □宣传材料 □导游 □题词
□欢迎标语 □鲜花 □用餐 □礼仪 □水果 □其她
综合办公室审核意见
部门领导审批意见

公司领导审核意见

共计金额（大写）

附录（三）参观登记表
参观登记表
参观日期：年月日
参观时间：时分→时分
参观单位：
总参观人数：
申请人：
单位：
电话：
e-mail：
联系人：
部门：
电话：
e-mail：
带队人：
单位：
电话：
e-mail：
参观目：
参观规定路线：
参观单位主管：（签名）
综合办公室审核意见：：